Warum du NIE direkt von HCL Notes zu SharePoint wechseln solltest

Denken Sie über einen Wechsel von HCL Notes zu etwas Neuem wie SharePoint zu wechseln? Sie sind nicht allein!

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Vielen Unternehmen geht es genauso.

HCL Notes ist in die Jahre gekommen, und es scheint eine gute Idee zu sein, weiterzuziehen. Bevor du diesen großen Schritt wagst, solltest du ein paar wichtige Dinge wissen.

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Viele Unternehmen sind besorgt oder verwirrt, wenn sie an einen Wechsel denken:

• "Können wir unsere wichtigen Werkzeuge und Formulare behalten?"
• "Wird in SharePoint alles genauso funktionieren?"
• "Wie viel Zeit wird es dauern?"
• "Was ist, wenn wir Daten verlieren oder etwas kaputt geht, das funktioniert?"

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Das sind alles gute Fragen - und es ist klug von Ihnen, sie zu stellen!

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Der Wechsel zu einer neuen Plattform ist ein großer Schritt, und wenn man ihn nicht richtig plant, kann er eine Menge Probleme verursachen. In diesem Blogbeitrag erfahren wir von André Sander (MEKO-S GmbH), einem Experten, der mehr als 50 Unternehmen dabei geholfen hat, diesen Wechsel auf intelligente Weise zu vollziehen.

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Das gesamte Interview mit André Sander findest du in diesem Video. Du siehst, wie eine HCL Notes-Lösung in SharePoint aussehen kann. Wir geben auch Einblicke in die Funktionen und das Backend von skybow Studio.

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Was ist HCL Notes?

HCL Notes ist mehr als nur ein E-Mail- und Kalender-Tool. Es ist wie ein digitaler Werkzeugkasten, den viele Unternehmen seit langem nutzen, um ihre eigenen Apps und Formulare zu erstellen - ohne Programmierer sein zu müssen.

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Mit HCL Notes können Unternehmen:

• Dinge wie Kreditanträge genehmigen
• Bearbeitung von Aufträgen und Anfragen innerhalb des Unternehmens
• Erstellung von Berichten für das Management
• Kontakte, Orte und Kundeninformationen organisieren
• Aufgaben, die sich von selbst erledigen (z. B. das Senden von E-Mails oder das Einstellen von Erinnerungen) automatisieren

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Zu Beginn war es ein großartiges System, das vielen Unternehmen half, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen. Aber hier ist die Sache:

HCL Notes ist jetzt alt. Wirklich alt.

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Es wird nicht mehr oft aktualisiert und funktioniert nicht gut mit vielen der neuen Tools, die Unternehmen heute nutzen - wie Microsoft 365 oder cloudbasierte Apps. Deshalb sollten Sie sich jetzt um die Ablösung von HCL Notes kümmern und Ihre Prozesse und Tools modernisieren.

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Eine einfache, schnelle Umstellung führt oft zu Problemen. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wie moderne Plattformen (wie SharePoint) anders funktionieren - und welche zusätzliche Hilfe Sie möglicherweise benötigen, um den Wechsel reibungslos und sicher zu gestalten. In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, warum die Umstellung von HCL Notes auf SharePoint nicht so einfach ist - und was intelligente Unternehmen stattdessen tun.

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Warum SharePoint keine 1:1-Übereinstimmung ist

Lassen Sie uns eine Sache klarstellen: SharePoint ist eine gute Wahl , wenn man von HCL Notes weg will.

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Tatsächlich wird es bereits heute in den meisten Unternehmen eingesetzt - denn es ist Teil der Microsoft 365 Suite.

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Das bedeutet:

✅ Sie brauchen kein neues Tool - SharePoint ist wahrscheinlich bereits vorhanden

✅ Sie benötigen keine neue login - es wird Ihr Microsoft 365-Konto verwendet.

✅ Du kannst es mit anderen Microsoft-Tools wie Outlook, Teams, OneNote, Word und Planner verbinden.

✅ Immer auf dem neuesten Stand - Microsoft sendet regelmäßig Updates

✅ Es funktioniert in der Cloud, so dass du es von überall aus nutzen kannst

✅ Das Design fühlt sich vertraut an - so dass Sie nicht viele Schulungen für die Endbenutzer benötigen

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SharePoint ist also ein kluger Schachzug. Es hilft Unternehmen beim Aufbau moderner, digitaler Arbeitsabläufe, die mit Tools funktionieren, die sie bereits kennen und denen sie vertrauen.

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Aber hier ist die Sache: SharePoint "out of the box" hat einige Grenzen.

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Wenn du nur die grundlegende SharePoint-Tools (ohne Hilfe) verwendest, könntest du auf Probleme stoßen - insbesondere, wenn deine HCL Notes Apps komplex sind.

Zum Beispiel:

• Berechtigungen sind schwieriger zu verwalten - in Notes können Sie genau festlegen, wer was sieht. In SharePoint ist das nicht so einfach.
• Automatisierungen (wie zeitgesteuerte Aktionen oder Warnungen) sind nicht eingebaut - Notes hatte "Agenten", um dies zu tun.
• Benutzerdefinierte Formulare und Layouts können knifflig sein - SharePoint verfügt über ein einfacheres Designsystem.

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Aber keine Sorge - es gibt eine einfache Lösung.

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skybow - Die geheime Zutat

Wenn du auf intelligente Weise von HCL Notes wegkommen möchtest, reicht SharePoint allein nicht aus. Das fehlende Stück ist eine Low-Code Plattform namens skybow. skybow ergänzt SharePoint mit der Leistungsfähigkeit und Flexibilität, die viele Unternehmen an HCL Notes schätzten - allerdings in einer modernen, cloudbasierten Form.

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"Die skybow Plattform war für uns eine kompakte Low-Code Plattform , die es uns leicht gemacht hat, Business Apps schnell, flexibel und in einer Art und Weise zu erstellen, die auch später noch gewartet werden kann.", André Sander

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Das macht skybow + SharePoint zu einer so leistungsstarken Kombination - insbesondere für Unternehmen, die von Notes umsteigen:

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🛠️ Ein vertrautes Entwicklererlebnis

Wenn Ihr Team HCL Notes kennt, wird es sich sofort wie zu Hause fühlen:

• Du hast Felder, berechnete Felder, Ansichten und Formularelemente - genau wie in Notes
• Funktionen wie "Hide-When" und "Read-Only" sind für Felder und Abschnitte verfügbar.
• Du kannst schnelle Prototypen erstellen, aber jetzt mit einer modernen und reaktionsfähigen Benutzeroberfläche

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⚡ Schnelle und flexible Bereitstellung

Möchtest du deine App später aktualisieren? Kein Problem!

• Du kannst Updates wie bei Notes-Vorlagen deployen
• skybow unterstützt sogar Teilaktualisierungen - senden Sie einfach die neuen Funktionen, die Sie geändert haben
• Und das Beste daran: Die Apps laufen innerhalb von SharePoint, so dass kein zusätzliches System gewartet werden muss.

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🔁 Automatisierung & Berechtigungen - genau wie HCL Notes

skybow bringt all das mächtige Verhalten zurück, das deine Apps hatten:

• Zeitgesteuerte Aktionen, wie Notes-Agenten
• Berechtigungskontrolle auf Objektebene, damit nicht jeder alles sieht
• Benutzerdefinierte Schaltflächen und Aktionen, die Workflows in Microsoft 365 starten
• Automatische Word- oder PDF-Dokumente - kein Coding nötig!

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📦 Funktioniert mit SharePoint - nicht anstelle von SharePoint

skybow sperrt Sie nicht ein:

• skybow verwendet SharePoint-Listen und -Bibliotheken zum Speichern von Daten
• Du kannst auch ohne skybow auf deine Daten zugreifen
• skybow lässt sich vollständig in Microsoft 365-Tools integrieren - Outlook, Teams, Planner und mehr

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Mit skybow können Sie Ihre HCL Notes Apps in SharePoint neu aufbauen , ohne die gewohnte Leistung, Kontrolle oder Geschwindigkeit zu verlieren- und das auf eine Art und Weise, die einfacher zu verwalten und angenehmer zu nutzen ist.

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"Wir konnten Schnittstellen frei gestalten, ohne uns die Finger zu brechen. Natürlich kann man das alles auch in SharePoint machen, aber mit skybow ist es einfach einfacher", André Sander

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Häufige Fehler bei der Umstellung von HCL Notes auf SharePoint

Die Umstellung von HCL Notes auf SharePoint kann Ihr Unternehmen schneller und moderner machen - aber nur , wenn Sie es richtig machen. Viele Unternehmen machen die gleichen Fehler, wenn sie versuchen, zu schnell oder ohne ausreichende Planung umzusteigen. Schauen wir uns die häufigsten Fehler an - und wie Sie sie vermeiden können.

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❌ Fehler Nr. 1: Denken, es sei "nur eine E-Mail"

Viele Unternehmen sind davon überzeugt, dass sie HCL Notes nur für E-Mail- und Kalenderfunktionen verwenden. Doch wenn sie mit der Migration beginnen, stellen sie etwas Überraschendes fest: Sie nutzten Notes auch für Business Apps, wie Genehmigungsprozesse, Bestellformulare, Berichte oder Datenverfolgung - manchmal ohne es zu merken.

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✅ Tipp:
Bevor du etwas unternimmst, nimm dir Zeit für eine umfassende App Analyse . So kannst du feststellen, was wirklich verschoben werden muss - und was weggelassen werden kann. Finde heraus:

• Welche Apps werden verwendet?
• Wer benutzt sie?
• Wie oft?
• Was machen sie eigentlich?

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❌ Fehler Nr. 2: Die Komplexität nicht verstehen

Einige HCL Notes Apps sind klein. Andere sind sehr komplex. Der Versuch, sie direkt in SharePoint zu kopieren, kann zu Problemen führen - denn nicht alles funktioniert auf die gleiche Weise. Sie können Dinge enthalten wie:

• Spezielle Berechtigungseinstellungen
• Zeitgesteuerte Aktionen oder automatische Aufgaben
• Benutzerdefinierte Formulare und Logik

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✅ Tipp:
Schau dir genau an, wie jede App funktioniert. Frage dich:

• Verwendet diese App Timer oder automatische Aktionen?
• Werden Informationen je nach Rolle angezeigt oder ausgeblendet?
• Können die Benutzer das Layout ändern?

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Wenn die Antwort ja lautet, können Tools wie skybow Studio dir helfen, diese Funktionen neu zu erstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen.

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❌ Fehler Nr. 3: Nicht genug Zeit geben

Wenn Sie sich für einen Ersatz entschieden haben, sollten Sie dies so schnell wie möglich tun. Manche Apps werden nur am Ende des Monats oder einmal im Jahr ausgeführt - wenn Sie das verpassen, merken Sie vielleicht erst, dass etwas kaputt ist, wenn es zu spät ist. Das ist der Grund, warum eine überstürzte Migration zu Problemen führen kann:

• Verlorene Daten
• Kaputte Prozesse
• Unzufriedene Nutzer

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✅ Tipp:
Plane für mindestens 3 bis 6 Monate - und beobachte, wie die Apps im Laufe der Zeit genutzt werden. Schaue dir das an:

• Was passiert am Monatsende?
• Gibt es jährliche Arbeitsabläufe?
• Gibt es Apps , die nur zu bestimmten Zeiten laufen?

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❌ Fehler Nr. 4: Benutzer und Teams ignorieren

Manchmal plant die IT-Abteilung die gesamte Umstellung, vergisst aber, mit den Mitarbeitern zu sprechen, die die Apps tatsächlich täglich nutzen. Das führt zu Verwirrung, Frustration und geringerer Produktivität.

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✅ Tipp:
Wenn die Benutzer sich einbezogen fühlen, akzeptieren sie das neue System schneller - und helfen, es noch besser zu machen:

• Frage, was die User brauchen
• Lass sie neue Tools testen
• Feedback einholen und verbessern

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Wenn Sie diese Fehler vermeiden, wird Ihr Wechsel von HCL Notes zu SharePoint reibungsloser, sicherer und erfolgreicher verlaufen. Und denken Sie daran: Es ist in Ordnung, um Hilfe zu bitten. Experten wie André Sander und sein Team bei MEKO-S und Tools wie skybow Studio unterstützen Sie bei jedem Schritt.

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Deine wichtigen Take Aways

Wir haben eine Menge gelernt - lassen Sie uns also einen kurzen Blick auf die wichtigsten Punkte dieses Beitrags werfen. Wenn Sie den Umstieg von HCL Notes auf SharePoint planen, sollten Sie sich Folgendes merken:

• Wechseln Sie nicht zu schnell von HCL Notes zu SharePoint
• Verwende skybow + SharePoint, um die Umstellung zu erleichtern
• Nimm dir Zeit für die Analyse deiner Apps
• Nimm dir ausreichend Zeit für die Migration
• Beziehe deine End-Nutzer ein
• Frage Experten, wenn du Hilfe brauchst

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Wir wissen, dass dies ein großer Schritt ist - aber Sie müssen ihn nicht allein tun.
Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Experten und erfahren Sie, wie Sie HCL Notes sicher und erfolgreich durch SharePoint + skybow ersetzen können.

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Lassen Sie uns über Ihre aktuelle Einrichtung, Ihre Apps und darüber sprechen, wie eine intelligente und reibungslose Migration aussehen könnte - völlig kostenlos und unverbindlich.

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