Vertragsmanagement in SharePoint: Weg mit Excel

Im letzten Quartal verpasste ein mittelständisches Fertigungsunternehmen in Bayern die Verlängerungsfrist für einen wichtigen Lieferantenvertrag. Die Vertragsbedingungen verlängerten sich automatisch mit einer Preiserhöhung von 22 % – weil das Vertragsablaufdatum in Zeile 347 einer gemeinsam genutzten Excel-Datei versteckt war, an der drei Personen unabhängig voneinander gearbeitet hatten. Die Gesamtkosten dieses Versehens: 84.000 € pro Jahr, die nun für weitere 24 Monate festgeschrieben sind.

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Das ist keine ungewöhnliche Geschichte. Wenn Ihr Unternehmen Verträge in Excel-Tabellen, auf gemeinsam genutzten Laufwerken oder als E-Mail-Anhänge verwaltet, betreiben Sie ein System, das zum Scheitern verurteilt ist. Nicht heute, vielleicht auch nicht nächsten Monat – aber irgendwann wird eine Frist versäumt, eine Genehmigung geht verloren oder ein Versionskonflikt führt dazu, dass die falschen Vertragsbedingungen unterzeichnet werden.

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Die gute Nachricht: Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über die nötige Infrastruktur, um dieses Problem zu beheben. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 einsetzt, kann SharePoint zu Ihrem Vertragsmanagementsystem werden – allerdings nicht allein mit den Standardfunktionen. Hier erfahren Sie, was nötig ist, um vom Chaos der Tabellenkalkulationen zu einem strukturierten Vertragsmanagement zu gelangen, was SharePoint von sich aus leisten kann und was nicht, und wie Sie die Lücken schließen können, ohne ein sechsstelliges IT-Projekt in Angriff nehmen zu müssen.

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Die versteckten Kosten der Vertragsverwaltung in Excel

Excel eignet sich hervorragend für Berechnungen. Für die Verwaltung von dynamischen Dokumenten mit Fristen, Genehmigungen und Compliance-Anforderungen ist es jedoch völlig ungeeignet. Dennoch nutzen laut einer Studie von World Commerce & Contracting aus dem Jahr 2024 über 60 % der mittelständischen Unternehmen nach wie vor Tabellenkalkulationen als primäres Instrument zur Vertragsverfolgung.

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Hier erfahren Sie, warum das teurer ist, als Sie denken.

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Versäumte Fristen, die man erst entdeckt, wenn es schon zu spät ist

Excel sendet Ihnen keine E-Mail 90 Tage vor Ablauf eines Vertrags. Es weist Sie nicht darauf hin, dass das Zeitfenster für die automatische Verlängerung Ihres SaaS-Anbieters am kommenden Freitag endet. Es bleibt einfach so, wie es ist – eine statische Datentabelle, die jemand aktiv überprüfen muss.

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Die Folge: Verträge verlängern sich automatisch zu ungünstigen Konditionen, Verhandlungsfristen laufen ab, und Ihr Beschaffungsteam steht vor der schwierigen Aufgabe, zu erklären, warum die Kosten in diesem Quartal um 15 % gestiegen sind.

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Kein Prüfpfad, keine Rechenschaftspflicht

Wer hat den Vertragswert von 50.000 € auf 55.000 € geändert? Wann wurde die Kündigungsklausel aktualisiert? In Excel lassen sich diese Fragen nicht zuverlässig beantworten. Selbst mit der Versionshistorie von SharePoint auf Dateiebene lässt sich nicht nachvollziehen, welche Zelle von wem und warum geändert wurde.

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Für regulierte Branchen – Finanzwesen, Gesundheitswesen, verarbeitendes Gewerbe – ist dies nicht nur lästig. Es stellt ein Compliance-Risiko dar.

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Der Albtraum der Versionskontrolle

„Contract_Overview_FINAL_v3_RB_edit_FINAL2.xlsx“ – kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn mehrere Beteiligte an Vertragsdaten arbeiten, häufen sich die Excel-Dateien. Die Frage „Welche Version ist die aktuelle?“ wird zu einem wöchentlichen Ritual. Und die Antwort lautet manchmal: Niemand weiß es genau.

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Warum SharePoint allein nicht ausreicht

An dieser Stelle denken Sie vielleicht: „Wir haben doch schon SharePoint. Können wir nicht einfach eine Dokumentbibliothek und ein paar Listenspalten nutzen?“

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Das geht. Und damit hast du schon etwa 40 % des Weges geschafft.

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Was SharePoint-Listen und -Bibliotheken leisten können

SharePoint bietet Ihnen eine solide Grundlage. Sie können Vertrags-PDFs in einer Dokumentbibliothek mit Metadaten-Spalten (Anbietername, Vertragsart, Wert, Startdatum, Enddatum) speichern. Sie können gefilterte Ansichten erstellen – beispielsweise: „Zeige mir alle Verträge, die in den nächsten 90 Tagen auslaufen.“ Sie können grundlegende Berechtigungen festlegen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf vertrauliche Verträge haben.

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Für ein Team, das 20 bis 30 Verträge verwaltet, könnte das ausreichen.

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Wo die Lücken beginnen: Keine Benachrichtigungen, keine Workflows, keine Formulare

Sobald man über die grundlegenden Speicherfunktionen hinausgeht, stoßen die nativen Funktionen von SharePoint schnell an ihre Grenzen:

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Keine automatischen Benachrichtigungen. SharePoint kann einfache Benachrichtigungen versenden, wenn sich ein Listenelement ändert, aber es kann keine Warnungen wie „90 Tage vor Ablauf“ auf der Grundlage von Datumsberechnungen versenden. Dafür würden Sie Power-Automate-Flows benötigen – was ein separates Tool, eine separate Lizenzierung und jemanden bedeutet, der weiß, wie man diese erstellt.

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Keine Genehmigungsworkflows. Ein neuer Lieferantenvertrag muss von der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung und dem Abteilungsleiter genehmigt werden? SharePoint-Listen verfügen über keine integrierte mehrstufige Genehmigung. Auch hier sind Power Automate oder eine maßgeschneiderte Lösung erforderlich.

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Es gibt keine geeigneten Eingabeformulare. Die Standard-Listenformulare von SharePoint sind zwar funktional, aber unflexibel. Es ist nicht möglich, ein geführtes Formular zur Vertragserfassung zu erstellen, das sich je nach Vertragsart anpasst, Lieferantendaten vorab ausfüllt oder die Eingaben vor dem Absenden überprüft.

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Keine Finanz-Dashboards. Gesamtvertragswert nach Abteilung? Jährliche Ausgaben nach Lieferant? SharePoint-Listen lassen sich zwar sortieren und filtern, sind jedoch nicht für die aggregierte Finanzberichterstattung ausgelegt.

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Die „Gut-genug“-Falle

Viele Teams beginnen mit einer SharePoint-Liste und denken: „Das reicht fürs Erste.“ Drei Jahre später haben sie 400 Verträge in einer Liste mit 30 Spalten, ohne Workflows, mit manuellen Erinnerungen in Outlook-Kalendern und denselben Problemen bei der Versionskontrolle, die sie schon in Excel hatten – nur in einem anderen Tool.

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Die Kluft zwischen „SharePoint als Dateispeicher“ und „SharePoint als Vertragsmanagementsystem“ ist der Punkt, an dem die meisten Unternehmen ins Stocken geraten.

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So sieht ein richtiges SharePoint-Vertragsmanagementsystem aus

Der Unterschied zwischen einer SharePoint-Liste und einem Vertragsmanagementsystem liegt nicht in den Daten selbst, sondern in der Automatisierung, den Workflows und der Benutzererfahrung im Umgang mit diesen Daten. Hier erfahren Sie, was zu einer voll funktionsfähigen Konfiguration gehört.

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1. Zentrales Vertragsarchiv – Alles an einem Ort, alle Verträge

Jeder Vertrag wird in einem einzigen System verwaltet. Nicht in der E-Mail eines Mitarbeiters, nicht auf einem lokalen Laufwerk und auch nicht in einem Ordner „Verträge“, den nur die Rechtsabteilung kennt. Ein strukturiertes Repository mit standardisierten Metadaten: Anbieter, Vertragsart, Wert, Währung, Beginn, Ende, Verlängerungsart, Verantwortlicher und Status.

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Das klingt zwar banal, beseitigt aber das größte Problem überhaupt: „Wo ist denn dieser Vertrag?“

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2. Automatische Benachrichtigungen zur Vertragsverlängerung, bevor die Fristen ablaufen

Das System versendet automatisch Benachrichtigungen – 90 Tage, 60 Tage und 30 Tage vor Ablauf. Dabei handelt es sich nicht um eine allgemeine Benachrichtigung vom Typ „Eintrag geändert“, sondern um eine gezielte E-Mail an den Vertragsinhaber mit dem Vertragsnamen, dem Lieferanten, dem Ablaufdatum und einem direkten Link, über den Maßnahmen ergriffen werden können.

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Bei Verträgen mit automatischer Verlängerung wird die Benachrichtigung versendet, bevor die Kündigungsfrist abläuft. Bei befristeten Verträgen löst die Benachrichtigung den Verhandlungsprozess zur Vertragsverlängerung aus. Keine manuellen Kalendereinträge. Kein „Ich dachte, das würde jemand anderes im Auge behalten.“

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3. Genehmigungsabläufe ohne E-Mail-Ketten

Ein neuer Vertrag? Leiten Sie ihn zur Prüfung an die Rechtsabteilung weiter, anschließend zur Budgetgenehmigung an die Finanzabteilung und schließlich zur Unterzeichnung an den Abteilungsleiter. Jeder Schritt wird nachverfolgt, mit einem Zeitstempel versehen und dokumentiert. Wenn jemand den Vertrag ablehnt, wird er mit Anmerkungen zurückgeschickt – und nicht als E-Mail-Antwort, die im Posteingang eines Mitarbeiters untergeht.

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Hier sparen Unternehmen am meisten Zeit. Ein typischer Vertragsgenehmigungsprozess, der per E-Mail 2–3 Wochen dauert, lässt sich durch strukturierte Arbeitsabläufe auf 3–5 Tage verkürzen.

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4. Finanzüberwachung und Haushaltskontrolle

Sehen Sie sich Ihren gesamten Vertragswert nach Abteilung, Lieferant oder Vertragsart an. Verfolgen Sie die jährlichen Verpflichtungen im Vergleich zum Budget. Erkennen Sie Verträge, die deutlich über oder unter den ursprünglichen Schätzungen liegen. So werden Vertragsdaten von einer rechtlichen Aufzeichnung zu einem Instrument der Finanzplanung.

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Genau das ist skybow Manager leistet – direkt in SharePoint integriert, ab 1.800 USD/CHF/EUR pro Jahr. Kein separates System, kein neuer login für Ihr Team.

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Selbst entwickeln, kaufen oder erweitern: Ihre drei Optionen

Sie sind zu dem Schluss gekommen, dass Excel nicht funktioniert und die Standardfunktionen von SharePoint nicht ausreichen. Was nun? Im Grunde stehen Ihnen drei Möglichkeiten offen.

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Option A: Maßgeschneiderte .NET-Entwicklung

Beauftragen Sie eine Entwicklungsagentur mit der Erstellung eines maßgeschneiderten Vertragsmanagementsystems auf SharePoint. Volle Kontrolle über jede Funktion. Exakte Anpassung an Ihre Prozesse.

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Die Realität: 6–12 Monate Entwicklungszeit. Projektkosten zwischen 50.000 und 200.000+ Euro, je nach Komplexität. Laufende Wartungskosten, da jedes SharePoint-Update zu Fehlfunktionen führen kann. Abhängigkeit von Entwicklern – wenn die Agentur das Projekt verlässt, benötigen Sie neue Entwickler, die den Code verstehen.

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Am besten geeignet für: Große Unternehmen mit besonderen regulatorischen Anforderungen und einem eigenen IT-Team.

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Option B: Eigenständige CLM-Software

Tools wie DocuSign CLM, Ironclad oder ContractPodAi. Speziell für das Vertragslebenszyklusmanagement entwickelt. Funktionsreiche, ausgefeilte Benutzeroberflächen.

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Die Realität: Ein eigenständiges System außerhalb von Microsoft 365 – Ihr Team benötigt eine weitere login, eine weitere Benutzeroberfläche. Benutzerbezogene Lizenzierung, die sich schnell skalieren lässt: Bei 25–50 US-Dollar pro Benutzer und Monat kostet ein 50-köpfiges Team 15.000–30.000 US-Dollar pro Jahr. Die Daten befinden sich außerhalb von SharePoint, sodass Ihre Sicherheits- und Compliance-Einstellungen für Microsoft 365 nicht gelten. Die Integration mit SharePoint erfordert zusätzliche Konfiguration.

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Am besten geeignet für: Unternehmen mit hohem Rechtsaufwand, die Tausende von Verträgen verwalten und Funktionen wie KI-gestützte Klauselanalyse oder Workflows für elektronische Signaturen benötigen.

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Option C: SharePoint mit einer No-Code-Lösung erweitern

Ergänzen Sie SharePoint direkt um eine Ebene für das Vertragsmanagement. Ihre Daten bleiben in SharePoint. Ihr Team arbeitet weiterhin in der ihm bereits vertrauten Benutzeroberfläche. Sie erhalten Formulare, Workflows, Benachrichtigungen und Dashboards, die SharePoint allein nicht bieten kann – ganz ohne Programmieraufwand.

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Die Realität: skybow Manager verfolgt genau diesen Ansatz. Die Bereitstellung erfolgt innerhalb von Tagen, nicht Monaten. Die Preise beginnen bei 1.800 pro Jahr (USD/CHF/EUR) für bis zu 50 Nutzer – im Vergleich zu über 15.000 € für ein eigenständiges CLM-Tool bei ähnlicher Nutzerzahl. Benutzerdefinierte Felder, Genehmigungsworkflows, automatisierte Benachrichtigungen und die Finanzüberwachung sind im Preis inbegriffen. Der „Semi Customized“-Tarif (3.600 pro Jahr für 200 Nutzer) bietet zusätzlich benutzerdefinierte Workflows und eine an das Unternehmen angepasste Benutzeroberfläche. Der „Fully Customized“-Tarif (7.500 pro Jahr, unbegrenzte Nutzerzahl) umfasst die Integration externer Tools sowie 5 Tage Einrichtungsunterstützung.

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Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und Vertragsmanagement benötigen, ohne ein weiteres System oder eine zusätzliche Kostenposition pro Benutzer einzuführen.

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Maßgeschneiderte Entwicklung, eigenständige CLM-Lösung „Skybow“ aufSharePoint; Bereitstellungsdauer: 6–12 Monate; 2–4 Wochen; Dauer: Tage bis 2Wochen; Jährliche Kosten (50 Benutzer)50.000–200.000+ € (Projekt) + Wartung 15.000–30.000 € 1.800–3.600 € Daten verbleiben inSharePoint Ja Nein JaM365-Sicherheit gilt Ja Teilweise Ja Programmieraufwanderforderlich Ja Nein Nein Wartung Entwicklerabhängig Vom Anbieter verwaltetAutomatische Updates

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Erste Schritte: Vom Excel-Chaos zu strukturierten Verträgen

Wenn Sie bereit sind, den Schritt über Tabellenkalkulationen hinaus zu wagen, finden Sie hier einen praktischen Ausgangspunkt – ganz gleich, für welche Lösung Sie sich entscheiden.

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Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Vertragslandschaft

Bevor Sie etwas aufbauen, sollten Sie wissen, was Sie haben. Sammeln Sie alle laufenden Verträge aus Excel-Dateien, gemeinsam genutzten Laufwerken, E-Mail-Posteingängen und Aktenschränken. Erstellen Sie eine einfache Bestandsliste: Name des Anbieters, Vertragsart, Wert, Beginn, Ende, Verantwortlicher.

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Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie 30 bis 50 % mehr aktive Verträge haben, als sie angenommen hatten. Allein diese Erkenntnis rechtfertigt oft schon die Umstellung auf ein geeignetes System.

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Schritt 2: Legen Sie Ihren Arbeitsablauf fest – Wer genehmigt was?

Stellen Sie Ihren Genehmigungsprozess dar. Bei einem Standard-Lieferantenvertrag: Wer leitet den Prozess ein? Wer prüft die rechtliche Konformität? Wer genehmigt das Budget? Wer unterzeichnet? Halten Sie dies fest – auch auf Papier. In einem typischen mittelständischen Unternehmen gibt es je nach Vertragswert 2 bis 4 Genehmigungsschritte.

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Dieser Workflow dient als Vorlage für Ihre Automatisierung, ganz gleich, ob Sie ihn in Power Automate, mit benutzerdefiniertem Code oder mit einem No-Code-Tool wie skybow erstellen.

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Schritt 3: Benachrichtigungen und Dashboards einrichten

Beginnen Sie mit der Automatisierung, die den größten Nutzen bringt: Benachrichtigungen zum Vertragsablauf. Richten Sie Benachrichtigungen 90, 60 und 30 Tage vor dem Ablaufdatum jedes Vertrags ein. Erstellen Sie anschließend ein einfaches Dashboard, das die Gesamtzahl der Verträge nach Status anzeigt (aktiv, läuft bald ab, abgelaufen, in der Genehmigung).

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Schon diese beiden Funktionen allein – Benachrichtigungen und ein Dashboard – beseitigen den Großteil der Probleme wie „versäumte Fristen“ und „mangelnder Überblick“, die Excel für das Vertragsmanagement so gefährlich machen.

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Erfahren Sie, wie skybow Manager alle drei Schritte abwickelt →

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Verlieren Sie kein Geld mehr durch entgangene Aufträge

Die Umstellung von Excel auf ein strukturiertes Vertragsmanagementsystem ist kein Technologieprojekt – es ist eine geschäftliche Entscheidung. Jede versäumte Verlängerungsfrist, jede Genehmigung, die in einer E-Mail-Kette stecken bleibt, und jede Stunde, die mit der Suche nach „der richtigen Version“ verbracht wird, verursacht echte Kosten.

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Drei wichtige Erkenntnisse aus diesem Beitrag: Erstens sind Excel und einfache SharePoint-Listen nicht für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) ausgelegt – ihnen fehlen Benachrichtigungen, Workflows und Prüfpfade. Zweitens benötigen Sie kein eigenständiges CLM-Tool, das über 15.000 € pro Jahr kostet und außerhalb Ihrer Microsoft 365-Umgebung betrieben wird. Drittens: Durch die Erweiterung von SharePoint mit einer No-Code-Lösung wie skybow Manager erhalten Sie die Funktionen eines dedizierten CLM-Systems zu einem Bruchteil der Kosten, wobei Ihre Daten genau dort bleiben, wo Ihr IT-Team sie haben möchte – nämlich in SharePoint.

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Wenn Ihr Unternehmen mehr als 50 Verträge verwaltet und Sie immer noch mit Tabellenkalkulationen arbeiten, stellt sich nicht die Frage, ob Sie auf ein geeignetes System umsteigen sollten. Die Frage ist vielmehr, wie viel Sie die nächste versäumte Frist kosten wird.

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