Öffentliche Verwaltung
Software für die Friedhofsverwaltung
Die Friedhofsverwaltungssoftware unterstützt die effiziente Verwaltung von Grab- und Verstorbenendaten.
Die Friedhofsverwaltungssoftware unterstützt die professionelle Verwaltung von Grab- und Verstorbenendaten. Sie umfasst Funktionen wie Bestattungs- und Überführungsmanagement, Publikations- und Angehörigenverwaltung sowie die Verwaltung von Pendenzen. Die Anbindung an das Bewohnersystem ermöglicht darüber hinaus jederzeit den Zugriff auf die aktuellsten Informationen.
Herausforderung
Die bisherige Friedhofsverwaltungssoftware basierte auf einer veralteten Microsoft Access-Lösung. Diese bot nicht die notwendige Flexibilität, um Anpassungen an kundenspezifische Anforderungen vorzunehmen. Außerdem wurde das System nicht mehr weiterentwickelt und war daher technisch veraltet.
Die Umstellung auf eine neue Plattform war auch notwendig, um die Verwaltung von Sterbefällen und Friedhöfen effizienter zu gestalten. Darüber hinaus sollte die neue Lösung den Bedürfnissen der zuständigen Verwaltungsmitarbeiter besser gerecht werden. Der Schwerpunkt lag auf den folgenden Anforderungen:
- Benutzerfreundliche Schnittstelle,
- Einfache Integration in vorhandene Microsoft-Technologie,
- Umfassende Funktionalitäten
Die Friedhofsverwaltungssoftware Funus365 wurde in enger Zusammenarbeit mit einer Stadt mit 13'000 Einwohnern in der Schweiz entwickelt, um die immer wiederkehrenden Probleme der öffentlichen Verwaltungen im Bereich der Sterbe- und Friedhofsverwaltung zu lösen.
Wie wir es gelöst haben
Die Friedhofsverwaltungssoftware sollte den gesamten Prozess der Verwaltung von Sterbefällen und Friedhöfen abdecken. Die notwendige Datenbasis wurde zunächst mit Hilfe von SharePoint-Listen geschaffen. Diese sind miteinander verknüpft über skybow Dossiers (Master-Detail-Relationships) miteinander verknüpft. So können die Abhängigkeiten in den Verfügbarkeiten überprüft werden. Zudem können alle Daten auf einen Blick angezeigt und dank des search criteria web part auch im Detail durchsucht werden:
- Personen für Einwohner
- Priester
- Organisten
- Auswärtige Personen
Um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind, sind sie mit dem System der Stadtverwaltung verknüpft. Dies konnte dank der skybow Automation Actions und HTTP-API-Requests leicht umgesetzt werden.
Darüber hinaus wurde ein offizieller Wochenplan für Priester in Form eines Kalenders eingeführt.
Die Einwohner sollten auch die Möglichkeit haben, den Tod von Angehörigen über die Website der Stadt zu melden. Dies ist über ein Formular möglich, dessen Daten in die Friedhofsverwaltungssoftware übergeben werden. Auch dies wurde mit Hilfe verschiedener Automation Actions im skybow Solution Studio gelöst.
Sobald der Todesfall über die Website gemeldet wurde, muss das Verwaltungspersonal die Daten freigeben, um Fehler zu vermeiden. Dazu erhalten sie automatisch eine Nachricht per E-Mail oder Mircosoft Teams Nachricht. Die Daten werden dann automatisch an die Friedhofsverwaltungssoftware übertragen. Dadurch entfallen viele manuelle Tätigkeiten und Übertragungsfehler werden eliminiert.
Mit Hilfe des skybow Automation Action Builders lassen sich zusätzliche Funktionen wie die vollautomatische Erstellung von Dokumenten, wie z.B. Bestattungsvereinbarungen, oder die Verfolgung von Sterbekosten realisieren. Dabei können die in skybow verfügbaren Standard Automation Actions verwendet werden. Dies macht die Implementierung noch einfacher, da keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. So können solche Automation Actions schnell und einfach konfiguriert werden.
Die Friedhofsverwaltungssoftware erleichtert die Verwaltung von Sterbefällen und Friedhöfen enorm. Die Anbindung an das Bürgersystem der Stadt und die Funktionen zur Bestattungs- und Überführungsverwaltung werden von den Mitarbeitern ständig genutzt. Unser Kunde ist sehr zufrieden mit der App und der Zusammenarbeit mit skybow.
Die Lösung
Die Friedhofsverwaltungssoftware ist eine umfassende App zur Verwaltung von Sterbefällen und Friedhöfen. Die Anwendung bietet eine zentrale Auflistung aller benötigten Daten, um Bestattungen zu organisieren und Zuständigkeiten einfach zu klären. Dies führt vor allem zu einer schnelleren Bearbeitung von Sterbefällen.
Die Möglichkeit, Sterbefälle über einen geführten Prozess auf der städtischen Website an die Friedhofsverwaltungssoftware zu melden, erleichtert den Bürgern die Meldung eines Sterbefalls erheblich. Weitere häufig genutzte Funktionalitäten sind die vollautomatische Erstellung von Dokumenten und die Funktion zur Verfolgung von Sterbekosten. Dies ist besonders dann relevant, wenn diese einen festgelegten Höchstbetrag überschreiten, was automatisch eine Warnung erzeugt.
Durch die Umsetzung aller Anforderungen mit Hilfe von skybow wurde eine Friedhofsverwaltungssoftware geschaffen, die die einzelnen Prozesse der Sterbe- und Friedhofsverwaltung perfekt abdeckt und sogar teilweise automatisiert. Dank der Software sind die Prozesse zu 100 % sicher und deutlich weniger fehleranfällig. Dies führte zu weniger manuellen Tätigkeiten für die Mitarbeiter, höherer Effizienz und mehr Zufriedenheit für die Bürger der Stadt.
Die Umstellung: Wie wir alle mit ins Boot geholt haben
Das Onboarding der Stadt war ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Einführung der Friedhofsverwaltungssoftware. Die enge Zusammenarbeit zwischen skybow und der Stadt ermöglichte eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse der Stadtverwaltung.
Um einen reibungslosen Start zu gewährleisten, wurden zusätzliche Schulungen angeboten und ausführliche Schulungsunterlagen bereitgestellt. Dies garantierte eine schnelle Einarbeitung der städtischen Mitarbeiter in die neue Friedhofsverwaltungssoftware, und die SharePoint-Lösung wurde innerhalb kürzester Zeit regelmäßig genutzt.
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