SharePoint-Self-Service-Portal für Bus- und Straßenbahnfahrer
Die Stadt Graz stellt Bus- und Straßenbahnfahrern ein mobiles Selbstbedienungsportal zur Verfügung, das mit skybow erstellt wurde.
Die Stadt Graz hat papierbasierte Fahrerprozesse und veraltete Nintex-Workflows durch ein mobiles Self-Service-Portal ersetzt, das von SOLVION auf Basis von skybow entwickelt wurde. Bus- und Straßenbahnfahrer können nun Dienstberichte einreichen, Dienstanweisungen lesen und Prozesse direkt von ihrem Tablet aus abwickeln – jederzeit und überall.
Jahrelang wickelte die Stadt Graz ihre Fahrerprozesse auf Papier und mit veralteten Nintex-Workflows ab. Gemeinsam mit ihrem Partner SOLVION hat sie auf Basis von skybow ein mobiles Self-Service-Portal aufgebaut. Heute reichen Bus- und Straßenbahnfahrer ihre Dienstberichte ein, greifen auf Dienstanweisungen zu und erledigen alltägliche Abläufe direkt über ein Tablet – während einer Pause oder unterwegs. Das Ergebnis: schnellere, transparentere Abläufe und endlich papierlos.
Herausforderung
Die Stadt Graz betreibt den öffentlichen Nahverkehr in der Stadt. Tausende Bus- und Straßenbahnfahrer sorgen täglich dafür, dass das Netz in Bewegung bleibt. Für das Fahrpersonal lief früher fast alles auf Papier.
Vor der Einführung des neuen Portals wurden die alltäglichen Anfragen eines Fahrers auf einem einzigen A4-Blatt festgehalten.
Wann immer im Tagesgeschäft etwas anstand – eine Anfrage, eine Änderung, ein Problem auf einer Route –, füllten die Fahrer eine „Dienstmeldung“ auf Papier aus: ein Blatt mit einigen Textzeilen und Ankreuzfeldern, das von Hand ausgefüllt wurde. Das Blatt wurde in einen Briefkasten geworfen, manchmal eingescannt und per E-Mail verschickt, und durchlief dann den gesamten Organisationsapparat, um besprochen und unterschrieben zu werden, bevor es wieder zurückkam.
Gleichzeitig stützte sich die Stadt Graz insgesamt in hohem Maße auf Nintex für ihre Prozesse. Insgesamt handelte es sich um rund 2.000 Workflows. Da der Support für Nintex auslief, kam ein Verharren bei dieser Lösung nicht in Frage – insbesondere für eine öffentliche Einrichtung.
Dies führte zu mehreren Problemen:
❌ Die täglichen Fahrtaufträge wurden nur langsam bearbeitet, mussten manuell abgewickelt werden und waren schwer nachzuverfolgen.
❌ Die Papierbögen mussten vor Ort abgegeben werden – die Fahrer mussten zum Stützpunkt zurückfahren.
❌ Aufgrund der Unterschriften und Genehmigungen wanderte ein Blatt von Schreibtisch zu Schreibtisch.
❌ Der Support für Nintex war ausgelaufen – ein zunehmendes Risiko für eine öffentliche Einrichtung.
❌ Alles musste innerhalb der bestehenden Microsoft 365- und SharePoint-Umgebung bleiben, ohne eine neue, ressourcenintensive Plattform einzurichten.
Die Stadt Graz benötigte eine moderne, mobile Lösung, die sich in ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur einfügen ließ. Außerdem suchte sie nach einer Möglichkeit, von Nintex wegzukommen, ohne sich dabei an eine kostspielige, überdimensionierte Plattform zu binden.
Warum ist skybow die beste Wahl?
Als sich das Team mit Cloud-Alternativen befasste, war die Microsoft Power Platform der naheliegende Kandidat. Für die vorliegenden Anwendungsfälle war sie jedoch zu komplex.
skybow aus praktischen Gründen die bessere Wahl:
✅ Governance von Haus aus – Teams arbeiten in einem sicheren Umfeld, ohne eine neue Plattform einrichten zu müssen.
✅ Bleibt in der bestehenden Umgebung – vollständig in M365 integriert, keine separaten Anmeldungen erforderlich.
✅ Einfach zu erlernen und anzuwenden – die Stadt Graz kann in die Lage versetzt werden, Formulare selbst zu erstellen und anzupassen.
✅ Mit Support und zukunftssicher – eine klare Alternative zu Nintex-Workflows, für die kein Support mehr angeboten wird.
✅ Schnell auszuprobieren – dank einer anschaulichen Demo und einer kurzen Testphase konnte das Team sofort erkennen, welche Möglichkeiten sich bieten.
„Der Kunde hatte sehr schnell etwas Greifbares in der Hand. Was ihn überzeugt hat, war, dass skybow auf den bereits vorhandenen Systemen skybow – keine separate Plattform, keine zusätzlichen Anmeldungen, die verwaltet werden müssen. Und die Einarbeitung ist wirklich einfach, sodass die Teams die Lösung selbst in die Hand nehmen können“, so Christoph Kubesch, SOLVION
„Der eigentliche Vorteil beim Austausch eines Altsystems ist nicht das neue Tool – sondern die Tatsache, dass der Kunde seine Lösungen selbst entwickelt und besitzt. Direkt in ihrer SharePoint SE-Umgebung haben wir es der Stadt Graz ermöglicht, auf skybow aufzubauen, und zwar mit sofort einsatzbereiter Governance. Genau das macht skybow zur perfekten Lösung für den Austausch von Altsystemen.“
Wie SOLVION die Herausforderung mit skybow gelöst hat
Um die Stadt Graz aus der Theorie in die Praxis zu bringen und Nintex hinter sich zu lassen, hat ihr Partner SOLVION die Lösung in skybow . Die Lösung wird bereitgestellt von der ITG Informationstechnik Graz GmbH, dem technischen Dienstleister der Stadt, bereitgestellt.
Die Arbeit verlief in zwei parallelen Strängen:
Migration weg von Nintex
Die bestehende SharePoint-2019-Umgebung wurde auf SharePoint SE migriert. Die Nintex-Workflows wurden außer Betrieb genommen. Bei der Migration ging es nicht nur darum, eine Engine gegen eine andere auszutauschen – sie führte auch zu einer Vereinfachung der Prozesse. Anstatt die Workflows eins zu eins neu zu erstellen, verlagerte SOLVION den Fokus auf die Formulare und die tägliche Benutzererfahrung der Endnutzer: Die Logik ist nun in den skybow integriert und wird entweder über Schaltflächen in der Befehlsleiste ausgelöst oder unauffällig als Hintergrundaktion ausgeführt.
Bei der Umstellung ging nichts verloren. Rund 2.000 Nintex-Workflows wurden auf diese Weise ersetzt oder reduziert.
Die Stadt Graz hat diese Formulare selbst erstellt. SOLVION hat die städtischen Anwender in die Lage versetzt, auf skybow zu arbeiten, und sie entsprechend geschult. Sie arbeiten mit denskybow-Server-Add-Ins für Formulare, Automatisierungsaktionen und Hintergrundaktionen.
Das war ein schnellerer und nachhaltigerer Weg, als zu versuchen, die Prozessdaten der letzten 18 Jahre aus allen Abteilungen zusammenzutragen. Die Stadt entwickelt und betreibt nun ihre eigenen Lösungen, wobei SOLVION bei Bedarf Unterstützung leistet.
Ein neues Cloud-Dashboard für die Mitarbeiter im Außendienst
Da Fahrer mobil sind und nicht am Schreibtisch sitzen, wurde das Fahrer-Dashboard von Grund auf als Cloud-Lösung in skybow entwickelt. Es ist die erste Lösung dieser Größenordnung, die bei der Stadt Graz in der Cloud betrieben wird.
Das Fahrer-Dashboard ist eine Startseite, die Fahrer auf ihrem Tablet aufrufen – morgens, unterwegs oder während einer Pause.
Von einem Ort aus können sie:
1️⃣ Serviceberichte einreichen:
Aus dem alten Papierformular wurden mehr als 35 digitale Formulare, die alltägliche Fälle abdecken: Teilzeit- und Elternzeit, Krankmeldungen und Rückkehrerklärungen, Vandalismus, Vorfälle auf der Route, Polizei- und Rettungseinsätze, Ausweise, Arbeitskleidung, Verbesserungsvorschläge und vieles mehr.
2️⃣ Dienstpläne anzeigen:
An einem zentralen Ort, mit einem Klick vom Dashboard aus.
3️⃣ Lesen Sie die rollenbezogenen Dienstanweisungen:
EinBusfahrer sieht Informationen, die für Busse relevant sind (z. B. eine gesperrte Straße, einen defekten Kanaldeckel), während linienspezifische Hinweise (z. B. geplante Gleisreparaturen auf der Linie 6) die entsprechenden Fahrer erreichen.
Diese durchlaufen einen mehrstufigen Genehmigungsprozess: Eine Person erstellt den Entwurf, eine andere prüft und gibt ihn frei, und am Ende wird eine Unterschrift ausgewählt. Jede Anweisung erzeugt zur Laufzeit ein druckbares PDF in zwei Varianten – eine zum Ausdrucken und eine zur Anzeige auf einem Informationsbildschirm.
4️⃣ Weiter zu allem anderen, was sie brauchen:
Schulungsunterlagen und sogar eine gepflegte Liste der Pausenräume und Toiletten entlang der Routen, denn ein Fahrer auf einer Route muss wissen, wohin er fahren muss.
Da die Formulare reale Logik verarbeiten – Datums- und Zeitberechnungen, „Von/Bis“-Regeln, Dutzende von Varianten –, sind einige davon unter der Haube tatsächlich recht komplex. Der „Package & Publish“-Ansatz in skybow dies überschaubar: Dank separater Test- und Produktionsinstanzen sowie der Veröffentlichung per Mausklick konnte das Team die Entwicklung in einer Version fortsetzen, während eine andere überprüft wurde.
Das Ergebnis: Die Fahrer erledigen nun unterwegs über ein Tablet, was früher eine Fahrt zurück zur Zentrale und einen Papierbeleg im Briefkasten bedeutete.
Was die Stadt Graz und SOLVION an der Zusammenarbeit mit skybow schätzen
Für SOLVION skybow durch seine Flexibilität und die gute Integration in eine bestehende Microsoft-Umgebung aus.
Die Lösung lässt sich nahtlos in die bereits beim Kunden vorhandene Infrastruktur integrieren – ohne Tools von Drittanbietern, ohne separate Anmeldungen oder Lizenzen. Außerdem ist die Einarbeitung einfach, was das Enablement-Modell so erfolgreich macht: Der Kunde übernimmt die Verantwortung, und SOLVION unterstützt ihn dort, wo es darauf ankommt.
skybow flexibel, leicht zu erlernen und ermöglicht es uns, den Kunden die Eigenverantwortung für ihre Lösung zu übertragen – während wir bei Bedarf mit unserem Fachwissen einspringen. Für diese Art von Projekten ist diese Kombination kaum zu übertreffen.“ – Christoph Kubesch, SOLVION
Für SOLVION skybow besonders gut geeignet für:
- Unternehmen, die SharePoint SE oder 2019 weiterhin lokal betreiben möchten
- Öffentliche Einrichtungen, die weiterhin ihre bestehende M365- und SharePoint-Umgebung nutzen müssen.
- Unternehmen, die nicht mehr unterstützte Systeme wie Nintex ersetzen, ohne auf eine überdimensionierte Plattform umzusteigen.
- Organisationen, die ihre eigenen Prozesse entwickeln und selbst verwalten möchten.
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