SharePoint Recruiting-Tracker

Herausforderung

Recruiting-Teams, die viele Online-Anfragen haben, stehen oft vor der Herausforderung, diese manuell zu bearbeiten und zu organisieren. Der Prozess ist zwar immer gleich, aber dennoch für jedes Unternehmen sehr individuell. Daher ist es oft schwierig, den Prozess vollständig mit Standard-Tools zu digitalisieren.

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Viele manuelle Schritte sind erforderlich, um die Kandidaten zu sortieren, ihnen passende Positionen zuzuweisen, sie durch den Prozess zu führen und ihnen stets eine adäquate Betreuung zukommen zu lassen. Dieser Prozess ist sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig.

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Daher war der SharePoint Recruitment Tracker die perfekte Lösung, um den Recruiting-Prozess zu digitalisieren, zu modernisieren und zu automatisieren.

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Wie wir es gelöst haben

Alle Kandidaten werden im SharePoint Recruitment Tracker erfasst. Zum einen werden sie direkt aus bezahlten Lead-Kampagnen über die Meta API in die SharePoint-Lösung importiert. Die Integration der Meta API war dank des skybow Automation Action Builder einfach und schnell umzusetzen. Mithilfe von HTTP API Requests können Daten aus zahlreichen Backend-Systemen oder von Meta (Instagram und Facebook) in die SharePoint-Lösung importiert werden. Für solche Premium-Konnektoren fallen übrigens keine zusätzlichen Kosten an.

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Zum anderen hat das Recruiting-Team die Möglichkeit, Kandidaten manuell zu erfassen. Dies geschieht digital mithilfe von SharePoint Forms im SharePoint Recruitment Tracker. Diese wurden mit dem SharePoint Forms Designer von skybow erstellt. Das Feature ermöglicht es, die Formulare exakt an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. So passen sie zum CI und bieten alle benötigten Funktionen. Dazu gehören beispielsweise bedingte Formatierungen oder Automatisierungsaktionen direkt auf den Formularen.

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Die Kandidaten werden in dossiers im SharePoint Recruitment Tracker verwaltet. Dies ist ein skybow Feature, das es dir ermöglicht, Master-Detail-Beziehungen in SharePoint mit nur wenigen Klicks zu erstellen. Das bedeutet, dass alle Informationen zu den Kandidaten an nur einem Ort gebündelt sind. Alle Dokumente, E-Mails und Daten sind für alle verantwortlichen Mitarbeiter sichtbar und leicht auffindbar.

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Sobald die Kandidaten erfasst sind, durchlaufen sie alle denselben Recruiting-Prozess. Dieser wird automatisch im SharePoint Recruitment Tracker ausgelöst. Zahlreiche zuvor manuelle Aufgaben wurden automatisiert:

• E-Mails mit Informationen oder Status werden automatisch an die Kandidaten versendet.
• Automatisierte SMS werden auch als Erinnerungen für die Kommunikation mit Kandidaten genutzt.
• Aufgaben für Mitarbeiter werden automatisch erstellt.
• Das Team wird auch über Microsoft Teams Nachrichten an noch nicht abgeschlossene Aufgaben erinnert.

All dies wurde mithilfe der standardmäßigen Automation Actions implementiert, die in skybow verfügbar sind. Diese müssen nur geringfügig für den SharePoint Recruitment Tracker angepasst werden. Es ist kein Programmierwissen erforderlich.

Die Lösung

Ein standardisiertes Formular wurde für das Social Media Customer Relationship Management (CRM) erstellt. Dieses wird in den sozialen Medien beworben. Das Formular dient dazu, potenzielle Kandidaten zu erfassen, die an einer bestimmten Stelle interessiert sind. Die dabei gesammelten Daten werden automatisch vom Tool analysiert.

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Potenzielle Kandidaten werden automatisch über verschiedene Kanäle, wie E-Mail, SMS oder Microsoft Teams, kontaktiert. Dies geschieht durch den Einsatz automatisierter Follow-up-Systeme im SharePoint Recruitment Tracker. Der Status jedes Kandidaten wird mit den Anforderungen des suchenden Unternehmens abgeglichen und zugeordnet.

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Der gesamte Prozess, einschließlich der Kontaktaufnahme mit Bewerbern und der Verfolgung des Status jedes Bewerbers, wird vom SharePoint Recruitment Tracker überwacht und verwaltet. Der Tracker stellt außerdem sicher, dass alle relevanten Informationen zu jedem Bewerber aktuell gehalten werden. Zusätzlich werden alle Interaktionen mit Kandidaten ordnungsgemäß dokumentiert.

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Dies stellt sicher, dass Unternehmen die besten Kandidaten finden. Der Einsatz automatisierter Workflows im SharePoint Recruitment Tracker verbessert die Effizienz und Genauigkeit des gesamten Prozesses. Zusätzlich reduziert das Tool Zeit und Kosten für alle Beteiligten.