SharePoint Self-Service-Portal für Bus- und Straßenbahnfahrer
Die Stadt Graz stellt Bus- und Straßenbahnfahrern ein mobiles Self-Service-Portal zur Verfügung, das mit skybow Studio erstellt wurde.
Die Stadt Graz ersetzte papierbasierte Fahrerprozesse und veraltete Nintex-Workflows durch ein mobiles Self-Service-Portal, das von SOLVION auf skybow Studio erstellt wurde. Bus- und Straßenbahnfahrer reichen nun Serviceberichte ein, lesen Dienstanweisungen und erledigen Prozesse direkt von ihrem Tablet aus – jederzeit und überall.
Jahrelang wickelte die Stadt Graz ihre Fahrerprozesse auf Papier und mit veralteten Nintex-Workflows ab. Gemeinsam mit ihrem Partner SOLVION bauten sie ein mobiles Self-Service-Portal auf skybow Studio auf. Heute reichen Bus- und Straßenbahnfahrer Serviceberichte ein, greifen auf Dienstanweisungen zu und erledigen alltägliche Prozesse direkt von einem Tablet aus – während einer Pause oder unterwegs. Das Ergebnis ist schneller, transparenter und endlich papierlos.
Herausforderung
Die Stadt Graz betreibt den öffentlichen Nahverkehr der Stadt. Hunderte Bus- und Straßenbahnfahrer halten das Netz jeden Tag in Bewegung. Für das Fahrpersonal lief früher fast alles auf Papier.
Vor dem neuen Portal liefen die alltäglichen Anfragen der Fahrer auf einem einzigen A4-Blatt ab.
Wann immer im täglichen Betrieb etwas anfiel – eine Anfrage, eine Änderung, ein Problem auf einer Route – füllten die Fahrer eine papierbasierte „Dienstmeldung“ aus: ein Blatt mit einigen Textzeilen und Kontrollkästchen, das von Hand ausgefüllt wurde. Das Blatt wurde in einen Briefkasten geworfen, manchmal gescannt und per E-Mail versandt und physisch zur Diskussion und Unterschrift durch die Organisation geleitet, bevor es seinen Weg zurückfand.
Gleichzeitig setzte das weitere Umfeld der Stadt Graz stark auf Nintex für seine Prozesse. Insgesamt rund 2.000 Workflows. Da Nintex nicht mehr unterstützt wurde, war ein Verbleib keine Option, insbesondere für eine öffentliche Einrichtung.
Dies führte zu mehreren Problemen:
❌ Alltägliche Fahreranfragen waren langsam, manuell und schwer nachzuverfolgen.
❌ Papierformulare mussten vor Ort abgegeben werden – Fahrer mussten zur Basis zurückkehren.
❌ Unterschriften und Genehmigungen bedeuteten, dass ein Formular von Schreibtisch zu Schreibtisch wanderte.
❌ Nintex wurde nicht mehr unterstützt – ein wachsendes Risiko für eine öffentliche Einrichtung.
❌ Alles musste innerhalb der bestehenden Microsoft 365- und SharePoint-Umgebung bleiben, ohne eine schwergewichtige neue Plattform zu eröffnen.
Die Stadt Graz benötigte eine moderne, mobile Lösung, die zu ihrer bestehenden Microsoft-Infrastruktur passte. Und eine Möglichkeit, von Nintex wegzukommen, ohne sich an eine kostspielige, überdimensionierte Plattform zu binden.
Warum ist skybow die beste Wahl für dich?
Als das Team Cloud-Alternativen prüfte, war die Microsoft Power Platform der offensichtliche Kandidat. Doch für die vorliegenden Use Cases war sie zu komplex.
skybow war aus praktischen Gründen die bessere Wahl:
✅ Governance out of the box – Teams arbeiten in einem sicheren Bereich, ohne eine neue Plattform zu eröffnen.
✅ Bleibt in der bestehenden Umgebung – vollständig in M365 integriert, keine separaten Logins zu verwalten.
✅ Einfach zu lernen und zu schulen – die Stadt Graz kann befähigt werden, Formulare selbst zu erstellen und anzupassen.
✅ Unterstützt und zukunftssicher – ein klarer Ersatz für nicht mehr unterstützte Nintex-Workflows.
✅ Schnell auszuprobieren – eine greifbare Demo und ein kurzer Test ließen das Team sofort erkennen, was möglich war.
„Der Kunde hatte sehr schnell etwas Greifbares in den Händen. Was sie überzeugte, war, dass skybow auf dem aufsetzt, was sie bereits nutzen – keine separate Plattform, keine zusätzlichen Logins zu verwalten. Und es ist wirklich einfach zu schulen, sodass Teams es selbst in die Hand nehmen können.“, Christoph Kubesch, SOLVION
„Der wahre Gewinn beim Ersetzen eines Altsystems ist nicht ein neues Tool – es ist, dass der Kunde seine Lösungen selbst erstellt und besitzt. Direkt in ihrer SharePoint SE-Umgebung haben wir die Stadt Graz befähigt, auf skybow aufzubauen, mit Governance out of the box. Das macht es perfekt für den Ersatz von Altsystemen.“
Wie SOLVION die Herausforderung mit skybow gelöst hat
Um die Stadt Graz von Papier und Nintex wegzubewegen, hat ihr Partner SOLVION die Lösung im skybow Studio entworfen und gebaut. Die Lösung wird von der ITG Informationstechnik Graz GmbH, dem technischen Dienstleister der Stadt, bereitgestellt.
Die Arbeit lief in zwei parallelen Strängen ab:
Migration von Nintex
Die bestehende SharePoint 2019-Umgebung wurde nach SharePoint SE migriert. Die Nintex-Workflows wurden abgelöst. Die Migration war nicht nur ein Tausch von einer Engine gegen eine andere – sie hat die Prozesse vereinfacht. Anstatt Workflows eins zu eins nachzubauen, haben die Stadt Graz und IT-Graz den Fokus auf die Formulare und die alltägliche Erfahrung für die Endbenutzer verlegt: Die Logik befindet sich nun in den skybow-Formularen, die entweder über Befehlsleisten-Schaltflächen ausgelöst oder im Hintergrund als Hintergrundaktionen verarbeitet werden.
Nichts ging bei der Umstellung verloren. Rund 2.000 Nintex-Workflows wurden auf diese Weise ersetzt oder reduziert.
Die Stadt Graz hat diese Formulare selbst erstellt. SOLVION befähigte und schulte die städtischen Nutzer, auf skybow aufzubauen. Sie arbeiten mit den skybow Server Add-Ins für Formulare, Automatisierungsaktionen und Hintergrundaktionen.
Das war ein schnellerer, nachhaltigerer Weg, als zu versuchen, 18 Jahre Prozesshistorie aus jeder Abteilung zu sammeln. Die Stadt erstellt und besitzt nun ihre eigenen Lösungen, wobei SOLVION bei Bedarf Unterstützung leistet.
Ein neues Cloud-Dashboard für Fahrpersonal
Da Fahrer mobil sind und nicht am Schreibtisch sitzen, wurde das Fahrer-Dashboard von Grund auf als Cloud-Lösung im skybow Studio entwickelt. Es ist die erste Lösung dieses Umfangs, die bei der Stadt Graz in der Cloud läuft.
Das Fahrer-Dashboard ist eine Landingpage, die Fahrer auf ihrem Tablet öffnen – morgens, unterwegs oder in einer Pause.
Von einem Ort aus kannst du:
1️⃣ Dienstmeldungen einreichen:
Aus dem alten Papierformular wurden mehr als 35 digitale Formulare, die alltägliche Fälle abdecken: Teilzeit- und Elternzeitanträge, Krankmeldungen und Wiedereingliederungsberichte, Vandalismus, Vorfälle auf einer Route, Polizei- und Rettungseinsätze, Ausweise, Arbeitskleidung, Verbesserungsvorschläge und mehr.
2️⃣ Dienstpläne einsehen:
An einem zentralen Ort, einen Klick vom Dashboard entfernt.
3️⃣ Rollenbasierte Dienstanweisungen lesen:
Ein Busfahrer sieht busrelevante Informationen (z. B. eine gesperrte Straße, einen defekten Kanaldeckel), während linienspezifische Hinweise (z. B. geplante Gleisreparaturen auf Linie 6) die richtigen Fahrer erreichen.
Diese durchlaufen eine mehrstufige Genehmigung: eine Person entwirft, eine andere prüft und gibt frei, und am Ende wird eine Unterschrift ausgewählt. Jede Anweisung generiert zur Laufzeit ein druckbares PDF in zwei Varianten – eine für den Druck und eine für die Anzeige auf einem Infoscreen.
4️⃣ Springe zu allem anderen, was du benötigst:
Schulungsunterlagen und sogar eine verwaltete Liste von Pausenräumen und WCs entlang der Routen, denn ein Fahrer auf einer Route muss wissen, wohin er gehen kann.
Da die Formulare reale Logik verarbeiten – Datums- und Zeitberechnungen, „von/bis“-Regeln, Dutzende von Varianten – sind einige unter der Haube wirklich komplex. Der Package & Publish-Ansatz in skybow machte dies überschaubar: Mit separaten Test- und Produktionsinstanzen und der Veröffentlichung per Mausklick konnte das Team in einer Version weiterentwickeln, während eine andere überprüft wurde.
Das Ergebnis: Fahrer erledigen in einer Pause, von einem Tablet aus, was früher eine Fahrt zurück zur Basis und ein Papierformular in einem Briefkasten bedeutete.
Was die Stadt Graz & SOLVION an der Zusammenarbeit mit skybow schätzen
Für SOLVION zeichnet sich skybow durch seine Flexibilität und die gute Integration in eine bestehende Microsoft-Umgebung aus.
Die Lösung fügt sich in die Infrastruktur ein, die der Kunde bereits betreibt – kein Drittanbieter-Tool, keine separaten logins oder Lizenzen. Es ist auch einfach zu schulen, was das Befähigungsmodell erfolgreich macht: Der Kunde übernimmt die Verantwortung, und SOLVION unterstützt, wo es darauf ankommt.
„skybow ist flexibel, einfach zu schulen und ermöglicht es uns, den Kunden zu befähigen, seine Lösung selbst zu besitzen – während wir mit unserer Expertise dort einspringen, wo sie benötigt wird. Für diese Art von Projekt ist diese Kombination schwer zu übertreffen.“ – Christoph Kubesch, SOLVION
Für SOLVION ist skybow eine gute Wahl für:
- Organisationen, die mit SharePoint SE oder 2019 On-Premise bleiben möchten
- Öffentliche Einrichtungen, die in ihrer bestehenden M365- und SharePoint-Umgebung bleiben müssen.
- Teams, die nicht mehr unterstützte Systeme wie Nintex ersetzen, ohne auf eine überdimensionierte Plattform umzusteigen.
- Organisationen, die ihre eigenen Prozesse aufbauen und besitzen möchten.
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