InfoPath bis 2026 ersetzen: Dein Schritt-für-Schritt-Guide

Wenn Sie dafür verantwortlich sind, dass die Systeme Ihres Unternehmens reibungslos und sicher laufen, und Sie immer noch InfoPath-Formulare verwenden, dann stehen Sie derzeit wahrscheinlich unter Druck.

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Vielleicht haben Sie Dutzende – vielleicht sogar Hunderte – von Formularen, die tief in Ihre täglichen Abläufe integriert sind. Sie dienen der Bearbeitung von Genehmigungen, Eskalationen, Compliance-Workflows oder sensiblen Daten. Sie sind die Person, die angerufen wird, wenn etwas schiefgeht, und da Microsoft den Support offiziell im Juli 2026 einstellt, könnte dieses „Etwas“ jeden Moment passieren. Und dann wären Sie auf sich allein gestellt.

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Wie fange ich überhaupt an, diese Formulare zu ersetzen? Welche Tools können das leisten, was InfoPath konnte, ohne Chaos zu verursachen? Kann ich wirklich alles vor dem Stichtag neu erstellen, ohne kritische Prozesse zu unterbrechen?

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Dieser Blog-Post soll dir dabei helfen.

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Wir führen Sie Schritt für Schritt durch:

• Was das Ende von InfoPath für dich bedeutet
• Warum Warten dein Unternehmen einem ernsthaften Risiko aussetzen könnte
• Welche modernen Alternativen gibt es und wie schneiden sie im Vergleich ab?
• Ein einfacher, schrittweiser Migrationsplan
• Und eine praktische Checkliste, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

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Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen, über eine Migration nachzudenken, oder bereits mitten in der Planung stecken – dieser Leitfaden soll Ihnen Klarheit, Sicherheit und einen klaren Weg in die Zukunft aufzeigen.

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In diesem Video findest du zahlreiche Details zu diesem Thema:

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Diese Support-Timeline solltest du kennen

Bevor Sie Ihre Migration weg von InfoPath planen können, müssen Sie genau wissen , was wann geschieht. Viele Unternehmen schieben Veränderungen auf, bis etwas schiefgeht. Bei InfoPath kann ein Abwarten jedoch kostspielig sein. Sie haben es nicht nur mit veralteter Software zu tun – Sie stehen unter Zeitdruck, was sich direkt auf Ihre Sicherheit, Compliance und Betriebsstabilität auswirkt.

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Wenn dein Unternehmen auf InfoPath angewiesen ist, könnte das Ignorieren des Zeitplans Folgendes bedeuten:

• Formulare, die mitten in einem Workflow plötzlich ausfallen
• Sicherheitslücken, die sich nicht beheben lassen
• Keine Unterstützung von Microsoft, wenn etwas kritisch ausfällt
• Eine überstürzte Migration, die später teuer und mit erheblichen Störungen verbunden ist

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Das sollten Sie wissen:

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Offizieller Zeitplan für das Ende des Supports von InfoPath

• InfoPath 2013 war die letzte veröffentlichte Version. Es wird keine zukünftigen Versionen geben.
• Mainstream-Unterstützung endete in Juli 2021.
  • Das bedeutet keine neuen Funktionen, keine Verbesserungen und keine regelmäßigen Fehlerbehebungen.
• Erweiterte Unterstützung endet in Juli 2026.
  • Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr, keinen Microsoft Helpdesk und keine Garantie dafür, dass InfoPath noch mit den neuesten Versionen von Microsoft 365 oder SharePoint funktioniert.

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Die Nutzung von Software, die nicht mehr unterstützt wird, birgt ein enormes Risiko. Vor allem, wenn sie eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft ist.

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Folgendes könnte passieren:

• Defekte Formulare, die in neueren Browsern oder SharePoint-Umgebungen nicht mehr korrekt dargestellt werden
• Erhöhte Anfälligkeit für Cyberangriffe aufgrund fehlender Sicherheitsupdates
• Compliance-Verstöße, wenn Formulare in regulierten Prozessen (wie HR oder Finanzen) fehlschlagen
• Keine offizielle Hilfe, wenn etwas schiefgeht — nur du und ein Haufen kritischer Fehler

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Sollte InfoPath nach Juli 2026 nicht mehr funktionieren, gibt es kein Sicherheitsnetz. Keine Notfallkorrektur. Kein Update. Deshalb ist es nicht nur „gut zu wissen“, wann dieser Zeitpunkt kommt – es ist der Ausgangspunkt für jede Entscheidung, die Sie als Nächstes treffen.

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Vier Schlüsselfragen, die du dir vorab stellen solltest

Bei der Ablösung von InfoPath geht es nicht nur darum, ein neues Tool auszuwählen. Es geht darum, zu verstehen, womit man es eigentlich zu tun hat.‍

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Viele InfoPath-Formulare sind bereits seit Jahren im Einsatz und unterstützen hinter den Kulissen still und leise wichtige Geschäftsprozesse. Wenn Sie mit der Migration beginnen, ohne einen klaren Überblick darüber zu haben, was genau genutzt wird, von wem und zu welchem Zweck, laufen Sie Gefahr, wichtige Funktionen zu beeinträchtigen, Zeit und Ressourcen zu verschwenden oder die falschen Elemente neu zu erstellen.

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Diese vier Fragen helfen dir, blinde Flecken zu vermeiden, Risiken zu reduzieren und von Anfang an intelligentere Entscheidungen zu treffen. Sie helfen dir, deine InfoPath-Landschaft zu kartieren, damit du die richtigen Schritte priorisieren und die beste Ersatzstrategie wählen kannst.

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1. Welche Abteilungen verwenden noch InfoPath?

Man kann nichts ersetzen, von dessen Existenz man gar nichts weiß. InfoPath-Formulare können in HR-Portalen, Finanzsystemen, Dashboards zur Qualitätskontrolle oder sogar in alten Projektbereichen verborgen sein, auf die sich die Mitarbeiter im Alltag immer noch verlassen.

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✅ Was ist zu tun?

• Führe eine vollständige Bestandsaufnahme aller InfoPath-Formulare durch.
• Nutzen Sie Tools (wie den Scanner skybow), um vorhandene Formulare in Ihren SharePoint-Umgebungen automatisch zu erkennen.
• Vergessen Sie nicht die alten Formulare – manche sind möglicherweise noch aktiv oder mit automatisierten Arbeitsabläufen verknüpft.

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2. Sind diese Formulare an kritische Geschäftsprozesse gebunden?

Formulare sind nicht alle gleich. Einige sammeln lediglich Daten, während andere Eskalationen auslösen, Genehmigungen starten oder für gesetzliche und Compliance-Prozesse erforderlich sind. Wenn du eines dieser Formulare versehentlich beschädigst, kann dies einen Workflow und dein Team zum Stillstand bringen.

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✅ Was ist zu tun?

• Ermitteln Sie, welche Formulare „geschäftskritisch“ sind.
• Markiere diejenigen, die regulatorische, finanzielle oder kundenseitige Prozesse unterstützen.
• Diese sollten bei der Migrationsplanung priorisiert werden.

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3. Welche Art von Daten und Metadaten werden von diesen Formularen verarbeitet?

Einige Formulare erfassen einfache Informationen wie Feedback oder Urlaubsanträge. Andere speichern sensible persönliche Daten, Finanzunterlagen oder Dokumente, die für Compliance-Prüfungen aufbewahrt werden müssen.

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✅ Was ist zu tun?

• Kategorisiere Formulare basierend auf der Sensibilität der Daten, die sie verarbeiten.
• Berücksichtige Datenschutz, Berechtigungen und Archivierungs-Anforderungen bei der Auswahl einer neuen Plattform.
• Dies wirkt sich auch darauf aus, ob du Audit-Trails oder rollenbasierte Zugriffe in deinem Ersatztool benötigst.

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4. Können die Formulare neu gestaltet oder vereinfacht werden?

InfoPath bot den Nutzern viel Flexibilität, oft aber auf Kosten unnötiger Komplexität. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um zu fragen: Benötigen wir wirklich all diese Felder, Regeln und Schritte?

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✅ Was ist zu tun?

• Überprüfen Sie den Aufbau und die Logik jedes Formulars.
• Halte Ausschau nach Möglichkeiten zur Optimierung, zur Reduzierung von Klicks und zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.
• Moderne Plattformen wie Power Apps oder skybow Studio fördern schlankere, intelligentere Designs, die einfacher zu warten sind.

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Wenn du dir frühzeitig die Zeit nimmst, diese Fragen zu beantworten, kannst du dir später wochenlange Frustration ersparen. Du wirst genau wissen, was zu tun ist, was am wichtigsten ist und wie du eine Lösung entwickelst, die die Arbeitsweise deines Unternehmens tatsächlich verbessert.

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Deine Optionen für den InfoPath-Ersatz: Power Apps vs. skybow Studio

Es gibt viele Tools, die InfoPath ersetzen können. Zwei davon sind am häufigsten anzutreffen: Microsoft Power Apps und skybow Studio.‍

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Beide sind leistungsstark, beide sind weit verbreitet und beide bieten moderne Möglichkeiten zur Erstellung von Formularen und Workflows. Sie verfolgen jedoch sehr unterschiedliche Ansätze. Deshalb ist es wichtig, sie direkt miteinander zu vergleichen.

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Im Folgenden findest du einen Vergleich der wichtigsten Unterschiede. Das ist keine vollständige Liste. Es gibt viele Details, die je nach deiner Umgebung von Bedeutung sein können. Aber das sind die wichtigsten Faktoren, die dir helfen können, frühzeitig eine fundierte Entscheidung zu treffen.

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Integration mit Microsoft 365

Power Apps ist Teil der umfassenderen Power Platform. Sie lässt sich gut in andere Microsoft-Tools wie Power Automate, Dataverse und Teams integrieren. Sie führt aber auch ein völlig neues Toolset ein. Dies kann für die Entwicklung von plattformübergreifenden Apps großartig sein, bedeutet aber auch mehr Komplexität, neue Lizenzen und zusätzliche Governance-Anforderungen.‍

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skybow Studio hingegen ist vollständig in SharePoint integriert – sowohl online als auch on-prem. Es sind keine externen Datenschichten oder separaten Systeme erforderlich. Dies macht es ideal für Organisationen, die mit so wenig Unterbrechung wie möglich innerhalb ihres bestehenden SharePoint- und Microsoft 365-Ökosystems bleiben möchten.

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Formulardesign und logische Komplexität

Power Apps bietet Apps mit Canvas- und modellbasiertem Apps. Diese sind flexibel und leistungsstark – doch um dynamische Funktionen (wie bedingte Logik oder Berechnungen) zu erstellen, müssen Sie sich mit Power FX, der Formelsprache von Microsoft, vertraut machen und diese anwenden. Das bedeutet einen zusätzlichen Aufwand und erfordert weitere Kenntnisse, insbesondere bei komplexeren Formularen.‍

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skybow Studio verwendet einen vollständig visuellen Formular-Builder. Du kannst komplexe Logiken (wie bedingte Formatierung, Berechnungen oder Regeln) erstellen, ohne Formeln schreiben zu müssen. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine schnellere Implementierung und weniger Schulungsaufwand für Formular-Builder.

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Lizenzierung & Governance

Die Power Apps-Lizenzierung kann komplex sein. Es gibt verschiedene Preismodelle, je nachdem, ob du pro Benutzer, pro App lizenzierst oder Premium-Konnektoren verwendest. Wenn du Dataverse (das Datenspeichersystem der Power Platform) nutzt, entstehen zusätzliche Kosten. Diese Komplexität kann die Budgetierung und Governance erschweren.‍

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skybow Studio bietet eine klare und transparente Lizenzierung, basierend auf der Anzahl deiner Endbenutzer. Es gibt keine versteckten Zusatzkosten für Konnektoren oder Speicherplatz. Das erleichtert dir die Planung, Verwaltung und Skalierung — insbesondere für IT-Teams, die Lizenzierungsüberraschungen vermeiden möchten.

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Migration von InfoPath

Power Apps bietet keinen direkten Migrationspfad von InfoPath. Jedes Formular muss manuell neu erstellt und die gesamte Logik von Grund auf neu implementiert werden. Dies kann zeitaufwendig und kostspielig sein, insbesondere bei Formularen mit komplexen Verhaltensweisen oder Integrationen.‍

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skybow Studio beinhaltet ein integriertes InfoPath-Migrationstool. Es scannt automatisch deine SharePoint-Umgebung, erkennt alle InfoPath-Formulare und analysiert deren Struktur. Du erhältst einen Migrationsbericht und kannst die Konvertierung in SharePoint Formulare automatisieren. Dies reduziert den Migrationsaufwand und das Risiko erheblich.

Ob du InfoPath-Formulare zu SharePoint Online migrierst oder eine on-prem Umgebung verwalten musst, skybow bietet umfassende Tools. Für Organisationen mit on-prem SharePoint Server bietet unsere SharePoint SE-Lösung eine schnelle Formular-Entwicklung, während die Daten on-prem bleiben.

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Andere Alternativen

• Nintex Forms: robust, workflowlastig, aber teurer.
• K2: unternehmenstauglich, leistungsfähig, aber oft zu komplex und überladen.
• Kundenspezifische Lösungen: maximale Flexibilität, aber hohe Kosten, langer Zeitrahmen und IT-Abhängigkeit.

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Jedes Tool hat seine Stärken, und deine Wahl sollte von deinen technischen Fähigkeiten, den Governance-Richtlinien und der Frage abhängen, wie tief InfoPath in deinem Unternehmen integriert ist.

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Ein bewährter 5-Schritte-Plan für die InfoPath-Migration

Die Migration von InfoPath kann sich überwältigend anfühlen – besonders wenn du Hunderte von Formularen, knappe Fristen und den Druck der Führungsebene, es „einfach zum Laufen zu bringen“, jonglierst. Doch mit einem strukturierten Plan muss es nicht chaotisch sein. Ein klarer Schritt-für-Schritt-Ansatz hilft dir, mit Zuversicht zu migrieren.

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Die folgenden fünf Schritte basieren auf bewährten Best Practices aus der Praxis. Sie helfen dir, von der Ungewissheit ins Handeln zu kommen, ohne dabei etwas Kritisches zu übersehen.

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1. Bestandsaufnahme

Bevor du etwas migrieren kannst, musst du wissen, was vorhanden ist. Das Fehlen auch nur eines einzigen Formulars könnte später zu einer Störung führen.

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✅ Was ist zu tun?

• Nutze ein Discovery-Tool (wie den skybow Analyzer), um deine Umgebung automatisch zu scannen.
• Identifiziere wo sich die Formulare befinden (Personalwesen, Finanzen, Betrieb usw.) und wer sie besitzt.
• Verlass dich nicht auf dein Gedächtnis – erstelle eine vollständige, aktuelle Formular-Inventarliste.

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2. Klassifiziere

Nicht alle Formulare sind gleich wichtig. Wenn du den Unterschied kennst, kannst du intelligenter planen.

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✅ Was ist zu tun?

• Kennzeichne jedes Formular anhand seiner Auswirkungen auf das Geschäft: Einfach, Mittel, Kritisch
• Beachte, ob das Formular automatisierte Workflows auslöst, sensible Daten speichert oder an gesetzliche Bestimmungen gebunden ist.
• Tools wie der Analyzer skybow können dabei helfen, Formulare automatisch zu klassifizieren, um die Analyse zu beschleunigen.

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3. Setze Prioritäten:

Alles auf einmal zu migrieren, führt zu Stress und Verzögerungen. Beginne stattdessen mit den Formularen, auf die dein Unternehmen nicht verzichten kann.

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✅ Was ist zu tun?

• Erstelle eine Migrations-Roadmap, die mit den wichtigsten Formularen beginnt.
• Berücksichtige Abhängigkeiten: Sind andere Prozesse mit diesem Formular verknüpft?
• Verschiebe selten genutzte oder Legacy-Formulare auf eine spätere Phase oder erwäge, sie zu archivieren.

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4. Umdenken & Optimieren

Das ist eine Chance zur Modernisierung. Durch die Migration können Sie Ihre Systeme vereinfachen, die Benutzererfahrung verbessern und mobile Funktionen sowie Automatisierung einführen.

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✅ Was ist zu tun?

• Arbeite mit Formularbesitzern zusammen, um Formulare zu überprüfen und zu vereinfachen.
• Entferne unnötige Felder, Schritte oder Regeln.
• Denke über Verbesserungen der Benutzeroberfläche nach und nutze die Funktionen deiner neuen Plattform, um Formulare intelligenter zu gestalten.

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5. Trainiere & Kommuniziere

Klare Kommunikation und Schulungen sind entscheidend, um die Akzeptanz durch die Benutzer und die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen.

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✅ Was ist zu tun?

• Informiere alle Beteiligten über den Migrationszeitplan und was sie erwartet.
• Stelle einfache Benutzerhandbücher, kurze Videos oder Live-Sessions bereit, um die Benutzer durch die neuen Formulare zu führen.
• Stelle sicher, dass die Supportteams bereit sind, Fragen oder Feedback nach der Inbetriebnahme zu bearbeiten.

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InfoPath-Ersatz: Warum du jetzt handeln musst

Wenn du dich noch auf InfoPath verlässt, läuft dir die Zeit davon. Da Microsoft den erweiterten Support im Juli 2026 einstellt, erhöht jeder Tag, den du zögerst, dein Risiko für Risiken, Kosten und technische Probleme.

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Sobald der Support endet, erhältst du keine Updates, Bugfixes oder Sicherheitspatches mehr. Dies kann dazu führen, dass deine Formulare anfällig für Cyberangriffe oder Compliance-Verletzungen werden oder schlichtweg nicht mehr funktionieren, da sich Microsoft 365 ständig weiterentwickelt.

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Und die harte Wahrheit? Je länger du wartest, desto weniger Möglichkeiten wirst du haben.

Das alles kannst du mit der richtigen Vorbereitung vermeiden. Die Migration von InfoPath ist nicht nur eine technische Aufgabe. Es ist eine Geschäftsmöglichkeit , Prozesse zu verbessern, deine Tools zu modernisieren und deinen Teams eine bessere Erfahrung zu bieten.

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Übernimm jetzt die Kontrolle über den Übergang, solange du noch Zeit hast, ihn richtig zu gestalten.

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Du bist nicht allein! Wir begleiten dich auf deinem Weg und finden gemeinsam mit dir die perfekte Alternative.

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