Wie du das Beste aus deinen SharePoint-Workflows herausholst

Unternehmen, die die digitale Transformation vorantreiben, sind 26 % profitabler. Das ist viel. Dies verdeutlicht das Potenzial von Automatisierung und Digitalisierung.

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Wird dein Team durch repetitive Aufgaben aufgehalten? Was wäre, wenn du diese automatisieren würdest?

Du wärst im Durchschnitt 26 % produktiver. Da dies nur der Durchschnitt ist, könntest du je nach Team und Organisation sogar noch bessere Ergebnisse erzielen.

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SharePoint Workflows sind bahnbrechend. Sie steigern die Effizienz, integrieren sich nahtlos in Microsoft 365 und senken Kosten. Keine neuen Logins erforderlich. Keine komplexen Setups. Nur optimierte Prozesse, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

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Insbesondere interne Prozesse lassen sich hervorragend in SharePoint abbilden. Der Prozess muss sich nicht an das Tool anpassen, sondern umgekehrt. Typische Prozesse, die oft in SharePoint digitalisiert werden, sind

• Mitarbeiter-Onboarding
• Bestandsverwaltung
• Projektmanagement
• Dokumentenmanagement
• Aktenverwaltung

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Stell dir vor, du hast all deine Prozesse an einem Ort. SharePoint Workflows bieten die Flexibilität von maßgeschneiderter Software und die Erschwinglichkeit von Standardlösungen.Das macht sie zur perfekten Lösung für dich.

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Aber es gibt einen Haken. Diese Vorteile ergeben sich nur, wenn Workflows korrekt eingerichtet sind. Dieser Blog zeigt dir, wie du das Beste aus deinen SharePoint-Workflows herausholst.

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Maximiere deine SharePoint-Workflows

Um wirklich von SharePoint-Workflows zu profitieren, ist es unerlässlich zu wissen, wie du sie effektiv einsetzt. Hier sind einige Schlüsselstrategien und Profi-Tipps aus Hunderten von SharePoint-Projekten, die dir helfen, das Beste aus deinen Workflows herauszuholen:

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Ein-Klick SharePoint Workflows

Ganze SharePoint Workflows können nur einen Klick entfernt sein. Mit diesem einenKlick wird eine große oder kleine Abfolge von Aktionen automatisch ausgeführt. Das reduziert den manuellen Aufwand für dein Team erheblich.

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Workflows per Knopfdruck sparen Zeit, gewährleisten Standardisierung und eliminieren Fehler. Automatisierte Workflows bringen Konsistenz und Zuverlässigkeit in deine Abläufe. Die Prozesse folgen einem festgelegten Muster. Niemand muss sich darum kümmern, ob Aufgaben erledigt werden oder korrekt ablaufen. Keine Schritte können vergessen werden.

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Dennoch kann der Status aller einzelnen Schritte jederzeit in der Lösung verfolgt und angezeigt werden. Das bedeutet, du musst die Kontrolle nicht vollständig an das System abgeben, wenn du das nicht möchtest.

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In diesem Beispiel startet das Klicken auf den Button den Onboarding-Prozess automatisch:

1. Ein neuer Mitarbeiter wird in der HR-Lösung mit den Daten aus der Bewerbung erstellt.
2. Alle notwendigen Dokumente werden erstellt und beim neuen Mitarbeiter gespeichert.
3. Der Bewerber wird benachrichtigt und erhält alle Informationen zur Einstellung und zum Onboarding per E-Mail.
4. Der Line Manager wird per Microsoft Teams Nachricht informiert.
5. Die Onboarding-Aufgaben des Vorgesetzten wurden in dessen Microsoft Planner eingetragen.
6. Die IT-Abteilung wird per Teams Nachricht informiert, um alles für den Start vorzubereiten.

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All diese Aufgaben werden automatisch ausgeführt. Dafür ist nur ein einziger Klick nötig.

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End-to-End-Prozessmanagement mit SharePoint Workflows

In SharePoint können Workflows an die im Unternehmen vorhandenen Prozesse angepasst werden. Es lohnt sich, ganze Prozesse zu digitalisieren. Das hat den Vorteil, dass die Prozesse hervorragend nachverfolgt werden können. Niemand verliert den Überblick und jeder ist immer auf dem neuesten Stand.

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Alle Prozesse eines Teams oder sogar des gesamten Unternehmens werden an einem zentralen Punkt gesammelt. So entsteht eine Single Source of Truth und das Chaos hat ein Ende. Gleichzeitig sieht jeder Nutzer immer nur die Prozesse oder Prozessschritte, die für ihn relevant sind.

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Zudem kann die Automatisierung, wie wir im vorherigen Punkt gesehen haben, die Arbeitslast reduzieren. Besonders durch geplante und ausgelöste Automatisierungen. Diese schaffen zuverlässige Workflows und können besonders effektiv eingesetzt werden, wenn Prozesse ganzheitlich abgebildet werden.

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Dadurch kann auch die Anzahl unterschiedlicher Tools im Unternehmen reduziert werden. Das spart Kosten, vereinfacht das Lizenz-Tracking und beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeiter.

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Dokumentengenerator-Automatisierung in SharePoint

SharePoint Workflows können auch die Dokumentenerstellung automatisieren. Du kannst Dokumente basierend auf geplanten Ereignissen, spezifischen Triggern oder auf Knopfdruck generieren, indem du Inhalte aus SharePoint-Listen und -Bibliotheken verwendest.

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Das ist ideal für dokumentenzentrierte Workflows, wie Vertragsmanagement oder HR-Lösungen. Zahlreiche Dokumente in solchen Prozessen haben immer die gleiche Struktur und müssen nur mit individuellen Daten befüllt werden. Das ist perfekt für die Automatisierung, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.

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Zusätzlich standardisiert die Dokumentengenerator-Automatisierung Dokumente und gewährleistet eine hohe Ausgabequalität.

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In den folgenden Videos siehst du reale Use Cases, in denen die Tipps in Aktion gezeigt werden. So kannst du Inspiration für deine Workflows erhalten. Du wirst auch sofort die Vorteile von SharePoint Workflows erkennen, die du optimal genutzt hast.

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Hole das Beste aus deinen SharePoint Workflows heraus

Die Out-of-the-Box-Implementierung dieser Workflows in SharePoint ist zwar möglich, erfordert aber oft erheblichen Programmieraufwand und Expertenwissen. Die Wartung ist komplex und die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt.

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Low-Code Plattformen wie das skybow Studio bieten eine bessere Lösung. Als Citizen Developer oder Admin kannst du ganze Workflows per Drag & Drop und mit Low-Code-Assistenten im Automation Action Builder einrichten. Das Tool ist benutzerfreundlich und erfordert kein großes Team speziell geschulter Entwickler.

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Ein kleines Team kann das Onboarding schnell mit einer steilen Lernkurve bewältigen. Wartung, Updates und Prozessänderungen werden über die Plattform einfach verwaltet. skybow Studio bietet alles, was du benötigst, um Prozesse schnell und kostengünstig zu modernisieren, zu standardisieren und zu digitalisieren.

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Durch die Nutzung dieser Tools und Techniken kannst du das Potenzial von SharePoint Workflows maximieren. Du kannst sicherstellen, dass die Prozesse deines Unternehmens effizient, standardisiert und qualitativ hochwertig sind.

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Klingt zu gut, um wahr zu sein?
 Wir zeigen dir im Video, wie einfach es wirklich ist. Du kannst unser skybow Studio exklusiv in Aktion sehen.