SharePoint Agents 2026: Echte Use Cases & Setup-Leitfaden

Was wäre, wenn dein Team nicht mehr Dokumente durchsuchen müsste — und einfach fragen könnte?

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Für viele Organisationen bedeutet die Arbeit mit SharePoint immer noch:
Dateien öffnen, endlos scrollen und hoffen, die richtigen Informationen zu finden.

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Doch mit SharePoint Agents ändert sich das komplett.

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Anstatt durch Dokumente zu navigieren, interagieren Benutzer mit Informationen in natürlicher Sprache. Und diese Veränderung eröffnet völlig neue Möglichkeiten für SharePoint-Lösungen.

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Das Problem: Dokumentenzentrierte Prozesse verlangsamen dich.

Prozesse wie Vertragsmanagement, Compliance oder Projektdokumentation haben alle eines gemeinsam: 👉 Sie sind dokumentenlastig.

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Sicher kennst du diese Herausforderungen:

• Informationen sind in PDFs und Dateien vergraben
• Manuelles Suchen kostet Zeit und ist fehleranfällig
• Nutzer verlassen sich auf Erfahrung oder Kollegen
• Wichtige Details werden leicht übersehen

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Selbst in einer gut strukturierten SharePoint-Umgebung bleibt der eigentliche Engpass: Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden.

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Hier kommen SharePoint Agents ins Spiel.

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SharePoint Agents sind KI-gestützte Assistenten, die auf Microsoft Copilot basieren. Sie können Informationen aus deiner SharePoint-Umgebung, insbesondere aus Dokumenten, verstehen und abrufen. Sie ermöglichen es dir, in natürlicher Sprache mit Inhalten zu interagieren, anstatt manuell nach Dateien zu suchen. Das macht sie besonders leistungsstark für dokumentenzentrierte Prozesse.

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Wichtig zu wissen: jeder Endnutzer, der SharePoint Agents nutzen möchte, benötigt eine Copilot-Lizenz.

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Sie ermöglichen dir, als Nutzer,:

• Fragen in natürlicher Sprache stellen
• Informationen direkt aus Dokumenten extrahieren
• Zusammenfassungen erhalten, anstatt ganze Dateien zu lesen

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Statt: „Wo ist diese Information?“
Fragen Benutzer jetzt: „Was muss ich wissen?“

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Echte Use Cases: Wie SharePoint Agents alltägliche Probleme lösen

Wir haben einige Use Cases zusammengefasst, die wir häufig in Unternehmen sehen. Viele Unternehmen lösen diese Herausforderungen jetzt, indem sie gut strukturierte SharePoint-Lösungen mit SharePoint Agents kombinieren.

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Das spart viel Zeit, macht Prozesse effizienter und reduziert Fehler. Finde heraus, wo du SharePoint-Lösungen und SharePoint Agents in deiner eigenen Organisation implementieren kannst:

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Informationen sofort in Dokumenten finden mit SharePoint Agents

Eine der häufigsten Herausforderungen in jedem Unternehmen – wichtige Informationen sind in Dokumenten vergraben. Mitarbeiter wissen nicht genau, in welchem Dokument sich die Informationen befinden oder wo das Dokument gespeichert ist. Dies ist ein besonderes Problem, wenn es um Informationen geht, die nicht täglich benötigt werden.

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Oft tust du als Mitarbeiter Folgendes:

• Mehrere Dateien öffnen
• Manuell suchen
• Wichtige Details trotzdem übersehen

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Mit SharePoint Agents:

• Frage: „Was sind die Kernpunkte dieses Dokuments?“
• Oder: „Wo finde ich Informationen zu Preisen oder Fristen?“

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👉 Ergebnis: Sofortige Antworten anstatt manueller Suche

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Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter dank SharePoint Agents

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist mit viel Arbeit verbunden. Es ist nicht nur eine Herausforderung für den neuen Mitarbeiter, sondern auch für die bestehende Belegschaft. Neue Mitarbeiter schneller einsatzbereit zu machen, spart eine enorme Menge an Zeit, Aufwand und Geld.

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Neue Mitarbeiter tun sich oft schwer damit:

• interne Prozesse zu verstehen
• die richtigen Dokumente zu finden
• unternehmensspezifisches Wissen zu erlernen

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Mit SharePoint Agents:

• Frage: „Wie funktioniert unser Genehmigungsprozess?“
• Oder: „Wo finde ich die Onboarding-Richtlinien?“

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👉 Ergebnis: Schnelleres Onboarding und weniger Abhängigkeit von erfahrenen Kollegen

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SharePoint Agents bereiten Entscheidungen und Meetings vor

Entscheidungen auf der Grundlage umfassender Informationen zu treffen, ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Bei wichtigen Entscheidungen kann die Vorbereitung der notwendigen Hintergrundinformationen zeitaufwendig sein. Dasselbe gilt für Meetings.

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Bevor du eine Entscheidung triffst oder an einem Meeting teilnimmst, musst du oft:

• Dokumente prüfen
• wichtige Erkenntnisse extrahieren
• Zusammenfassungen erstellen

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Mit SharePoint Agents:

• Frage: „Fasse dieses Dokument zusammen“
• Oder: „Welche Hauptrisiken werden erwähnt?“

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👉 Ergebnis: Schnellere Vorbereitung und bessere Entscheidungsfindung

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Der wahre Wert: KI in deine SharePoint-Lösungen einbetten

Die wahre Stärke von SharePoint Agents liegt nicht nur darin, was sie tun — sondern wo du sie einsetzt. Mit dem richtigen Ansatz kannst du sie direkt in deine Geschäftsprozesse integrieren.

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SharePoint Agents sind keine Einheitslösung. Sie können mit Regeln konfiguriert und gesteuert werden. Dann verhalten sie sich je nach Kontext unterschiedlich. Genau wie ein spezialisierter Assistent für jeden Geschäftsbereich.

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Ohne Konfiguration: Bekommst du eine generische KI, die versucht, alles zu beantworten

Mit Konfiguration: Bekommst du fokussierte, rollenbasierte Assistenten, die genauer, vorhersehbarer und vertrauenswürdiger sind

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Aber was bedeutet das eigentlich in der Praxis?

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Was kannst du in einem SharePoint Agent konfigurieren?

Beim Einrichten eines SharePoint Agents schaltest du ihn nicht einfach „ein“. Du definierst wie er denken, was er verwenden und wie er antworten soll.

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Hier findest du eine ausführliche Videoanleitung, wie du SharePoint-Agenten am besten konfigurierst und wie du sie in deine SharePoint-Lösung integrierst.

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1. Datengeltungsbereich (Was der SharePoint-Agent weiß)

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass SharePoint Agents einfach „alle Dokumente durchsuchen“. Tatsächlich kannst du genau definieren, welche Quellen ein Agent nutzen soll. Du legst fest:

• Auf welche Dokumente oder Bibliotheken der SharePoint-Agent zugreifen kann
• Ob er sich auf ein bestimmtes Dokument, einen Ordner oder eine ganze Bibliothek konzentrieren soll

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👉 Dies steuert, welches Wissen der SharePoint-Agent nutzen darf

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2. Anweisungen & Verhalten (Wie der SharePoint-Agent antwortet)

Du kannst den SharePoint-Agenten mit Anweisungen wie diesen leiten:

• „Antworte nur basierend auf den bereitgestellten Dokumenten“
• „Wenn du unsicher bist, sage, dass du es nicht weißt“
• „Antworte in einem strukturierten Format“
• „Konzentriere dich auf compliance-relevante Informationen“

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👉 Das sorgt für konsistente und verlässliche Antworten

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3. Zweck & Kontext (Warum der SharePoint-Agent existiert)

Jeder SharePoint-Agent kann für eine spezifische Rolle konzipiert werden, zum Beispiel:

• Prozesse erklären
• Entscheidungsfindung unterstützen
• Dokumente zusammenfassen
• Benutzer durch Workflows führen

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👉 Dies definiert, wie Benutzer mit dem SharePoint-Agenten interagieren

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Beispiel: SharePoint-Agent für Genehmigungsprozesse

Machen wir es konkret. Du erstellst einen SharePoint Agent für deinen internen Genehmigungsprozess.

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Konfiguration:

• Quelle: Ein offizielles Prozessdokument
• Anweisung:
  • Verwende nur dieses Dokument
  • Gib Schritt-für-Schritt-Antworten
  • Rate nicht und füge kein externes Wissen hinzu

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Anstatt zu suchen, fragst du den SharePoint Agent:

• „Was sind die Schritte für die Genehmigung?“
• „Wer muss eine Anfrage über 10.000 € genehmigen?“

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👉 Dies verwandelt ein statisches Dokument in einen interaktiven Prozessexperten

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Beispiel: Verschiedene SharePoint Agents für verschiedene Kontexte

Stell dir nun vor, du kombinierst mehrere spezialisierte SharePoint Agents in einer Lösung:

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In einer SharePoint-Lösung für Verträge

• SharePoint Agent 1: Hilft dir bei der Auswahl des richtigen Vertragstyps
• SharePoint Agent 2: Erklärt dir rechtliche Klauseln
• SharePoint Agent 3: Fasst dir Vertragsinhalte zusammen

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In einer SharePoint-Lösung für Personalwesen

• SharePoint Agent: Beantwortet dir Fragen zu Richtlinien und Onboarding

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In einer SharePoint-Lösung für Finanzen

• SharePoint Agent: Stellt die Einhaltung der Genehmigungsregeln sicher

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Mit skybow noch einen Schritt weiter gehen: Paketieren & Bereitstellen mit deiner SharePoint-Lösung

Während SharePoint Agents eine Standardfunktion von SharePoint sind, erweitern Plattformen wie skybow Studio ihr Potenzial erheblich. SharePoint Solutions Builder können:

• SharePoint Agents einmalig konfigurieren
• Paketieren sie mit ihrer SharePoint-Lösung in skybow Studio
• Sie über mehrere Tenants hinweg bereitstellen

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Dies gewährleistet Konsistenz und Skalierbarkeit.

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Dokumentenzentrierte SharePoint-Lösungen ohne Copilot-Lizenz erstellen? skybows No-Code SharePoint Form Builder ermöglicht es dir, Workflows zu digitalisieren und Genehmigungen zu automatisieren – komplett innerhalb von SharePoint, kein Copilot erforderlich.

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Vorteile von SharePoint Agents in SharePoint-Lösungen

Zu guter Letzt die Stärken und Schwächen von SharePoint Agents. Sie sind nicht perfekt – so wie derzeit keine KI. Aber richtig eingesetzt, können sie eine echte Hilfe sein. Um das Beste aus ihnen herauszuholen, musst du wissen, was sie können und was nicht.

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Richtig eingesetzt, SharePoint Agents:

✅ Reduzieren den Zeitaufwand für die Informationssuche
✅ Verbessern die Produktivität in dokumentenlastigen Prozessen
✅ Ermöglichen die Interaktion mit Daten in natürlicher Sprache
✅ Unterstützen eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung
✅ Erhöhen die Akzeptanz von SharePoint-Lösungen

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Wie jede KI-Technologie sind SharePoint Agents nicht perfekt. Es ist sehr wichtig zu beachten:

• Sie hängen von der Dokumentenqualität und -struktur ab
• Ergebnisse sollten immer validiert werden
• Eine Copilot-Lizenz ist erforderlich
• Sie greifen nicht auf strukturierte SharePoint-Listendaten zu

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Der Schlüssel ist: Nutze sie dort, wo sie den größten Mehrwert bieten — in dokumentenzentrierten Szenarien.

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