Microsoft 365 Copilot Connectors: SharePoint-Leitfaden

Wenn du jemals versucht hast, externe Daten in SharePoint zu integrieren, kennst du den Aufwand.

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Ob es darum geht, Kundeninformationen aus einem CRM, Produktdaten aus SQL oder alte Datensätze aus einem Altsystem abzurufen – der Prozess ist unübersichtlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.

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Du musstest wahrscheinlich:

• Komplexe Datensynchronisationsaufträge einrichten
• Gespiegelte SharePoint-Listen erstellen und pflegen
• Fehlerhafte Nachschlagevorgänge und veraltete Daten verwalten
• Performance-Einbußen und Speicherplatzverschwendung in Kauf nehmen
• Benutzerdefinierte Skripte schreiben, nur um alles am Laufen zu halten

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Und sprechen wir gar nicht erst darüber, was passiert, wenn sich das Quellsystem ändert. 😩

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Aber was, wenn du das Synchronisieren komplett überspringen könntest?

Was, wenn SharePoint Daten direkt aus diesen externen Systemen nutzen könnte — live — ohne Duplizierung, ohne Synchronisationsaufträge und ohne tägliche Kopfschmerzen?

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Dank Microsoft 365 Copilot Connectors und intelligenten Tools wie skybow Studio ist dies nun möglich. Es ist die neue Art, mit externen Daten in SharePoint zu arbeiten. In diesem Beitrag erklären wir dir, wie es funktioniert und wie du es einrichtest.

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So nutzt du Microsoft 365 Copilot Connectors in deinen SharePoint-Lösungen

Früher, wenn du Daten aus einem anderen System — wie deinem CRM, einer SQL-Datenbank oder sogar einer alten CSV-Datei — nutzen wolltest, musstest du sie in eine SharePoint-Liste synchronisieren. Das bedeutete oft:

• Zusätzlicher Speicherverbrauch
• Manuelle Synchronisationsaufgaben oder benutzerdefinierter Code
• Schnell veraltende Daten

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Mit Microsoft 365 Copilot Connectors kannst du direkt auf externe Daten zugreifen in deinen SharePoint-Lösungen, ohne sie zu kopieren oder zu synchronisieren.

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Microsoft ermöglicht dir die Nutzung von über 70+ Microsoft 365 Copilot Connectors (Tendenz steigend), die Daten in Microsoft Search, Copilot und jetzt — dank skybow Studio — in SharePoint-Formulare ziehen.

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So richtest du das System ein:

1. Externes System: SQL, Zendesk, SAP, Salesforce, CSV, etc.
2. Microsoft 365 Copilot Connector: Zieht die Daten (entweder cloudbasiert oder von deinem on-premises Server).
3. Suchindex: Microsoft indiziert die Daten, damit sie in Copilot und Search verwendet werden können.
4. skybow Forms: Kann nun dieselben Daten direkt über das Formularsteuerelement „Data Lookup“ abrufen.

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In diesem Video findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Microsoft 365 Copilot Connectors für deine SharePoint-App. Matthias (CPO @ skybow) zeigt auch verschiedene Praxisbeispiele:

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Was macht Microsoft 365 Copilot Connectors in deinen SharePoint-Lösungen so wertvoll?

Wenn du SharePoint-Lösungen erstellst, führt jeder zusätzliche Schritt — wie das Synchronisieren von Daten, das Pflegen von Listen oder das Schreiben von benutzerdefiniertem Code — zu Reibungsverlusten. Microsoft 365 Copilot Connectors beseitigen einen Großteil dieser Komplexität, indem sie dir Echtzeit-Zugriff auf externe Daten direkt in SharePoint ermöglichen.

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So verändert dies die Arbeitsweise für Entwickler und Endnutzer:

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Nutze externe Daten, ohne sie in SharePoint zu synchronisieren oder zu speichern

Schluss mit dem Erstellen von duplizierten SharePoint-Listen oder dem Schreiben von Power Automate Flows, nur um Kunden-, Ticket- oder Bestandsdaten aktuell zu halten. Mit Microsoft 365 Copilot Connectors kannst du externe Daten direkt lesen, sodass deine SharePoint-Lösung immer die neuesten Informationen direkt aus der Quelle anzeigt.

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Beispiel:
Eine Verkaufsübersicht in SharePoint kann Kundendetails aus einem CRM oder Ticket-Status aus Zendesk anzeigen, ohne etwas zu synchronisieren oder eine Schattenliste zu pflegen.

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Unterstützt alle Arten von externen Systemen

Out of the box kannst du dich mit über 70+ Systemen verbinden, wie z.B.:

• SQL Server (on-prem oder Azure)
• Zendesk (für Helpdesk-Tickets)
• CSV-Dateien (aus Altsystemen oder exportierten Systemen)
• Salesforce, ServiceNow, SAP und weitere...

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Wenn es keinen vorgefertigten Microsoft 365 Copilot Connector gibt, den du in deiner SharePoint App verwenden kannst, kannst du sogar deinen eigenen mit dem Copilot Connector erstellen.

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Beispiel:
Du verwendest immer noch eine alte interne App, die nur CSV-Dateien exportiert? Lade diese Datei in SharePoint hoch, schließe einen CSV-Connector an, und Benutzer/innen können diese Daten durchsuchen und mit ihnen interagieren.

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Zeige externe Daten in SharePoint-Formularen an

Mit Tools wie skybow Studio kannst du Daten aus externen Systemen direkt in benutzerdefinierte Formulare einfügen, ohne Daten zu synchronisieren oder zu duplizieren.

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Du kannst:

• Füge Lookup-Felder hinzu, die Werte aus einer externen SQL-Tabelle abrufen
• Zeige verwandte Zendesk-Tickets an, die mit einem Benutzer oder Projekt verknüpft sind.
• Nutze Dropdown-Listen, die aus einer Live-Liste von Produkten, Kund/innen oder Assets stammen

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Beispiel:
In einem Formular für Supportanfragen können Benutzer/innen das betroffene Produkt aus einer Live-SQL-Datenbank auswählen, und nicht aus einer veralteten Liste, die du jede Woche manuell aktualisieren musst.

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Erweiterte Filter- und Suchfunktionen

Du kannst externe Daten mit KQL (Keyword Query Language) durchsuchen. Das ist die gleiche leistungsstarke Sprache, die von Microsoft Search verwendet wird.

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Das bedeutet:

• Schnelle Ergebnisse
• Umfangreiche Filter (enthält, enthält nicht, beginnt mit, etc.)
• Höhere Relevanz für die Benutzer/innen

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Du musst dich nicht mehr mit veralteten CAML-Abfragen oder umständlichen Workarounds herumschlagen.

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Beispiel:
Du kannst nur „aktive Kunden“ aus einem externen CRM anzeigen oder „archivierte Tickets“ aus Zendesk herausfiltern, bevor sie überhaupt im Dropdown erscheinen.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richtest du Microsoft 365 Copilot Connectors für deine SharePoint App ein

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Einrichtung des Microsoft 365 Copilot Connectors

1. Gehe zum Microsoft 365 Admin Center
2. Navigiere zu Copilot Agents und Connectors
3. Klicke auf Neue Verbindung
4. Wähle deinen Connector (wie SQL, Zendesk, SAP, Salesforce, CSV)
5. Gib die erforderlichen Informationen ein (wie Client-ID und Secret für OAuth)
6. Lege fest, wie oft die Daten gecrawlt werden sollen (täglich, wöchentlich usw.).
7. Definiere dein Schema (wähle Titel, eindeutige ID und Inhaltsfeld)

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skybow Lookup einrichten

1. Öffne ein Formular in skybow Studio
2. Füge ein Data Lookup-Steuerelement zu deinem SharePoint-Formular hinzu
3. Wähle „Graph Connector“ als Quelle
4. Wähle den von dir eingerichteten Konnektor aus
5. Wähle Schlüsselfelder, Anzeigefelder und Filter (KQL) aus
6. Wähle bei Bedarf Mehrfachauswahl
7. Daten vorschauen und speichern

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Was du wissen solltest, wenn du einen Microsoft 365 Copilot Konnektor in deiner SharePoint-Lösung verwendest

Hier sind noch ein paar Punkte, die du wissen und beachten solltest, wenn du Microsoft 365 Copilot Konnektoren in deinen eigenen SharePoint-Lösungen verwenden möchtest. Die Punkte beziehen sich natürlich auf die Einrichtung mit skybow Studio:

• Es ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich, um die Daten in Formularen zu verwenden
• Du benötigst eine Copilot-Lizenz, wenn Copilot diese Daten verwenden soll
• Die Einrichtung ist kürzlich vom Search Admin Center in den Copilot-Bereich verschoben worden
• Du kannst bis zu 10 Datenquellen pro Tenant haben
• Das Bearbeiten bestehender Verbindungen kann knifflig sein — oft musst du sie löschen und neu erstellen
• Manche Löschversuche schlagen fehl und bleiben hängen

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Profi-Tipp für skybow Builder:

Wenn du die Lösung auf einen anderen SharePoint-Tenant verschiebst und sich der Konnektorname ändert, verwende die Deployment Maintenance Page in skybow Studio, um die Verbindungs-ID zu aktualisieren. Du musst nicht alles von Grund auf neu erstellen.

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Deine wichtigsten Erkenntnisse

Du musst keine Daten mehr synchronisieren.

Das bedeutet weniger Chaos, weniger Duplikate und mehr Genauigkeit in Echtzeit. Die Kombination aus Microsoft 365 Copilot Connectors und skybow Data Lookup bietet dir eine intelligente, moderne Möglichkeit, externe Daten in SharePoint zu nutzen.

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✅ Kein Synchronisieren oder websiteübergreifende Lookups mehr

✅  Funktioniert mit vielen Datentypen: SQL, CSV, Zendesk, etc.

✅  Einfach einzurichten mit skybow forms

✅  Unterstützt Suche, Filter und Mehrfachauswahl

✅  Benötigt nur eine Standard M365 Lizenz

✅  Halte deine Daten live, durchsuchbar und aktuell

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Wenn du die Funktion live in einer Demo sehen oder Hilfe bei der Einrichtung benötigst, buche einfach einen kostenlosen Anruf.

Unser Team unterstützt dich gerne! 💚

Möchtest du tiefer eintauchen? Entdecke reale Beispiele der SharePoint-Prozessdigitalisierung mit skybow.

Neugierig auf den nächsten Schritt? Sieh, wie SharePoint Agents dieselben Daten mit natürlicher Sprachsuche nutzen.