So identifizierst du digitalisierbare Prozesse effektiv

Wenn du hier gelandet bist, weißt du bereits, dass es noch zahlreiche Geschäftsprozesse gibt, die mit Hilfe der Digitalisierung optimiert werden können. Wir müssen dir also nichts mehr über die Notwendigkeit der Prozessdigitalisierung erzählen.

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Der erste Schritt ist also bereits getan. Du möchtest Geschäftsprozesse digitalisieren. Das macht es aber nicht unbedingt einfacher. Es stellt sich die Frage: Wo soll ich anfangen? Welche Geschäftsprozesse sind digitalisierbar?

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Mit solchen Fragen beschäftigen wir uns täglich mit unseren Kunden. Deshalb haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die dir hilft, digitalisierbare Prozesse zu identifizieren.

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Das digitale Dilemma bei der Identifizierung digitalisierbarer Prozesse

Viele Unternehmen, vielleicht auch deines, kämpfen mit dem „Was“ und „Wie“ der Prozessdigitalisierung. Es ist, als wüsstest du, dass du deine Software aktualisieren musst, aber nicht, welche Version du installieren sollst. Aber bei der alten Version zu bleiben, ist keine Option. Das würde dich weniger wettbewerbsfähig machen.

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Die Identifizierung digitalisierbarer Prozesse ist ein wichtiger Schritt in der Prozessdigitalisierung. Es geht nicht darum, irgendwelche Prozesse zu digitalisieren, sondern die richtigen.

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Zunächst müssen Prozesse digitalisierbar sein. Wenn nicht, funktioniert die Digitalisierung nicht, das Team sieht keine Ergebnisse und verliert die Motivation. Außerdem solltest du nicht mit großen und geschäftskritischen Prozessen beginnen. Natürlich können sie den größten Einfluss erzielen, wenn sie optimiert werden. Die Digitalisierung solcher Geschäftsprozesse ist nicht einfach, teuer und zeitaufwendig.

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Es kommt auf die richtige Mischung an. Für den Anfang solltest du kleinere, aber dennoch relevante digitalisierbare Prozesse identifizieren. Später, mit mehr Erfahrung, kannst du auch größere und kritischere digitalisierbare Prozesse identifizieren.

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Die Checkliste: digitalisierbare Prozesse identifizieren

Um dir zu helfen, dich in diesem Digitalisierungs-Labyrinth zurechtzufinden, haben wir eine Checkliste erstellt, um Prozesse in deinem Unternehmen zu identifizieren, die digitalisiert werden können:

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✅ Repetitive Aufgaben bewerten‍

Beginne damit, Aufgaben zu betrachten, die repetitiv und zeitaufwendig sind. Dies sind typischerweise die „Low-Hanging Fruits“ der Digitalisierung.

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Wenn Aufgaben immer wieder erledigt werden müssen, folgen sie einem bestimmten Muster. Dieses Muster kann durch Tools abgedeckt werden. Du kannst der Software genau vorgeben, wie sie die Aufgaben ausführen soll.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse im HR-Bereich:

• Zeiterfassung
• Urlaubsanträge
• Mitarbeitergespräche

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✅ Datenverarbeitung bewerten‍

Jeder Prozess, der viel Dateneingabe, -übertragung oder -analyse beinhaltet, ist ein idealer Kandidat. Dies gilt nicht nur für die Datenerfassung selbst, sondern auch für die Erfassung von Daten mittels Papierformularen oder per E-Mail, die dann manuell in Software übertragen werden müssen. Digitale Tools können diese Aufgaben effizienter und fehlerfreier erledigen.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse:

• Erfassung, Aktualisierung und Überwachung von Inventaren
• Erstellung von Berichten, Zusammenfassungen und Analysen
• Erstellung von Finanzberichten

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✅ Feedback- und Genehmigungsprozesse

Prozesse, die ständiges Feedback oder Genehmigungen erfordern, profitieren erheblich von digitalen Workflows. Die Digitalisierung reduziert dabei hauptsächlich die Bearbeitungszeiten.

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Mitarbeiter werden benachrichtigt, um Feedback oder Genehmigungen zu geben. Zudem können alle verantwortlichen Mitarbeiter den Fortschritt solcher Prozesse in digitalen Tools einsehen. Das bedeutet, dass selbst mehrstufige Genehmigungsprozesse strukturiert und effizient abgebildet werden können.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse:

• Verfolgung von Aufgaben, Fristen und Feedback im Projektmanagement
• Management von Test- und Überprüfungsprozessen zur Qualitätssicherung
• Genehmigung von Beschaffungsmaßnahmen oder Urlaubsanträgen

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✅ Abteilungsübergreifende Abhängigkeiten‍

Achte auf Prozesse, die mehrere Teams involvieren. Digitale Lösungen können die Kommunikation und Effizienz über organisatorische Silos hinweg verbessern.

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Alle verantwortlichen Mitarbeiter können jederzeit und überall auf alle Informationen zugreifen. Idealerweise kann das gesamte Team auch den Fortschritt einsehen. Dies schafft eine einzige Informationsquelle (Single Source of Truth) und macht den Prozess effizienter. Es erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da sich niemand ausgeschlossen fühlt.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse:

• Onboarding neuer Mitarbeiter:
  HR, IT für technische Ausstattung, Fachabteilung für Schulungen
• Produktentwicklung:
  Zusammenarbeit zwischen Design, Engineering, Marketing und Vertrieb

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Mithilfe dieser Checkliste wirst du sicher verschiedene digitalisierbare Prozesse in deinem Unternehmen identifizieren. Am besten sprichst du dazu mit jedem Team und stellst die gleichen Fragen basierend auf diesen Checkpoints. Mit der Zeit werden zahlreiche scheinbar unbedeutende Prozesse zum Vorschein kommen, die durch Digitalisierung erhebliche Effizienzgewinne erzielen können.

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Fühlst du dich noch unsicher bei der Identifizierung digitalisierbarer Prozesse?

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Digitalisierbare Prozesse identifiziert – was kommt als Nächstes?

Wenn du weißt, welchen Prozess du digitalisieren möchtest, bist du bereits einen Schritt voraus. Jetzt musst du die passende Digitalisierungsmaßnahme für deinen identifizierten digitalisierbaren Prozess finden. Dafür hast du drei Optionen:

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Standard-Tool
Du suchst nach einem fertigen Tool. Idealerweise sollte es den identifizierten digitalisierbaren Prozess genau so abbilden, wie du ihn lebst. Dies ist jedoch selten der Fall. In den meisten Fällen musst du deinen Prozess an das Tool anpassen.

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Individuelle Entwicklung
Wenn du kein passendes Standard-Tool findest, kannst du dein eigenes Tool von einem Entwickler entwickeln lassen. Dies bildet den identifizierten digitalisierbaren Prozess garantiert exakt ab. Dies ist jedoch sehr teuer, zeitaufwendig und macht dich vom Entwickler abhängig.

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Low-Code-Tools
Dies kombiniert die Vorteile der anderen beiden. Du kannst Low-Code-Tools nutzen, um deine eigenen Lösungen zu erstellen. So passen sie perfekt zu deinem identifizierten digitalisierbaren Prozess. Dies ist jedoch viel schneller, einfacher und kostengünstiger.

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