Baumanagement-Software

Herausforderung

Vor der Einführung der Baumanagement-Software hatten Bauherren oft Schwierigkeiten, wichtige Informationen und Dokumente in Papierform zu verwalten, auszutauschen und zu archivieren. Dies führte zu Verzögerungen, Informationsverlusten, Fehlern und erhöhten Kosten im Projektmanagement.

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Zudem stellte die Abhängigkeit von Papierakten und physischen Standorten ein Hindernis für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten dar.

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Standardtools können hier oft keine Abhilfe schaffen. Denn die Prozesse in Bauprojekten können je nach Art des Projekts und dessen Durchführung stark variieren. Die Baumanagement-Software sollte daher in der Lage sein, die Grundstruktur und die Prozesse von Bauprojekten abzubilden und dennoch flexibel anpassbar sein.

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Wie wir es gelöst haben

Ähnliche Bauprojekte weisen immer die gleiche Struktur auf und im Wesentlichen müssen dieselben Aufgaben erledigt werden. Deshalb wurde die Baumanagement-Software von teamsware so konzipiert, dass diese Struktur bei der Erstellung eines neuen Projekts automatisch angelegt wird.

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In der Baumanagement-Software wird automatisch ein SharePoint-Dossier erstellt, das alle Informationen, Aufgaben und Dokumente für ein Bauprojekt enthält. Das Dossier ermöglicht die einfache Erstellung von Master-Detail-Beziehungen. Dadurch können Informationen aus mehreren Listen und Bibliotheken an einem Ort zusammengeführt werden. Dies sorgt für einen besseren Überblick und schafft eine Single Source of Truth.

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Die ersten standardisierten Dokumente und Aufgaben werden bereits in den Listen und Bibliotheken mittels Automatisierungsaktionen angelegt. Dadurch entfällt viel manuelle Arbeit. Dennoch wissen alle Beteiligten, was zu tun ist, und werden von der Baumanagement-Software per E-Mail oder Team-Nachrichten daran erinnert.

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Dank des responsiven Designs der Baumanagement-Software kann die Lösung auch auf Tablets oder Smartphones auf Baustellen perfekt genutzt werden.

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Die Lösung verfügt auch über eine Funktion, die es ermöglicht, Bilder direkt von der Baustelle zu Dokumentationszwecken in die Baumanagement-Software hochzuladen. Dafür werden SharePoint Forms verwendet. Diese wurden mit dem Forms Designer von skybow erstellt und angepasst. Dadurch konnten sie perfekt an die Bedürfnisse der Baubranche angepasst werden. Dies macht Dokumentationsprozesse nicht nur digitaler, sondern auch deutlich einfacher, schneller und fehlerfreier.

Die Lösung

Aus den Anforderungen entstand eine Komplettlösung, die den gesamten Bauprozess abbildet. Die Baumanagement-Software bietet Funktionen wie zentrale Datenspeicherung, Dokumentenmanagement, eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung.

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Die Baumanagement-Software deckt jedoch nicht nur die Dokumentation und das Dokumentenmanagement ab. Es gibt auch zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Bauprojekten. Dazu gehören beispielsweise:

• Funktionen zur Planung und Koordination von Aufgaben
• Echtzeitkommunikation
• Die Möglichkeit, Dokumente und Modelle direkt in der Software zu bearbeiten

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Diese Baumanagement-Software wurde vollständig mit dem Toolset des skybow Studios entwickelt. Sie wird nun als separates Produkt von teamsware GmbH vertrieben. Das macht es zu einem ganz besonderen Projekt.

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Um die Baumanagement-Software als eigenes Produkt zu vertreiben, nutzt die teamsware GmbH primär das Provisioning-Feature von skybow. Dieses ist einzigartig auf dem Markt und das leistungsstärkste Provisioning-Feature für SharePoint.

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Es ermöglicht, Komplettlösungen als Templates zu erstellen. Das bedeutet, dass die fertige Lösung in einer sicheren Entwicklungsumgebung immer wieder „kopiert“, einfach an die Bedürfnisse des neuen Kunden angepasst und dann auf dessen SharePoint-Tenant ausgerollt werden kann. So wird aus einem kleinen SharePoint-Projekt ein komplett neues Produkt.

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Das skybow Provisioning-Feature steht auch für Updates der Baumanagement-Software zur Verfügung. Das bedeutet, dass Updates der Lösung einfach umgesetzt und dann auf alle Tenants ausgerollt werden können.