Gemeinnützige Vereine

Verbandsmanagement-Software

Deutlich einfachere und modernere Verwaltung des Verbandes mithilfe von Software, die mit skybow erstellt wurde.

Nutzer

250

Mitglieder

Durch die Digitalisierung der Vereinsverwaltung mit der mit skybow erstellten Software ist es dem Musikverein Friedensklang Ostendorf gelungen, Struktur ins Excel-Chaos zu bringen und nahezu alle Prozesse zu automatisieren. Dadurch sind die Daten stets aktuell, der Verwaltungsaufwand wurde erheblich reduziert und die Mitglieder sind auch zufriedener mit den Prozessen der Vereinsverwaltung.

Herausforderung

Die Verwaltung von Mitgliedern, Instrumenten, Abrechnungen sowie die Verwaltung von Ein- und Austritten erfolgte zuvor über zahlreiche Excel-Tabellen. Die Pflege dieser Tabellen war zeitaufwendig, kompliziert und sehr unübersichtlich.

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Infolgedessen gingen Informationen wiederholt verloren oder waren nicht aktuell. Somit war die Vereinsverwaltung extrem zeitaufwändig und fehleranfällig.

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Zum Beispiel war oft nicht bekannt, welche Instrumente an welches Mitglied ausgeliehen wurden oder wann sie gewartet oder repariert werden mussten. Auch die Abrechnung der Instrumentenmiete erforderte viel Aufwand und Arbeit in den Excel-Tabellen durch mehrere Vorstandsmitglieder.

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Wenn ein Mitglied den Verein verlässt oder zu einem der drei zum Verein gehörenden Orchester wechselt, müssen einige Schritte, Benachrichtigungen und Änderungen vorgenommen werden. All dies musste manuell vom Vorstand erledigt werden, wobei Aufgaben manchmal vergessen wurden.

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Zusammenfassend ist die Verwaltung derzeit sehr kostenintensiv, zeitaufwändig und fehleranfällig.

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Wie wir es gelöst haben

Zuerst wurden alle Daten aus den Excel-Tabellen in verschiedene SharePoint-Listen integriert und aktualisiert. Anschließend wurden die verschiedenen Prozesse im Verein dokumentiert und optimiert. Diese Prozesse wurden dann in skybow in die Vereinsmanagement-Software mithilfe von Automation Actions abgebildet. Dies umfasst zum Beispiel

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Ein- und Austritt von Mitgliedern
Ein Vereinsmanagement-Workflow mit verschiedenen Aufgaben, Automatisierungen und Benachrichtigungen wurde definiert. Wird der Ein- oder Austritts-Workflow per Knopfdruck gestartet, erhält das Mitglied automatisierte Informationen per E-Mail über die notwendigen Schritte zum Beitritt oder Austritt aus dem Orchester. Diese Workflows wurden Schritt für Schritt im skybow Automation Action Builder erstellt. Dafür wurde die „Send Mail“-Aktion verwendet, die standardmäßig bereits verfügbar ist und nur geringfügig angepasst werden muss. Hierfür ist kein Programmierwissen erforderlich.

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Informationen werden vom Mitglied mithilfe von SharePoint-Formularen angefordert. Diese Formulare wurden mit dem skybow Forms Designer erstellt. Mithilfe nützlicher Funktionen wie der bedingten Formatierung werden Fehler deutlich reduziert, keine Informationen können vergessen werden und der Prozess wird erheblich beschleunigt.

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Die verantwortlichen Vorstandsmitglieder erhalten ebenfalls automatisierte Informationen darüber, welche Aufgaben per E-Mail erledigt werden müssen. Dazu gehört zum Beispiel die Übergabe der Uniform oder des Instruments. Dies sind Aufgaben, die ebenfalls automatisch erstellt werden, wenn der Workflow in der Vereinsmanagement-Software gestartet wird. Diese können als erledigt markiert werden. So siehst du immer, was noch zu tun ist.

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Orchesterwechsel
Wechselt ein Mitglied das Orchester, wird ein automatisierter Prozess in der Vereinsmanagement-Software in SharePoint ausgelöst. Die Informationen werden aktualisiert und der Mitgliedsbeitrag automatisch geändert. Das Mitglied erhält zudem eine neue Uniform. Dies ist eine weitere Aufgabe, die automatisch erstellt und der verantwortlichen Person aus dem Vorstand zugewiesen wird. Auch dies lässt sich mit der skybow Automation Action in der Vereinsmanagement-Software einfach umsetzen.

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Abrechnung
Dank der Abrechnungsschnittstelle von skybow ist es auch möglich, den Abrechnungsprozess in der Vereinsmanagement-Software zu automatisieren. So erhält jedes Mitglied vom System die korrekte Rechnung für die Ausleihe der Instrumente und den entsprechenden Mitgliedsbeitrag.

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Bestandsverwaltung

Neben den Prozessen hat skybow auch die Verwaltung der Instrumente verbessert. Dank der Dokumentationsfunktion in der Vereinsmanagement-Software in SharePoint können verschiedene Dokumente für Kauf, Reparaturen oder Wartung mit dem Instrument verknüpft werden. Nun sind sie überall und jederzeit verfügbar.

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Dossier eines Instruments innerhalb des Orchesters mit allen verfügbaren Informationen und Dokumenten im mit skybow erstellten Verbandsverwaltungssystem.

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Dies wurde mit den skybow Dossiers umgesetzt. Mit dieser Funktion lässt sich eine Masterliste einfach mit mehreren Detail-Listen verknüpfen. Anders gesagt: Master-Detail-Beziehung leicht gemacht! Das bedeutet, dass alle verfügbaren Informationen zu einem Instrument, einem Orchester oder einem Mitglied in einer einzigen Quelle gebündelt werden. Dadurch sind sie leicht auffindbar.

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Stefan Grosse-Dütting

Vorstandsmitglied und Schatzmeister, Musikverein Friedensklang Ostendorf

Mit Hilfe von skybow ist es uns endlich gelungen, Struktur in das Chaos der Vereinsverwaltung zu bringen. Wir konnten viele Prozesse automatisieren, haben deutlich weniger Aufwand und alle Daten in einer zentralen Vereinsverwaltungssoftware. Die Lösung war dank der Hilfe des skybow Teams super einfach und intuitiv zu erstellen.

Die Lösung

Die Vereinsmanagement-Software deckt nun die gesamte Verwaltung des Vereins digital ab. Änderungen an den Daten der Mitglieder werden über SharePoint-Formulare vorgenommen. Dank der Abrechnungsfunktionen wird die Abrechnung komplett von der Vereinsmanagement-Software selbst automatisiert.

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Für alle Prozesse im Verein wurde ein digitaler Workflow erstellt, der nach seinem Auslöser automatisch durchlaufen wird. Das bedeutet, dass alle Mitglieder und Vorstandsmitglieder genau wissen, was zu tun ist.

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Insgesamt ist die Verwaltung mit der Vereinsmanagement-Software wesentlich digitaler, moderner und fortschrittlicher geworden. Dadurch ist weniger Aufwand erforderlich und das Fehlerpotenzial wird erheblich reduziert. Die Datenbank ist stets aktuell und legt somit die perfekte Grundlage für ein reibungsloses und müheloses Vereinsmanagement.

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