LEISTUNGSSTARKE SharePoint UX Hacks, die dein Leben VIEL einfacher machen

Wenn du SharePoint nutzt und es einfacher, sauberer und schneller nutzen möchtest, dann ist das genau das Richtige für dich.

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SharePoint-Lösungen sind oft nicht unbedingt für eine gute User Experience (UX) bekannt. Aber es gibt einen anderen Weg. SharePoint kann mit ein paar Hacks sehr benutzerfreundlich gestaltet werden.

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Wir teilen eine Menge hilfreicher Tipps zur Verbesserung deiner SharePoint-Erfahrung.

Wir werden alles auf einfache und unterhaltsame Weise erklären, damit du das Beste aus deinen SharePoint-Sites herausholen kannst, ohne ein Technik-Experte sein zu müssen.

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Das Ziel: Sauberes und benutzerfreundliches SharePoint

Die Idee ist, SharePoint einfach aussehen und sich anfühlen zu lassen, damit die Leute wissen, wo sie klicken und was sie tun sollen, ohne viel Schulung zu benötigen. Das reduziert Supportkosten und schafft gleichzeitig eine höhere Benutzerzufriedenheit.

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Das möchtest du:

• Sauberes Design mit weniger Schaltflächen.
• Rollenbasierte Ansichten (zeige den Leuten nur, was sie sehen müssen).
• Nutze Out-of-the-box SharePoint-Tools so viel wie möglich.

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Matthias zeigt dir auch, wie du das in seinem YouTube-Video zu diesem Thema erreichst. Dort siehst du auch alle Hacks in Aktion.

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Organisiere SharePoint-Admin-Aufgaben auf intelligente Weise

Erstelle einen speziellen Bereich für Admins, den nur Admins sehen können. Das bedeutet, dass normale Benutzer nicht irritiert werden und keine Einstellungen vornehmen und möglicherweise Fehler verursachen können. Admins hingegen haben alle benötigten Funktionen zentral auf einer SharePoint-Seite gebündelt. Sie müssen nicht lange nach den Funktionen suchen. Das bedeutet, dass die Admin-Rolle auch von Nicht-SharePoint-Experten übernommen werden kann.

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So funktioniert's:

• Erstelle eine „Admin“-Gruppe in SharePoint.
• Füge einen „Einstellungen“-Button zur Startseite hinzu, den nur Admins sehen können.
• Link zu nur für Admins zugänglichen Seiten wie:
  • Benutzergruppen
  • Berechtigungseinstellungen
  • Spezielle Listen (z. B. Kostenstellen)
• Nutze skybows sichtbare Ausdrücke, um Buttons basierend auf Rollen anzuzeigen oder auszublenden.

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Warum es hilft:

Normale Benutzer sehen keine Inhalte, die sie nicht benötigen. Das hält alles übersichtlich und weniger verwirrend.

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Rollenbasierte Sichtbarkeit in SharePoint

Benutzer sollten nicht von den Funktionen einer Lösung überfordert werden. Das funktioniert am besten, wenn du ihnen nur die Funktionen und Informationen zeigst, die für sie relevant sind.

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Das gilt für Buttons mit verschiedenen Funktionen, aber auch für Informationen. Das bedeutet, dass nichts übersehen wird, relevante Informationen nicht lange gesucht werden müssen und die richtige Aktion automatisch ausgeführt wird.

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Nutze dazu skybows Sichtbarkeitseinstellungen, um:

• Zeige Webparts nur bestimmten Rollen an.
• Inhalte vor Benutzern auszublenden, die sie nicht benötigen.
• Zeige Buttons an, basierend darauf, wo oder wann etwas passiert (z. B. während eines Genehmigungsschritts).

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So stellst du sicher, dass Benutzer nur das sehen, was für sie wichtig ist.

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Benutzerdefinierte SharePoint-Ansichten, die Sinn machen

SharePoint-Ansichten können überwältigend sein. Nicht alle Buttons, die SharePoint standardmäßig bereitstellt, sind auch für die aktuelle Ansicht relevant. Sie werden jedoch alle standardmäßig angezeigt. Es lohnt sich, dich zu fragen, welche Aktions-Buttons tatsächlich benötigt werden? Welche sind die wichtigsten und am häufigsten verwendeten? Basierend auf diesen Erkenntnissen kannst du sie dann optimieren.

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Verwende JSON-Formatierung, um:

• Buttons umbenennen (z. B. „Neue Spesenanfrage“ statt „Neu“).
• Nutzlose Buttons ausblenden.
• Aktionen neu anordnen, damit die wichtigsten zuerst kommen.
• Verwende skybow Buttons gemischt mit SharePoint-Buttons.

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💡 Tipp: Füge ein kleines „Home“-Symbol zu Ansichten in Teams hinzu. So können Benutzer leicht zur Startseite zurückkehren, da Teams das Navigationsmenü ausblendet.

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Übersichtlichere SharePoint-Listenansichten

Die Daten in den SharePoint-Tabellen können mit der Zeit auch sehr unübersichtlich werden. Das liegt daran, dass die Datenmenge wächst. Zahlreiche Datensätze und unterschiedliche Spalten erschweren es, den Überblick über eine solche Liste zu behalten. Besonders wenn sie keine Formatierung hat.

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Listenansichten müssen nicht langweilig sein!

• Verwende gestreifte Zeilen (grau/weiß) für eine bessere Lesbarkeit.
• Ansichten vor Benutzern ausblenden, die sie nicht benötigen (nicht sicher, aber übersichtlich).
• Füge Buttons zu Ansichten hinzu für schnelle Aktionen wie „Dokument generieren“ oder „Anfrage wieder öffnen“.

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Bonus: Du kannst Buttons von Anzeigeformularen in Listenansichten in skybow Studio kopieren!

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Bessere SharePoint-Formulare, zufriedenere Endbenutzer

Mit den richtigen Styling-Hacks haben SharePoint-Formulare das Potenzial, wie moderne, hochmoderne Software auszusehen. Es gibt auch zahlreiche Möglichkeiten, Endbenutzer bei der Nutzung der Formulare zu unterstützen. Dies ermöglicht eine noch effizientere Erledigung von Aufgaben.

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Lass uns SharePoint-Formulare fantastisch aussehen und intelligenter arbeiten lassen.

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Nutze diese Tricks:

• Hebe den Haupt-Button hervor (verwende primäre, sekundäre oder graue Stile).
• Benenne den Formulartitel um (z. B. „Neue Spesenanfrage“ statt „Neues Element“).
• Nutze Platzhalter (z. B. den Namen des Mitarbeiters im Titel anzeigen).
• Füge eine Prozessschritt-Leiste hinzu, die den aktuellen Status anzeigt (mit farbcodierten Stilen für Genehmigung, Ablehnung usw.).

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Diese Hacks helfen dem Endbenutzer, sich schneller in den Formularen zurechtzufinden. Benutzer wissen, wo sie sich im Prozess befinden und was als Nächstes zu tun ist.

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‍Sinnvolle Beschriftungen und Tabs

• Verwende Tabs in den SharePoint-Formularen, um den Inhalt zu organisieren und nicht zu viele Informationen auf einmal anzuzeigen.
• Platziere nur eine Unterliste oder Unterbibliothek pro Tab.
• Füge dynamische Zahlen zu Tabs hinzu, um anzuzeigen, wie viele Elemente sich in diesen Unterlisten oder -bibliotheken befinden. Wenn es 0 ist, brauchst du nicht zu klicken!
• Wechsle zu links beschrifteten Formularlayouts (wie ein Formular, nicht wie eine lange vertikale Seite). Das spart Platz und erleichtert das Scannen.

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Diese Tricks erleichtern es, einen Überblick über das Formular zu erhalten und die gesuchten Informationen zu finden oder neue Daten einzugeben. Auf diese Weise werden Endbenutzer nicht überfordert.

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Wichtige Feldänderungen hervorheben

• Nutze einen roten Fehlerstil, der deutlich anzeigt, wenn etwas falsch ist.
• Füge einen Änderungs-Highlight-Stil hinzu, der die von dir bearbeiteten Felder anzeigt. Das ist super nützlich, wenn du das Formular verlässt und zurückkommst – kein Rätselraten mehr, was du bereits geändert hast!

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Solche Funktionen helfen, Frustration bei Endbenutzern zu vermeiden. Sie können direkt sehen, ob Eingaben falsch sind oder wo sie bereits Änderungen vorgenommen haben. Dies macht die SharePoint-Formulare leichter verständlich.

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✅ Checkliste: Was du für eine bessere UX zu deiner SharePoint-Site hinzufügen solltest

Nutze diese schnelle Liste, wenn du deine nächste Lösung erstellst:

• Unnötige Buttons aufräumen
• Rollenbasierte Sichtbarkeit hinzufügen
• Einen Admin-Bereich mit allen wichtigen Links erstellen
• Buttons und Aktionen umbenennen, um sie an deinen Prozess anzupassen
• Füge benutzerdefinierte Listenaktionen hinzu (wie „Zur Startseite“ oder „Dokument generieren“)
• JSON-Formatierung verwenden, um Ansichten zu gestalten
• Aktionsspalten mit direkten Bearbeitungs-/Ansichtslinks hinzufügen
• Vorschau-Spalten für Bilder oder Dokumente verwenden
• Formular-Buttons in Listenansichten kopieren
• Formular-Titel umbenennen und anpassen
• Nutze die Prozessschrittsteuerung, um Workflow-Phasen anzuzeigen
• Füge Feldern Fehler- und Änderungsstile hinzu
• Füge Tab-Zähler hinzu, um die Navigation zu erleichtern

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Kleine Änderungen, GROSSER Unterschied

SharePoint zu verbessern bedeutet nicht, bei Null anzufangen. Du kannst die hier vorgestellten Tricks problemlos zu jeder bestehenden SharePoint-Lösung hinzufügen. Bei neuen SharePoint-Lösungen solltest du natürlich direkt auf eine gute UX achten. Aber es ist nie zu spät, SharePoint Apps benutzerfreundlicher zu gestalten.

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Nur ein paar einfache Tricks können deine Lösung für alle schneller, einfacher und benutzerfreundlicher machen.

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Möchtest du, dass sich dein SharePoint mehr wie eine ausgefeilte App und weniger wie ein verwirrendes Ordnersystem anfühlt? Nutze diese Tipps und du bist auf dem besten Weg!

Deine Nutzer werden dir danken! 💚