SharePoint Asset Management

Herausforderung

Die Assets von MICA Ventures sind stetig gewachsen. Doch das technologische Management war den daraus resultierenden Herausforderungen nicht angepasst. Das Unternehmen versuchte, mit Microsoft Excel Ordnung ins Chaos zu bringen.

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Doch diese Methode war sehr fehleranfällig, die Zusammenarbeit nur bedingt möglich und es standen keine Automatisierungsfunktionen zur Verfügung. Dies kostete das Unternehmen extrem viele Ressourcen.

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Da die Prozesse extrem individuell waren, konnte kein Standard-Tool gefunden werden, das zum Unternehmen passte. Daher war skybow in Kombination mit SharePoint die perfekte Lösung für ihr Asset Management. Die Low-Code Plattform ist zu 100 % in die Microsoft-Umgebung integriert und bietet die notwendige Flexibilität, um die Lösung exakt an die Bedürfnisse von MICA Ventures anzupassen.

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Wie wir es gelöst haben

Das SharePoint Asset Management sollte das zentrale Tool zur Verwaltung aller Assets von MICA Ventures werden. Daher müssen die Funktionen auch den gesamten Managementprozess und alle dabei entstehenden Herausforderungen abdecken. Nur so kann das SharePoint Asset Management die Arbeit tatsächlich erleichtern.

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Die Dossiers für die Assets sind das zentrale Element der Lösung. Mithilfe der Dossiers können Master-Detail-Beziehungen in skybow Studio mit nur wenigen Klicks automatisch erstellt und so mehrere Tabellen und Bibliotheken miteinander verknüpft werden. Das bedeutet, dass alle Daten, Dokumente, Kontakte und Aufgaben gemeinsam im zugehörigen Asset abgelegt werden können.

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So entsteht eine zentrale Single Source of Truth. Alle verantwortlichen Mitarbeitenden können jederzeit und von überall darauf zugreifen. Da das SharePoint Asset Management responsiv ist, kann es auch auf einem Tablet oder Smartphone für Termine vor Ort genutzt werden.

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Zudem wurden individuelle Automatisierungen eingebaut, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. Mithilfe von skybow automation actions werden Mitarbeitende beispielsweise über Microsoft Teams Nachrichten an zu erledigende Aufgaben erinnert.

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Die Erstellung verschiedener Berichte im SharePoint-Asset-Management wurde ebenfalls mit skybows Dokumentengenerierungsfunktion automatisiert. Das bedeutet, dass benötigte Word- oder PDF-Dokumente nun auf Knopfdruck erstellt werden können. Du musst lediglich ein Musterdokument mit den entsprechenden Platzhaltern in der Dokumentengenerierungsfunktion im skybow Studio hochladen.

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Die Lösung

Das SharePoint Asset Management legt den Fokus primär auf die einfache Bedienbarkeit und die Zentralisierung aller Informationen zu den verschiedenen Assets. Dokumente, Verträge und E-Mails können mit Kommentaren versehen in der Asset-Management-Lösung abgelegt werden.  

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So ist sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen, alle Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind und Daten jederzeit schnell gefunden werden können. Das bringt endlich Ordnung ins Excel-Chaos und den Dokumenten-Dschungel auf den Laufwerken.

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Einfache Berichtsansichten von Zahlungsflüssen in den Assets verschaffen den nötigen Überblick. Aufgaben mit automatisierter Erinnerungsfunktion helfen, die Assets geführt zu verwalten. Das SharePoint Asset Management stellt all diese Funktionalitäten bereit, ohne die gewohnte Umgebung verlassen zu müssen.

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Das SharePoint Asset Management kann nicht nur in SharePoint, sondern auch zu 100 % in Microsoft Teams integriert genutzt werden. So können Nutzende in einem Tool arbeiten, das sie bereits täglich verwenden und dessen Nutzung sie bereits kennen.

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Das erleichtert auch das Change Management erheblich. Denn es ist kaum ein Onboarding nötig, da die Nutzenden die Oberfläche bereits kennen.

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Das SharePoint Asset Management ist smart, fördert die Zusammenarbeit und wurde in nur 3 Tagen erstellt. Nun ist es das zentrale Tool für das Asset Management innerhalb von MICA Ventures.