CAPEX Genehmigungs-Workflow

Herausforderung

Das Unternehmen hatte bereits einen CAPEX Genehmigungs-Workflow in SharePoint 2010 on-prem. Diese Lösung sollte nun auf SharePoint Online übertragen werden. Zudem sollte die Lösung weitere Funktionen und Features erhalten, die in der alten App noch nicht abgebildet werden konnten.

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Dazu hat das Plastiflex-Team verschiedene Lösungen verglichen:

• SharePoint in Kombination mit Power Apps und Power Automate nutzen
• Extern entwickeln lassen (mit Angular Framework)
• Die skybow Low-Code Plattform nutzen

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Die Entscheidung fiel auf skybow Studio, da dies die einzige Lösung war, die alle Anforderungen erfüllte. Der Low-Code-Ansatz und die intuitive Bedienbarkeit der Plattform machten skybow zur perfekten Wahl für das Plastiflex-Team. Der CAPEX-Genehmigungs-Workflow sollte auch von Kollegen erstellt werden, die in diesem Bereich keine Entwicklungserfahrung hatten.

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Trotz mangelnder Erfahrung und zahlreicher Parallelprojekte wurde der neue CAPEX Genehmigungs-Workflow innerhalb von nur 5 Wochen gelauncht, inklusive Tests mit dem Kollegen aus der Finanzabteilung.‍

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„skybow hatte mehr zu bieten als alle anderen Optionen und die Arbeit mit skybow Studio ist viel einfacher als die Arbeit mit der Power Platform und Power Automate. Deshalb haben wir uns entschieden, den neuen CAPEX-Genehmigungs-Workflow in SharePoint Online mit skybow zu implementieren.“, Bram Gijsbers (Plastiflex Group)

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Wie es gelöst wurde

Die SharePoint-Lösung wurde vom Team der Plastiflex Group komplett eigenständig erstellt und eingeführt. Dank der vielfältigen Features und Funktionen der skybow Low-Code Plattform ist es ihnen gelungen, den gesamten CAPEX-Genehmigungsworkflow digital abzubilden und so weit wie möglich zu automatisieren. Dafür haben sie folgende Funktionen genutzt:‍

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Forms Designer‍

SharePoint-Formulare werden für die Einreichung neuer Beschaffungsmaßnahmen verwendet. Diese wurden mit Hilfe des skybow Forms Designer an die individuellen Bedürfnisse angepasst. Durch den Einsatz von berechneten Feldern, bedingter Feldvalidierung und Sichtbarkeitskontrollen konnten die Formulare äußerst benutzerfreundlich gestaltet werden. Dies führt zu deutlich weniger Fehlern und beschleunigt das Ausfüllen der Formulare.

Des Weiteren konnte die Benutzeroberfläche dank der zahlreichen zusätzlichen Styling-Optionen des skybow Forms Builders an die Wünsche des Nutzers angepasst werden. So wurde die Handhabung des CAPEX Genehmigungs-Workflows intuitiver und das System wird von allen gerne genutzt.‍

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skybow Dossiers‍

Mit dieser Funktion war es möglich, mehrere Dokumentenbibliotheken mit der SharePoint-Masterliste zu verknüpfen. Und das, ohne komplexe Master-Detail-Beziehungen zu erstellen. Dadurch konnten wir die komplizierten CAPEX Genehmigungs-Workflows viel einfacher und schneller umsetzen.‍

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"Ich liebe diese Funktion!", Bram Gijsbers (Plastiflex Group)‍

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Automatisierungsaktionen‍

Wird eine neue Beschaffungsmaßnahme über ein SharePoint Formular an die Lösung übermittelt, wird automatisch ein individueller Genehmigungs-Workflow ausgelöst. Wir haben im skybow Action Builder verschiedene Automatisierungsaktionen konfiguriert, die wiederum durch unterschiedliche Trigger im Laufe des Prozesses ausgelöst werden. Dazu gehören zum Beispiel E-Mail-Benachrichtigungen, sobald eine Person eine Beschaffungsmaßnahme freigeben muss. An einigen Stellen wurden auch Java-Skripte verwendet, um benutzerdefinierte Logik zu erstellen.‍

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Provisionierung‍

Der gesamte CAPEX-Genehmigungs-Workflow wurde in der sicheren Entwicklungsumgebung von skybow erstellt und anschließend mit der Finanzabteilung unter Verwendung ihrer eigenen Daten ausgiebig getestet. Da es sich um einen sehr sensiblen Prozess handelt, der absolut zuverlässig funktionieren muss, war dies ein großer Vorteil. Das Team der Plastiflex Group profitiert auch während der Wartung von der Package & Publish-Funktion von skybow Studio.‍

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Integrierte Sicherheitsfunktionen für SharePoint-Benutzer & -Gruppen‍

Gerade weil dieser CAPEX-Prozess so sensibel ist, wurden hohe Anforderungen an die Sicherheitsmaßnahmen gestellt. Nur autorisierte Personen dürfen auf die jeweiligen Beschaffungsmaßnahmen oder deren Freigabe zugreifen können. Hierfür nutzte das Team der Plastiflex Group die List Security auf Item Level, die in skybow extrem einfach zu konfigurieren war.

Die Lösung

Der CAPEX-Genehmigungs-Workflow bildet die Genehmigung von Beschaffungen im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen ab. Basierend auf der Eingabe bei der Einreichung einer Beschaffungsmaßnahme werden verschiedene Parameter von der Lösung analysiert. Daraufhin wird die Beschaffungsmaßnahme einer bestimmten Ebene zugeordnet.

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Die Ebene, der eine Beschaffungsmaßnahme zugeordnet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören beispielsweise die Art der Beschaffungsmaßnahme, das Budget, der Bereich, der Verwendungszweck usw. Je nachdem, welcher Ebene die Beschaffungsmaßnahme angehört, wird ein separater Genehmigungs-Workflow ausgelöst. Eine Beschaffungsmaßnahme muss von mehreren Personen im Unternehmen genehmigt werden. Die CAPEX-Genehmigungen bauen aufeinander auf, daher ist es zwingend erforderlich, dass die Genehmigungen in der richtigen Reihenfolge erfolgen.

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Die SharePoint-Lösung sendet automatisch Benachrichtigungen an die Personen, die aktuell eine Beschaffungsmaßnahme genehmigen müssen. Erinnerungen für CAPEX-Genehmigungen werden ebenfalls auf die gleiche Weise versendet.

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Wurde die Beschaffungsmaßnahme von der letzten Instanz genehmigt, erhalten sowohl die einreichende Person als auch die Finanzabteilung automatisch eine Benachrichtigung. Wird eine Beschaffungsmaßnahme von einer Instanz nicht genehmigt, wird der Prozess abgebrochen und die einreichende Person automatisch über die Ablehnung und deren Grund informiert.

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Im Vergleich zum alten CAPEX-Genehmigungs-Workflow ist die neue, mit skybow erstellte Lösung wesentlich benutzerfreundlicher und intuitiver zu bedienen. Dank der bedingten Dateneingabelogik auf den SharePoint-Formularen gibt es deutlich weniger Fehler, die Benutzerfreundlichkeit ist besser und die Prozesse sind effizienter. Zudem arbeitet der neue CAPEX-Genehmigungs-Workflow wesentlich zuverlässiger als das alte on-prem System. Nutzer können nun alle relevanten Informationen aus dem CAPEX-Prozess in einer zentralen Lösung finden und den Fortschritt der Genehmigungen jederzeit einsehen.

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Warum würdest du skybow empfehlen?

skybow Studio bietet die perfekte Plattform, um SharePoint-Workflows schnell, einfach und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Mit skybow lassen sich Lösungen einfacher erstellen als mit jedem anderen Tool aus der Microsoft 365 Welt. Das Tool bietet alle Funktionen, die sich ein SharePoint-Entwickler wünschen würde. Dazu gehören nicht nur die supereinfache Erstellung neuer Lösungen und die sichere Testumgebung, sondern auch die Möglichkeit der Wartung.

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Das Provisioning Feature von skybow ermöglicht es uns, jederzeit Updates für unseren CAPEX-Genehmigungs-Workflow zu erstellen und diese, sobald sie fertig sind, super einfach und bequem bereitzustellen. So können wir die Business App ständig weiterentwickeln und verbessern.‍

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"Ich liebe das skybow Framework für Updates, Tests und Entwicklung.", Patrick Taels (Plastiflex Group)

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Wir schätzen auch den kompetenten Support von skybow sehr. Wir stehen in regelmäßigem Kontakt mit dem skybow Tech-Team. Sie unterstützen uns beim Aufbau unserer Lösung und helfen uns immer mit kompetenten und kreativen Lösungen, wenn wir Fragen oder Probleme haben. Einen so guten Service habe ich bei keinem anderen Software-Tool erlebt.

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Zudem wird die Low-Code Plattform ständig weiterentwickelt. Das Team passt das Toolset ständig an neue Anforderungen an und bleibt so am Puls der Zeit. So musst du dir keine Sorgen machen, dass du irgendwann mit einer veralteten Plattform entwickeln musst.

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