Wie du einfache SharePoint-Formulare in intelligente Lösungen verwandelst

Jede SharePoint-Lösung enthält mindestens ein SharePoint-Formular. In den allermeisten Fällen gibt es mehr als nur ein SharePoint-Formular.

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Das liegt daran, dass Daten oder Dokumente in jedem Prozess eine wichtige Rolle spielen. Sie müssen erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. Genau das geschieht in den SharePoint-Formularen.

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Sie sind daher der wichtigste Berührungspunkt mit dem Endnutzer. Dies legt auch eine große Verantwortung auf die Struktur und das Design. Die SharePoint-Formulare haben einen erheblichen Einfluss auf die Benutzererfahrung. Sie sind entscheidend dafür, ob eine Lösung intuitiv bedienbar und bei den Endnutzern beliebt ist.

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Sich ausschließlich auf die Basisfunktionen von SharePoint-Formularen zu verlassen, würde sich sowohl negativ auf die Benutzererfahrung als auch auf die Nutzerakzeptanz auswirken. Stattdessen sollten die Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden, um deine einfachen SharePoint-Formulare in smarte zu verwandeln.

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Wir zeigen dir, welche Optionen verfügbar sind und wie du sie nutzt. Wir stellen dir sogar Videos zur Verfügung, damit du smarte SharePoint-Formulare in echten Use Cases siehst.

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Baue SharePoint-Formulare dynamisch

Je dynamischer smarte SharePoint-Formulare strukturiert sind, desto besser führen sie den Endnutzer durch die Dateneingabe.

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Eine dynamische Struktur für smarte SharePoint-Formulare bedeutet, dass das Formular auf die Eingaben des Endnutzers reagiert. Dies kann auf verschiedene Weisen geschehen:

• Elemente ändern sich je nach Eingabe. Zum Beispiel werden neue Schaltflächen mit unterschiedlicher Funktionalität sichtbar.
• Die Einträge werden in Texte übertragen, wie die Überschrift oder die Beschreibung eines SharePoint-Formulars.
• Der Prozessschritt, in dem sich der Workflow gerade befindet, wird visuell auf dem SharePoint-Formular angezeigt.
• Neue Felder erscheinen basierend auf der Eingabe.

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Smarte SharePoint-Formulare, die dynamisch strukturiert sind, führen den Endnutzer Schritt für Schritt durch das Ausfüllen des Formulars. Dem Endnutzer wird nur das angezeigt, was für ihn gerade relevant ist.

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Dies verhindert, dass Endnutzer von einem großen SharePoint-Formular überfordert werden oder sogar vergessen, Einträge zu machen. Sie müssen nicht so aktiv nachdenken, sondern folgen einfach dem Fluss des SharePoint-Formulars und den dynamischen Informationen darauf.

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Die dynamische Struktur eines smarten SharePoint-Formulars dient gleichzeitig als Nutzer-Feedback. Dadurch können Endnutzer schneller erkennen, ob sie falsche Eingaben gemacht haben oder sich Fehler eingeschlichen haben.

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Erstelle eine Single Source of Truth mit Display Forms & Master-Detail-Beziehungen

Wenn du den Titel liest, werden viele von euch wahrscheinlich an die Denormalisierung von Datenmodellen und komplexe Master-Detail-Beziehungen denken. Wenn du nur SharePoint Out-of-the-box-Tools verwendest, ist das sicherlich richtig.

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Aber mit Hilfe von Low-Code Plattformen ist das auch ohne Programmierung möglich. Es gibt zahlreiche einfache Wege, um ein schön gestaltetes Display Form in eine Single Source of Truth zu verwandeln. Aber dazu später mehr.

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Dies ist ein zentraler Punkt, an dem alle Informationen verfügbar sind. Das bedeutet, dass Endnutzer die einzelnen Informationen oder Daten nicht an verschiedenen Stellen zusammentragen müssen. Sie sind auf einen Blick verfügbar. Das ist auch Teil smarter Formulare.

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Sogenannte Dossiers können weiter verbessert werden durch aggregierte Berechnungen aus den Detail-Listen in der Master-Liste oder die Anzeige von Daten über mehrere Listen hinweg, um dem Nutzer das Durchsuchen der Listen zu erleichtern. Berechnungen können auch implementiert werden, um noch mehr Wert und Informationen aus den Daten zu extrahieren.

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Das Ergebnis ist ein smartes SharePoint-Formular wie dieses Mitarbeiter-Dossier.

Die verschiedenen Detail-Listen befinden sich in den Tabs. Ein mehrspaltiges Layout wurde verwendet, um die Daten strukturiert darzustellen. Es gibt auch eine Dateivorschau. Sie ermöglicht die direkte Anzeige von Dokumenten auf New-, Edit- und Display Forms. Das spart Zeit und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.

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Führe Benutzer mit bedingter Formatierung

Bedingte Formatierung ist ein weiteres Mittel, um Endnutzer so reibungslos wie möglich durch das Ausfüllen eines SharePoint-Formulars zu führen. Das bedeutet, dass bestimmte Elemente basierend auf der Eingabe unterschiedlich formatiert werden.

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In einem smarten SharePoint-Formular wird bedingte Formatierung zum Beispiel verwendet, um Fehler in den Eingaben hervorzuheben oder um anzuzeigen, dass ein Limit überschritten wurde. Sie kann auch verwendet werden, um Notizen oder Hilfemeldungen basierend auf der Eingabe anzuzeigen.

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Bedingte Formatierung kann sehr klein sein, wie eine Notiz, oder groß und auffällig, wie eine Warnung oder die Anzeige eines Fehlers. In unserem Beispiel hier ist sie eher groß und fett. Dadurch wird sofort klar, dass das Budget überschritten wurde. Die Anfrage muss daher direkt an den CFO statt an den Teamleiter gesendet werden.

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Bedingte Formatierung, die auf einem smarten SharePoint-Formular verwendet wird, ist eine ausgezeichnete Hilfe für den Endnutzer. Er erhält Feedback während des Ausfüllens des SharePoint-Formulars und kann entsprechend reagieren. Das vermeidet Fehler und Korrekturschleifen. Dies beschleunigt Prozesse und erhöht die Datenqualität.

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Wie zu Beginn versprochen, ist das Video mit echten Use Cases für die smarten SharePoint Forms endlich verfügbar. Hier siehst du genau, welche Vorteile sie für den Endnutzer bringen und welche Optionen dir zur Verfügung stehen. Das sind natürlich nur einige Beispiele. Die Möglichkeiten sind endlos.

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Wir möchten dir einige Inspirationen geben, wie du deine einfachen SharePoint-Formulare in smarte verwandelst.

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Wie du einfache SharePoint-Formulare in smarte Lösungen verwandelst

Nachdem wir dir nun einige Inspirationen gegeben haben, wie du einfache SharePoint Forms in smarte Lösungen verwandelst, kommen wir zur Praxis: Wie kannst du das umsetzen? Welches Wissen benötigst du?

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Der erste Weg, deine einfachen SharePoint Forms in smarte Lösungen zu verwandeln, ist mit SharePoint Out-of-the-Box. Dies erfordert tiefgreifendes SharePoint-Expertenwissen und Coding-Expertise. Die meisten der oben genannten Funktionen können nur direkt in SharePoint über benutzerdefinierten Code oder komplexe, fehleranfällige Workarounds erstellt werden.

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Eine viel einfachere und schnellere Alternative sind Low-Code Plattformen, wie das skybow Studio. Sie bieten eine schnelle Lernkurve und erfordern weder Expertenwissen noch Programmierkenntnisse. Dank des Low-Code-Ansatzes kannst du smarte SharePoint-Formulare per Drag & Drop und mithilfe verschiedener Low-Code Wizards erstellen. Alles, was du benötigst, ist grundlegendes SharePoint-Know-how. Der skybow Forms Designer stellt dir alle notwendigen Tools, Funktionen und Steuerelemente zur Verfügung. So findest du alles, was du brauchst, auf einer Plattform.

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Im Video siehst du das skybow Studio in Aktion. Wenn du also schon immer wissen wolltest, wie einfach es ist, smarte SharePoint-Formulare zu erstellen, solltest du es dir unbedingt ansehen.

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