Audit-Management-Software

Herausforderung

Die bavaria certification GmbH stand vor der Einführung der Audit-Management-Software vor zahlreichen Herausforderungen. Diese erschwerten den Audit-Prozess zunehmend. Einerseits stieg die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter, andererseits war es schwierig, wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Hier möchten wir einige der größten Herausforderungen hervorheben, denen sich die bavaria certification GmbH vor der Einführung der Audit-Management-Software gegenübersah.

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Manuelle Prozesse
‍Prüfer mussten dieselben Daten manuell in mehrere Dateien eingeben, Informationen suchen, Arbeitspapiere erstellen und Daten sammeln, was zeitaufwendig und fehleranfällig war.

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Mangelnde Zusammenarbeit
‍Audit-Teams arbeiteten in Silos, was zu schlechter Kommunikation und Zusammenarbeit führen konnte. Dies erschwerte es, Probleme schnell zu erkennen und Empfehlungen auszusprechen. Auch eine effektive Projektarbeit war schwierig.

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Begrenzte Datenanalyse
‍Es gab keine effektive Möglichkeit, im Rahmen der Audit-Prozesse gesammelte Daten zu erfassen und zu analysieren, um Trends und Muster zu erkennen.

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Schwierigkeiten bei der Berichtserstellung
Die Berichtserstellung war ein mühsamer Prozess, der viel Zeit in Anspruch nahm und zu Fehlern führen konnte. Dies machte jedes Audit extrem zeitaufwendig.

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Mangelnde Sicherheit
Vertrauliche Informationen wurden unsicher gespeichert, was ein Risiko für die geprüften Unternehmen darstellen konnte.

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Wie wir es gemacht haben

Die Audit-Management-Software ist eine umfassende Lösung, die den gesamten Audit-Prozess bei der bavaria certification GmbH modernisiert, digitalisiert und automatisiert hat. Obwohl der Aufbau der Lösung nur 15 Tage dauerte, wurde fast das gesamte Toolset der skybow Low-Code Plattform genutzt.

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Hier zeigen wir nur die Highlights der Entwicklung. Im nächsten Abschnitt kannst du mehr über die einzelnen Funktionen lesen, die erstellt wurden.

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Jeder neue Audit-Prozess wird in der Audit-Management-Software über ein individualisiertes SharePoint-Formular erfasst und generiert anschließend ein neues Dossier. Mithilfe von Dossiers lassen sich komplexe Master-Detail-Beziehungen in skybow Studio mit wenigen Klicks erstellen.

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Dadurch können alle mit dem Audit verbundenen Informationen, Dokumente und Aufgaben in verschiedenen Listen und Bibliotheken verwaltet werden. Das Dossier bietet den zusätzlichen Vorteil, dass alle verfügbaren Daten auf einen Blick einsehbar und dank eines Suchkriterien-Webparts auch perfekt durchsuchbar sind.

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Standardisierte Aufgaben, Dokumente, Berichte und Zeitpläne werden automatisch erstellt, wenn ein neues Audit angelegt und den Listen oder Bibliotheken zugewiesen wird. Solche Automatisierungen lassen sich mit dem Low-Code Automation Action Builder von skybow einfach umsetzen. Dafür stehen zahlreiche standardisierte Automatisierungsaktionen zur Verfügung, die mit wenigen Klicks konfiguriert werden können.

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Die Automatisierungsaktionen werden auch verwendet, um automatisierte Erinnerungen für Aufgaben über Microsoft Teams zu erstellen. Dokumente, Berichte und Dashboards können ebenfalls auf Knopfdruck automatisch erstellt werden, basierend auf den Informationen, die während des Audit-Prozesses in der Audit-Management-Software eingegeben wurden.

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Dafür wird die Dokumentengenerierungsfunktion von skybow genutzt. Damit lassen sich auf Knopfdruck vollständig individualisierte Word- oder PDF-Dokumente erstellen. Dazu musst du lediglich ein Musterdokument mit den entsprechenden Platzhaltern in die Dokumentengenerierungsfunktion in skybow Studio hochladen.

Die Lösung

Die Audit-Management-Software bietet viele Funktionen, um den gesamten Audit-Prozess in jeder Phase zu unterstützen. Daher besteht die SharePoint-Lösung aus verschiedenen Komponenten, die zusammenarbeiten, um den Audit-Prozess zu vereinfachen. Hier ist ein kurzer Überblick über die Hauptfunktionen und Komponenten der Audit-Management-Software, die mit skybow für die bavaria certification GmbH erstellt wurde.

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Auditplanung
‍Die Audit-Management-Software bietet eine Funktion zur Erstellung von Auditplänen, die es Auditoren ermöglicht, die zu prüfenden Bereiche, den Zeitplan und andere wichtige Informationen zu definieren. Dieser Teil umfasst alle Schritte, die von den Mitarbeitern vor dem eigentlichen Audit abgeschlossen werden müssen. Dadurch sind die Audits perfekt vorbereitet und können wesentlich effizienter durchgeführt werden.

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Arbeitspapiere
‍Die Audit-Management-Software bietet Auditoren eine Plattform zur Erstellung und Verwaltung ihrer Arbeitspapiere. Dies ermöglicht die Sammlung von Dokumenten, Notizen, Workflows und anderen relevanten Informationen. Dadurch wurde eine einzige Quelle der Wahrheit geschaffen. Die Daten sind alle an einem Ort, jederzeit und überall verfügbar.

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Kommunikation
‍Die Audit-Management-Software verfügt über eine integrierte Kommunikationsfunktion, die es Auditoren ermöglicht, miteinander und mit den geprüften Unternehmen zu kommunizieren.

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Datenanalyse
Diese Funktion ermöglicht es Auditoren, Daten zu sammeln, zu analysieren und auszuwerten, um Probleme zu identifizieren und Empfehlungen auszusprechen. Durch die Automatisierung vieler Schritte wurde der Analyseprozess für das Team wesentlich einfacher und schneller. Sie können Optimierungspotenziale schneller erkennen und die besten Empfehlungen aussprechen.

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Berichterstattung
‍Diese Funktion kann genutzt werden, um Berichte automatisch zu erstellen, die es Auditoren ermöglichen, ihre Ergebnisse angemessen zu kommunizieren. Berichte, Dashboards und andere visuelle Darstellungen können auf Knopfdruck generiert werden. Dies reduziert viel manuelle Arbeit.

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Compliance-Management
‍Compliance-Management-Funktionen werden ebenfalls in der Audit-Management-Software bereitgestellt. Diese ermöglichen es Auditoren, sicherzustellen, dass die geprüften Unternehmen relevante Standards und Vorschriften einhalten.

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Aufgabenverwaltung
Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Aufgaben zu definieren und bestimmten Audits zuzuweisen. Die Audit-Management-Software generiert Aufgaben-Vorlagen basierend auf dem Audit-Typ, der Frist und der zugewiesenen Zeit. Benutzer können Aufgaben als erledigt markieren, und das Tool sendet auch Erinnerungsnachrichten über Microsoft Teams, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden.

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Dokumentengenerierung
Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Angebote und Rechnungen direkt im System zu erstellen. Die Audit-Management-Software berechnet die Gesamtkosten jedes Angebots und generiert ein PDF, das Benutzer zur Genehmigung an Kunden senden können. Nach der Genehmigung kann das Angebot mit einem einzigen Klick in eine Rechnung umgewandelt werden. Diese Funktion eliminiert die Notwendigkeit eines separaten Systems für die Rechnungsstellung und Angebotserstellung und optimiert den gesamten Prozess.

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Insgesamt hilft die Audit-Management-Software, den Audit-Prozess zu vereinfachen, zu standardisieren und zu verbessern, indem sie eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit, Kommunikation und Berichterstattung bereitstellt.