Friedhofsverwaltungssoftware

Herausforderung

Die bisherige Friedhofsverwaltungssoftware basierte auf einer veralteten Microsoft Access-Lösung. Diese bot nicht die notwendige Flexibilität, um Anpassungen an kundenspezifische Anforderungen vorzunehmen. Zudem wurde das System nicht mehr weiterentwickelt und war somit technisch veraltet.

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Die Migration auf eine neue Plattform war auch notwendig, um die Verwaltung von Todesfällen und Friedhöfen effektiver zu gestalten. Zudem sollte die neue Lösung den Bedürfnissen der zuständigen Verwaltungsmitarbeitenden besser gerecht werden. Dabei standen folgende Anforderungen im Vordergrund:

• Benutzerfreundliche Oberfläche,
• Einfache Integration in bestehende Microsoft-Technologie,
• Umfassende Funktionalitäten

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Die Friedhofsverwaltungssoftware, genannt Funus365, wurde in enger Zusammenarbeit mit einer Stadt mit 13'000 Einwohnern in der Schweiz entwickelt, um die wiederkehrenden Probleme öffentlicher Verwaltungen im Bereich Todesfall- und Friedhofsverwaltung gezielt zu lösen.

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Wie wir es gelöst haben

Die Friedhofsverwaltungssoftware soll den gesamten Prozess der Verwaltung von Todesfällen und Friedhöfen abdecken. Dabei wurde die notwendige Datengrundlage zunächst mit Hilfe von SharePoint-Listen geschaffen. Diese sind mittels skybow Dossiers (Master-Detail-Beziehungen) miteinander verknüpft. Dadurch können die Abhängigkeiten in den Verfügbarkeiten geprüft werden. Zudem können alle Daten auf einen Blick angezeigt und dank des Suchkriterien-Webparts auch detailliert durchsucht werden:

• Personen für Einwohner
• Priester
• Organisten
• Ortsfremde Personen

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Um sicherzustellen, dass die Daten stets aktuell sind, sind sie mit dem Einwohnermeldesystem der Stadt verknüpft. Dies konnte dank skybow Automation Actions und HTTP API-Anfragen einfach umgesetzt werden.

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Zusätzlich wurde ein offizieller Wochenplan für Priester in Form eines Kalenders implementiert.

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Bewohner sollen auch in der Lage sein, den Tod von Angehörigen über die Website der Stadt zu melden. Dies ist über ein Formular möglich, dessen Daten dann in die Friedhofsverwaltungssoftware eingegeben werden. Dies wurde ebenfalls mithilfe verschiedener Automatisierungsaktionen im skybow Studio gelöst.

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Sobald der Todesfall über die Website gemeldet wurde, muss das Verwaltungspersonal die Daten freigeben, um Fehler zu vermeiden. Dazu erhalten sie automatisch eine Nachricht per E-Mail oder Microsoft Teams. Die Daten werden dann automatisch in die Friedhofsverwaltungssoftware übertragen. Dies eliminiert viele manuelle Aufgaben und reduziert Übertragungsfehler erheblich.

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Mithilfe des skybow Automation Action Builders konnten zusätzliche Funktionen wie die vollautomatisierte Erstellung von Dokumenten, z. B. Bestattungsvereinbarungen, oder das Tracking von Todesfallkosten realisiert werden. Hierfür konnten die in skybow verfügbaren Standard-Automation Actions genutzt werden. Dies erleichtert die Implementierung zusätzlich, da keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Dadurch lassen sich solche Automation Actions schnell und einfach konfigurieren.

Die Lösung

Die Friedhofsverwaltungssoftware ist eine umfassende App zur Verwaltung von Todesfällen und Friedhöfen. Die Anwendung bietet eine zentrale Liste aller benötigten Daten, um Bestattungen zu organisieren und Verantwortlichkeiten einfach zu klären. Dies führt insbesondere zu einer schnelleren Bearbeitung von Todesfällen.

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Die Möglichkeit, Todesfälle über einen geführten Prozess auf der städtischen Website an die Friedhofsverwaltungssoftware zu melden, erleichtert es den Bewohnern erheblich, den Todesfall nach einem einschneidenden Ereignis wie dem Tod eines Angehörigen zu melden. Weitere häufig genutzte Funktionalitäten sind die vollautomatisierte Erstellung von Dokumenten und die Funktion zur Verfolgung von Todesfallkosten. Dies ist besonders relevant, wenn diese einen festgelegten Höchstbetrag überschreiten, was automatisch eine Warnung erzeugt.

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Durch die Umsetzung aller Anforderungen mithilfe von skybow wurde eine Friedhofsverwaltungssoftware geschaffen, die die einzelnen Prozesse der Todesfall- und Friedhofsverwaltung perfekt abdeckt und sogar teilweise automatisiert. Dank der Software sind die Prozesse zu 100 % zuverlässig und deutlich weniger fehleranfällig. Dies führte vor allem zu weniger manuellen Aufgaben für die Mitarbeitenden, einer höheren Effizienz und mehr Zufriedenheit bei den Bewohnern der Stadt.

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Der Umstieg: Wie wir alle an Bord holten

Das Onboarding der Stadt war ein wichtiger Schritt, um die Friedhofsverwaltungssoftware erfolgreich zu implementieren. Die enge Zusammenarbeit zwischen skybow und der Stadt ermöglichte eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse der Stadtverwaltung.

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Um einen reibungslosen Start mit der Software zu gewährleisten, wurden zusätzliche Schulungen angeboten und detaillierte Schulungsunterlagen bereitgestellt. Dies garantierte eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeitenden der Stadt in die neue Friedhofsverwaltungssoftware, und die SharePoint-Lösung war innerhalb kürzester Zeit im Regelbetrieb.