Die WAHRHEIT über die Ablösung von InfoPath: Was du jetzt tun musst

Wenn du dafür verantwortlich bist, dass die Systeme deines Unternehmens reibungslos und sicher laufen, und du immer noch InfoPath-Formulare verwendest, dann spürst du wahrscheinlich gerade den Druck.

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Du hast bestimmt Dutzende – vielleicht Hunderte – von InfoPath Formularen, die tief in tägliche Prozesse integriert sind. Sie bearbeiten Genehmigungen, Eskalationen, Compliance-Workflows oder sensible Daten. Du bist die Person, die angerufen wird, wenn etwas kaputt geht, und da Microsoft den Support offiziell bis Juli 2026 einstellt, könnte dieses „Etwas“ jederzeit passieren. Und du wärst auf dich allein gestellt.

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Wie fange ich überhaupt an, diese Formulare zu ersetzen? Welche Tools können das leisten, was InfoPath konnte, ohne Chaos zu verursachen? Kann ich wirklich alles vor dem Stichtag neu erstellen, ohne kritische Prozesse zu unterbrechen?

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Dieser Blog-Post soll dir dabei helfen.

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Wir zeigen dir:

• Was das Ende von InfoPath für dich bedeutet
• Warum Warten dein Unternehmen einem ernsthaften Risiko aussetzen könnte
• Welche modernen Alternativen gibt es und wie schneiden sie im Vergleich ab?
• Ein einfacher, schrittweiser Migrationsplan
• Und eine praktische Checkliste, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

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Egal, ob du gerade erst mit den Überlegungen zur Migration beginnst oder bereits mitten in der Planung steckst, dieser Leitfaden soll dir Klarheit, Zuversicht und einen klaren Weg nach vorn geben.

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In diesem Video findest du zahlreiche Details zu diesem Thema:

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Diese Support-Timeline solltest du kennen

Bevor du deine Migration von InfoPath weg planen kannst, solltest du verstehen, was passiert und wann. Viele Unternehmen schieben Änderungen auf, bis etwas kaputt geht. Aber bei InfoPath könnte das Warten kostspielig werden. Du hast es nicht nur mit veralteter Software zu tun, sondern auch mit einer tickenden Uhr, die sich direkt auf deine Sicherheit, Compliance und operative Stabilität auswirkt.

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Wenn dein Unternehmen auf InfoPath angewiesen ist, könnte das Ignorieren des Zeitplans Folgendes bedeuten:

• Formulare, die mitten in einem Workflow plötzlich ausfallen
• Sicherheitslücken, die du nicht patchen kannst
• Keine Unterstützung von Microsoft, wenn etwas kritisch ausfällt
• Eine überstürzte Migration, die später teuer und störend ist

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Das solltest du wissen:

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Der offizielle Zeitplan für das End-of-Life von InfoPath

• InfoPath 2013 war die letzte veröffentlichte Version. Es wird keine zukünftigen Versionen geben.
• Mainstream-Unterstützung endete in Juli 2021.
  • Das bedeutet keine neuen Funktionen, keine Verbesserungen und keine regelmäßigen Fehlerbehebungen.
• Erweiterte Unterstützung endet in Juli 2026.
  • Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr, keinen Microsoft Helpdesk und keine Garantie dafür, dass InfoPath noch mit den neuesten Versionen von Microsoft 365 oder SharePoint funktioniert.

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Die Nutzung von Software, die nicht mehr unterstützt wird, birgt ein enormes Risiko. Insbesondere, wenn diese eng mit deinen Geschäftsprozessen verbunden ist.

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Es könnte Folgendes passieren:

• Defekte Formulare, die in neueren Browsern oder SharePoint-Umgebungen nicht mehr korrekt dargestellt werden
• Erhöhte Anfälligkeit für Cyberangriffe aufgrund fehlender Sicherheitsupdates
• Compliance-Verstöße, wenn Formulare in regulierten Prozessen (wie HR oder Finanzen) fehlschlagen
• Keine offizielle Hilfe, wenn etwas schiefgeht — nur du und ein Haufen kritischer Fehler

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Wenn InfoPath nach Juli 2026 ausfällt, gibt es kein Sicherheitsnetz. Keine Notfallreparatur. Kein Update. Deshalb ist das Wissen über diese Zeitachse nicht nur “gut zu wissen” – sie ist der Ausgangspunkt für jede Entscheidung, die du als Nächstes triffst.

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Vier Schlüsselfragen, die du dir vorab stellen solltest

Bei der Migration von InfoPath geht es nicht nur um die Auswahl eines neuen Tools. Es geht darum zu verstehen, womit man es wirklich zu tun hat.‍

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Viele InfoPath-Formulare sind seit Jahren im Einsatz und unterstützen unauffällig wichtige Geschäftsprozesse im Hintergrund. Wenn du ohne ein klares Bild davon, was wie oft, von wem und zu welchem Zweck verwendet wird, mit der Migration beginnst, riskierst du, wichtige Dinge zu zerstören, Zeit und Ressourcen zu verschwenden oder die falschen Dinge neu aufzubauen.

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Diese vier Fragen helfen dir, blinde Flecken zu vermeiden, Risiken zu reduzieren und von Anfang an intelligentere Entscheidungen zu treffen. Sie helfen dir, deine InfoPath-Landschaft zu kartieren, damit du die richtigen Schritte priorisieren und die beste Ersatzstrategie wählen kannst.

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1. Welche Abteilungen verwenden noch InfoPath?

Du kannst nicht ersetzen, was du nicht einmal kennst. InfoPath-Formulare könnten in HR-Portalen, Finanzsystemen, Qualitätskontroll-Dashboards oder sogar in alten Projektbereichen versteckt sein, auf die sich die Leute tagtäglich verlassen.

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✅ Was ist zu tun?

• Führe eine vollständige Bestandsaufnahme aller InfoPath-Formulare durch.
• Nutze Tools (wie den skybow Scanner), um automatisch vorhandene Formulare in deinen SharePoint-Umgebungen zu erkennen.
• Vergiss nicht die Legacy-Formulare – einige sind möglicherweise noch aktiv oder an automatisierte Workflows gebunden.

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2. Sind diese Formulare an kritische Geschäftsprozesse gebunden?

Formulare sind nicht alle gleich. Einige sammeln lediglich Daten, während andere Eskalationen auslösen, Genehmigungen starten oder für gesetzliche und Compliance-Prozesse erforderlich sind. Wenn du eines dieser Formulare versehentlich beschädigst, kann dies einen Workflow und dein Team zum Stillstand bringen.

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✅ Was ist zu tun?

• Identifiziere, welche Formulare “unternehmenskritisch” sind.
• Markiere diejenigen, die regulatorische, finanzielle oder kundenseitige Prozesse unterstützen.
• Diese sollten bei der Migrationsplanung priorisiert werden.

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3. Welche Art von Daten und Metadaten werden von diesen Formularen verarbeitet?

Einige Formulare erfassen einfache Informationen wie Feedback oder Urlaubsanträge. Andere speichern sensible persönliche Daten, Finanzunterlagen oder Dokumente, die für Compliance-Prüfungen aufbewahrt werden müssen.

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✅ Was ist zu tun?

• Kategorisiere Formulare basierend auf der Sensibilität der Daten, die sie verarbeiten.
• Berücksichtige Datenschutz, Berechtigungen und Archivierungs-Anforderungen bei der Auswahl einer neuen Plattform.
• Dies wirkt sich auch darauf aus, ob du Audit-Trails oder rollenbasierte Zugriffe in deinem Ersatztool benötigst.

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4. Können die Formulare neu gestaltet oder vereinfacht werden?

InfoPath bot den Nutzern viel Flexibilität, oft aber auf Kosten unnötiger Komplexität. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um zu fragen: Benötigen wir wirklich all diese Felder, Regeln und Schritte?

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✅ Was ist zu tun?

• Überprüfe die Struktur und Logik jedes Formulars.
• Halte Ausschau nach Möglichkeiten zur Optimierung, zur Reduzierung von Klicks und zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.
• Moderne Plattformen wie Power Apps oder skybow Studio fördern schlankere, intelligentere Designs, die einfacher zu warten sind.

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Wenn du dir frühzeitig die Zeit nimmst, diese Fragen zu beantworten, kannst du dir später wochenlange Frustration ersparen. Du wirst genau wissen, was zu tun ist, was am wichtigsten ist und wie du eine Lösung entwickelst, die die Arbeitsweise deines Unternehmens tatsächlich verbessert.

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Deine Optionen für den InfoPath-Ersatz: Power Apps vs. skybow Studio

Es gibt viele Tools, die InfoPath ersetzen können. Zwei davon sind am häufigsten anzutreffen: Microsoft Power Apps und skybow Studio.‍

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Beide sind leistungsstark, weit verbreitet und bieten moderne Möglichkeiten zur Erstellung von Formularen und Workflows. Sie verfolgen jedoch sehr unterschiedliche Ansätze. Deshalb ist es wichtig, sie zu vergleichen.

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Im Folgenden findest du einen Vergleich der wichtigsten Unterschiede. Das ist keine vollständige Liste. Es gibt viele Details, die je nach deiner Umgebung von Bedeutung sein können. Aber das sind die wichtigsten Faktoren, die dir helfen können, frühzeitig eine fundierte Entscheidung zu treffen.

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Integration mit Microsoft 365

Power Apps ist Teil der umfassenderen Power Platform. Sie lässt sich gut in andere Microsoft-Tools wie Power Automate, Dataverse und Teams integrieren. Sie führt aber auch ein völlig neues Toolset ein. Dies kann für die Entwicklung von plattformübergreifenden Apps großartig sein, bedeutet aber auch mehr Komplexität, neue Lizenzen und zusätzliche Governance-Anforderungen.‍

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skybow Studio hingegen ist vollständig in SharePoint integriert – sowohl online als auch on-prem. Es sind keine externen Datenschichten oder separaten Systeme erforderlich. Dies macht es ideal für Organisationen, die mit so wenig Unterbrechung wie möglich innerhalb ihres bestehenden SharePoint- und Microsoft 365-Ökosystems bleiben möchten.

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Formulardesign und logische Komplexität

Power Apps bietet Low-Code Canvas- und modeldriven Apps. Diese sind flexibel und leistungsstark – aber um dynamisches Verhalten (wie bedingte Logik oder Berechnungen) zu erstellen, musst du Power FX, die Formelsprache von Microsoft, lernen und verwenden. Das ist eine zusätzliche Herausforderungen und erfordert zusätzliche Fähigkeiten, insbesondere bei komplexeren Formularen.‍

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skybow Studio verwendet einen vollständig visuellen Formular-Builder. Du kannst komplexe Logiken (wie bedingte Formatierung, Berechnungen oder Regeln) erstellen, ohne Formeln schreiben zu müssen. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine schnellere Implementierung und weniger Schulungsaufwand für Formular-Builder.

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Lizenzierung & Governance

Die Power Apps-Lizenzierung kann komplex sein. Es gibt verschiedene Preismodelle, je nachdem, ob du pro Benutzer, pro App oder nach Premium-Konnektoren lizenzierst. Wenn du das Dataverse (das Datenspeichersystem der Power Platform) verwendest, fallen zusätzliche Kosten an. Diese Komplexität kann die Budgetierung und Governance erschweren.‍

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skybow Studio bietet eine klare und transparente Lizenzierung, basierend auf der Anzahl der Endbenutzer. Es gibt keine versteckten Zusatzkosten für Konnektoren oder Speicher. Das erleichtert die Planung, Verwaltung und Skalierung – insbesondere für IT-Teams, die Lizenzierungsüberraschungen vermeiden möchten.

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Migration von InfoPath

Power Apps bietet keinen direkten Migrationspfad von InfoPath. Jedes Formular muss manuell neu erstellt und die gesamte Logik von Grund auf neu implementiert werden. Dies kann zeitaufwendig und kostspielig sein, insbesondere bei Formularen mit komplexen Verhaltensweisen oder Integrationen.‍

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skybow Studio beinhaltet ein integriertes InfoPath-Migrationstool. Es scannt automatisch deine SharePoint-Umgebung, erkennt alle InfoPath-Formulare und analysiert deren Struktur. Du erhältst einen Migrationsbericht und kannst die Konvertierung in SharePoint Formulare automatisieren. Dies reduziert den Migrationsaufwand und das Risiko erheblich.

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Andere Alternativen

• Nintex Forms: robust, workflowlastig, aber teurer.
• K2: unternehmenstauglich, leistungsfähig, aber oft zu komplex und überladen.
• Kundenspezifische Lösungen: maximale Flexibilität, aber hohe Kosten, langer Zeitrahmen und IT-Abhängigkeit.

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Jedes Tool hat seine Stärken, und deine Wahl sollte von deinen technischen Fähigkeiten, den Governance-Richtlinien und der Frage abhängen, wie tief InfoPath in deinem Unternehmen integriert ist.

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Ein bewährter 5-Schritte-Plan für die InfoPath-Migration

Die Migration von InfoPath kann überwältigend sein – besonders, wenn du Hunderte von Formularen, knappe Fristen und den Druck der Führungsebene unter einen Hut bringen musst, die verlangt, dass es „einfach funktioniert“. Aber mit einem strukturierten Plan muss es nicht chaotisch sein. Ein klarer Schritt-für-Schritt-Ansatz hilft dir, die Migration mit Zuversicht durchzuführen.

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Die folgenden fünf Schritte basieren auf bewährten Verfahren aus der Praxis. Sie helfen dir, von der Unsicherheit zum Handeln zu gelangen und gleichzeitig sicherzustellen, dass du nichts Wichtiges verpasst.

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1. Bestandsaufnahme

Bevor du etwas migrieren kannst, musst du wissen, was vorhanden ist. Selbst das Fehlen eines einzigen Formulars kann später zu Störungen führen.

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✅ Was ist zu tun?

• Nutze ein Discovery Tool (wie den skybow Analyzer), um deine Umgebung automatisch zu scannen.
• Identifiziere wo sich die Formulare befinden (Personalwesen, Finanzen, Betrieb usw.) und wer sie besitzt.
• Verlass dich nicht auf dein Gedächtnis — erstelle eine vollständige, aktuelle Formularbestandsliste.

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2. Klassifiziere

Nicht alle Formulare sind gleich wichtig. Wenn du den Unterschied kennst, kannst du intelligenter planen.

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✅ Was ist zu tun?

• Kennzeichne jedes Formular anhand seiner Auswirkungen auf das Geschäft: Einfach, Mittel, Kritisch
• Beachte, ob das Formular automatisierte Workflows auslöst, sensible Daten speichert oder an gesetzliche Bestimmungen gebunden ist.
• Tools wie der Analyzer von skybow können dir helfen, Formulare für eine schnellere Analyse automatisch zu klassifizieren.

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3. Setze Prioritäten:

Alles auf einmal zu migrieren, führt zu Stress und Verzögerungen. Beginne stattdessen mit den Formularen, ohne die dein Unternehmen nicht auskommen kann.

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✅ Was ist zu tun?

• Erstelle eine Migrations-Roadmap, die mit den wichtigsten Formularen beginnt.
• Berücksichtige Abhängigkeiten: Sind andere Prozesse mit diesem Formular verknüpft?
• Verschiebe selten genutzte oder Legacy-Formulare auf eine spätere Phase oder erwäge, sie zu archivieren.

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4. Umdenken & Optimieren

Es ist deine Chance zur Modernisierung. Die Migration bietet dir die Möglichkeit zur Vereinfachung, zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und zur Einführung von mobilen Funktionen und Automatisierung.

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✅ Was ist zu tun?

• Arbeite mit Formularbesitzern zusammen, um Formulare zu überprüfen und zu vereinfachen.
• Entferne unnötige Felder, Schritte oder Regeln.
• Denke über Verbesserungen der Benutzeroberfläche nach und nutze die Funktionen deiner neuen Plattform, um Formulare intelligenter zu gestalten.

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5. Trainiere & Kommuniziere

Klare Kommunikation und Schulungen sind entscheidend, um die Akzeptanz durch die Benutzer und die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen.

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✅ Was ist zu tun?

• Informiere alle Beteiligten über den Migrationszeitplan und was sie erwartet.
• Stelle einfache Benutzerhandbücher, kurze Videos oder Live-Sessions bereit, um die Benutzer durch die neuen Formulare zu führen.
• Stelle sicher, dass die Supportteams bereit sind, Fragen oder Feedback nach der Inbetriebnahme zu bearbeiten.

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InfoPath-Ersatz: Warum du jetzt handeln musst

Wenn du noch auf InfoPath setzt, läuft dir die Zeit davon. Da Microsoft den erweiterten Support im Juli 2026 einstellt, erhöht jeder Tag, den du zögerst, dein Risiko für Risiken, Kosten und technische Probleme.

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Sobald der Support endet, erhältst du keine Updates, Fehlerbehebungen oder Sicherheitspatches mehr. Das bedeutet, dass deine Formulare anfällig für Cyberangriffe, Compliance-Verstöße werden oder einfach nicht mehr funktionieren könnten, wenn Microsoft 365 sich weiterentwickelt.

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Und die bittere Wahrheit? Je länger du wartest, desto weniger Optionen hast du.

Mit der richtigen Vorbereitung kannst du das alles vermeiden. Die Migration von InfoPath ist nicht nur eine technische Aufgabe. Sie ist eine Geschäftsmöglichkeit, um Prozesse zu verbessern, deine Tools zu modernisieren und deinen Teams eine bessere Erfahrung zu bieten.

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Übernimm jetzt die Kontrolle über den Übergang, solange du noch Zeit hast, ihn richtig zu gestalten.

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Du bist nicht allein! Wir begleiten dich auf deinem Weg und finden gemeinsam mit dir die perfekte Alternative.

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