Workflow für klinische Studien

Herausforderung

Cutest The Skin Specialists führt klinische Studien für kosmetische Produkte durch. Sie kümmern sich um den gesamten Prozess, von der Suche nach Studienteilnehmern und der Betreuung der klinischen Studien bis hin zur Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse für die Kosmetikhersteller.

‍

Bevor Cutest The Skin Specialists seinen Workflow für klinische Studien vor zwei Jahren mit Hilfe von skybow modernisierte, war dieser komplett papierbasiert, da dies der traditionelle Industriestandard ist. Es gab zahlreiche Papierformulare, die von Mitarbeitern oder Studienteilnehmern ausgefüllt werden mussten.

‍

Dies verursachte verschiedene Probleme:

• Studienteilnehmer füllten die Formulare manchmal inkonsistent aus, wodurch die Daten weniger nützlich waren.
• Das Zusammenführen von Informationen aus Papierquellen war äußerst ineffizient.
• Es war schwierig, die notwendigen Informationen für alle relevanten Personen bereitzustellen.
• Da viele klinische Studien gleichzeitig liefen, war es unmöglich, den Überblick über alles zu behalten.

‍

‍

‍

Warum wurde skybow gewählt?

Auf der Suche nach einem Tool, das ihnen die Digitalisierung des Workflows für klinische Studien ermöglichen würde, konzentrierten sie sich auf verschiedene Kriterien:
‍

• Sie wollten die Digitalisierung selbst durchführen können, ohne Programmierkenntnisse oder tiefgreifendes technisches Fachwissen.
• Eine Software, die sie bereits nutzten, sollte verwendet werden. SharePoint war dafür perfekt, aufgrund der integrierten Audit- und Versionierungsfunktionen.
• Es muss möglich sein, innerhalb kürzester Zeit eine separate, autarke Lösung für jede klinische Studie einzurichten.
• Mehrere SharePoint-Sites sollten einfach und übersichtlich verwaltet werden können.

‍

Das Team von Cutest The Skin Specialists testete daher zwei verschiedene Varianten: Power Apps und skybow.

‍

Power Apps war jedoch viel zu komplex in der Anwendung, hatte eine undurchsichtige Lizenzierung und bot nicht alle erforderlichen Optionen. Die Entscheidung für den Workflow für klinische Studien fiel daher bereits nach wenigen Tagen zugunsten von skybow.

‍

„Das skybow Studio hat mich sofort mit seinen unzähligen leistungsstarken Funktionen überzeugt. Besonders die Möglichkeit, eine Entwicklungs- und eine Produktionsumgebung zu haben, erleichtert uns die Digitalisierung erheblich. Dank der Vorlagenfunktion können wir innerhalb weniger Stunden eine neue Site mit allen notwendigen Formularen und Workflows für neue klinische Studien-Workflows einrichten.“, Andrew Kirby (Cutest The Skin Specialists)

Wie Cutest The Skin Specialists es gelöst hat

Mit dem Workflow für klinische Studien gelingt es dem Team von Custest The Skin Specialists, den gesamten Prozess neuer Studien abzudecken. Für jede neue klinische Studie wird eine neue SharePoint-Site erstellt. Dies stellt sicher, dass die Daten der verschiedenen Studien nicht vermischt werden können. Hier ist eine kurze Beschreibung, wie die Workflows für klinische Studien in skybow Studio eingerichtet wurden:

‍

Templates‍

Um einen neuen Workflow für klinische Studien für eine neue Studie so schnell und effizient wie möglich einzurichten, nutzt das Team die Template-Funktion von skybow. Ein Template kann einfach aus einer bestehenden skybow Lösung erstellt werden. Dies kann dann als Basis für neue Lösungen verwendet werden. Nur die Details der neuen Studie müssen dann angepasst werden. Dadurch wird jeder Workflow für klinische Studien an die Anforderungen der Studie angepasst und geht trotzdem innerhalb von maximal 2 Tagen live.

‍

‍

Testen in der skybow Entwicklungsumgebung‍

Die Workflows für klinische Studien verarbeiten vertrauliche Daten und müssen zuverlässige Ergebnisse liefern. Es ist daher unerlässlich, neue Workflows für klinische Studien vor dem Deployment ausgiebig mit deinen eigenen Daten testen zu können. Das skybow Studio bietet die besten Möglichkeiten dafür. Alle Automatisierungen, Formulare und Ergebnisse können ausgiebig getestet werden.

‍

"Die Trennung zwischen Entwicklungs- und Produktionsumgebung ist für uns ein großer Vorteil. Diese klare Trennung erleichtert uns die Administration, Updates und das Einrichten neuer Workflows für klinische Studien erheblich.", Andrew Kirby (Cutest The Skin Specialists)

‍

‍

SharePoint Formulare mit Validierungen, berechneten Feldern und Nachschlagefeldern‍

Bei der Auswahl von Personen für eine Studie muss eine beträchtliche Menge an Informationen erfasst werden. Dies geschieht teilweise durch die Teilnehmenden selbst, aber auch durch das Team. Vor der Digitalisierung des Workflows für klinische Studien war diese Informationssammlung extrem fehleranfällig. Dies wurde durch die zahlreichen Funktionen, die skybow in Verbindung mit SharePoint Formularen bietet, gelöst und Fehler wurden vollständig eliminiert.

‍

Das Team verwendet zunächst Validierungen in den Formularen für die Workflows der klinischen Studien. Das bedeutet, dass Fehler sofort bei der Eingabe angezeigt werden. Wo möglich, werden Felder in den Formularen direkt berechnet. Das bedeutet, dass bei der Eingabe keine Fehler auftreten können. Nachschlagefelder unterstützen dies ebenfalls. All diese verschiedenen Feldtypen und Feldfunktionen können einfach und schnell in skybow Studio ohne Programmierkenntnisse implementiert werden.

‍

Die großartigen grafischen Gestaltungsmöglichkeiten der Formulare im skybow Studio sind ebenfalls eine große Hilfe. Die Möglichkeit, Tabs zu erstellen oder ein mehrspaltiges Layout zu verwenden, macht die Formulare viel übersichtlicher und einfacher auszufüllen. Diese können einfach per Drag & Drop mit einem What-You-See-Is-What-You-Get-Editor erstellt werden. Aktualisierbare Rich-Text-Felder werden hier ebenfalls häufig verwendet. Diese passen sich der Dateneingabe an. Sie helfen, die Person, die das Formular ausfüllt, im Workflow für klinische Studien noch besser zu unterstützen.

‍

‍

Automatisierte Workflows‍

Im Workflow für klinische Studien werden zahlreiche Aktionsschaltflächen auf Seiten, in der Befehlsleiste von Listen und Bibliotheken oder in Formularen verwendet. Diese Aktionsschaltflächen lösen verschiedene automatisierte Workflows aus. Diese übernehmen zahlreiche manuelle Aufgaben und erleichtern die Verwaltung klinischer Studien erheblich. So ist es beispielsweise möglich zu überprüfen, ob eine Testperson bereits an einer anderen Studie teilgenommen hat. E-Mails oder Microsoft Teams Nachrichten mit Erinnerungen oder Informationen können automatisch versendet werden. Diese und viele weitere Automatisierungsaktionen wurden ohne Programmierung im skybow Action Builder erstellt.

‍

‍

‍

Die Lösung: Workflow für klinische Studien

Der erste Workflow für klinische Studien musste vom Team von The Cutest The Skin Specialists eingerichtet werden. Dieser diente dann als Basis für die Vorlage, die nun für die Einrichtung jeder neuen klinischen Studie verwendet wird.

‍

"Der Support von skybow ist außergewöhnlich. Das Team ist immer zur Stelle und findet für jedes Problem eine gute Lösung. Einen so guten Support habe ich noch nirgendwo anders erlebt.", Andrew Kirby (Custest The Skin Specialists)

‍

Dies hat den Workflow für klinische Studien zu einer effizienten, kostengünstigen und benutzerfreundlichen Lösung für die Digitalisierung jeder klinischen Studie gemacht. Die Lösung deckt nun verschiedene Funktionen ab:

• Das Screening von Studienteilnehmenden
• Teilnehmende können ihre Befunde digital dokumentieren
• Erfassung der Studienergebnisse
• Klinische Daten können dokumentiert werden
• Ergebnisse werden ausgewertet
• Informationen werden an Stakeholder gesendet

‍

Dies führt zu deutlich weniger Fehlern im gesamten Prozess. Die manuellen Aufgaben des Teams wurden auf ein Minimum reduziert. Die Prozesse sind schneller und effizienter geworden. Dadurch können nun mehr klinische Studien durchgeführt werden. Alle Teammitglieder können jederzeit und überall auf die Informationen zugreifen. Dies hat auch die Stimmung und den Zusammenhalt innerhalb des Teams verbessert.  

‍

‍

Der innovative Workflow für klinische Studien von Cutest The Skin Specialists setzt neue Maßstäbe für Effizienz und Genauigkeit in klinischen Studien. Diese skybow Lösung auf SharePoint-Basis demonstriert eindrucksvoll die große Wirkung der Digitalisierung manueller Prozesse und macht dem Papierchaos endlich ein Ende.

‍

‍Dank skybow können Prozesse sehr schnell, ohne Programmierkenntnisse und sehr kostengünstig modernisiert werden. Die Lösung lässt sich an deine eigenen Prozesse anpassen. Auf diese Weise vereint skybow das Beste aus zwei Welten: Lösungen sind schnell implementierbar und kostengünstig (wie Standard-Tools), können aber dennoch vollständig an deine eigenen Anforderungen angepasst werden (wie eine individuelle Entwicklung).