CAPEX Approval Workflow

Herausforderung

Das Unternehmen verfügte bereits über einen CAPEX Approval Workflow in SharePoint 2010 on-premise. Diese Lösung sollte nun auf SharePoint Online übertragen werden. Darüber hinaus sollte die Lösung weitere Funktionen und Features erhalten, die in der alten App noch nicht abgebildet werden konnten.

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Zu diesem Zweck hat das Plastiflex-Team verschiedene Lösungen verglichen:

• SharePoint in Kombination mit Power Apps und Power Automate
• Externe Custom Entwicklung (mit Angular Framework)
• Nutzung der Low-Code Plattform skybow

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Die Entscheidung fiel auf skybow Solution Studio, da dies die einzige Lösung war, die alle Anforderungen erfüllte. Der Low-Code Ansatz und die intuitive Benutzerfreundlichkeit machten skybow zur perfekten Wahl für das Plastiflex-Team. Der CAPEX Approval Workflow sollte von Kollegen erstellt werden, die keine Entwicklungserfahrung in diesem Bereich hatten.

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Trotz mangelnder Erfahrung und zahlreicher paralleler Projekte wurde der neue CAPEX Approval Workflow innerhalb von nur 5 Wochen eingeführt, einschließlich der Tests mit den Kollegen aus der Finanzabteilung.‍

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"skybow hatte mehr zu bieten als alle anderen Optionen und die Arbeit mit dem skybow Solution Studio ist viel einfacher als mit der Power Platform und Power Automate. Deshalb haben wir uns dafür entschieden, den neuen CAPEX Approval Workflow in SharePoint Online mit skybow zu implementieren.", Bram Gijsbers (Plastiflex Group)

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Wie das Problem gelöst wurde

Die SharePoint-Lösung wurde vom Team der Plastiflex-Gruppe eigenständig entwickelt und eingeführt. Dank der verschiedenen Features und Funktionen der skybow Low-Code Plattform ist es gelungen, den gesamten CAPEX Approval Workflow digital abzubilden und so weit wie möglich zu automatisieren. Dazu haben sie die folgenden Funktionen genutzt:‍

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Forms Designer‍

Für die Einreichung von neuen Beschaffungsmaßnahmen werden SharePoint-Formulare verwendet. Diese wurden mit Hilfe des skybow Forms Designer an die individuellen Bedürfnisse angepasst. Mit Hilfe von calculated fields, conditional field validation und visibility controls konnten die Formulare benutzerfreundlich gestaltet werden. Dies führt zu deutlich weniger Fehlern und beschleunigt das Ausfüllen der Formulare.

Darüber hinaus konnte die Benutzeroberfläche dank der zahlreichen zusätzlichen Gestaltungsmöglichkeiten, die der skybow Forms Designer bietet, an die Wünsche der User angepasst werden. So wurde die Handhabung des CAPEX Approval Workflows intuitiver und das System wird von allen gerne genutzt.‍

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skybow Dossiers‍

Mit dieser Funktion war es möglich, mehrere document libraries mit der SharePoint-Masterliste zu verknüpfen. Und das, ohne komplexe master-detail-relationships zu erstellen. Dadurch konnten wir die komplizierten CAPEX Approval Workflow viel einfacher und schneller umsetzen.‍

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"Ich liebe diese Funktion!", Bram Gijsbers (Plastiflex-Gruppe)‍

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Automation Actions‍

Wenn eine neue Beschaffungsmaßnahme über ein SharePoint-Formular an die Lösung übermittelt wird, wird automatisch ein individueller Approval Workflow ausgelöst. Im skybow Action Builder haben wir verschiedene Automation Actions konfiguriert, die wiederum durch verschiedene Trigger im Prozessverlauf ausgelöst werden. Dazu gehören z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, sobald eine Person eine Beschaffungsmaßnahme freigeben muss. An einigen Stellen wurden auch Java-Skripte verwendet, um eine eigene Logik aufzubauen.‍

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Provisionierung‍

Der gesamte CAPEX Approval Workflow wurde in der sicheren Entwicklungsumgebung von skybow gebaut und dann ausgiebig mit der Finanzabteilung unter Verwendung eigener Daten getestet. Da es sich um einen sehr sensiblen Prozess handelt, der absolut zuverlässig funktionieren muss, war dies ein großer Vorteil. Das Team der Plastiflex-Gruppe profitiert auch von der Package&Publish-Funktion der skybow Solution Studio während der Wartung.‍

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Integrierte Sicherheitsfunktionen für SharePoint-Benutzer und -Gruppen‍

Gerade weil dieser CAPEX-Prozess so sensibel ist, wurden hohe Anforderungen an die Sicherheitsmaßnahmen gestellt. Nur autorisierte Personen müssen auf die jeweiligen Beschaffungsmaßnahmen bzw. deren Freigabe zugreifen können. Zu diesem Zweck setzte das Team der Plastiflex-Gruppe die List Security on Item Level ein, die in skybow äußerst einfach zu konfigurieren war.

Die Lösung

Der CAPEX Approval Workflow bildet die Genehmigung von Beschaffungen im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen ab. Basierend auf den Eingaben beim Einreichen einer Beschaffungsmaßnahme werden verschiedene Parameter von der Lösung analysiert. Auf dieser Basis wird die Beschaffungsmaßnahme einer bestimmten Stufe zugeordnet.

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Die Ebene, der eine Beschaffungsmaßnahme zugeordnet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören z.B. die Art der Beschaffungsmaßnahme, das Budget, der Bereich, der Verwendungszweck, etc. Je nach Ebene, zu der die Beschaffungsmaßnahme gehört, wird ein eigener Genehmigungsworkflow ausgelöst. Eine Beschaffungsmaßnahme muss von mehreren Personen im Unternehmen genehmigt werden. Die CAPEX-Genehmigungen bauen aufeinander auf, daher ist es wichtig, dass die Genehmigungen in der richtigen Reihenfolge erfolgen.

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Die SharePoint-Lösung sendet automatisch Benachrichtigungen an die Personen, die eine Beschaffungsmaßnahme aktuell genehmigen müssen. Auf die gleiche Weise werden auch Erinnerungen für CAPEX-Genehmigungen verschickt.

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Wurde die Beschaffungsmaßnahme von der letzten Instanz genehmigt, erhalten sowohl der Einreicher der Maßnahme als auch die Finanzabteilung automatisch eine Benachrichtigung. Wird eine Beschaffungsmaßnahme von einer Instanz nicht genehmigt, wird der Vorgang abgebrochen und die einreichende Person automatisch über die Ablehnung und den Grund dafür informiert.

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Im Vergleich zum alten CAPEX Approval Workflow ist die neue Lösung, die mit skybow erstellt wurde, viel benutzerfreundlicher und intuitiver zu bedienen. Dank der Logik für die conditional data entry logic in den SharePoint-Formularen gibt es deutlich weniger Fehler, die Benutzererfahrung ist besser und die Prozesse sind effizienter. Außerdem funktioniert der neue CAPEX Approval Workflow viel zuverlässiger als das alte On-Premise-System. Die Nutzer finden nun alle relevanten Informationen aus dem CAPEX-Prozess in einer zentralen Lösung und können jederzeit den Fortschritt der Genehmigungen einsehen.

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Warum empfiehlst du die Nutzung von skybow?

Das skybow Solution Studio bietet die perfekte Plattform, um SharePoint-Workflows schnell, einfach und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Mit skybow lassen sich Lösungen einfacher erstellen als mit jedem anderen Tool aus der Microsoft 365 Welt. Das Tool bietet alle Funktionen, die sich ein SharePoint-Entwickler wünschen würde. Dazu gehören nicht nur die super einfache Erstellung neuer Lösungen und die sichere Testumgebung, sondern auch die Möglichkeit der Wartung.

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Die Provisioning-Funktion von skybow ermöglicht es uns, jederzeit Updates für unseren CAPEX Approval Workflow zu erstellen und sie super einfach und bequem zu deployen, sobald sie fertig sind. So können wir die Business App ständig weiterentwickeln und verbessern.‍

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Patrick Taels (Plastiflex Group): "Ich liebe das skybow Framework für Updates, Tests und Entwicklung."

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Wir schätzen auch den kompetenten Support von skybow sehr. Wir stehen in regelmäßigem Kontakt mit dem skybow Tech-Team. Sie unterstützen uns beim Aufbau unserer Lösung und helfen uns immer mit kompetenten und kreativen Lösungen, wenn wir Fragen oder Probleme haben. Einen so guten Service habe ich noch bei keinem anderen Softwaretool erlebt.

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Darüber hinaus wird die Low-Code Plattform stetig weiterentwickelt. Das Team passt das Toolset ständig an neue Anforderungen an und bleibt so am Puls der Zeit. Du musst also keine Angst zu haben, dass du irgendwann mit einer veralteten Plattform entwickeln musst.

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