Interner App Hub in SharePoint als Ersatz für InfoPath

Herausforderung

HAWE Hydraulik SE ist ein führender Hersteller von hydraulischen Komponenten und Systemen, der ein breites Spektrum an Branchen bedient, darunter Maschinenbau, Energie und mobile Hydraulik. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland ist bekannt für seine hochwertigen, innovativen Lösungen und sein starkes Engagement für Nachhaltigkeit.

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Bevor HAWE Hydraulik ihren neuen internen App Hub mit skybow implementierte, stand das Unternehmen vor einem strategischen Technologie-Dilemma.

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Viele Jahre lang basierten die internen Prozesse bei HAWE auf InfoPath-Formularen und SharePoint-Workflows. Da Microsoft jedoch die Unterstützung für InfoPath auslaufen lässt (die allgemeine Unterstützung endete 2021, die vollständige Einstellung erfolgt im Juli 2026), musste das Unternehmen handeln.

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❌ Das Festhalten an InfoPath barg wachsende operative und Sicherheitsrisiken.
❌ Die Migrationsoptionen waren schwierig zu planen.
❌ HAWE wollte im Microsoft- und SharePoint-Ökosystem bleiben.
❌ Standard SharePoint-Funktionen reichten nicht aus

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SharePoint erwies sich schnell als unzureichend: Die Anpassungsoptionen für Formulare, Workflows und Aktionen waren äußerst begrenzt. Gleichzeitig basierten viele interne Prozesse bei HAWE auf komplexen Formularen und dynamischen Workflows – Anforderungen, die mit den nativen Funktionen von SharePoint einfach nicht erfüllt werden konnten.

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HAWE suchte nach einer modernen Lösung, die eine vollständige Integration in ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur bietet sowie die Flexibilität und Funktionalität, auf die sich ihre Teams verlassen hatten – ohne Kompromisse.

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Kurz gesagt: HAWE wollte nicht nur einen Ersatz für InfoPath – sie brauchten eine zukunftssichere Plattform, die ihre Ziele der digitalen Transformation unterstützen konnte.

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Warum ist skybow die beste Wahl?

HAWE Hydraulik suchte nach einer leistungsstarken und dennoch praktischen Alternative zu InfoPath – eine, die sich nahtlos in SharePoint integrieren lässt und die gesamte Flexibilität bietet, die sie gewohnt waren. Nach dem Vergleich mehrerer bekannter Lösungen auf dem Markt, stach das skybow Studio deutlich heraus.

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skybow hat es unglaublich einfach gemacht, die Logik und das Verhalten, die HAWE zuvor mit InfoPath aufgebaut hatte, zu replizieren und sogar zu verbessern:
✅ Felder dynamisch anzeigen oder ausblenden, basierend auf Bedingungen
✅ Berechtigungen auf Feldebene festlegen
✅ Komplexe Formeln und LookUps mühelos verwenden
✅ Bei Bedarf benutzerdefinierte Logik über JavaScript hinzufügen
✅ Schnell Corporate Design für ein professionelles Erscheinungsbild mit Branding anwenden

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Ein wesentlicher Vorteil: Die Lösungsbereitstellung mit skybow ist mühelos. HAWE kann Lösungen ohne manuelle Schritte von der Entwicklung in Test- oder Produktionsumgebungen verschieben. Das spart wertvolle Zeit, gewährleistet Konsistenz und hohe Qualität.

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Diese einzigartige Kombination aus Flexibilität, Leistung und Benutzerfreundlichkeit war von keiner anderen Plattform zu übertreffen. Mit skybow konnte HAWE zukunftssichere Apps entwickeln, die nicht nur alle funktionalen Anforderungen erfüllten, sondern auch den gesamten InfoPath-Ersatzprozess schneller, reibungsloser und effizienter gestalteten.

Wie IT/APP e.U. die Herausforderung mit skybow gelöst hat

Um InfoPath erfolgreich zu ersetzen und interne Workflows bei HAWE Hydraulik zu modernisieren, half unser zuverlässiger Partner IT/APP e.U.. Unter der Leitung von Berater und Entwickler Michael Appinger entwarfen und entwickelten sie einen maßgeschneiderten Internal App Hub direkt in SharePoint – wobei das skybow Studio als Grundlage diente.

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Der interne App Hub führt mehrere digitale Workflows zusammen. Er zentralisiert und standardisiert Prozesse in einer modernen Oberfläche – vollständig integriert in die bestehende Microsoft-Umgebung. Während der Hub zahlreiche Geschäftsanwendungen umfasst, hebt diese Case Study drei wichtige Lösungen hervor:

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🔧 Klassifizierung und Beschaffung von Werkzeugen

Diese SharePoint-Lösung verwaltet den gesamten Lebenszyklus der Werkzeugbewertung und -beschaffung. Sie umfasst einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow, der sicherstellt, dass alle Werkzeuge von technischem Personal gründlich bewertet werden, bevor sie gekauft werden. Der gesamte Beschaffungsprozess wird erfasst – von der Anfrage und Bewertung bis zur Genehmigung und Inventarregistrierung.

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Mithilfe des skybow Form Designers blendet die Lösung Felder dynamisch ein oder aus, basierend auf der Eingabe des Benutzers, wodurch sich das Formular an die spezifischen Anforderungen jedes Werkzeugtyps anpassen kann. Diese schrittweise Anleitung stellt sicher, dass Benutzer alle notwendigen Informationen angeben, ohne sich von irrelevanten Details überfordert zu fühlen. Gleichzeitig ermöglicht der skybow Workflow Builder einen benutzerfreundlichen Genehmigungsprozess: Automatisierte Benachrichtigungen werden versendet, sobald eine Aktion erforderlich ist, und alle Beteiligten bleiben durch Echtzeit-Updates über den aktuellen Status der Werkzeuganforderungen informiert.

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Dadurch verfügt HAWE nun über einen zentralen, digitalen “Single Source of Truth” für die Werkzeugklassifizierung, Beschaffung und Nachverfolgung. Dies hat die Anzahl der Rückfragen deutlich reduziert und die gesamte Prozesseffizienz verbessert.

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📦 Qualitätsmanagement für potenzielle Produktrisiken

Diese SharePoint-Lösung verfolgt potenzielle Produktprobleme, die während oder nach der Entwicklung auftreten könnten. Sie deckt den gesamten Produktlebenszyklus ab und erfasst alle zugehörigen Informationen in einer strukturierten Ansicht. Verantwortlichkeiten werden klar zugewiesen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und alle relevanten Stakeholder informiert sind.

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Um diesen Prozess zu unterstützen, setzt HAWE auf die skybow Dossier Funktion, die alle relevanten Informationen über potenziell risikoreiche Produkte an einem zentralen, digitalen Ort zusammenführt. In einem so kritischen Bereich ist es unerlässlich, dass keine Daten oder Dokumente verloren gehen und alles ordnungsgemäß dokumentiert wird. skybow ermöglicht eine sichere, granulare Berechtigungsverwaltung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Inhalte zugreifen können, während alle relevanten Stakeholder automatisch benachrichtigt werden.

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Die Möglichkeit, Nachrichten und E-Mails direkt aus der Lösung zu versenden, sorgt in Kombination mit der strukturierten Übersicht des Dossiers dafür, dass nichts unter den Tisch fällt – und dass die richtigen Personen jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen haben.

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Das Ergebnis ist ein transparentes, nachvollziehbares System, das die Produktqualität sichert und Audits sowie Compliance-Dokumentation vereinfacht.

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📝 Audit-Management

Die Auditmanagement-App in SharePoint unterstützt jeden Schritt der internen Auditprozesse des Unternehmens. Benutzer können aus vordefinierten Auditkategorien auswählen, wobei sich die Workflows automatisch an die Auswahl anpassen. Standardisierte Formulare führen die Benutzer durch den Prozess und stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten, Dokumente und Schritte abgeschlossen werden.

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Prüfungsergebnisse und Folgemaßnahmen können innerhalb der App erfasst, zugewiesen und verfolgt werden. Fristen werden anhand der Priorität definiert, und automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen halten alle über ausstehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden – auch ohne die App öffnen zu müssen.

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Einer der Hauptvorteile während der Entwicklung war die Möglichkeit, Formularfelder mithilfe des skybow Form Designers in Registerkarten zu organisieren. Jede am Auditprozess beteiligte Rolle erhält ihre eigene Registerkarte, auf der nur die relevanten Felder, Dokumente und Informationen angezeigt werden, die sie benötigt. Dank der detaillierten Berechtigungs- und Sichtbarkeitseinstellungen von skybow können diese Registerkarten basierend auf den Benutzerrollen ein- oder ausgeblendet werden – was Klarheit, Sicherheit und eine äußerst optimierte Benutzererfahrung gewährleistet. Jeder weiß genau, was zu tun ist, ohne von unnötigen Informationen überfordert zu werden.

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Automatisierte Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Folgeaufgaben aus Audits vergessen werden. Auditoren werden über den Fortschritt definierter Verbesserungsmaßnahmen auf dem Laufenden gehalten, was eine proaktive Nachverfolgung und vollständige Transparenz während des gesamten Prozesses ermöglicht.

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Das Ergebnis: Ein vollständig standardisierter und transparenter Auditprozess, der Compliance sicherstellt, die Nachverfolgung verbessert und alle Beteiligten in jeder Phase informiert und zur Rechenschaft zieht.

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Das schätzen HAWE & IT/App an der Zusammenarbeit mit skybow

Für HAWE Hydraulik und IT/APP zeichnet sich skybow nicht nur durch seinen leistungsstarken Funktionsumfang aus, sondern auch durch die intuitive und effiziente Arbeitsweise mit der Plattform.

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Mit dem skybow Studio lassen sich SharePoint-Lösungen unglaublich schnell erstellen und anpassen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können selbst neue Benutzer mit minimalem Onboarding beginnen. Dies macht die Erstellung und Erweiterung von Business-Apps äusserst effizient — und spart Zeit und Ressourcen auf ganzer Linie.

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Ein weiteres wichtiges Highlight ist der herausragende Support von skybow: Benutzer erhalten schnelle, kompetente Hilfe von Fachleuten, die die Plattform in- und auswendig kennen. Jede Frage wird mit einer praktischen Lösung beantwortet – etwas, das in der Softwarewelt selten ist.

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Mit zweiwöchentlichen Releasezyklen entwickelt sich die Plattform ständig weiter und bleibt auf die Bedürfnisse der Kunden und die Microsoft-Updates ausgerichtet. Diese kontinuierliche Verbesserung stellt sicher, dass skybow eine zukunftssichere Grundlage für die digitale Transformation bleibt.

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Für Michael Appinger (IT/APP e.U.) ist skybow die perfekte Wahl für Unternehmen, die interne Prozesse digitalisieren, standardisieren und automatisieren möchten — und das alles, ohne Kompromisse bei Flexibilität oder Benutzerfreundlichkeit einzugehen.