SharePoint Self-Service-Portal für IT-Anfragen

Herausforderung

Austro Control ist der Flugsicherungsdienstleister, der den österreichischen Luftraum kontrolliert und für einen sicheren, zuverlässigen und effizienten Flugverkehr im gesamten österreichischen Luftraum mit bis zu 4.000 Flugbewegungen pro Tag verantwortlich ist.

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Vor der Einführung des skybow Self-Service-Portals wurden IT-Anfragen bei Austro Control unorganisiert und zeitaufwändig bearbeitet.

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Es gab keine integrierte Lösung, mit der die Mitarbeitenden ihre IT-Anfragen stellen konnten. Die Mitarbeitenden nutzten eine Vielzahl von Tools und Kanälen - von E-Mails und Telefonanrufen bis hin zu Teamnachrichten und Papierformularen. Die Erwartungen der User waren nicht auf die verfügbaren Anfrageoptionen abgestimmt.

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Dies führte zu mehreren Problemen im Arbeitsalltag:
❌ Kein standardisierter Prozess - jede Anfrage wurde anders bearbeitet.
❌ Die Mitarbeiter/innen hatten keinen klaren Überblick über die verfügbaren Angebote.
❌ Die Anfragedaten waren unstrukturiert und erforderten viele Rückrufe.
❌ Anfragen wurden an die falsche Person geschickt oder gingen im Posteingang verloren.
❌ Papierformulare verlangsamten die Arbeit und waren schwer zu verfolgen.
❌ Die Antwortzeiten waren lang.

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Austro Control suchte daher nach einer agilen Lösung, die eine kundenfreundliche Storefront für die Einreichung von Anfragen bieten sollte. Digitale Anfrageformulare für die verschiedenen Angebote sollten dem Kunden die verfügbaren Optionen übersichtlich darstellen und seine Erwartungen erfassen. Die Mitarbeitenden sollten in der Lage sein, Anfragen als strukturierte Daten aufzubereiten. Das Ausfüllen des Formulars sollte einfacher sein als eine E-Mail zu schreiben oder jemanden anzurufen.

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Der Angebotskatalog sollte leicht zugänglich sein, damit jedes Team-Mitglied die verfügbaren Optionen verstehen kann. Die Lösung sollte so integriert sein, dass Anfragen an verschiedene Abteilungen und Systeme weitergeleitet werden können, z. B. an Ticketingsysteme, Lösungen für digitale Signaturen und andere. Darüber hinaus sollte sie die Automatisierung unterstützen, um eine direkte Bearbeitung von Anfragen ohne Benutzerinteraktion zu ermöglichen, wann immer dies möglich ist.

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Warum ist skybow die beste Lösung?

Austro Control benötigte einen einfachen und intelligenten Weg, um ein Self-Service-Portal für die Bearbeitung von Anfragen aufzubauen. Sie wollten die Möglichkeit haben, Formulare schnell zu erstellen, ohne sich bei jeder Änderung auf die IT-Abteilung verlassen zu müssen. Außerdem suchte Austro Control einen zuverlässigen Partner mit einem transparenten Angebot, das das Unternehmen nicht in ein Ökosystem von teuren Premium-Lizenzen einbindet. Deshalb entschied man sich für das skybow Studio.

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skybow ist einfach zu bedienen, auch für Personen, die keine Experten für SharePoint oder IT sind. Das notwendige Wissen kann mit geringem Schulungsaufwand erlernt werden. Dies ermöglicht es jeder Abteilung bei Austro Control, die benötigten Self-Service-Anwendungsfälle zu erstellen, ohne auf Entwickler warten zu müssen.

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Im Gegensatz zu anderen Tools wie Power Apps befindet sich bei skybow alles an einem Ort.
✅ Es ist viel einfacher zu erlernen und zu benutzen.
✅ Für die meisten Aufgaben ist keine Programmierung erforderlich.
✅ Teams können schneller und unabhängiger arbeiten.
✅ Lösungen können sehr flexibel und dynamisch gestaltet werden
✅ skybow Apps können bis ins kleinste Detail angepasst werden

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Mit skybow können die Benutzer auch mit vorgefertigten Vorlagen arbeiten und Hintergrundaktionen im Voraus einrichten. Das bedeutet, dass die komplexe technische Arbeit bereits erledigt ist - und die Benutzer sich nur noch auf die Erstellung des benötigten Formulars konzentrieren müssen.

Wie SOLVION die Herausforderung mit skybow gelöst hat

Um das Self-Service-Portal intelligent und einfach zu verwalten, haben Austro Control und ihr zuverlässiger Partner SOLVION zunächst ein leistungsfähiges System im Hintergrund aufgebaut: das Konzept der "Systemaktionen".

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Mit Hilfe des skybow Action Builder - sowohl für client- als auch für serverseitige Aktionen - haben sie eine Reihe von wiederverwendbaren Hintergrundaktionen erstellt. Dazu gehören Dinge wie:
✅ Erstellen von Support-Tickets im Ticketing-System
✅ Senden von E-Mails über einen Drittanbieter
✅ Ausführen von Systemprozessen

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Dank dieser Einrichtung mussten die Aktionen nur einmal erstellt werden.

Jetzt kann jedes Formular diese Aktionen nutzen, ohne dass sie neu erstellt oder verbunden werden müssen. Änderungen können an einer zentralen Stelle vorgenommen werden, und sie funktionieren in allen Formularen. Selbst Personen ohne technische Kenntnisse können neue Formulare einfach erstellen, ohne zu wissen, wie man eine Verbindung zu einem Webdienst herstellt.

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Mit den benutzerdefinierten Vorlagen von skybow und dem Drag and Drop SharePoint Form Buildererstellte das Team benutzerfreundliche Formulare - schnell und ohne Programmieraufwand.

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Diese Formulare können Mitarbeiter/innen jetzt im Selbstbedienungsportal verwenden:

• IT-Anfrage einreichen - sendet ein Support-Ticket an das Ticketing-System
• Einen Gast einladen - fügt dem System externe Benutzer hinzu
• SharePoint-Site anfordern - erstellt neue Projekt- oder Teamarbeitsbereiche
• Profilbild ändern - aktualisiert das Bild von einer zentralen Stelle aus
• Neue Mitarbeiter melden - Richtet einen vollständig digitalen Arbeitsplatz ein
• Move Workplace - bittet um Hilfe beim Umzug von IT-Geräten
• Zugangsantrag - bittet um Zugang zu speziellen Bereichen wie Towers oder Rechenzentren
• Digitale Signatur erstellen - erzeugt offizielle digitale Signaturen

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"Es wird bereits an weiteren Use Cases gearbeitet, die in das Self-Service-Portal für die IT integriert werden sollen. In Zukunft werden hier nach und nach immer mehr Prozesse abgebildet, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben", Christoph Kubesch (SOLVION)

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Mit skybow verfügt Austro Control nun über eine intelligente, flexible und zukunftssichere Self-Service Lösung, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

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Was Austro Control und SOLVION an der Zusammenarbeit mit skybow schätzen

Eine Sache, die sie schätzen, ist die großartige Unterstützung auf Deutsch. Wann immer sie eine Frage haben, ist das skybow da, um zu helfen. Sie können sogar direkt mit den Entwicklern sprechen. So fühlt sich die Partnerschaft wie echte Teamarbeit an - immer auf gleicher Augenhöhe.

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Es gefällt ihnen auch, dass sie Ideen für neue Funktionen einbringen können und dass skybow ihnen zuhört. Alle zwei Wochen gibt es Updates, so dass das Produkt ständig verbessert wird.

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Das Team ist sehr zufrieden damit, wie einfach und leistungsstark die Arbeit mit skybow Studio ist.

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Mit skybow können sie Formulare und Lösungen erstellen, die es in sich haben:

✅ Sehr flexibel und dynamisch
✅ Vollständig angepasst bis ins kleinste Detail
✅ Einfach zu erstellen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse

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"Es gibt kein anderes Tool, das diese Art von Freiheit und Einfachheit gleichzeitig bietet. Die Plattform ist schnell zu erlernen - nicht nur für unser eigenes Team, sondern auch für unsere Kunden", Christoph Kubesch (SOLVION)

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Laut Christoph Kubesch (SOLVION) ist skybow perfekt für:

• Unternehmen, die nicht von IT-Experten oder externen Dienstleistern abhängig sein wollen.
• Teams, die ihre eigenen Prozesse aufbauen und verwalten wollen.‍
• Unternehmen, die ihre Mitarbeiter befähigen wollen, selbst intelligente Lösungen zu entwickeln.
• Unternehmen, die ihre bestehenden Systeme wie SharePoint weiter nutzen möchten, ohne neue, komplizierte Software hinzuzufügen und zu verwalten.

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Mit skybow bleibst du in deiner gewohnten Umgebung, während du leistungsstarke, flexible Lösungen erstellst - schnell und ohne technische Kenntnisse.

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