Von Nintex zu skybow: Dein Leitfaden für eine erfolgreiche Ablösung

Betreibst du noch Workflows mit Nintex Workflow für Office 365?
Dann hast du wahrscheinlich schon die Nachricht gehört: die Abkündigung und das Support-Ende nahen.‍

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Das wirft einige unangenehme Fragen auf.

• Was passiert mit deinen bestehenden Workflows?
• Wie viel Aufwand wird die Migration?
• Musst du alles von Grund auf neu aufbauen?

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Viele Organisationen zögern, weil sie davon ausgehen, dass die Umstellung kompliziert sein wird: eine neue Plattform, neue Tools und eine neue Art der Prozessgestaltung.

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Aber hier ist die gute Nachricht: Mit skybow Studio kannst du deine Nintex-Workflows mit denselben Aktionen und einer Automatisierungslogik neu aufbauen, die du bereits kennst. Die eigentliche Veränderung sind nicht die Funktionen. Es ist die Denkweise.

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Sobald du verstehst, wie Prozesse in skybow strukturiert sind, wird die Migration deiner Workflows wesentlich einfacher, als die meisten Teams erwarten. 🚀

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Unterschiedliche Ansätze: Nintex vs. skybow

Bevor wir uns ansehen, wie Nintex-Workflows durch skybow ersetzt werden können, solltest du die verschiedenen Ansätze der beiden Plattformen genauer betrachten.

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Dadurch werden die Unterschiede sofort deutlich. Du verstehst dann den erforderlichen Paradigmenwechsel beim Erstellen von Workflows und Formularen, um Nintex für on-prem oder Office365 erfolgreich zu skybow Studio zu migrieren.

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Der Nintex-Ansatz: Workflows im Mittelpunkt

In Nintex Workflow für Office 365 oder on-prem werden Prozesse in der Regel mithilfe eines visuellen Workflow-Designers erstellt.

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Benutzer ziehen Aktionen per Drag and Drop auf eine Workflow-Oberfläche. Du kannst diese Aktionen verbinden und die Prozesslogik Schritt für Schritt definieren. Workflows werden typischerweise durch Ereignisse wie die folgenden ausgelöst:

• Ein Listenelement wird erstellt oder geändert
• Ein vom Benutzer manuell gestarteter Workflow
• Ein Workflow, ausgelöst durch einen anderen Workflow
• Geplante Workflows auf der Website

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Sobald der Workflow abgeschlossen ist, wird er von der Hintergrund-Workflow-Engine veröffentlicht und ausgeführt.

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Das zentrale Konzept bei Nintex lautet daher:Prozesse laufen als Workflows ab, die durch Ereignisse ausgelöst werden. Der Workflow selbst bildet den Kern der Prozesslogik.

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Der skybow Ansatz: Das Formular als Prozess-Hub

Bei der Erstellung von Prozessen mit skybow für SharePoint Online,SharePoint SE oderSharePoint 2019 ist der Ausgangspunkt in der Regel ein anderer: Anstatt mit dem Workflow zu beginnen, startet man mit dem SharePoint-Formular.

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Das Formular stellt die Benutzeroberfläche des Prozesses dar. Hier kannst du Daten anzeigen, Informationen eingeben und mit dem Prozess in SharePoint interagieren.

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Sobald du das Formular gebaut hast, kannst du Automatisierungen hinzufügen. Zum Beispiel:

• Aktion Buttons können beim Anklicken Automatisierungen auslösen.
• Statusänderungen können Hintergrundaktionen auslösen
• Geplante Automatisierungen können Prozesse automatisch ausführen

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Die eigentliche Prozesslogik wird im Action Builder erstellt, wo Automatisierungsschritte mithilfe der vorkonfigurierten Aktionen von skybow definiert werden.

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Anstatt einen einzigen langen Hintergrund-Workflow zu konzipieren, kombinierst du verschiedene Workflows. Dabei wird die Automatisierung eng mit dem Formular, den Daten und der Benutzerinteraktion verknüpft.

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Das zentrale Konzept in skybow Studio: Das Formular ist das Zentrum des Prozesses und die Automatisierung läuft darum herum.

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Dein entscheidender Paradigmenwechsel von Nintex zu skybow

Das führt zur wichtigsten Änderung, wenn du von Nintex zu skybow wechselst.

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In Nintex denkst du typischerweise so:

„Der Workflow läuft irgendwo im Hintergrund.“

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Bei skybow verlagert sich der Fokus auf:

„Welche Aktion führt der Benutzer aus, und welche Automatisierung sollte als Nächstes erfolgen?“

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Anstatt dass eine Workflow-Engine das zentrale Element bildet, wirddie Benutzerinteraktion innerhalb des FormularszumAusgangspunkt.

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Diese Änderung hat mehrere Vorteile:

• Die Prozesse werden für die Endnutzer transparenter
• Automatisierung wird leichter verständlich
• Die Prozesslogik ist näher am tatsächlichen Nutzererlebnis

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Für viele Organisationen führt dies zu Lösungen, die sich für deine Endnutzer innerhalb von SharePoint (online oder Server) und Microsoft 365 natürlicher anfühlen.

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So baust du Nintex Workflows in skybow neu auf

Eine häufige Sorge bei der Migration von Nintex ist, ob bestehende Workflows tatsächlich neu erstellt werden können: Die Antwort ist ja.

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Mit den Automatisierungsfunktionen in skybow Studio kannst du Nintex-Workflows weitgehend mit denselben Logiktypen und Aktionen nachbauen.

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Der erste Schritt besteht darin, den bestehenden Arbeitsablauf zu analysieren:

1. Was löst den Workflow aus?
2. Welche Schritte werden im Workflow ausgeführt?
3. Wie liest oder aktualisiert der Workflow SharePoint-Daten?

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Sobald diese Nintex-Workflow-Struktur klar ist, kann sie in das skybow-Modell überführt werden.

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Schritt 1: Baue das SharePoint-Formular in skybow

Das Formular wird zur Grundlage des Prozesses. Deshalb sollte dies immer dein Ausgangspunkt sein, wenn du Nintex durch skybow ersetzt.

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Was du beim Erstellen des SharePoint-Formulars mit skybow beachten solltest:

• Welche Felder repräsentieren den Prozessstatus?
• Welche Informationen Benutzer eingeben oder überprüfen müssen
• Welche Rollen sind an dem Prozess beteiligt?
• Wann Benutzer Aktionen auslösen können sollen

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Das Formularlayout erstellst du per Drag & Drop mit dem skybow Forms Designer.

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Schritt 2: Workflow-Trigger übersetzen

Als Nächstes musst du die Workflow-Trigger von Nintex den verschiedenen skybow Automatisierungsmöglichkeiten zuordnen.

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Hier sind einige Beispiele:

• Element erstellt → Automatisierung nach dem ersten Speichern
• Manueller Workflow-Start → Aktionsschaltfläche auf dem Formular
• Hintergrundprozess → Geplante oder ausgelöste Hintergrundaktion

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Wie du siehst, kannst du die verschiedenen Nintex Workflow-Trigger in skybow abbilden. Sie sind lediglich etwas anders strukturiert.

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Schritt 3: Die Nintex-Logik in skybow nachbilden

Schließlich musst du die eigentliche Prozesslogik im Action Builder neu erstellen. Hier kannst du die Automatisierung mithilfe vorkonfigurierter Aktionen definieren, wie zum Beispiel:

• Bedingungen
• Schleifen
• Datenoperationen
• Viele weitere Automatisierungsaktionen

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Anstatt eines großen Hintergrund-Workflows entsteht eine Kombination ausFormularinteraktionen und Hintergrundaktionen (ausgelöst & geplant).

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Hier findest du eine vollständige Liste aller verfügbaren Automatisierungsaktionen im skybow Studio.

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Operative Vorteile gegenüber Nintex

Neben dem unterschiedlichen Prozessmodell bietet skybow Studio auch betriebliche Verbesserungen im Vergleich zu Nintex.

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In Nintex werden Workflows typischerweise direkt in SharePoint veröffentlicht. skybow bietet einen strukturierteren Lösungslebenszyklus mit Funktionen wie:

• Integrierte Versionskontrolle
• Rollback-Funktionen
• Paketbasierte Bereitstellung

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Dadurch können Teams Lösungen zwischen Umgebungen wie den folgenden verschieben:

Entwicklung → Test → Produktion

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Wenn du eine bestehende Lösung aktualisierst, ermöglicht dir das Selective Deployment Feature, genau zu entscheiden, welche Teile in die Produktionsumgebung deployt werden sollen.

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Dies bietet mehr Kontrolle und Stabilität bei der Verwaltung von Lösungen.

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skybow ist dein #1 Nintex-Ersatz

Für Organisationen, die derzeit Alternativen zu Nintex evaluieren, bietet skybow Studio mehrere Vorteile.

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Der Drag-and-Drop Form Builder ermöglicht die Erstellung von erweiterten SharePoint-Formularen, die Endbenutzern eine leistungsstarke Benutzeroberfläche bieten.

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Die Automatisierungsaktionen ermöglichen es Organisationen, ihre bestehenden Nintex-Workflows nachzubilden. Auch wenn die Architektur anders funktioniert, sind die Automatisierungsfunktionen genauso leistungsstark.

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skybow bietet auch wichtige Flexibilität für moderne SharePoint-Umgebungen:

• Lösungen können auf SharePoint Online, SharePoint Server SE und SharePoint 2019 deployt werden
• Dieselbe Lösung lässt sich on-prem, online oder hybrid betreiben.
• Die Migration von Workflows vom Server in die Cloud wird erheblich einfacher.

Dadurch sind skybow Lösungen äußerst zukunftssicher.

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Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um deinen nächsten Schritt zu planen.

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Bei skybow haben wir vielen Organisationen geholfen, ihre Nintex-Prozesse mithilfe von skybow Studio zu analysieren, neu zu gestalten und neu aufzubauen.

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Wenn du erfahren möchtest, wie dies in deiner Umgebung funktionieren könnte, buche einen kostenfreien Termin mit unseren Expert/innen und beginne noch heute mit der Planung deiner Migration.

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