5 Anwendungsfälle für die SharePoint-Prozessdigitalisierung

Die Führung eines Unternehmens bedeutet, viele Aufgaben und Prozesse unter einen Hut zu bringen. SharePoint kann Ihnen das Leben erleichtern, indem es papierbasierte, manuelle Aufgaben in digitale umwandelt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf einfache Anwendungsfälle für die Prozessdigitalisierung mit SharePoint vor, die für einen reibungsloseren Geschäftsablauf sorgen.
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Use Case 1: Mache das Mitarbeiter-Onboarding zum Kinderspiel

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Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist oft mit einem Berg von Papierkram und zahlreichen Schulungen verbunden. SharePoint kann diesen Prozess erheblich erleichtern, indem es eine strukturierte, benutzerfreundliche Umgebung für Neuzugänge bietet.

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Es bietet eine zentrale Plattform, auf der neue Mitarbeiter alle benötigten Informationen, Dokumente und Schulungsunterlagen finden können. Automatisierte Arbeitsabläufe führen sie durch jeden Schritt, wodurch das Fehlerrisiko verringert wird und sichergestellt wird, dass keine Aufgabe übersehen wird.
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Vorteile:

• Schnelle Anpassung: Mit strukturierter Anleitung können sich neue Mitarbeiter schnell an die Unternehmensumgebung und -kultur anpassen.
• Zeiteffizienz: Die Personalabteilung kann sich stärker auf den persönlichen Kontakt konzentrieren, da SharePoint den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduziert.
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Nützliche SharePoint-Funktionen:

• Automatisierte Anleitungen: Diese helfen Neuzugängen, die notwendigen Schritte zu durchlaufen.
• Dokumentenspeicher: Ein zentraler Ort für alle erforderlichen persönlichen Dokumente (z. B. Verträge, Versicherungsunterlagen, Steuererklärungen, ...) und Schulungsmaterialien.
• Aufgabenlisten: Übersichtliche, strukturierte Aufgabenlisten für alle am Onboarding-Prozess beteiligten Personen sorgen dafür, dass man den Überblick behält.
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Use Case 2: Optimiere deine Bestandsverwaltung

Eine genaue Bestandsverwaltung ist entscheidend, um Über- und Fehlbestände zu vermeiden. SharePoint bietet robuste Funktionen zur Bestandsverwaltung, die Unternehmen dabei unterstützen, Lagerbestände, Bestellstatus und Verkaufsdaten in Echtzeit zu überwachen.

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Mithilfe anpassbarer Vorlagen können Unternehmen detaillierte Bestandslisten erstellen, einschließlich Produktbildern, Beschreibungen und verfügbarer Mengen. Benachrichtigungen informieren die zuständigen Mitarbeiter, wenn eine Nachbestellung ansteht, sodass stets ein optimaler Lagerbestand gewährleistet ist.
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Vorteile:

• Geringere Bestandsabweichungen: Accurate inventory data prevents overstocking and stockouts.
• Verbesserte betriebliche Effizienz: Optimierte Bestandsverwaltungsprozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler.
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Nützliche SharePoint-Funktionen:

• Benutzerdefinierte Listen: Erstelle detaillierte, anpassbare Bestandslisten.
• Echtzeit-Überwachung: Behalte Lagerbestände und Bestellstatus im Auge.
• Benachrichtigungen: Erhalte Benachrichtigungen (E-Mail oder Microsoft Teams) bei niedrigen Lagerbeständen und Nachbestellzeiten.

Use Case 3: Nutze benutzerdefinierte Workflows für einfache und komplexe Projekte

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Die Verwaltung von Projekten mit mehreren Phasen und Genehmigungsprozessen kann kompliziert werden. SharePoint vereinfacht dies durch anpassbare Workflows, die auf Projekte mit unterschiedlichen Phasen der Informationsbeschaffung, Genehmigungen und Bewertungen zugeschnitten sind. Teams können benutzerdefinierte Formulare erstellen, um in jeder Phase präzise Informationen zu sammeln und so eine genaue und gründliche Datenerfassung sicherzustellen.

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Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht einen effizienten Ablauf durch die verschiedenen Projektphasen, wobei Aufgaben und Informationen automatisch zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergeleitet werden, was Verzögerungen reduziert und die Projektdurchführung verbessert. Sehen Sie sich unsere case studies als Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle der Prozessdigitalisierung mit SharePoint an.
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Vorteile:

• Reibungsloser Projektfortschritt: Strukturierte, automatisierte Phasen stellen sicher, dass Projekte reibungslos und ohne unnötige Verzögerungen vorankommen.
• Genaue Datenerfassung: Maßgeschneiderte Formulare ermöglichen eine präzise Datenerfassung und reduzieren so Fehler und Missverständnisse.
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Nützliche SharePoint-Funktionen:

• Anpassbare Workflows: Erstelle Workflows, die auf spezifische Projektanforderungen und Genehmigungsphasen zugeschnitten sind.
• Formularvorlagen: Gestalte Formulare, um in jeder Phase genau die benötigten Informationen zu erfassen.
• Automatisiertes Routing: Stelle sicher, dass Aufgaben und Informationen die richtigen Personen zeitnah erreichen.

Anwendungsfall 4: Organisiere Dateien effektiv mit Dossiers

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Bei umfangreichen Dokumentsammlungen ist ein effizientes Management entscheidend. SharePoint stellt sicher, dass alle Dokumente systematisch kategorisiert und getaggt werden, was den Abruf schnell und unkompliziert macht. Sicherheitsfunktionen in SharePoint schützen sensible Informationen und ermöglichen nur autorisiertem Personal den Zugriff. Ob es darum geht, Informationen über eine Person, ein Ereignis oder ein Thema zu konsolidieren, SharePoint gewährleistet Genauigkeit und Vertraulichkeit.

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In der professionellen Welt bezeichnet ein Dossier eine Sammlung von Dokumenten, Aufzeichnungen oder detaillierten Informationen über eine Person, Personengruppe oder ein Thema. Es ist entscheidend, Dossiers effizient zu verwalten, um Genauigkeit zu gewährleisten und die Vertraulichkeit zu wahren.

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Solution Studio skybow Solution Studio eine der vier Kernfunktionen, das Dossier-Management, das nativ in SharePoint integriert ist. Diese Integration stellt sicher, dass alle Dokumente innerhalb eines Dossiers systematisch kategorisiert, mit Tags versehen und sicher aufbewahrt werden, wodurch der Abruf schnell und unkompliziert erfolgt. Diese Funktion ist besonders nützlich beim Umgang mit umfangreichen Sammlungen sensibler Informationen, da sie den Zugriff ausschließlich auf autorisiertes Personal beschränkt und so den Schutz vertraulicher Daten gewährleistet.
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Vorteile:

• Informationszugänglichkeit: Effiziente Kategorisierung und Durchsuchbarkeit sparen Zeit beim Abrufen benötigter Dokumente.
• Datensicherheit: Vertrauliche Informationen in den Akten sind zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt.
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SharePoint-Funktionen:

• Tags und Kategorien: Organisiere Dokumente systematisch für einen einfachen Abruf.
• Schnellsuche: Vermeide Zeitverschwendung, indem du schnell findest, was du brauchst.
• Datenschutzmaßnahmen: Regeln Sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen effektiv.
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Anwendungsfall 5: Baue ein Archiv auf und sorge für ein robustes Records Management

Ein effektives Dokumentenmanagement ist für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das Risikomanagement in Unternehmen von grundlegender Bedeutung. SharePoint automatisiert die Archivierung, den Abruf und die Entsorgung von Dokumenten und gewährleistet so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Rechenschaftspflicht des Unternehmens. Es bietet sichere Speicherorte für sensible und vertrauliche Dokumente sowie erweiterte Suchfunktionen zum schnellen Abruf archivierter Dokumente. Mit SharePoint wird das Dokumentenmanagement weniger zu einer lästigen Pflicht als vielmehr zu einem strategischen Vorteil.
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Vorteile:

• Rechtliche Konformität: Ein ordnungsgemäßes Records Management gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Industriestandards.
• Risikomanagement: Ein effizienter Umgang mit Unterlagen trägt zur Minimierung organisatorischer Risiken bei.
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SharePoint-Funktionen:

• Automatische Archivierung: Speichere Datensätze mühelos.
• Sichere Speicherbereiche: Schütze sensible und vertrauliche Datensätze effektiv.
• Erweiterte Suche: Archivierte Datensätze schnell und präzise abrufen.
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Fazit:

Wir haben also gesehen, wie der Einsatz von SharePoint die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich vereinfachen und neu gestalten kann, indem er alles von der Einarbeitung neuer Teammitglieder bis zur optimalen Aktenführung abdeckt. Und das Beste daran? All diese leistungsstarken Lösungen, über die wir gesprochen haben, kannst du problemlos mit skybow erstellen – es ist das ideale Tool, um SharePoint-Workflows zu erstellen, ohne in komplexe Codierung eintauchen zu müssen!

skybow macht es einfach, alles an die einzigartigen Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen, was einen reibungsloseren und personalisierteren Ansatz zur Transformation deiner Arbeitsweise ermöglicht. Es geht darum, Dinge benutzerfreundlich und hochfunktional zu gestalten, sodass mehr Menschen an der Gestaltung der Arbeitsabläufe in deiner Organisation teilhaben können, was zu innovativen und sich ständig verbessernden Workflows führt.

Mit skybow kann dein Unternehmen die Vorteile von SharePoint maximieren, indem Fehler eliminiert, deine Daten geschützt und ein kollaboratives und wissensbasiertes Arbeitsumfeld gefördert werden. Es geht darum, die solide Basis zu schaffen, die dein Unternehmen braucht, um sich abzuheben und erfolgreich zu sein.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kombination von SharePoint mit den innovativen Tools von skybow eine einfache, effektive Lösung für alle bietet, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren möchten.

​Sieh dir unsere Case Studies an als Beispiele für verschiedene Use Cases zur SharePoint-Prozessdigitalisierung oder buche einen Termin für eine Live-Demo, um zu sehen, was möglich ist.