HCL Notes zu SharePoint Migration: Was du zuerst wissen solltest

Denkst du darüber nach, von HCL Notes zu etwas Neuem wie SharePoint zu wechseln? Du bist nicht allein!

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Vielen Unternehmen geht es genauso.

HCL Notes wird älter, und es mag verlockend sein, zu wechseln. Bevor du diesen großen Schritt machst, gibt es ein paar sehr wichtige Dinge, die du wissen solltest.

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Viele Unternehmen fühlen sich besorgt oder verwirrt, wenn sie über einen Wechsel nachdenken:

• "Können wir unsere wichtigen Tools und Formulare behalten?"
• "Wird alles in SharePoint gleich funktionieren?"
• "Wie lange wird es dauern?"
• "Was, wenn wir Daten verlieren oder etwas kaputt machen, das funktioniert?"

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Das sind alles großartige Fragen — und du bist klug, sie zu stellen!

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Der Wechsel zu einer neuen Plattform ist ein großer Schritt, und wenn du ihn nicht richtig planst, kann er viele Probleme verursachen. In diesem Blogbeitrag lernen wir von André Sander (MEKO-S GmbH), einem Experten, der über 50 Unternehmen geholfen hat, diesen Wechsel auf intelligente Weise zu vollziehen.

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Das gesamte Interview mit André Sander findest du in diesem Video. Du siehst auch, wie eine HCL Notes-Lösung in SharePoint aussehen kann. Wir geben auch Einblicke in die Funktionen und das Backend von skybow Studio.

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Was ist HCL Notes?

HCL Notes ist mehr als nur ein E-Mail- und Kalender-Tool. Es ist wie ein digitaler Werkzeugkasten, den viele Unternehmen lange genutzt haben, um eigene Apps und Formulare zu erstellen – ohne Programmierer sein zu müssen.

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Mit HCL Notes konnten Unternehmen:

• Dinge genehmigen wie Kreditanfragen
• Bestellungen und Anfragen innerhalb des Unternehmens bearbeiten
• Berichte für das Management erstellen
• Kontakte, Orte und Kundeninformationen organisieren
• Aufgaben automatisieren, die automatisch ablaufen (z. B. E-Mails senden oder Erinnerungen einrichten)

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Es war ein großartiges System, als es eingeführt wurde, und es half vielen Unternehmen, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen. Aber hier ist der Punkt:

HCL Notes ist jetzt alt. Wirklich alt.

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Es erhält nicht mehr viele Updates, und es funktioniert nicht gut mit vielen der neuen Tools, die Unternehmen heute nutzen – wie Microsoft 365 oder Cloud-basierte Apps. Deshalb solltest du dich jetzt um den Ersatz von HCL Notes kümmern und deine Prozesse und Tools modernisieren.

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Ein einfacher, schneller Wechsel führt oft zu Problemen. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wie moderne Plattformen (wie SharePoint) anders funktionieren – und welche zusätzliche Hilfe du möglicherweise benötigst, um den Umzug reibungslos und sicher zu gestalten. In den nächsten Abschnitten erfährst du, warum der Wechsel von HCL Notes zu SharePoint nicht so einfach ist – und was smarte Unternehmen stattdessen tun.

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Warum SharePoint kein 1:1-Match ist

Eines vorweg: SharePoint ist eine großartige Wahl , wenn du von HCL Notes weggehst.

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Tatsächlich wird es bereits in den meisten Unternehmen heute genutzt – weil es Teil der Microsoft 365 Suite ist.

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Das bedeutet:

✅ Du brauchst kein neues Tool – SharePoint ist wahrscheinlich bereits vorhanden

✅ Du brauchst keinen neuen Login – es nutzt dein Microsoft 365 Konto

✅ Du kannst es mit anderen Microsoft-Tools wie Outlook, Teams, OneNote, Word und Planner verbinden

✅ Es ist immer aktuell – Microsoft sendet regelmäßige Updates

✅ Es funktioniert in der Cloud, sodass du es von überall nutzen kannst

✅ Das Design ist vertraut – daher benötigst du wenig Schulungsaufwand für Endnutzer

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Ja – SharePoint ist ein kluger Schritt. Es hilft Unternehmen, moderne, digitale Workflows zu erstellen, die mit Tools funktionieren, die sie bereits kennen und denen sie vertrauen.

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Aber Achtung: SharePoint „out of the box“ hat einige Grenzen.

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Wenn du nur die grundlegenden SharePoint-Tools (ohne Hilfe) nutzt, könntest du auf Probleme stoßen – besonders wenn deine HCL Notes Apps komplex waren.

Zum Beispiel:

• Berechtigungen sind schwieriger zu verwalten – in Notes kannst du genau festlegen, wer was sieht. In SharePoint ist das nicht so einfach.
• Automatisierungen (wie zeitgesteuerte Aktionen oder Benachrichtigungen) sind nicht integriert – Notes hatte dafür „Agenten“.
• Benutzerdefinierte Formulare und Layouts können eine Herausforderung darstellen – SharePoint hat ein grundlegenderes Designsystem.

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Aber keine Sorge – es gibt eine einfache Lösung.

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skybow – Die geheime Zutat

Wenn du auf intelligente Weise von HCL Notes wegkommen möchtest, reicht SharePoint allein nicht aus. Das fehlende Puzzleteil ist eine Low-Code Plattform namens skybow. skybow verleiht SharePoint die Leistungsfähigkeit und Flexibilität, die viele Unternehmen an HCL Notes schätzten – jedoch in einer modernen, cloudbasierten Form.

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„Die skybow Plattform war für uns eine kompakte Low-Code Plattform, mit der wir Business Apps schnell, flexibel und vor allem wartbar erstellen konnten.“, André Sander

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Das macht skybow + SharePoint zu einer so leistungsstarken Kombination – besonders für Unternehmen, die von Notes wechseln:

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🛠️ Eine vertraute Entwicklererfahrung

Wenn dein Team HCL Notes kennt, wird es sich sofort zu Hause fühlen:

• Du erhältst Felder, berechnete Felder, Ansichten und Formularelemente – genau wie in Notes
• Funktionen wie Hide-When und Read-Only sind für Felder und Abschnitte verfügbar
• Du kannst schnelle Prototypen erstellen, aber jetzt mit einer modernen und responsiven Benutzeroberfläche

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⚡ Schnelle & flexible Bereitstellung

Musst du deine App später aktualisieren? Kein Problem:

• Du kannst Updates bereitstellen, wie du es mit Notes-Vorlagen tun würdest
• skybow unterstützt sogar Teil-Updates – sende einfach die neuen Funktionen aus, die du geändert hast
• Und das Beste daran: Apps laufen innerhalb von SharePoint, es gibt also kein zusätzliches System zu warten

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🔁 Automatisierung & Berechtigungen – Genau wie HCL Notes

skybow bringt all das leistungsstarke Verhalten deiner Apps zurück:

• Zeitgesteuerte Aktionen, wie Notes-Agenten
• Berechtigungssteuerung auf Elementebene, damit nicht jeder alles sieht
• Benutzerdefinierte Schaltflächen und Aktionen, die Workflows in Microsoft 365 starten
• Automatische Word- oder PDF-Dokumente – keine Programmierung erforderlich!

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📦 Funktioniert mit SharePoint – Nicht anstelle davon

skybow bindet dich nicht ein:

• Es verwendet SharePoint-Listen und -Bibliotheken, um Daten zu speichern
• Du kannst auf deine Daten zugreifen sogar ohne skybow
• Es integriert sich vollständig mit Microsoft 365-Tools – Outlook, Teams, Power Automate, Planner und mehr

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Mit skybow kannst du deine HCL Notes Apps in SharePoint neu aufbauen – ohne die gewohnte Leistung, Kontrolle oder Geschwindigkeit zu verlieren – und das auf eine Weise, die einfacher zu verwalten und angenehmer zu bedienen ist.

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„Wir konnten Oberflächen frei gestalten, ohne uns die Finger zu brechen. Klar, das geht alles auch in SharePoint, aber mit skybow ist es einfach leichter.“, André Sander

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Häufige Fehler beim Wechsel von HCL Notes zu SharePoint

Der Wechsel von HCL Notes zu SharePoint kann dein Unternehmen schneller und moderner machen – aber nur, wenn du es richtig machst. Viele Unternehmen machen die gleichen Fehler, wenn sie versuchen, zu schnell oder ohne ausreichende Planung zu wechseln. Schauen wir uns die häufigsten Fehler an – und wie du sie vermeiden kannst.

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❌ Fehler #1: Denken, es sei „nur E-Mail“

Viele Unternehmen sind überzeugt, dass sie HCL Notes nur für E-Mail- und Kalenderfunktionen nutzen. Doch wenn sie mit der Migration beginnen, entdecken sie etwas Überraschendes: Sie nutzten Notes auch für Business Apps, wie Genehmigungs-Workflows, Bestellformulare, Berichte oder Datenverfolgung – manchmal ohne es überhaupt zu merken.

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✅ Tipp:
Bevor du etwas unternimmst, nimm dir Zeit für eine vollständige App-Analyse. Das hilft dir zu wissen, was wirklich verschoben werden muss – und was zurückbleiben kann. Finde heraus:

• Welche Apps werden verwendet?
• Wer nutzt sie?
• Wie oft?
• Was tun sie eigentlich?

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❌ Fehler #2: Die Komplexität nicht verstehen

Einige HCL Notes Apps sind klein. Andere sind sehr komplex. Der Versuch, sie direkt in SharePoint zu kopieren, kann zu Problemen führen – weil nicht alles auf die gleiche Weise funktioniert. Sie könnten Dinge enthalten wie:

• Spezielle Berechtigungseinstellungen
• Zeitgesteuerte Aktionen oder automatische Aufgaben
• Benutzerdefinierte Formulare und Logik

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✅ Tipp:
Schau dir genau an, wie jede App funktioniert. Frag dich:

• Nutzt diese App Timer oder automatisierte Aktionen?
• Zeigt oder verbirgt sie Informationen basierend auf Rollen?
• Können Benutzer das Layout ändern?

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Wenn die Antwort ja ist, können Tools wie skybow Studio dir helfen, diese Funktionen ohne komplett neu anzufangen wieder aufzubauen.

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❌ Fehler #3: Nicht Genug Zeit Einplanen

Sobald du dich für einen Ersatz entschieden hast, solltest du den Wechsel so schnell wie möglich durchführen. Einige Apps laufen nur am Monatsende oder einmal im Jahr – wenn du das verpasst, merkst du vielleicht erst zu spät, dass etwas kaputt ist. Deshalb kann eine übereilte Migration Folgendes verursachen:

• Verlorene Daten
• Unterbrochene Prozesse
• Unzufriedene Benutzer

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✅ Tipp:
Plane mindestens 3 bis 6 Monate ein – und beobachte, wie Apps über die Zeit genutzt werden. Achte auf:

• Was passiert am Monatsende?
• Gibt es jährliche Workflows?
• Laufen manche Apps nur zu bestimmten Zeiten?

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❌ Fehler #4: Benutzer und Teams Ignorieren

Manchmal plant die IT die gesamte Migration – vergisst aber, mit den Leuten zu sprechen, die die Apps tatsächlich jeden Tag nutzen. Das führt zu Verwirrung, Frustration und geringerer Produktivität.

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✅ Tipp:
Wenn sich Nutzer einbezogen fühlen, werden sie das neue System schneller akzeptieren – und helfen, es noch besser zu machen:

• Frag sie, was sie brauchen
• Lass sie neue Tools testen
• Hol dir Feedback und verbessere

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Indem du diese Fehler vermeidest, machst du deinen Wechsel von HCL Notes zu SharePoint reibungsloser, sicherer und erfolgreicher. Und denk daran: Es ist in Ordnung, um Hilfe zu bitten. Experten wie André Sander und sein Team bei MEKO-S sowie Tools wie skybow Studio sind da, um dich bei jedem Schritt zu unterstützen.

Steht auch die Postfach- und Datenmigration auf deiner Liste, siehe unseren Leitfaden zur Migration von Lotus Notes und Domino zu Office 365.

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Deine Wichtigsten Erkenntnisse

Wir haben viel gelernt – werfen wir einen kurzen Blick auf die wichtigsten Punkte dieses Beitrags. Wenn du planst, von HCL Notes zu SharePoint zu wechseln, solltest du dir Folgendes merken:

• Wechsle nicht zu schnell von HCL Notes zu SharePoint
• Nutze skybow mit SharePoint, um den Wechsel zu erleichtern
• Nimm dir Zeit, deine Apps zu analysieren
• Gib dir genügend Zeit
• Beziehe deine Benutzer ein
• Frag Experten, wenn du Hilfe brauchst

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Wir wissen, dass es ein großer Schritt ist – aber du musst ihn nicht alleine gehen.
Buche ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Experten und erfahre, wie du HCL Notes sicher und erfolgreich durch SharePoint + skybow ersetzen kannst.

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Lass uns über dein aktuelles Setup, deine Apps und wie eine intelligente und reibungslose Migration aussehen könnte sprechen – völlig kostenlos und unverbindlich.

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