SharePoint als Datenbank: Der vollständige Leitfaden für 2026

Oft wird das Potenzial von SharePoint völlig unterschätzt. Meistens wird SharePoint nur zur Dokumentenablage genutzt. Dabei bietet die Software so viele weitere Funktionen und echtes Potenzial, auch als Datenbank eingesetzt zu werden. Wir möchten dir Informationen zu den Vor- und Nachteilen der Nutzung von SharePoint-Listen als Datenbank geben, worauf du achten solltest, wie du auftretende Probleme lösen kannst und welche fantastischen Möglichkeiten dir zur Verfügung stehen.

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Die Vor- und Nachteile der Nutzung von Listen als SharePoint-Datenbank

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SharePoint-Listen sind unglaublich nützlich. Sie bieten viele Vorteile, die sie perfekt für den Einsatz als SharePoint-Datenbank qualifizieren. Du kannst mit wenig Aufwand eine Art Datenbanktabellen erstellen und sofort damit arbeiten.

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Vorteile der Nutzung von Listen als SharePoint-Datenbank

• Im Gegensatz zu einer „echten“ Datenbank, die du über SQL Server/SQL Azure oder MySQL erstellen kannst, benötigst du keine speziellen Berechtigungen von einem Datenbankadministrator, um ein neues Schema oder Ähnliches bereitzustellen.
• Im Gegensatz zu gängigen Datendiensten musst du nicht extra für die Nutzung von SharePoint-Listen bezahlen. Wenn dein Unternehmen bereits Produkte wie Microsoft Teams nutzt, hast du Zugriff auf SharePoint-Listen ohne zusätzliche Lizenzierung.

• Im Vergleich zu den beiden oben genannten Optionen musst du deine Ressourcen, die in SharePoint-Listen gespeichert sind, nicht mit Daten koordinieren, die „irgendwo anders“ gespeichert sind. Du kannst die Daten in den Listen jederzeit sichern, wiederherstellen oder migrieren, ohne dir Gedanken über Verpackung und Synchronisierung machen zu müssen.
• Wenn du SharePoint-Listen als Datenbank verwendest, erhältst du eine sofort einsatzbereite Benutzeroberfläche für deine Daten. Diese Oberfläche ist kontinuierlich erweiterbar und skalierbar.

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Aber natürlich gibt es nicht nur Vorteile, wenn du Listen als SharePoint-Datenbank verwendest. Hier sind einige Nachteile, die du beachten solltest:

• Die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass nicht zu viele Zeilen zurückgegeben werden, wenn du eine Liste anzeigst. Zugegebenermaßen hat das SharePoint-Team daran gearbeitet, dieses Problem zu minimieren, aber es bleibt weiterhin bestehen.

• Es gibt keine echte Möglichkeit, Tabellen zu verknüpfen. Du musst also dein Datenmodell denormalisieren und sehr komplexe Master-Detail-Beziehungen erstellen. Eine weitere Möglichkeit wäre die Verwendung redundanter Dateneingaben, aber das ist keine wirklich gute Option.
• Die Suche in SharePoint konzentriert sich auf einzelne Listenelemente, nicht auf Gruppen von miteinander verknüpften Elementen. Du kannst die Suche also nicht nutzen, selbst wenn die Eigenschaftszuordnung verfügbar ist, um Belege für Parkgebühren über 50 $, die von Personen im Bostoner Büro geltend gemacht wurden, abzufragen. Das liegt daran, dass der Betrag ein Positionsfeld ist und das Büro ein Master-Element-Feld.

Dies sind nicht alle Probleme, denen du begegnen wirst, wenn du SharePoint-Listen out-of-the-box als Datenbank verwenden möchtest. Deshalb haben wir das skybow Solution Studio entwickelt. Eine Lösung, die viele dieser Probleme lösen kann. Das Tool bietet dir zahlreiche Optionen, um SharePoint-Listen zur perfekten Datenbank für deinen individuellen Use Case zu machen.

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‍Warum du das skybow Dossier als SharePoint-Datenbank nutzen solltest

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SharePoint-Listen können als Datenbank für verschiedene Use Cases perfekt geeignet sein, wenn sie durch leistungsstarke Funktionen ergänzt werden. Genau das haben wir bei skybow mit Dossiers erreicht.

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Welche Vorteile bieten skybow Dossiers im Vergleich zu SharePoint-Listen out-of-the-box, wenn es um ihre Nutzung als Datenbank geht? ‍

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Nutze die Suche

Dank eines Suchkriterien-Webparts, das du zu deiner Listenansicht hinzufügen kannst, wird die SharePoint-Suche außergewöhnlich nützlich. Du kannst Begriffe eingeben und schnell eine Teilmenge der Liste abrufen. So müssen Benutzer nicht durch endlose Zeilen scrollen, um das zu finden, was sie benötigen. ‍

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Erstelle übergeordnete und untergeordnete Listen

Du hast die Möglichkeit, eine Liste als übergeordnete/Master-Liste und mehrere damit verknüpfte untergeordnete/Detail-Listen zu erstellen. Die notwendigen Nachschlagefelder werden automatisch von skybow generiert. Daher entfällt die Notwendigkeit der Denormalisierung des Datenmodells, komplexer Master-Detail-Beziehungen oder redundanter Datenspeicherung. ‍

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Aggregierte Berechnungen anzeigen

Felder in der Master-Liste können aggregierte Berechnungen aus den verknüpften Detail-Listen enthalten. Zum Beispiel die Anzahl der verknüpften Dokumente in einer Bibliothek oder die Summe der Beträge einzelner Positionen in einem Spesenbericht. Diese Aggregationen werden automatisch von einem Hintergrunddienst aktualisiert, sobald sich die Daten ändern. Somit musst du keine Verknüpfungs- oder Abfragelogik schreiben.

‍Daten über mehrere Listen hinweg anzeigen

Du kannst Werte aus Feldern der Master-Liste in Felder der untergeordneten Liste kopieren. Dies kann das Browsen der Detail-Liste für Benutzer erheblich vereinfachen. Wichtiger ist, dass der SharePoint-Suchindex-Crawler die Zeile indizieren und die kombinierten Master- und Detaildaten sehen kann. Wie Aggregationen werden diese geerbten Metadaten automatisch von einem Hintergrunddienst gepflegt. Es gibt keine Nachteile durch redundante Daten. ‍

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Komplexe Berechnungen ohne aufwendiges Coding implementieren

Bei der Implementierung von Berechnungen sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Es sind wesentlich komplexere Berechnungen möglich, als SharePoint out-of-the-box für Listenelemente bietet, und dies kann ohne aufwendiges Coding erreicht werden. Diese Berechnungen werden ebenfalls automatisch im Hintergrund ausgeführt. ‍

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Metadaten nutzen

Alle zusätzlichen Metadaten können problemlos von anderen Softwarekomponenten überprüft werden.

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Punkt 1 bezieht sich auf das skybow List View Query Webpart, während die Punkte 2 - 6 das bilden, was wir skybow Dossiers nennen. Es ermöglicht dir, eine beträchtliche Menge an Daten auf einmal abzurufen und diese gemeinsam anzuzeigen oder zu bearbeiten, ähnlich einer Fallakte.

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Dossiers behandeln eine Gruppe von SharePoint-Listen als hierarchische Datenbank. Wenn du das kannst, musst du deine Daten fast nie außerhalb von SharePoint speichern. Du erhältst das perfekte Toolset mit zahlreichen Funktionen, um Listen als SharePoint-Datenbank zu nutzen.

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So richtest du deine SharePoint-Datenbank im skybow Solution Studio mithilfe von Dossiers ein

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Die Dossiers sind ein zentraler Bestandteil unserer LowCode-Plattform, dem skybow Solution Studio. Dossiers bilden die Grundlage fast jeder SharePoint-Lösung, die mit unserer Plattform erstellt wird. Das Dossier besteht aus einer oder mehreren SharePoint-Listen. Natürlich muss nicht jede Liste Teil eines Dossiers sein. skybow verarbeitet auch eigenständige Listen. Du nutzt die Listen also als Datenbank.

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Das skybow Solution Studio nutzt dann die Metadaten eines Dossiers, um automatisch Formulare zu generieren. Auf diese Weise kannst du ein Hauptlistenobjekt und alle verknüpften Detailobjekte und Dokumente in nur einem Formular suchen und bearbeiten.  

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Du bist völlig frei in der Gestaltung dieser Formulare. skybow bietet hierfür den einfachen SharePoint Forms Designer. Dieser ermöglicht es dir, das Formular per Drag&Drop exakt an deine Anforderungen oder ein CI anzupassen.  

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Das Beste daran ist, dass das Formular nicht so viel Arbeit leisten muss, wie du vielleicht denkst. Die Dossier Background Services kümmern sich um Vererbung, Berechnungen und Aggregationen.

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Warum SharePoint-Listen eine hervorragende Option sind, um eine Datenbank zu erstellen

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Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn du SharePoint-Listen als Datenbank nutzen möchtest, aber nur Standard-Out-of-the-Box-Funktionen zur Verfügung hast, kann dies zu vielen Hindernissen und Problemen führen. Du musst mit Techniken wie Denormalisierung, Master-Detail-Beziehungen oder redundanter Datenspeicherung arbeiten, um eine funktionale SharePoint-Datenbank zu erstellen. Daher sind SharePoint-Listen in solchen Fällen weniger als Datenbank geeignet. Für einen tieferen Einblick in diese Einschränkungen und wie du sie umgehen kannst, schau dir unseren Leitfaden zu SharePoint-Listen als Datenbank: Best Practices an.

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SharePoint-Listen bieten jedoch zahlreiche Vorteile, die sie als praktikable Datenbankoption qualifizieren, insbesondere wenn sie durch leistungsstarke Funktionen aus dem skybow Solution Studio ergänzt werden. Dies gilt insbesondere für Dossiers und den Forms Designer, die dir die perfekten Tools an die Hand geben, um eine auf deinen Anwendungsfall zugeschnittene SharePoint-Datenbank zu erstellen.

Sieh dir die detaillierte Funktionsübersicht in unserem skybow vs. SharePoint (Out-of-the-Box)-Vergleich an.

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Das skybow Solution Studio bietet zudem eine Reihe weiterer Features und Funktionen, um leistungsstarke SharePoint-Lösungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Dazu gehören ein Action Builder zur Erstellung von Automatisierungen und ein Provisioning Feature, mit dem du deine Lösungen entwickeln, testen und bereitstellen kannst.

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Wenn du mehr erfahren möchtest, kannst du hier eine Demo buchen. Wir zeigen dir, wie das skybow Solution Studio dir dabei helfen kann, schnell und einfach SharePoint-Lösungen zu erstellen und diese sogar für neue Anwendungsfälle wiederzuverwenden.