Warum du NIE direkt von HCL Notes zu SharePoint wechseln solltest

Denkst du über einen Wechsel von HCL Notes zu etwas Neuem wie SharePoint nach? Da bist du nicht allein!

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Vielen Unternehmen geht es genauso.

HCL Notes ist in die Jahre gekommen, und es scheint eine gute Idee zu sein, weiterzuziehen. Bevor du diesen großen Schritt wagst, solltest du ein paar wichtige Dinge wissen.

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Viele Unternehmen sind besorgt oder verwirrt, wenn sie an einen Wechsel denken:

• "Können wir unsere wichtigen Tools und Formulare behalten?"
• "Wird in SharePoint alles genauso funktionieren?"
• "Wie viel Zeit wird der Wechsel brauchen?"
• "Was ist, wenn wir Daten verlieren oder etwas kaputt geht, das funktioniert?"

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Das sind alles gute Fragen - und es ist klug, sie zu stellen!

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Der Wechsel zu einer neuen Plattform ist ein großer Schritt, und wenn man ihn nicht richtig plant, kann er eine Menge Probleme verursachen. In diesem Blogbeitrag erfahren wir von André Sander (MEKO-S GmbH), einem Experten, der mehr als 50 Unternehmen dabei geholfen hat, den Wechsel auf intelligente Art und Weise zu vollziehen.

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Das gesamte Interview mit André Sander findest du in diesem Video. Du siehst, wie eine HCL Notes-Lösung in SharePoint aussehen kann. Wir geben auch Einblicke in die Funktionen und das Backend von skybow Studio.

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Was ist HCL Notes?

HCL Notes ist mehr als nur ein E-Mail- und Kalender-Tool. Es ist wie ein digitaler Werkzeugkasten, den viele Unternehmen seit langem nutzen, um ihre eigenen Apps und Formulare zu erstellen - ohne Programmierer sein zu müssen.

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Mit HCL Notes können Unternehmen:

• Dinge wie Kreditanträge genehmigen
• Bearbeitung von Aufträgen und Anfragen innerhalb des Unternehmens
• Erstellung von Berichten für das Management
• Kontakte, Orte und Kundeninformationen organisieren
• Aufgaben, die sich von selbst erledigen (z. B. das Senden von E-Mails oder das Einstellen von Erinnerungen) automatisieren

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Zu Beginn war es ein großartiges System, das vielen Unternehmen half, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen. Aber:

HCL Notes ist jetzt alt. Wirklich alt.

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Es wird nicht mehr oft aktualisiert und funktioniert nicht gut mit vielen der neuen Tools, die Unternehmen heute nutzen - wie Microsoft 365 oder cloudbasierte Apps. Deshalb solltest du dich jetzt um die Ablösung von HCL Notes kümmern und deine Prozesse und Tools modernisieren.

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Eine einfache, schnelle Umstellung führt oft zu Problemen. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wie moderne Plattformen (wie SharePoint) anders funktionieren - und welche zusätzliche Hilfe du möglicherweise brauchst, um den Wechsel reibungslos und sicher zu gestalten. In den nächsten Abschnitten erfährst du, warum die Umstellung von HCL Notes auf SharePoint nicht so einfach ist - und was intelligente Unternehmen stattdessen tun.

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Warum SharePoint kein 1:1-Match ist

Lass uns eine Sache klarstellen: SharePoint ist eine gute Wahl, wenn man von HCL Notes weg will.

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Tatsächlich wird SharePoint bereits heute in den meisten Unternehmen eingesetzt - denn es ist Teil der Microsoft 365 Suite.

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Das bedeutet:

✅ Du brauchst kein neues Tool - SharePoint ist wahrscheinlich bereits vorhanden

✅ Du benötigst keinen neuen Login - es wird dein Microsoft 365 Konto verwendet.

✅ Du kannst es mit anderen Microsoft-Tools wie Outlook, Teams, OneNote, Word und Planner verbinden.

✅ Immer auf dem neuesten Stand - Microsoft sendet regelmäßig Updates

✅ Es funktioniert in der Cloud, so dass du es von überall aus nutzen kannst

✅ Das Design fühlt sich vertraut an. Du brauchst kaum Schulungen für End-User

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SharePoint ist also ein kluger Schachzug. Es hilft Unternehmen beim Aufbau moderner, digitaler Arbeitsabläufe, die mit Tools funktionieren, die sie bereits kennen und denen sie vertrauen.

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Allerdings: SharePoint "out of the box" hat einige Grenzen.

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Wenn du nur die grundlegende SharePoint-Tools (ohne Hilfe) verwendest, könntest du auf Probleme stoßen - insbesondere, wenn deine HCL Notes Apps komplex sind.

Zum Beispiel:

• Berechtigungen sind schwieriger zu verwalten - in Notes kannst du genau festlegen, wer was sieht. In SharePoint ist das nicht so einfach.
• Automatisierungen (wie zeitgesteuerte Aktionen oder Alerts) sind nicht eingebaut - Notes hatte "Agenten", um dies zu tun.
• Benutzerdefinierte Formulare und Layouts können knifflig sein - SharePoint verfügt über ein einfacheres Designsystem.

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Aber keine Sorge - es gibt eine einfache Lösung.

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skybow - Die geheime Zutat

Wenn du auf intelligente Weise von HCL Notes wegkommen möchtest, reicht SharePoint allein nicht aus. Das fehlende Stück ist eine Low-Code Plattform namens skybow. skybow ergänzt SharePoint mit der Leistungsfähigkeit und Flexibilität, die viele Unternehmen an HCL Notes schätzten - allerdings in einer modernen, cloudbasierten Form.

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"Die skybow Plattform war für uns eine kompakte Low-Code Plattform, die es uns leicht gemacht hat, Business Apps schnell, flexibel und in einer Art und Weise zu erstellen, die auch später noch gewartet werden kann.", André Sander

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Das macht skybow + SharePoint zu einer so leistungsstarken Kombination - insbesondere für Unternehmen, die von Notes umsteigen:

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🛠️ Ein vertrautes Entwicklererlebnis

Wenn dein Team HCL Notes kennt, wird es sich sofort wie zu Hause fühlen:

• Du hast Felder, berechnete Felder, Ansichten und Formularelemente - genau wie in Notes
• Funktionen wie "Hide-When" und "Read-Only" sind für Felder und Abschnitte verfügbar.
• Du kannst schnelle Prototypen erstellen, aber jetzt mit einer modernen und reaktionsfähigen Benutzeroberfläche

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⚡ Schnelle und flexible Bereitstellung

Möchtest du deine App später aktualisieren? Kein Problem!

• Du kannst Updates wie bei Notes-Vorlagen deployen
• skybow unterstützt sogar Teilaktualisierungen - veröffentliche einfach die neuen Funktionen, die du geändert habst
• Und das Beste daran: Die Apps laufen innerhalb von SharePoint, so dass kein zusätzliches System gewartet werden muss.

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🔁 Automatisierung & Berechtigungen - wie bei HCL Notes

skybow bringt all das mächtige Verhalten zurück, das deine Apps hatten:

• Zeitgesteuerte Aktionen, wie Notes-Agenten
• Berechtigungskontrolle auf Objektebene, damit nicht jeder alles sieht
• Benutzerdefinierte Schaltflächen und Aktionen, die Workflows in Microsoft 365 starten
• Automatische Word- oder PDF-Dokumente - kein Coding nötig!

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📦 Funktioniert mit SharePoint - nicht anstelle von SharePoint

skybow sperrt dich nicht ein:

• skybow verwendet SharePoint-Listen und -Bibliotheken zum Speichern von Daten
• Du kannst auch ohne skybow auf deine Daten zugreifen
• skybow lässt sich vollständig in Microsoft 365-Tools integrieren - Outlook, Teams, Planner und mehr

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Mit skybow kannst du deine HCL Notes Apps in SharePoint neu aufbauen, ohne die gewohnte Leistung, Kontrolle oder Geschwindigkeit zu verlieren- und das auf eine Art und Weise, die einfacher zu verwalten und angenehmer zu nutzen ist.

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"Wir konnten Schnittstellen frei gestalten, ohne uns die Finger zu brechen. Natürlich kann man das alles auch in SharePoint machen, aber mit skybow ist es einfacher.", André Sander

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Häufige Fehler bei der Umstellung von HCL Notes auf SharePoint

Die Umstellung von HCL Notes auf SharePoint kann dein Unternehmen schneller und moderner machen - aber nur , wenn du es richtig machst. Viele Unternehmen machen die gleichen Fehler, wenn sie versuchen, zu schnell oder ohne ausreichende Planung umzusteigen. Schauen wir uns die häufigsten Fehler an - und wie du sie vermeiden kannst.

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❌ Fehler Nr. 1: Denken, es sei "nur E-Mail"

Viele Unternehmen sind davon überzeugt, dass sie HCL Notes nur für E-Mail- und Kalenderfunktionen verwenden. Doch wenn sie mit der Migration beginnen, stellen sie etwas Überraschendes fest: Sie nutzten Notes auch für Business Apps, wie Genehmigungsprozesse, Bestellformulare, Berichte oder Datenverfolgung - manchmal ohne es zu merken.

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✅ Tipp:
Bevor du etwas unternimmst, nimm dir Zeit für eine umfassende App Analyse . So kannst du feststellen, was wirklich verschoben werden muss - und was weggelassen werden kann. Finde heraus:

• Welche Apps werden verwendet?
• Wer benutzt sie?
• Wie oft?
• Was machen sie eigentlich?

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❌ Fehler Nr. 2: Die Komplexität nicht verstehen

Einige HCL Notes Apps sind klein. Andere sind sehr komplex. Der Versuch, sie direkt in SharePoint zu kopieren, kann zu Problemen führen - denn nicht alles funktioniert auf die gleiche Weise. Sie können Dinge enthalten wie:

• Spezielle Berechtigungseinstellungen
• Zeitgesteuerte Aktionen oder automatische Aufgaben
• Benutzerdefinierte Formulare und Logik

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✅ Tipp:
Schau dir genau an, wie jede App funktioniert. Frage dich:

• Verwendet diese App Timer oder automatische Aktionen?
• Werden Informationen je nach Rolle angezeigt oder ausgeblendet?
• Können die Benutzer das Layout ändern?

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Wenn die Antwort ja lautet, können Tools wie skybow Studio dir helfen, diese Funktionen neu zu erstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen.

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❌ Fehler Nr. 3: Nicht genug Zeit geben

Wenn du dich für einen Ersatz entschieden hast, solltest du dies so schnell wie möglich tun. Einige Apps werden nur am Ende des Monats oder einmal im Jahr ausgeführt - wenn du das verpassst, merkst du vielleicht erst, dass etwas kaputt ist, wenn es zu spät ist. Das ist der Grund, warum eine überstürzte Migration zu Problemen führen kann:

• Verlorene Daten
• Kaputte Prozesse
• Unzufriedene Nutzer

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✅ Tipp:
Plane für mindestens 3 bis 6 Monate - und beobachte, wie die Apps im Laufe der Zeit genutzt werden. Schaue dir das an:

• Was passiert am Monatsende?
• Gibt es jährliche Arbeitsabläufe?
• Gibt es Apps , die nur zu bestimmten Zeiten laufen?

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❌ Fehler Nr. 4: Benutzer und Teams ignorieren

Manchmal plant die IT-Abteilung die gesamte Umstellung, vergisst aber, mit den Mitarbeitern zu sprechen, die die Apps tatsächlich täglich nutzen. Das führt zu Verwirrung, Frustration und geringerer Produktivität.

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✅ Tipp:
Wenn die Nutzer sich einbezogen fühlen, akzeptieren sie das neue System schneller - und helfen, es noch besser zu machen:

• Frage, was die User brauchen
• Lass sie neue Tools testen
• Feedback einholen und verbessern

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Wenn du diese Fehler vermeidest, wird dein Wechsel von HCL Notes zu SharePoint reibungsloser, sicherer und erfolgreicher verlaufen. Und denke daran: Es ist in Ordnung, um Hilfe zu bitten. Experten wie André Sander und sein Team bei MEKO-S und Tools wie skybow Studio unterstützen bei jedem Schritt.

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Deine wichtigen Take Aways

Wir haben viel gelernt - lass uns also einen kurzen Blick auf die wichtigsten Punkte werfen. Wenn du den Umstieg von HCL Notes auf SharePoint planst, solltest du dir Folgendes merken:

• Wechsle nicht zu schnell von HCL Notes zu SharePoint
• Verwende skybow + SharePoint, um die Umstellung zu erleichtern
• Nimm dir Zeit für die Analyse deiner Apps
• Nimm dir ausreichend Zeit für die Migration
• Beziehe deine End-Nutzer ein
• Frage Experten, wenn du Hilfe brauchst

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Wir wissen, dass dies ein großer Schritt ist - aber du musst ihn nicht allein gehen.
Buche Sie ein kostenfreies Beratungsgespräch mit einem unserer Experten und erfahre, wie du HCL Notes sicher und erfolgreich durch SharePoint + skybow ersetzt.

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Lass uns über dein aktuelles SetUp, deine Apps und wie eine intelligente, reibungslose Migration aussieht sprechen - völlig kostenfrei und unverbindlich.

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