5 Tipps für eine erfolgreiche 4-Tage-Woche in deinem Unternehmen

4 Tage Arbeit, 3 Tage frei. Klingt super.
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Alle reden derzeit über die 4-Tage-Woche. Es gibt viele Studien und Pilotversuche zu diesem neuen Arbeitszeitmodell in zahlreichen Ländern.

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Im Grunde ist die Idee, die gleiche Arbeitsmenge in nur 4 statt 5 Tagen pro Woche zu erledigen. Den Studien zufolge sind die Hauptvorteile: eine bessere Work-Life- und Work-Family-Balance, mehr Motivation und weniger Stress.

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Aber ist das wirklich möglich? Kannst du die Arbeitslast von 5 Tagen wirklich in nur 4 Tagen bewältigen? Und wenn das wirklich der Fall ist, solltest du Angst haben, dass Arbeitsplätze komplett abgebaut werden?

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Ein Teil unseres Teams hat für einige Wochen ein Selbstexperiment gestartet. Wir haben das Modell getestet und teilen hier unsere Tipps und Erfahrungen zur 4-Tage-Woche mit dir.

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Zunächst einmal:
Uns ist bewusst, dass die 4-Tage-Woche nicht für alle Berufe geeignet ist. Unsere Tipps, wie eine 4-Tage-Woche funktionieren kann, beziehen sich primär auf Büroberufe. Es gibt zahlreiche andere Berufe, die unverzichtbar und extrem verantwortungsvoll sind, aber keine 4-Tage-Woche nutzen können.

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Was sagen die Studien?

Bevor wir zu unseren Ergebnissen und Tipps kommen, hier ein paar offizielle und repräsentative Zahlen zur 4-Tage-Woche. Da zahlreiche Länder Pilotversuche starten, sind die ersten Ergebnisse vielversprechend und zeigen die potenziellen Vorteile dieses revolutionären Arbeitsmodells auf.

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Studien aus Ländern wie Island und Neuseeland haben nicht nur Verbesserungen des Mitarbeiterwohls, sondern auch gleichbleibende oder sogar gesteigerte Produktivitätsniveaus gezeigt.

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Neuseeländische Studie mit Unilever

Unilever führte von Dezember 2020 bis Juni 2022 einen 4-Tage-Woche-Test durch. Dabei wurden verschiedene Auswirkungen auf die Produktivität und die Mitarbeitenden selbst untersucht. Hier sind die wichtigsten Ergebnisse:

• Die Mehrheit der Mitarbeitenden fühlte sich engagierter
• Fehlzeiten sanken um 34 %
• Stresslevel sanken um 33 %
• Gefühle von Stärke und Vitalität bei der Arbeit stiegen um 15 %
• Work-Life- oder Work-Family-Konflikte sanken um 67 %​

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Test in der Stadt Reykjavík

Der Test in Island wurde von der Stadt Reykjavík und der nationalen Regierung durchgeführt, bei dem Mitarbeitende zu einer kürzeren Arbeitswoche ohne Lohnkürzung übergingen. Die Ergebnisse zeigten Verbesserungen der Work-Life-Balance ohne signifikanten Produktivitätsrückgang. 97 % der 2.500 Mitarbeitenden gaben an, die 4-Tage-Woche fortsetzen zu wollen.

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5 Tipps für eine erfolgreiche 4-Tage-Woche in deinem Unternehmen

Die Ergebnisse der Studien klingen sehr vielversprechend. Deshalb hat sich ein Teil des skybow Teams entschieden, es auszuprobieren. Alle Projekte liefen wie gewohnt weiter. Das gleiche Arbeitspensum musste in nur 4 Tagen erledigt werden.

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Zuerst einmal: Ja, es hat tatsächlich funktioniert.

Es müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Du musst dir im Vorfeld deine eigenen Strukturen, Aufgaben und Prozesse genau ansehen. Wir zeigen dir, wie das funktioniert.

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Hier sind unsere Erfahrungen und Tipps für eine 4-Tage-Woche:

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✅ Strukturiere die Aufgabenbereiche deines Teams

Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein. Personen, die für Aufgaben zuständig sind, müssen auch Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen können. Genau zu wissen, was wann zu erledigen ist, reduziert den Bedarf an ständiger Koordination und spart wertvolle Zeit für deine 4-Tage-Woche.
 
In diesem Schritt solltest du auch Aufgaben priorisieren. Du kannst mit weniger Zeit nicht genau so viel erledigen wie zuvor. Digitalisierung und Automatisierung können hier helfen. Mehr dazu weiter unten. Aber allein herauszufinden, welche unnötigen Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, kann extrem hilfreich sein.

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✅ Organisiere essentielle Meetings

Reduziere Meetings auf das absolut Notwendige. Lade nur das unbedingt benötigte Personal ein und bereite immer eine Agenda im Voraus vor. Stimme nur Meetings zu, die für dich relevant sind.

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Meetings, bei denen es kaum einen Mehrwert für dich gibt oder bei denen du nur eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse benötigst, fressen unnötig Zeit. Große Meetings mit vielen Teilnehmenden binden viele Ressourcen und verursachen hohe Kosten.

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✅ Optimiere deine Prozesse

Effizienz ist König in einer 4-Tage-Woche. Die Optimierung von Prozessen kann deine Produktivität erheblich steigern. Prüfe, wo es Prozessschritte gibt, die noch nicht optimal laufen.

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Gibt es vielleicht einen Engpass oder unnötige Genehmigungsschleifen? Gibt es Stellen, an denen häufig Fehler auftreten oder Informationen verloren gehen? Sind die Prozesse für alle Beteiligten transparent, d.h. ist klar, wo der Prozess aktuell steht?

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Auch hier können Digitalisierung und Automatisierung Effizienz-Booster sein. Gerade in Prozessen, wo noch viel auf Papier erledigt wird, können Informationen verloren gehen oder nicht allen zur Verfügung stehen. Genehmigungen dauern länger und es dauert insgesamt deutlich länger, bis Prozesse abgeschlossen sind.

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‍✅ Wo möglich, automatisieren

Nun kommen wir zu dem Punkt, den wir bereits im Zusammenhang mit den Tipps für eine 4-Tage-Woche erwähnt haben: Automatisierung. Dies ist definitiv einer der wichtigsten Punkte. Denn wie kannst du besser Zeit sparen, als mit Aufgaben, die nicht mehr manuell erledigt werden müssen?

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Mit welchen Aufgaben startest du am besten?

Den größten Effekt erzielt man bei sich wiederholenden Aufgaben. Diese lassen sich in der Regel weitgehend automatisieren. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wird Zeit für strategischere Aufgaben frei.

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Nimm dir Zeit, deinen Arbeitstag durchzugehen und alle Aufgaben aufzuschreiben, die sich regelmäßig wiederholen. Recherchiere dann, wie diese automatisiert werden können.

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‍✅ Die richtigen Tools nutzen

Dieser Punkt geht Hand in Hand mit dem vorherigen Tipp für eine 4-Tage-Woche. Es ist nicht nur notwendig, Aufgaben und Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, sondern auch die richtigen Tools zu nutzen. Wenn das Tool nicht perfekt zu deinem eigenen Prozess passt, verursacht es eher mehr Arbeit, als es dir abnimmt.

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Der Prozess sollte sich nicht an das Tool anpassen, sondern umgekehrt. Das ermöglicht es dir, bei deinen etablierten, bewährten und optimierten Prozessen zu bleiben. Wenn sich der Prozess durch ein Tool maßgeblich ändert, muss sich das Team erst an ein neues Tool und den neuen Prozess gewöhnen.

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Dies bringt nur langfristig Effizienzgewinne. Für die 4-Tage-Woche benötigst du kurzfristige Effizienzgewinne. Führe daher nur Tools ein, die perfekt zu deinen Prozessen passen.

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Wie du die richtigen Tools findest, um eine 4-Tage-Woche zu unterstützen

Wie wir bereits festgestellt haben, ist das Wichtigste für die Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche, dass du die richtigen Tools nutzt, die dich unterstützen. Das richtige Tool ist definiert als Software, die perfekt zu deinen Prozessen, Strukturen und Aufgaben passt.

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Ein solches Tool auf dem Markt zu finden, ist gar nicht so einfach. Die meisten Standard-Tools haben starre Strukturen und mehr oder weniger vordefinierte Prozesse. Wenn das nicht zufällig dein aktueller Prozess ist, musst du Anpassungen vornehmen.

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Wir wollen aber so schnell wie möglich Effizienzgewinne erzielen, damit die Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche umgesetzt werden können.

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Hier können Low-Code Plattformen helfen. Sie bieten die Möglichkeit, innerhalb kürzester Zeit eigene Lösungen ohne Programmierkenntnisse zu bauen. Diese Lösungen können ganze Prozesse abbilden und unterstützen. Auch Automatisierungen sind einfach umzusetzen.

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Dazu gehört auch das skybow Studio. Es ist zu 100 % in Microsoft 365 integriert. Das bedeutet, dass mit skybow erstellte Lösungen sogar in Microsoft Teams genutzt werden können. Dies bringt zusätzliche Effizienzgewinne mit sich:

• Kein neuer Login erforderlich
• Digitale Prozesse passen exakt zu den gelebten Prozessen.
• Kein Onboarding notwendig, da die Benutzeroberfläche bereits vertraut ist.
• Die Lösungen können mit allen Tools der M365 Suite interagieren, sodass Aufgaben sehr einfach automatisiert werden können.
  

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Durch die Optimierung von Abläufen ebnet skybow Studio den Weg für einen nahtlosen Übergang zu einer 4-Tage-Arbeitswoche, wodurch die Produktivität hoch bleibt, während die Mitarbeiter eine verbesserte Work-Life-Balance genießen.

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Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, was mit skybow Studio als der #1 Low-Code Plattform für SharePoint möglich ist, dann wirf einen Blick auf unsere Case Studies. Dort findest du zahlreiche Lösungen, die andere Nutzer erstellt haben. Sie alle digitalisieren und automatisieren Prozesse, um Teams und ganze Unternehmen zu modernisieren.

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Unser Fazit zu den Tipps für die 4-Tage-Woche

Wir hatten bereits eine gute Struktur für Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Meetings. Diese haben wir jedoch noch gestrafft. Dadurch wurde der Abstimmungsaufwand reduziert.

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Was für uns einen GROSSEN Unterschied gemacht hat, waren die letzten 3 Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche. Prozesse straffen, Aufgaben automatisieren und die richtigen Tools nutzen. Hier profitieren wir davon, dass wir uns täglich mit diesen Punkten bei unseren Kunden auseinandersetzen. Wir haben Abstimmungs- und Genehmigungsschleifen reduziert. Das schuf mehr Vertrauen und Prozesse liefen deutlich reibungsloser.

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Wir haben auch Workflows digitalisiert und automatisiert mit unserer Low-Code Plattform. Dazu gehören Content-Planung, Finanzprozesse und HR-Workflows. Jetzt profitieren wir von Tools, die zu 100 % zu unseren Prozessen passen.

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Wie war die Performance in der 4-Tage-Woche?
Wir planen unsere Projekte immer in zweiwöchigen Sprints. So konnten wir genau messen, wie viele Aufgaben wir in den Sprints erledigen konnten. Wir haben die 4-Tage-Wochen einfach mit den „normalen“ Wochen verglichen.

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Das Ergebnis?
Wir waren in der 4-Tage-Woche nicht produktiver als zuvor. Hier können wir die Ergebnisse vieler Studien nicht bestätigen. ABER wir hatten auch keinen Produktivitätsverlust. Das Experiment war also ein Erfolg. Dies war definitiv nur dank der Effizienzsteigerungen möglich.

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Wir möchten auch andere Teams motivieren, es auszuprobieren. Auch wenn die 4-Tage-Woche nicht zu deinen persönlichen Aufgaben passt, lohnt es sich, die 5 Tipps umzusetzen. Auch wenn die Arbeitslast für 5 Tage reduziert wird, profitieren alle. Wenn du Unterstützung bei diesem Prozess benötigst, buche unser kostenloses Erstgespräch.