SharePoint-Formulare: Intelligentere Prozesse ohne Programmierung erstellen

Jeder Geschäftsprozess basiert auf Daten, die verarbeitet werden müssen oder einen bestimmten Workflow auslösen. Idealerweise werden diese Daten standardisiert über ein digitales Formular erfasst. Dies beschleunigt zum einen die Dateneingabe erheblich, birgt aber auch deutlich weniger Fehlerpotenzial. Zudem kann die Weiterverarbeitung der Daten oder die Auslösung eines Workflows automatisiert werden.

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SharePoint Forms sind ein leistungsstarkes Tool zur Erstellung und Verwaltung von Formularen innerhalb der Microsoft SharePoint-Plattform. Sie ermöglichen es Benutzern, Formulare einfach zu erstellen und zu teilen, Daten zu sammeln und die Ergebnisse zu analysieren. Diese zahlreichen Features und Funktionen machen SharePoint Forms zur besten, einfachsten und kostengünstigsten Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu digitalisieren oder zu modernisieren.  

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Wie SharePoint Forms die Prozessdigitalisierung unterstützen

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SharePoint bietet die Möglichkeit, eine Vielzahl von Prozessen digital abzubilden und sogar einige davon zu automatisieren. Die Grundlage für diese digitalen Prozesse sind immer Daten, die von Benutzern über individuelle Formulare, die SharePoint Forms, eingegeben werden. Wenn du deine Geschäftsprozesse in SharePoint digitalisieren möchtest, solltest du zunächst überlegen, welche Informationen du im Prozess benötigst und wie du diese am besten erfassen kannst. Wenn du weißt, welche Formulare du zur Abbildung des Prozesses benötigst, kannst du diese schnell und einfach in SharePoint Forms erstellen.  

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Du kannst diese SharePoint Forms dann einzeln mit deinem Team teilen oder sie den Benutzern in einer Art „Hub“ auf einer SharePoint-Website zur Verfügung stellen. Auf diese Weise finden sie alle für sie relevanten Prozesse und Formulare an einem Ort. Wie genau das aussehen kann, wie du eine solche SharePoint-Website erstellst und welche Vorteile sie hat, erklären wir dir in einem weiteren Blogbeitrag.

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Hier sind ein paar Beispiele, damit du siehst, wie oft Prozesse mit einem Formular beginnen. Typische Prozesse in SharePoint sind  

• für die Verwaltung von Informationen, wie z. B. Spesen, Personalinformationen, Bewertungen, Vermögenswerte, Audits, ...
  Hier benötigst du ein SharePoint-Formular, um die Informationen zunächst zu erfassen. Nur so kannst du sie anschließend digital verwalten. SharePoint Forms können auch benötigt werden, um die Informationen im Laufe der Zeit zu ändern oder sie zur Überprüfung anzuzeigen.
• zur Genehmigung von Anfragen, wie z. B. Urlaubsanträge, Beschaffungsanfragen, ...
  In diesen Fällen beginnt der Prozess immer mit der Erstellung der Anfrage. Dafür benötigst du ein SharePoint-Formular, das dann einen Genehmigungsprozess in SharePoint auslöst.
• zur Auslösung eines Workflows, wie z. B. die Eingabe eines neuen Sales Leads, die Registrierung eines neuen Mitarbeiters, die Dokumentation von Mängeln, die Erfassung einer neuen Anfrage, ...
  Auch hier kann ein standardisierter Prozess, bei dem automatisch Benachrichtigungen versendet, Aufgaben erstellt oder Dokumente generiert werden, nur durch das Absenden des SharePoint-Formulars mit den notwendigen Informationen gestartet werden.

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So könnte ein SharePoint-Formular aussehen, mit dem Mitarbeitende ihre eigene Arbeitsleistung bewerten. Dies könnte die perfekte Grundlage für ein Feedback-Gespräch mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung sein.

Du findest weitere Beispiele und reale Use Cases für smarte SharePoint Forms in diesem Video. Es enthält zahlreiche erweiterte Funktionen, die sowohl die Benutzererfahrung als auch die Benutzerakzeptanz fördern. Im Video siehst du, wie SharePoint Forms für die Digitalisierung von Prozessen eingesetzt werden.

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Für alle unterschiedlichen Prozesse in einem Unternehmen können individuelle SharePoint Forms erstellt werden, um die notwendigen Informationen abzurufen. Warum solltest du SharePoint Forms nutzen, um diese Informationseingabe zu digitalisieren oder zu modernisieren?  

1. Einfach anpassbar
   SharePoint-Entwickler können Formulare mit einer Vielzahl von Feldtypen erstellen, darunter Text, Zahlen, Datumsangaben sowie Bilder und Videos. Dies ermöglicht die Erstellung von Formularen, die auf spezifische Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten sind.

2. Zusammenarbeit
   SharePoint Forms ermöglichen es mehreren Benutzern, gleichzeitig an demselben Formular zu arbeiten, was eine effiziente Datenerfassung und Zusammenarbeit ermöglicht.

3. Nahtlose Integration
   SharePoint-Formulare lassen sich nahtlos in andere SharePoint-Funktionen integrieren, wie z.B. Listen und Bibliotheken, was die Organisation und Analyse der gesammelten Daten erleichtert.

4. Datenerfassung und -verwaltung
   SharePoint Forms können verwendet werden, um Daten aus mehreren Quellen an einem zentralen Ort zu sammeln und zu verwalten.

5. Zugänglichkeit
   SharePoint Forms können von überall mit einer Internetverbindung aufgerufen werden, was die Zusammenarbeit zwischen Remote-Teams erleichtert.

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Grenzen von SharePoint Forms

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Bei all den Vorteilen, die SharePoint Forms für die Digitalisierung und Modernisierung von Geschäftsprozessen bietet, solltest du die Einschränkungen nicht vergessen. Denn gerade SharePoint out-of-the-box ohne Add-ons, wie den skybow Forms Designer, weist einige Limitierungen auf, die die Digitalisierung erheblich erschweren oder nur für sehr einfache oder kleine Prozesse ausreichend sind.  

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Diese wollen wir dir natürlich nicht vorenthalten. Aber keine Sorge, wir zeigen dir später, wie du sie überwinden kannst.  

1. Begrenzte Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
   Obwohl SharePoint Forms einfach zu erstellen und anzupassen sind, bieten sie nicht allzu viele Optionen. SharePoint Forms sind daher nicht besonders ansprechend gestaltet. Auch Usability und User Experience lassen hier oft zu wünschen übrig. Daher kann es schwierig sein, Formulare zu erstellen, die sowohl funktional als auch optisch ansprechend sind.

2. Mangel an erweiterten Funktionen
   Während SharePoint Forms hervorragend für die grundlegende Datenerfassung und -analyse geeignet sind, können sie bei erweiterten Funktionen wie Datenvalidierung und benutzerdefiniertem Scripting eingeschränkt sein.

3. Begrenzte Integrationen
   SharePoint Forms können begrenzte Integrationen mit anderer Software und Tools aufweisen.

4. Lernkurve
   SharePoint Forms können eine gewisse Einarbeitung für Benutzer erfordern, die neu auf der Plattform sind. Insbesondere da viele Funktionen nur durch die Verwendung von JSON verfügbar sind.

5. Begrenzte mobile Unterstützung
   SharePoint Forms bieten nicht die beste mobile Erfahrung, was für Benutzer, die Formulare unterwegs ausfüllen müssen, nachteilig sein kann. Gerade da aktuell beim mobilen Arbeiten deutlich mehr Nutzer auch mobile Endgeräte zur Bearbeitung interner Prozesse nutzen.

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Aufgrund all dieser Einschränkungen, die oft gar nicht oder nur mit komplizierten, weniger flexiblen Workarounds dank JSON-Skripten und CAML-Abfragen umgangen werden können, sind SharePoint Forms out-of-the-box nicht für alle Geschäftsprozesse geeignet.  

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Das sollte dich aber nicht davon abhalten, sie zu nutzen. Denn die Digitalisierung mit SharePoint bietet zahlreiche Vorteile für dich und das Unternehmen:  

• SSO: Benutzer können sich mit ihrem Microsoft-Konto anmelden und benötigen keinen neuen Benutzer.
• Vertraute Oberfläche: Benutzer kennen die Benutzeroberfläche oft bereits, weshalb sie sich in SharePoint-Lösungen sehr schnell zurechtfinden (auch ohne Onboarding).
• Kosten: Die meisten Unternehmen nutzen SharePoint bereits oder haben eine Lizenz dafür in ihrem Microsoft-Paket. Es entstehen daher keine zusätzlichen Kosten.
• Microsoft Teams: SharePoint-Formulare können vollständig in Microsoft Teams integriert werden. Dies ermöglicht es dir, in derselben Software zu arbeiten, die du bereits täglich verwendest.

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Wie du die Grenzen von SharePoint Forms überwindest

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Um deine Formulare perfekt an deine Anforderungen, dein Unternehmen und deine Prozesse anzupassen, gibt es, wie bereits beschrieben, ohne Add-ons nur die Möglichkeit von Workarounds mit komplexen JSON-Skripten und CAML-Abfragen. Diese sind nicht nur kompliziert zu erstellen, sondern auch aufwendig in der Wartung oder Änderung.  

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Da auch wir in unseren Projekten wiederholt an die Grenzen von SharePoint out-of-the-box gestoßen sind, haben wir den skybow Forms Designer entwickelt. Dies ist ein vollständig integriertes Add-on für SharePoint. Du arbeitest weiterhin direkt in deinem eigenen SharePoint-Tenant an deinen SharePoint-Formularen. Du hast jedoch eine riesige Auswahl an zusätzlichen Funktionen für Styling, Automatisierungen, Dokumentenmanagement oder Benachrichtigungen.

Für einen umfassenden direkten Vergleich, der zeigt, wo SharePoint out-of-the-box an seine Grenzen stößt und wie skybow diese Lücken schließt, sieh dir unseren skybow vs SharePoint Vergleich an.

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Hier ist ein kleiner Einblick, was dir dank des skybow Forms Designer zur Verfügung steht:

• Steuerelemente mit Logik anreichern: Sichtbarkeits-/Aktivierungsbedingungen, berechnete Werte/Standardwerte, Feldvalidierung, Anforderungsbedingungen
• Websiteübergreifende Lookups und kaskadierende Lookups in deinen SharePoint Forms
• Master-Detail-Unterlisten
• Buttons mit Aktionen, wie Dokumentenerstellung, Benachrichtigungen, API-Aufrufe und viele mehr
• Aktionen beim Laden des Formulars ausführen
• Füge neue Elemente per Drag & Drop hinzu
• Mehr Layout-Optionen: Mehrspaltiges Layout, Tabs zur Organisation aller Felder, jedes Element stylen
• Rich-Text-Steuerelemente hinzufügen
• Komplexe Geschäftslogik handhaben
• Importiere/exportiere Formular-Konfigurationen oder Aktionen und verwende sie wieder

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Mithilfe dieser Funktionen kannst du Formulare erstellen, die sowohl funktional als auch optisch ansprechend sind. Sie erfüllen alle Anforderungen und lassen sich dank der Low-Code-Eigenschaften des skybow Forms Designer in weniger als einer Stunde erstellen. Anpassungen oder Änderungen sind ebenfalls super einfach und schnell umzusetzen. Dadurch sind sie auch skalierbar und passen sich perfekt an die Bedürfnisse deines Unternehmens an. Sie bilden somit die perfekte Basis für die Digitalisierung oder Modernisierung von Geschäftsprozessen.  

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Erfahre im folgenden Video, wie der skybow Forms Designer in Aktion funktioniert. Du wirst sofort sehen, wie einfach es ist, smarte SharePoint-Formulare für die Digitalisierung von Prozessen zu erstellen, zu verwalten und zu pflegen. Erfahre mehr über die Funktionen und Vorteile des skybow Forms Designer hier.

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Zusammenfassung

Zusammenfassend bieten SharePoint Forms eine hervorragende Basis für die meisten digitalen Prozesse, die auf Daten basieren – unabhängig davon, ob diese verwaltet, verarbeitet werden sollen oder der Auslöser für einen automatisierten Workflow sind. Oft reichen die Funktionen, die SharePoint Forms out-of-the-box bietet, bereits für kleine Prozesse oder einen ersten Ansatz der Digitalisierungsmöglichkeiten von SharePoint aus.

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Wenn du jedoch ganze Geschäftsprozesse abbilden, einen kompletten Bereich digitalisieren oder die Formulare an individuelle Anforderungen anpassen möchtest, stößt du schnell an die Grenzen von SharePoint Forms. Wenn du nicht ewig nach dem passenden JSON-Skript oder der korrekten CAML-Abfrage suchen möchtest, sind Add-on-Anbieter im Low-Code-Bereich die richtige Wahl für dich.

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Wenn du mehr über die verschiedenen Features, Funktionen und Anwendungsfälle mit unserem skybow Forms Designer erfahren möchtest, buche direkt eine Live-Demo mit einem unserer Experten oder hole dir hier detaillierte Informationen.

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