Wie man SharePoint Forms für die Digitalisierung von Prozessen nutzt

Jeder Geschäftsprozess basiert auf Daten, die verarbeitet werden müssen oder die einen bestimmten Arbeitsablauf auslösen. Idealerweise werden diese Daten standardisiert über ein digitales Formular erfasst. Das beschleunigt zum einen die Dateneingabe, birgt aber auch deutlich weniger Fehlerpotenzial. Darüber hinaus kann die Weiterverarbeitung der Daten oder das Auslösen eines Workflows automatisiert werden.

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SharePoint Forms ist ein leistungsfähiges Tool zur Erstellung und Verwaltung von Formularen innerhalb der Microsoft SharePoint-Plattform. Sie ermöglichen es den Benutzern, auf einfache Weise Formulare zu erstellen und freizugeben, Daten zu sammeln und die Ergebnisse zu analysieren. Diese zahlreichen Merkmale und Funktionen machen SharePoint Forms zur besten, einfachsten und kostengünstigsten Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu digitalisieren oder zu modernisieren.  

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Wie SharePoint Forms die Digitalisierung von Prozessen unterstützt

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SharePoint bietet die Möglichkeit, eine Vielzahl von Prozessen digital abzubilden und teilweise sogar zu automatisieren. Die Basis für diese digitalen Prozesse sind immer Daten, die von den Nutzern über individuelle Formulare, die SharePoint Forms, eingegeben werden. Wenn du deine Geschäftsprozesse in SharePoint digitalisieren willst, solltest du dir zunächst überlegen, welche Informationen du im Prozess benötigst und wie du diese am besten erfassen kannst. Wenn du weißt, welche Formulare du zur Abbildung des Prozesses benötigst, kannst du diese schnell und einfach in SharePoint Forms erstellen.  

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Du kannst diese SharePoint-Formulare dann einzeln für dein Team freigeben oder sie den Benutzern in einer Art "Hub" auf einer SharePoint-Site zur Verfügung stellen. Auf diese Weise finden sie alle für sie relevanten Prozesse und Formulare an einem Ort. Wie das genau aussehen kann, wie du eine solche SharePoint-Site erstellen kannst und welche Vorteile sie hat, erklären wir in einem weiteren Blogbeitrag.

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Anhand einiger Beispiele kannst du sehen, wie oft Prozesse mit einem Formular beginnen. Typische Prozesse in SharePoint sind  

• für die Verwaltung von Informationen, wie z.B. Ausgaben, Personalinformationen, Auswertungen, Vermögenswerte, Audits, ...
  Hier benötigst du ein SharePoint-Formular, um die Informationen zunächst zu erfassen. Nur so kannst du sie anschließend digital verwalten. SharePoint-Formulare können auch benötigt werden, um die Informationen im Laufe der Zeit zu ändern oder um sie zur Kontrolle anzuzeigen.
• Anträge zu genehmigen, z. B. Urlaubsanträge, Beschaffungsanträge, ...
  In diesen Fällen beginnt der Prozess immer mit der Erstellung des Antrags. Hierfür benötigst du ein SharePoint-Formular, das dann einen Genehmigungsprozess in SharePoint auslöst.
• um einen Workflow auszulösen, wie z.B. die Erfassung eines neuen Vertriebsleads, die Registrierung eines neuen Mitarbeiters, die Dokumentation von Mängeln, die Erfassung eines neuen Antrags, ...
  Auch hier kann ein standardisierter Prozess, bei dem automatisch Benachrichtigungen versendet, Aufgaben angelegt oder Dokumente generiert werden, nur durch das Versenden des SharePoint-Formulars mit den notwendigen Informationen gestartet werden.

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So könnte ein SharePoint-Formular aussehen, mit dem Mitarbeiter ihre eigene Arbeitsleistung bewerten können. Dies könnte die perfekte Grundlage für ein Feedbackgespräch mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung sein.

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Für die verschiedenen Prozesse in einem Unternehmen können individuelle SharePoint-Formulare erstellt werden, um die benötigten Informationen abzurufen. Warum sollten Sie SharePoint Forms nutzen, um diese Informationseingabe zu digitalisieren oder zu modernisieren?  

1. Leicht anpassbar
   SharePoint-Entwickler können Formulare mit einer Vielzahl von Feldtypen erstellen, darunter Text, Zahlen, Daten sowie Bilder und Videos. Dies ermöglicht die Erstellung von Formularen, die auf spezifische Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten sind.

2. Zusammenarbeit
   SharePoint Forms ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig an demselben Formular zu arbeiten, was eine effiziente Datenerfassung und Zusammenarbeit ermöglicht.

3. Nahtlose Integration
   SharePoint-Formulare lassen sich nahtlos in andere SharePoint-Funktionen wie Listen und Bibliotheken integrieren, was die Organisation und Analyse der erfassten Daten erleichtert.

4. Datenerfassung und -verwaltung
   SharePoint Forms kann verwendet werden, um Daten aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort zu erfassen und zu verwalten.

5. Zugänglichkeit
   SharePoint Forms kann von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus aufgerufen werden, was die Zusammenarbeit zwischen entfernten Teams erleichtert.

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Grenzen von SharePoint-Formularen

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Bei allen Vorteilen, die SharePoint Forms für die Digitalisierung und Modernisierung von Geschäftsprozessen bietet, sollte man die Grenzen nicht vergessen. Denn gerade SharePoint out-of-the-box ohne Add-ons, wie z.B. dem skybow Forms Designer, hat einige Einschränkungen, die die Digitalisierung deutlich erschweren oder nur für sehr einfache oder kleine Prozesse ausreichen.  

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Diese wollen wir dir natürlich nicht vorenthalten. Aber keine Sorge, wir werden dir später zeigen, wie du sie überwinden kannst.  

1. Begrenzte Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
   Obwohl SharePoint Forms einfach zu erstellen und anzupassen sind, bieten sie nicht allzu viele Optionen. SharePoint Forms sind daher nicht besonders ansprechend gestaltet. Auch Usability und User Experience lassen hier oft zu wünschen übrig. Daher kann es schwierig sein, Formulare zu erstellen, die sowohl funktional als auch optisch ansprechend sind.

2. Fehlende fortgeschrittene Funktionen
   SharePoint Forms eignen sich zwar hervorragend für die grundlegende Datenerfassung und -analyse, können aber bei fortgeschrittenen Funktionen wie Datenvalidierung und benutzerdefinierter Skripterstellung eingeschränkt sein.

3. Eingeschränkte Integrationen
   SharePoint Forms kann in begrenztem Umfang in andere Software und Tools integriert werden.

4. Lernkurve
   SharePoint Forms kann für Benutzer, die neu auf der Plattform sind, eine gewisse Schulung erfordern. Insbesondere, da viele Funktionen nur durch die Verwendung von JSON verfügbar sind.

5. Eingeschränkte mobile Unterstützung
   SharePoint Forms bieten nicht die beste mobile Erfahrung, was für Benutzer, die Formulare unterwegs ausfüllen müssen, nachteilig sein kann. Zumal derzeit beim mobilen Arbeiten deutlich mehr Nutzer auch mobile Geräte nutzen, um an internen Prozessen zu arbeiten.

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Aufgrund all dieser Einschränkungen, die dank JSON-Skripten und CAML-Abfragen oft gar nicht oder nur mit komplizierten, wenig flexiblen Workarounds umgangen werden können, sind SharePoint-Formulare out-of-the-box nicht für alle Geschäftsprozesse geeignet.  

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Das sollte dich aber nicht davon abhalten, sie zu nutzen. Schließlich bietet die Digitalisierung mit SharePoint zahlreiche Vorteile für dich und das Unternehmen:  

• SSO: Benutzer können sich mit ihrem Microsoft-Konto anmelden und benötigen keinen neuen Benutzer.
• Vertraute Oberfläche: Die Benutzer kennen oft schon die Benutzeroberfläche, weshalb sie sich in SharePoint-Lösungen sehr schnell zurechtfinden (auch ohne Onboarding).
• Kosten: Die meisten Unternehmen nutzen SharePoint bereits oder haben eine Lizenz dafür in ihrem Microsoft-Paket. Es fallen also keine zusätzlichen Kosten an.
• Microsoft Teams: SharePoint Forms kann vollständig in Microsoft Teams integriert werden. So können die Benutzer in der gleichen Software arbeiten, die sie bereits täglich verwenden.

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Wie man die Grenzen von SharePoint Forms überwindet

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Um deine Formulare perfekt an deine Anforderungen, dein Unternehmen und deine Prozesse anzupassen, gibt es, wie bereits beschrieben, nur die Möglichkeit der Umgehung mit komplexen JSON-Skripten und CAML-Abfragen ohne  

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Da auch wir in unseren Projekten immer wieder an die Grenzen von SharePoint out-of-the-box gestoßen sind, haben wir den skybow Forms Designer entwickelt. Dabei handelt es sich um ein voll integriertes Add-on für SharePoint. Du arbeitest weiterhin an deinen SharePoint-Formularen direkt in deinem eigenen SharePoint-Tenant. Du verfügst jedoch über eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen für Styling, Automatisierungen, Dokumentenmanagement oder Benachrichtigungen.

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Hier ein kleiner Einblick in die Möglichkeiten, die dir der skybow Forms Designer bietet:

• Anreicherung von Steuerelementen mit Logik: Sichtbarkeits-/Aktivierungsbedingungen, berechnete/vorgegebene Werte, Feldüberprüfung, Anforderungsbedingungen
• Cross-site collection lookups und cascading lookups in SharePoint Forms
• Master-Detail-Teil-Listen
• Schaltflächen mit Aktionen, wie z.B. Dokumentenerstellung, Benachrichtigungen, API-Aufrufe und vieles mehr
• Ausführen von Aktionen beim Laden des Formulars
• Neue Elemente per Drag & Drop hinzufügen
• Mehr Layout-Optionen: Mehrspaltiges Layout, Taps zum Organisieren aller Felder, Stil für jedes Element
• Rich-Text-Steuerelemente hinzufügen
• Handhabung komplexer Geschäftslogik
• Import/Export von Formularkonfigurationen oder Aktionen und deren Wiederverwendung

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Mit Hilfe dieser Funktionen kannst du Formulare erstellen, die sowohl funktional als auch visuell ansprechend sind. Sie erfüllen alle Anforderungen und können dank der niedrigencode Eigenschaften von skybow Forms Designer in weniger als einer Stunde erstellt werden. Auch Anpassungen oder Änderungen sind super einfach und schnell zu implementieren. Dadurch sind sie auch skalierbar und passen sich perfekt an die Bedürfnisse des Unternehmens an. Damit bieten sie die perfekte Grundlage für die Digitalisierung oder Modernisierung von Geschäftsprozessen.  

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Erfahren hier mehr über die Funktionen und Vorteile des skybow Forms Designers.

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Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint Forms eine hervorragende Basis für die meisten digitalen Prozesse bietet, die auf Daten basieren - egal ob diese verwaltet, bearbeitet oder Auslöser für einen automatisierten Workflow sein sollen. Oft reichen die Funktionen, die SharePoint Forms out-of-the-box bietet, bereits für kleine Prozesse oder einen ersten Einstieg in die Digitalisierungsmöglichkeiten von SharePoint.

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Wenn du jedoch ganze Geschäftsprozesse abbilden, einen ganzen Bereich digitalisieren oder die Formulare an individuelle Anforderungen anpassen willst, stoßt du schnell an die Grenzen von SharePoint Formularen. Wer nicht ewig nach dem richtigen JSON-Skript oder der richtigen CAML-Abfrage suchen möchte, für den sind Add-on-Anbieter im LowCode Bereich e die richtige Wahl.

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Wenn du mehr über die verschiedenen Features, Funktionen und Anwendungsfälle mit unserem skybow Forms Designer erfahren möchten, buche eine Live-Demo direkt bei einem unserer Experten oder holen dir hier detaillierte Informationen.

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