SharePoint Agents 2026: Echte Use Cases & Einrichtungsleitfaden

Was wäre, wenn dein Team nicht mehr Dokumente durchsuchen müsste, sondern einfach fragen könnte?

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Für viele Organisationen bedeutet die Arbeit mit SharePoint immer noch:
Dateien öffnen, endlos scrollen und hoffen, die richtigen Informationen zu finden.

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Aber mit SharePoint Agents ändert sich das komplett.

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Anstatt durch Dokumente zu navigieren, interagierst du mit Informationen über natürliche Sprache. Dieser Paradigmenwechsel eröffnet dir völlig neue Möglichkeiten für SharePoint-Lösungen.

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Das Problem: Dokumentenzentrierte Prozesse bremsen dich aus

Prozesse wie Vertragsmanagement, Compliance oder Projektdokumentation haben alle eines gemeinsam: Sie sind dokumentenlastig.

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Sicher kennst du diese Herausforderungen:

• Informationen sind in PDFs und Dateien vergraben
• Die manuelle Suche ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Benutzer verlassen sich auf Erfahrung oder Kollegen.
• Wichtige Details werden leicht übersehen

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Auch in einer gut strukturierten SharePoint-Umgebung bleibt der eigentliche Engpass bestehen: Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden.

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Hier kommen SharePoint Agents zum Einsatz.

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SharePoint Agents sind KI-gestützte Assistenten, die auf Microsoft Copilot basieren. Sie können Informationen aus deiner SharePoint-Umgebung verstehen und abrufen, insbesondere aus Dokumenten. Sie ermöglichen es dir, mit Inhalten in natürlicher Sprache zu interagieren, anstatt manuell Dateien zu durchsuchen. Das macht sie besonders leistungsstark für dokumentenzentrierte Prozesse.

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Wichtig zu wissen: Jeder Endbenutzer, der SharePoint Agents nutzen möchte, benötigt eine Copilot-Lizenz.

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Damit können Nutzer:

• Fragen in natürlicher Sprache stellen
• Informationen direkt aus Dokumenten extrahieren
• Zusammenfassungen erhalten, statt ganze Dateien zu lesen

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Statt: „Wo finde ich diese Information?“
fragen Benutzer jetzt: „Was muss ich wissen?“

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Echte Use Cases: Wie SharePoint Agents alltägliche Probleme lösen

Wir haben einige Use Cases zusammengefasst, die wir häufig in Unternehmen sehen. Viele Unternehmen lösen diese Herausforderungen heute, indem sie gut strukturierte SharePoint-Lösungen mit SharePoint Agents kombinieren.

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Das spart viel Zeit, macht Prozesse effizienter und reduziert Fehler. Finde heraus, wo du mit der Implementierung von SharePoint-Lösungen und SharePoint Agents in deinem Unternehmen beginnen kannst:

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Sofortiges Auffinden von Informationen in Dokumenten mit SharePoint Agents

Eine der häufigsten Herausforderungen in jedem Unternehmen: Wichtige Informationen sind in Dokumenten vergraben. Mitarbeitende wissen nicht genau, in welchem Dokument die Informationen stehen oder wo das Dokument gespeichert ist. Dies ist ein besonderes Problem, wenn es um Informationen geht, die nicht täglich benötigt werden.

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Mitarbeitende tun oft Folgendes:

• Mehrere Dateien öffnen
• Manuell suchen
• Es fehlen dennoch wichtige Details

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Mit SharePoint Agents:

• Frage: „Was sind die wichtigsten Punkte dieses Dokuments?“
• Oder: „Wo finde ich die Informationen zu Preisen oder Fristen?“

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👉 Ergebnis: Sofort Antworten statt manueller Suche

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Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter dank SharePoint Agents

Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist mit viel Arbeit verbunden. Es ist nicht nur eine Herausforderung für den neuen Mitarbeitenden, sondern auch für das bestehende Personal. Neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten, spart eine enorme Menge an Zeit, Aufwand und Geld.

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Neue Mitarbeiter haben oft Schwierigkeiten damit:

• Interne Prozesse zu verstehen
• Die richtigen Dokumente zu finden
• Unternehmensspezifisches Wissen zu lernen

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Mit SharePoint Agents:

• Frage: „Wie funktioniert unser Genehmigungsprozess?“
• Oder: „Wo finde ich die Onboarding-Richtlinien?“

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👉 Ergebnis: Schnellere Einarbeitung und geringere Abhängigkeit von erfahrenen Kollegen

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SharePoint Agents bereiten Entscheidungen und Besprechungen vor

Entscheidungen auf der Grundlage umfassender Informationen zu treffen, ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Bei wichtigen Entscheidungen kann die Vorbereitung der notwendigen Hintergrundinformationen zeitaufwändig sein. Dasselbe gilt für Meetings.

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Bevor du eine Entscheidung triffst oder an einem Meeting teilnimmst, musst du oft:

• Dokumente prüfen
• Wichtige Erkenntnisse gewinnen
• Zusammenfassungen erstellen

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Mit SharePoint Agents:

• Frage: „Fasse dieses Dokument zusammen.“
• Oder: „Welche Hauptrisiken werden erwähnt?“

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👉 Ergebnis: Schnellere Vorbereitung und bessere Entscheidungsfindung

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Der wahre Wert: KI in deine SharePoint-Lösungen integrieren

Die wahre Stärke von SharePoint Agents liegt nicht nur darin, was sie tun — sondern wo du sie einsetzt. Mit dem richtigen Ansatz kannst du sie direkt in deine Geschäftsprozesse integrieren.

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SharePoint Agents sind keine Einheitslösung. Sie können mit Regeln konfiguriert und gesteuert werden. Dann verhalten sie sich je nach Kontext unterschiedlich. Genau wie ein spezialisierter Assistent für jeden Geschäftsbereich.

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Ohne Konfiguration: Du erhältst eine generische KI, die versucht, alles zu beantworten

Mit Konfiguration: Du erhältst fokussierte, rollenbasierte Assistenten, die präziser, vorhersehbarer und vertrauenswürdiger sind

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Was bedeutet das eigentlich in der Praxis?

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Was kannst du in einem SharePoint Agent konfigurieren?

Wenn du einen SharePoint-Agenten einrichtest, schaltest du ihn nicht einfach „ein“. Du definierst, wie er denken, was er verwenden und wie er antworten soll.

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Hier findest du eine detaillierte Videoanleitung, wie du SharePoint Agents optimal konfigurierst und in deine SharePoint-Lösung integrierst.

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1. Datenumfang (Was der SharePoint Agent weiß)

Ein häufiges Missverständnis ist, dass SharePoint-Agenten einfach „alle Dokumente durchsuchen“. In Wirklichkeit kannst du genau definieren, welche Quellen ein Agent verwenden soll. Du definierst:

• Auf welche Dokumente oder Bibliotheken der SharePoint Agent zugreifen kann
• Ob der Fokus auf einem bestimmten Dokument, einem Ordner oder einer ganzen Bibliothek liegen soll

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👉 Hier wird festgelegt, auf welche Daten der SharePoint Agent zugreifen darf

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2. Anweisungen & Verhalten (Wie der SharePoint Agent antwortet)

Du kannst den SharePoint-Agenten mit Anweisungen wie den folgenden steuern:

• „Antworte nur auf der Grundlage der bereitgestellten Dokumente.“
• „Wenn du unsicher bist, sage, dass du es nicht weißt.“
• „Antworte in einem strukturierten Format.“
• „Konzentriere dich auf Compliance-relevante Informationen.“

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👉 Dies gewährleistet einheitliche und zuverlässige Antworten

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3. Zweck & Kontext (Warum der SharePoint Agent existiert)

Jeder SharePoint Agent kann für eine spezifische Rolle konzipiert werden, wie zum Beispiel:

• Prozesse erklären
• Entscheidungsfindung unterstützen
• Dokumente zusammenfassen
• Benutzer durch Workflows führen

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👉 Dies definiert, wie Benutzer mit dem SharePoint Agent interagieren

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Beispiel: SharePoint Agent für Genehmigungsprozesse

Machen wir es konkret. Du erstellst einen SharePoint-Agenten für deinen internen Genehmigungsprozess.

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Konfiguration:

• Quelle: Ein offizielles Prozessdokument
• Anweisung:
  • Nur dieses Dokument verwenden
  • Schritt-für-Schritt-Antworten geben
  • Nicht raten oder externes Wissen hinzufügen

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Anstatt zu suchen, fragen Benutzer den SharePoint Agent:

• „Was sind die Schritte für die Genehmigung?“
• „Wer muss eine Anfrage über 10.000 € genehmigen?“

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👉 Dies verwandelt ein statisches Dokument in einen interaktiven Prozessexperten

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Beispiel: Verschiedene SharePoint Agents für verschiedene Kontexte

Stell dir nun vor, du kombinierst mehrere spezialisierte SharePoint Agents in einer Lösung:

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In einer SharePoint-Lösung für Verträge

• SharePoint Agent 1: Hilft bei der Auswahl des richtigen Vertragstyps
• SharePoint Agent 2: Erklärt juristische Klauseln
• SharePoint Agent 3: Fasst Vertragsinhalte zusammen

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In einer SharePoint-Lösung für Personalwesen

• SharePoint Agent: Beantwortet Fragen zu Richtlinien und Onboarding

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In einer Finanz-SharePoint-Lösung

• SharePoint Agent: Stellt die Einhaltung von Genehmigungsregeln sicher

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Mit skybow noch weiter gehen: Paketieren und Bereitstellen mit deiner SharePoint-Lösung

Während SharePoint Agents eine Standardfunktion von SharePoint sind, erweitern Plattformen wie skybow Studio ihr Potenzial erheblich. SharePoint Solutions Builder können:

• SharePoint Agents einmalig konfigurieren
• Sie mit ihrer SharePoint-Lösung in skybow Studio paketieren
• Sie über mehrere Tenants hinweg bereitstellen

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Dies gewährleistet Konsistenz und Skalierbarkeit.

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Dokumentenzentrierte SharePoint-Lösungen ohne Copilot-Lizenz erstellen? Der skybow No-Code SharePoint Formular-Builder ermöglicht es dir, Workflows zu digitalisieren und Genehmigungen zu automatisieren – komplett innerhalb von SharePoint, ohne Copilot.

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Vorteile von SharePoint Agents in SharePoint-Lösungen

Zu guter Letzt die Stärken und Schwächen von SharePoint-Agenten. Sie sind nicht perfekt – so wie derzeit keine KI. Aber richtig eingesetzt, können sie eine echte Hilfe sein. Um das Beste aus ihnen herauszuholen, musst du wissen, was sie können und was nicht.

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Richtig eingesetzt, können SharePoint Agents:

✅ Die Suchzeit nach Informationen reduzieren
✅ Die Produktivität in dokumentenlastigen Prozessen verbessern
✅ Eine natürliche Sprachinteraktion mit Daten ermöglichen
✅ Eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung unterstützen
✅ Die Akzeptanz von SharePoint-Lösungen erhöhen

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Wie jede KI-Technologie sind SharePoint Agents nicht perfekt. Es ist sehr wichtig zu beachten:

• Sie sind abhängig von der Dokumentenqualität und -struktur
• Ergebnisse sollten immer validiert werden
• Eine Copilot-Lizenz ist erforderlich
• Sie greifen nicht auf strukturierte SharePoint-Listendaten zu

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Der Schlüssel ist: Nutze sie dort, wo sie den größten Mehrwert bieten – in dokumentenzentrierten Szenarien.

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