Von Microsoft Teams bis Planner: Erstelle SharePoint-Workflows integriert in M365-Tools ohne Coding

Was braucht es, damit ein Workflow oder eine digitale Lösung tatsächlich funktioniert? Sie muss vom Team genutzt werden. Das ist die absolute Garantie für den Erfolg.

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Natürlich sollte der Workflow oder die Lösung auch zuverlässig funktionieren, alle Anforderungen abdecken und einfach zu bedienen sein. Aber egal, wie gut er aufgebaut ist, wenn er nicht genutzt wird, ist auch der beste Workflow nutzlos.

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So einfach das auch klingt, so schwierig kann es sein, dies zu erreichen. Aber es gibt eine Methode, die die Akzeptanz der Nutzer sicherstellt: Integriere automatisierte Workflows und digitale Lösungen in die Tools, die die Nutzer bereits täglich verwenden.

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Warum funktioniert das?

• Die Nutzer haben kein zusätzliches Tool, das sie jeden Tag prüfen müssen.
• Sie müssen sich nicht mit einer neuen Benutzeroberfläche vertraut machen.
• Die Arbeitnehmer brauchen keinen neue Log-In.

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Die Microsoft 365 Suite ist ideal für diesen Ansatz. Sie ist in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Man muss nur ihr volles Potenzial an automatisierten Prozessen und digitalen Lösungen ausschöpfen. Mit Hilfe von SharePoint lassen sich Tools wie Microsoft Teams, Planner, OneNote etc. perfekt zu funktionierenden Workflows kombinieren. Sie nehmen viel manuelle Arbeit ab, vermeiden Fehler und garantieren die Einhaltung von Qualitätsstandards.

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Wie ein solcher SharePoint-Workflow mit M365-Tools aussehen kann und welche Möglichkeiten es gibt, erläutern wir anhand einiger Beispiele.

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SharePoint-Workflows mit integrierten M365-Tools

Es gibt zahlreiche Beispiele für SharePoint-Workflows mit integrierten M365-Tools. Die M365-Suite lässt sich problemlos in nahezu jeden Arbeitsablauf integrieren. In jedem Workflow ist es notwendig, Aufgaben zu erledigen, Benachrichtigungen zu versenden oder Informationen zu dokumentieren. Nicht immer alles zur gleichen Zeit, aber eine der Komponenten wird immer verwendet.

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Wir haben zwei Beispiele herausgesucht, die in jedem Unternehmen eingesetzt werden: Projektmanagement und eine Onboarding-Lösung.

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Die Beispiele sollen aufzeigen, welche Vorteile die Integration der M365 Suit in digitale SharePoint-Workflows für Prozesse hat.

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Projektleitung

Der Start eines neuen Projekts steht unmittelbar bevor. Der erste Schritt besteht darin, die gesamte Struktur für ein neues Projekt zu schaffen. Diese soll es allen Beteiligten ermöglichen, effizient zusammenzuarbeiten. Die Struktur sorgt auch dafür, dass alle Informationen jederzeit leicht auffindbar sind. Wenn diese Struktur für alle Projekte desselben Typs stets einheitlich ist, gewährleistet dies auch einen hohen Qualitätsstandard.

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Ein neues Projekt würde also über ein SharePoint-Formular angelegt werden. Die gesamte Struktur wird dann automatisch im Hintergrund erstellt.

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Der SharePoint-Workflow einschließlich der M365-Tools könnte diese Struktur automatisch erstellen:

• Ein Team mit vordefinierten Kanälen (die die Projektphasen widerspiegeln) in Microsoft Teams
• Ein Planer mit spezifischen Aufgaben in MS Planner
• Ein voreingestelltes OneNote für die Zusammenarbeit im Team

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Dieser Prozess kann auf verschiedene Projekttypen zugeschnitten werden, um sicherzustellen, dass die einzigartigen Anforderungen jedes Projekts erfüllt werden, egal ob es sich um eine Initiative zur digitalen Transformation, die Entwicklung eines neuen Produkts oder eine Produktverbesserung handelt.

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Onboarding-Lösung

Wird eine Stelle durch einen der Bewerber besetzt, kann diese Information über ein SharePoint-Formular wieder im System hinterlegt werden. Auch hier könnte ein vollautomatischer SharePoint-Workflow mit M365-Tools ausgelöst werden:

• Erforderliche Onboarding-Aufgaben werden automatisch erstellt und basierend auf der Abteilung und Position in Microsoft Planner zugewiesen.
• Die Aufgaben können vom HR-Team in MS Planner nachverfolgt werden, was einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Onboardings gewährleistet.
• Die zuständigen Mitarbeiter werden über MS Teams über die Einstellung und die zu erledigenden To Dos informiert.

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Nahtlose Integration für mehr Produktivität

Beide Beispiele zeigen eindrucksvoll die Vorteile, die SharePoint-Workflows mit integrierten M365-Tools bieten können.

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Sie machen zahlreiche manuelle Aufgaben überflüssig, so dass mehr Zeit in die Aufgaben investiert werden kann, die einen Mehrwert schaffen. Dies gewährleistet einen hohen Standard. Keine Aufgaben oder Strukturen können vergessen werden.

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Alle oben genannten Tools der M365-Suite können problemlos über Microsoft Teams genutzt werden. MS Teams ermöglicht die Konsolidierung von Prozessen, Formularen, Aufgaben und Notizen in einem einzigen Tool. Durch diese Integration entfällt die Notwendigkeit, mit mehreren Tools zu jonglieren, was die Effizienz erhöht und einen reibungsloseren Arbeitsablauf gewährleistet.

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So baust du SharePoint-Workflows mit integrierten M365-Tools ohne Coding

Der Versuch, solche Workflows einschließlich M365-Tools nativ in SharePoint zu erstellen, wäre äußerst komplex und zeitaufwändig. Deshalb bietet die Low-Code Plattform von skybow die Möglichkeit, solche Workflows ohne Programmierkenntnisse mit Hilfe leistungsstarker Automation Actions einzurichten.

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Mit diesen Aktionen war es noch nie so einfach, SharePoint-Workflows zu erstellen, die zu 100 % mit der M365-Suite integriert sind. Von der Automatisierung von Aufgaben innerhalb von Microsoft Teams (z. B. Erstellen von Teams, Definieren von Kanälen und Senden von Nachrichten) über die Verwaltung von Projekten in Microsoft Planner (Erstellen von Plänen, Aufgaben und Aktualisierungen) bis hin zur Erstellung vordefinierter OneNotes für die Zusammenarbeit im Team - die Möglichkeiten sind endlos.

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Und das Beste daran? All dies kann durch einen benutzerfreundlichen No-Code Assistenten erreicht werden, der die Einhaltung von Qualitätsstandards gewährleistet und gleichzeitig manuelle Fehler vermeidet.

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