Interner App Hub in SharePoint zum Ersetzen von InfoPath

Herausforderung

HAWE Hydraulik SE ist ein führender Hersteller von Hydraulikkomponenten und -systemen, der ein breites Spektrum von Industrien bedient, darunter Maschinenbau, Energie und Mobilhydraulik. Mit Hauptsitz in Deutschland ist das Unternehmen bekannt für seine hochwertigen, innovativen Lösungen und sein starkes Engagement für Nachhaltigkeit.

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Vor der Implementierung ihres neuen internen App Hubs mit skybow stand HAWE Hydraulik vor einem strategischen Technologiedilemma.

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Viele Jahre lang basierten die internen Prozesse bei HAWE auf InfoPath-Formularen und SharePoint-Workflows. Da Microsoft jedoch die Unterstützung für InfoPath einstellt (der Mainstream-Support endete 2021, die vollständige Einstellung erfolgt im Juli 2026), musste das Unternehmen handeln.

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❌ Das Verbleiben bei InfoPath birgt wachsende Betriebs- und Sicherheitsrisiken.
❌ Migrationsoptionen waren schwer zu planen.
❌ HAWE wollte im Microsoft- und SharePoint-Ökosystem bleiben.
❌ Out-of-the-box SharePoint-Funktionen reichten nicht aus

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SharePoint out-of-the-box erwies sich schnell als unzureichend: Anpassungsmöglichkeiten für Formulare, Workflows und Aktionen waren extrem begrenzt. Gleichzeitig basierten viele interne Prozesse bei HAWE auf komplexen Formularen und dynamischen Workflows – Anforderungen, die mit den nativen Funktionen von SharePoint einfach nicht erfüllt werden konnten.

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HAWE suchte nach einer modernen Lösung, die eine vollständige Integration in ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur sowie die Flexibilität und Funktionalität bieten würde, auf die sich ihre Teams verlassen hatten – ohne Kompromisse.

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Kurz gesagt: HAWE wollte nicht nur einen Ersatz für InfoPath – sie brauchten eine zukunftsfähige Plattform, die ihre Ziele der digitalen Transformation unterstützen konnte.

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Warum ist skybow die beste Wahl für dich?

HAWE Hydraulik suchte nach einer leistungsstarken und dennoch praktischen Alternative zu InfoPath – eine, die sich nahtlos in SharePoint integrieren und die gewohnte Flexibilität bieten würde. Nach dem Vergleich mehrerer bekannter Lösungen auf dem Markt stach das skybow Studio deutlich hervor.

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skybow machte es unglaublich einfach, die Logik und das Verhalten, die HAWE zuvor mit InfoPath erstellt hatte, zu replizieren und sogar zu verbessern:
✅ Felder dynamisch basierend auf Bedingungen anzeigen oder ausblenden
✅ Berechtigungen auf Feldebene festlegen
✅ Komplexe Formeln und LookUps mühelos verwenden
✅ Bei Bedarf benutzerdefinierte Logik über JavaScript hinzufügen
✅ Corporate Design schnell anwenden für ein professionelles, markengerechtes Erscheinungsbild

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Ein großer Vorteil: Die Lösungsbereitstellung mit skybow ist mühelos. HAWE kann Lösungen ohne manuelle Schritte von der Entwicklungs- in die Test- oder Produktionsumgebung verschieben. Das spart wertvolle Zeit, gewährleistet Konsistenz und hohe Qualität.

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Diese einzigartige Kombination aus Flexibilität, Leistung und Benutzerfreundlichkeit war von keiner anderen Plattform unübertroffen. Mit skybow konnte HAWE zukunftsfähige Apps entwickeln, die nicht nur alle funktionalen Anforderungen erfüllten, sondern auch den gesamten InfoPath-Ablösungsprozess schneller, reibungsloser und effizienter gestalteten.

Wie IT/APP e.U. die Herausforderung mit skybow löste

Um InfoPath erfolgreich zu ersetzen und die internen Workflows bei HAWE Hydraulik zu modernisieren, kam unser vertrauenswürdiger Partner IT/APP e.U. ins Spiel. Unter der Leitung des Beraters und Entwicklers Michael Appinger entwarfen und entwickelten sie einen maßgeschneiderten internen App Hub direkt in SharePoint – basierend auf dem skybow Studio.

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Der interne App Hub führt mehrere digitale Workflows zusammen. Er zentralisiert und standardisiert Prozesse in einer modernen Oberfläche – vollständig in die bestehende Microsoft-Umgebung integriert. Während der Hub zahlreiche Geschäftsanwendungen umfasst, hebt diese Case Study drei Schlüssellösungen hervor:

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🔧 Werkzeugklassifizierung und -beschaffung

‍Diese SharePoint-Lösung verwaltet den gesamten Lebenszyklus der Werkzeugbewertung und -beschaffung. Sie umfasst einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow, der sicherstellt, dass alle Werkzeuge vor dem Kauf von technischem Personal gründlich bewertet werden. Der gesamte Beschaffungsprozess wird erfasst – von der Anfrage und Bewertung bis zur Genehmigung und Inventarregistrierung.

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Mithilfe des skybow Form Designers blendet die Lösung Felder dynamisch basierend auf Benutzereingaben ein oder aus, wodurch sich das Formular an die spezifischen Anforderungen jedes Werkzeugtyps anpassen kann. Diese schrittweise Anleitung stellt sicher, dass Benutzer alle notwendigen Informationen bereitstellen, ohne von irrelevanten Details überfordert zu werden. Gleichzeitig ermöglicht der skybow Workflow Builder einen benutzerfreundlichen Genehmigungsprozess: Automatisierte Benachrichtigungen werden gesendet, sobald eine Aktion erforderlich ist, und alle Beteiligten bleiben durch Echtzeit-Updates über den aktuellen Status der Werkzeuganfragen informiert.

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Als Ergebnis verfügt HAWE nun über eine zentralisierte, digitale „Single Source of Truth“ für Werkzeugklassifizierung, -beschaffung und -verfolgung. Dies hat Rückfragen erheblich reduziert und die gesamte Prozesseffizienz verbessert.

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📦 Qualitätsmanagement potenzieller Produktrisiken

‍Diese SharePoint-Lösung verfolgt potenzielle Produktprobleme, die während oder nach der Entwicklung auftreten könnten. Sie deckt den gesamten Produktlebenszyklus ab und erfasst alle relevanten Informationen in einer strukturierten Ansicht. Verantwortlichkeiten sind klar zugewiesen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und alle relevanten Stakeholder informiert sind.

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Zur Unterstützung dieses Prozesses setzt HAWE auf die skybow Dossier-Funktion, die alle relevanten Informationen zu potenziell risikoreichen Produkten an einem zentralen, digitalen Ort zusammenführt. In einem so kritischen Bereich ist es unerlässlich, dass keine Daten oder Dokumente verloren gehen und alles ordnungsgemäß dokumentiert wird. skybow ermöglicht eine sichere, granulare Berechtigungsverwaltung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Inhalte zugreifen können, während alle relevanten Stakeholder automatisch benachrichtigt werden.

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Die Möglichkeit, Nachrichten und E-Mails direkt aus der Lösung zu senden, kombiniert mit der strukturierten Übersicht des Dossiers, stellt sicher, dass nichts übersehen wird – und dass die richtigen Personen immer zur richtigen Zeit Zugang zu den richtigen Informationen haben.

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Das Ergebnis ist ein transparentes, nachvollziehbares System, das die Produktqualität sichert und Audits sowie die Compliance-Dokumentation vereinfacht.

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📝 Audit-Management

‍Die Audit-Management-App in SharePoint unterstützt jeden Schritt der internen Auditprozesse des Unternehmens. Du kannst aus vordefinierten Auditkategorien wählen, wobei sich die Workflows automatisch an die Auswahl anpassen. Standardisierte Formulare führen dich durch den Prozess und stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten, Dokumente und Schritte abgeschlossen werden.

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Audit-Ergebnisse und Folgemaßnahmen können innerhalb der App erfasst, zugewiesen und verfolgt werden. Fristen werden nach Priorität festgelegt, und automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen halten alle über ausstehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden – auch ohne die App öffnen zu müssen.

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Während der Entwicklung war einer der Hauptvorteile die Möglichkeit, Formularfelder mithilfe des skybow Form Designer in Tabs zu organisieren. Jede am Auditprozess beteiligte Rolle erhält ihren eigenen Tab, der nur die relevanten Felder, Dokumente und Informationen anzeigt, die sie benötigt. Dank der granularen Berechtigungs- und Sichtbarkeitseinstellungen von skybow können diese Tabs basierend auf Benutzerrollen ein- oder ausgeblendet werden – das sorgt für Klarheit, Sicherheit und eine hochgradig optimierte Benutzererfahrung. Jeder weiß genau, was zu tun ist, ohne von unnötigen Informationen überfordert zu werden.

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Automatisierte Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Folgemaßnahmen aus Audits vergessen werden. Auditoren werden über den Fortschritt definierter Verbesserungsmaßnahmen auf dem Laufenden gehalten, was eine proaktive Verfolgung und volle Transparenz während des gesamten Prozesses ermöglicht.

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Das Ergebnis: Ein vollständig standardisierter und transparenter Auditprozess, der Compliance sicherstellt, die Nachverfolgung von Folgemaßnahmen verbessert und alle Beteiligten in jeder Phase informiert und rechenschaftspflichtig hält.

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Was HAWE & IT/App an der Zusammenarbeit mit skybow lieben

Für HAWE Hydraulik und IT/App zeichnet sich skybow nicht nur durch seinen leistungsstarken Funktionsumfang aus, sondern auch durch die intuitive und effiziente Handhabung der Plattform.

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Mit dem skybow Studio lassen sich SharePoint-Lösungen unglaublich schnell erstellen und anpassen. Selbst neue Benutzer können dank der intuitiven Oberfläche mit minimalem Onboarding sofort loslegen. Das macht die Erstellung und Erweiterung von Business-Apps extrem effizient – und spart dir Zeit und Ressourcen auf ganzer Linie.

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Ein weiteres großes Highlight ist der herausragende Support von skybow: Du erhältst schnelle, fachkundige Hilfe von Profis, die die Plattform in- und auswendig kennen. Jede Frage wird mit einer praktischen Lösung beantwortet – etwas, das in der Softwarewelt selten ist.

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Mit zweiwöchentlichen Release-Zyklen entwickelt sich die Plattform ständig weiter und bleibt auf die Kundenbedürfnisse und Microsoft-Updates abgestimmt. Diese kontinuierliche Verbesserung stellt sicher, dass skybow eine zukunftssichere Grundlage für die digitale Transformation bleibt.

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Für Michael Appinger (IT/APP e.U.) ist skybow die perfekte Wahl für Unternehmen, die interne Prozesse digitalisieren, standardisieren und automatisieren möchten – und das alles, ohne Kompromisse bei Flexibilität oder Benutzerfreundlichkeit einzugehen.