Workflow-Visualisierung in SharePoint: Prozessschritte

Fällt es dir schwer, Workflows in SharePoint zu visualisieren?

Wenn du versucht hast, Standardtools zu verwenden, bist du wahrscheinlich auf frustrierende Einschränkungen gestoßen.

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Die nativen Funktionen von SharePoint machen es nahezu unmöglich, eine Workflow-Visualisierung zu erstellen, die immer den aktuellen Prozessschritt oder den Status eines Elements anzeigt, ohne auf fehlerhafte Workarounds zurückzugreifen. Diese Lösungen sind oft schwer anzupassen, zeitaufwändig zu aktualisieren und lassen Benutzer verwirrt darüber zurück, wo sie im Prozess stehen.

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Dieser Blogbeitrag stellt das skybow Process Steps-Steuerelement vor – ein leistungsstarkes, intuitives Tool, das entwickelt wurde, um diese Schwachstellen zu beseitigen. Mit diesem Steuerelement kannst du klare, dynamische Visualisierungen erstellen, die es Benutzern leicht machen, genau zu sehen, wo sie sich befinden und was als Nächstes in einem Workflow kommt.

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Warum die Visualisierung von Workflows in SharePoint wichtig ist

Die Visualisierung von Workflows in SharePoint ist mehr als nur eine nette Funktion – sie ist unerlässlich für die Verbesserung der Effizienz und Benutzererfahrung. In komplexen Prozessen haben Benutzer oft Schwierigkeiten, ihre Rolle oder den nächsten Schritt zu verstehen, insbesondere wenn Workflows in einem statischen, textlastigen Format präsentiert werden.

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Ein gut visualisierter Workflow bietet klare, intuitive Anleitung, die Benutzern hilft, schnell ihre Position im Prozess und die nächsten Schritte zu erfassen. Dies reduziert nicht nur Verwirrung, sondern minimiert auch Verzögerungen durch unnötige Rückfragen. Darüber hinaus erhöhen visualisierte Workflows die Transparenz und stellen sicher, dass alle Beteiligten den Fortschritt auf einen Blick sehen können.

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Wenn Workflows visuell ansprechend und leicht verständlich sind, sind Benutzer eher bereit, das System zu übernehmen, was letztendlich zu höherer Produktivität und besserer Einhaltung von Organisationsverfahren führt. In SharePoint, wo native Tools diese Funktionen nicht ausreichend bieten, wird eine effektive Visualisierung noch wichtiger.

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Wann du die Workflow-Visualisierung in SharePoint nutzen solltest

Die Workflow-Visualisierung in SharePoint ist am vorteilhaftesten bei Prozessen mit mehreren Schritten und mehreren Beteiligten. Für einfachere Workflows – wie solche mit nur zwei Status – kann ein einfaches Dropdown-Menü oder Textfeld ausreichen, um die Übersichtlichkeit und Handhabung zu gewährleisten.

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Sobald ein Prozess jedoch komplexer wird, mit mehreren Phasen, bedingten Genehmigungen oder Eingaben von verschiedenen Stakeholdern, steigt das Risiko, den Überblick zu verlieren, dramatisch. Hier erweist sich die Workflow-Visualisierung als unschätzbar wertvoll.

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Betrachte zum Beispiel diese Arten von Prozessen:

• Spesen-Genehmigungsworkflow: Mehrere Phasen wie Einreichung, Genehmigung durch den Line Manager und endgültige Genehmigung durch die Finanzabteilung, wobei jede Phase eine klare Übersicht erfordert.
• Urlaubsantrags-Workflow: Das Verfolgen von Anträgen durch Status wie „Angefordert“, „Geprüft“ und „Genehmigt/Abgelehnt“ kann statische Listen schnell überfordern.
• Produktentwicklungsprozess: Von der Ideenfindung über Design, Tests bis zur Produktion stellt ein visualisierter Workflow sicher, dass jedes Mitglied weiß, in welcher Phase sich ein Produkt befindet.
• Bauprojekte: Bei zahlreichen Schritten wie Planung, Genehmigung, Ausführung und Inspektion hilft die Visualisierung von Workflows bei der Koordination zwischen Teams.
• HR-Onboarding-Prozess: Die Verfolgung neuer Mitarbeiter durch Phasen wie Dokumenteneinreichung, Schulung und Teamintegration profitiert von einer klaren, visuellen Struktur.
• Content-Freigabe im Marketing: Das Verschieben von Inhalten vom Entwurf zur Überprüfung, Überarbeitung und Veröffentlichung ist mit visuellen Hinweisen wesentlich reibungsloser.

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Wenn Workflows visualisiert werden, siehst du sofort, wo der Prozess steht, wer verantwortlich ist und was als Nächstes kommt, was die Zusammenarbeit effektiver macht und Verzögerungen durch Missverständnisse oder Verwirrung reduziert. Dies macht die Workflow-Visualisierung zu einem Game-Changer für jeden komplexen, mehrstufigen Prozess.

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Hauptmerkmale der Prozessschritte

Die Funktion „Prozessschritte“ von skybow ermöglicht es, Workflows in SharePoint auf Anzeige-, Bearbeitungs- und neuen Formularen zu visualisieren. Hierfür ist kein Programmierwissen erforderlich. Die Funktion ist vollständig über einen Low-Code-Wizard konfigurierbar.

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Die Visualisierung lässt sich vollständig an das CI des Unternehmens und die Anforderungen des Prozesses anpassen. Sie ist bis ins kleinste Detail anpassbar.

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Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Hauptmerkmale:

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1. Drei Layouts zur Auswahl

• Box-Layouts mit Phasen und Status.
• Lineare oder Flussdiagramm-ähnliche Visualisierungen.
• Anpassbare Layouts für verschiedene Prozesse.

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2. Dynamisches Styling

• Ändere Stile mithilfe von Designfarben oder benutzerdefinierten Farben.
• Unterscheide zwischen Schritten (z. B. aktiv, abgeschlossen oder übersprungen) mit spezifischen Farben oder Symbolen.

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3. Sichtbarkeitsregeln

• Verwende eine leistungsstarke Ausdruckssprache, um Schritte dynamisch anzuzeigen oder auszublenden.
• Passe die Sichtbarkeit basierend auf der aktuellen Phase des Workflows oder der Benutzerrolle an.

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4. Beschreibungen und Symbole

• Füge statische oder dynamische Beschreibungen für jeden Schritt hinzu.
• Stelle Schritte mit Symbolen, Zahlen oder beidem dar.

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5. Integration mit Auswahlspalten

• Prozessschritte basieren für die Konfiguration auf SharePoint-Auswahlspalten.
• Passe Phasen und Status basierend auf vordefinierten Spaltenwerten an.

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Wenn du mehr Einblicke in das Process Steps Control auf technischer Ebene wünschst, findest du alles Wissenswerte hier in unserem skybow-Portal.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Konfiguration von Prozessschritten

In diesem Video findest du detaillierte Anleitungen, wie du das Prozessschritte-Steuerelement in deinen SharePoint-Formularen konfigurierst, um deinen Workflow zu visualisieren. Matthias zeigt dir außerdem verschiedene Anwendungsmöglichkeiten und wie du das Steuerelement genau an deine Bedürfnisse anpasst. Die Schritte sind auch unterhalb des Videos in Textform aufgeführt.

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1. Füge das Steuerelement hinzu

• Gehe zum Anzeige-, Bearbeitungs- oder neuen Formular und wähle „Prozessschritte“ aus den verfügbaren Steuerelementen aus.
• Füge es dem Formular hinzu und beginne mit der Anpassung.

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2. Wähle eine Basisspalte

• Wähle die Auswahlspalte aus, auf der du deine Workflow-Schritte basieren möchtest (z. B. „Phase“ oder „Status“).
• Konfiguriere Schritte direkt aus den Spaltenwerten.

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3. Wähle ein Layout

• Wähle eines der drei vorkonfigurierten Layouts aus.
• Du kannst Anpassungen am Layout oder den Farben später vornehmen. Hier geht es zunächst um die grundlegende Darstellung.

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4. Konfiguriere einzelne Schritte

• Für jeden Schritt:
  • Definiere seine Verbindung zur Auswahlspalte.
  • Füge einen optionalen benutzerdefinierten Anzeigenamen hinzu.
  • Lege Beschreibungen fest (statisch oder dynamisch).
  • Gib Sichtbarkeitsausdrücke an, um zu steuern, wann der Schritt angezeigt wird.

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5. Gestalte deinen Workflow

• Passe Schrittfarben und -symbole an, um anzuzeigen:
  • Aktive Schritte (z. B. grün für den aktuellen).
  • Abgeschlossene Schritte (z. B. Häkchen oder ausgegraut).
  • Übersprungene oder abgelehnte Schritte (z. B. rot oder ausgegraut).

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6. Dynamische Beschreibungen hinzufügen

• Nutze den Expression Builder, um dynamische Beschreibungen basierend auf Echtzeitdaten (z. B. aktueller Status oder zugewiesener Benutzer) zu erstellen.

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Tipps für eine effektive Workflow-Visualisierung

Zu guter Letzt noch ein paar unserer Expertentipps für eine gute Workflow-Visualisierung. Denn auch diese sollte korrekt erfolgen, damit sie auch effektiv ist.

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Wenn du diese Punkte beachtest, kann nichts schiefgehen:

• Komplexe Workflows vereinfachen: Nutze Farben und Symbole, um Phasen offensichtlich zu machen.
• Sichtbarkeitsregeln nutzen: Blende irrelevante Schritte aus, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
• Dynamische Beschreibungen nutzen: Zeige Echtzeitdaten an, wo es am wichtigsten ist.
• Layouts testen: Experimentiere mit verschiedenen Layouts, um herauszufinden, was für dein Team am besten funktioniert.