Wechsle von Excel zu SharePoint: 7 Gründe für den Wechsel

Viele Teams beginnen mit Excel. Es ist einfach, vertraut und schnell einzurichten. Doch sobald die Datenmenge wächst oder mehr Personen Zugriff benötigen, stößt Excel an seine Grenzen.

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Das kennst du bestimmt:

• Du bist dir nicht sicher, welche Version der Datei die aktuellste ist.
• Die Leute überschreiben gegenseitig ihre Arbeit.
• Es gibt Fehler, die niemand bemerkt, bis es zu spät ist.
• Du kannst nicht auf die Datei auf deinem Telefon zugreifen, wenn du außer Haus bist.
• Und je mehr du der Excel-Datei hinzufügst, desto langsamer und unübersichtlicher wird sie.

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Wenn das nach Ihrem täglichen Kampf klingt – dann ist es an der Zeit, sich mit SharePoint zu befassen. Der Einstieg über eine Excel-SharePoint-Integration ist oft der einfachste erste Schritt, um Ihre Daten in eine besser strukturierte, skalierbare Umgebung zu übertragen.

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Hier sind die 7 besten Gründe, warum der Wechsel von Excel zu SharePoint ein kluger Schritt ist:

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1. Excel lässt sich nicht gut skalieren – SharePoint hingegen schon

Excel kann nur eine bestimmte Datenmenge verarbeiten, bevor es langsam und unübersichtlich wird. Je mehr dein Team und deine Daten wachsen, desto größer werden die Probleme:

• Dateien brauchen länger zum Öffnen.
• Es ist schwieriger, die richtigen Informationen zu finden.
• Du stößt bei Zeilen, Spalten und Formeln an Grenzen.

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SharePoint skaliert mit deinem Unternehmen. Egal, ob du 100 oder 100.000 Datensätze verfolgst, SharePoint bewältigt dies reibungslos.

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Und wenn deine Prozesse komplexer werden, ermöglichen dir die skybow Tools, leistungsstarke No-Code Business Apps auf SharePoint zu erstellen — ohne Code zu schreiben.

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2. Mit Automatisierung mehr in weniger Zeit erreichen

In Excel kopierst du Daten manuell, versendest Aktualisierungs-E-Mails oder erstellst Berichte. Das kostet Zeit – und es passieren Fehler.

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Mit SharePoint kannst du manuelle Aufgaben automatisieren, indem du den skybow Action Builder verwendest. Diese Automatisierungen führen wiederkehrende Aufgaben aus, versenden Erinnerungen, prüfen Bedingungen und vieles mehr. Das entlastet dein Team und macht Prozesse effizienter.

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Stell dir Folgendes vor:

• Ein Benutzer sendet ein Formular ab → ein neuer Datensatz wird hinzugefügt → dein Team wird via Microsoft Teams benachrichtigt.
• Ein Projekt ist überfällig → ein Alert wird ausgelöst.
• Ein Dokument wird aktualisiert → eine Kopie wird automatisch gespeichert und versioniert.
• Eine neue Aufgabe wird erstellt → Aufgabe wird in dem zugehörigen Microsoft Planner erstellt
• Alle Projektdaten werden eingegeben → PDF-Zusammenfassung wird erstellt

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Diese Arbeitsabläufe sparen Zeit und sorgen dafür, dass Aufgaben nicht unter den Tisch fallen.

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3. Verbessere die Datengenauigkeit mit intelligenten Formularen

Excel ist sehr offen – und genau das ist das Problem. Benutzer können überall und jederzeit alles eingeben. Das führt dazu, dass:

• Tippfehler
• Falsche Formate (z. B. Text anstelle von Zahlen)
• Fehlende oder überholte Daten

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SharePoint ermöglicht es dir, Benutzer/innen bei der Dateneingabe zu führen:

• Dropdowns, Kontrollkästchen oder Datumsauswahlen verwenden
• Felder erforderlich machen
• Validierungsregeln hinzufügen (z. B. nur Zahlen, keine Duplikate)
• Hilfetext für jedes Feld platzieren
• Felder nacheinander anzeigen

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Das bedeutet, dass deine Daten sauber, konsistent und sofort einsatzbereit sind – ohne nachträgliche Bereinigung. Die Lösung ist zudem benutzerfreundlicher und einfacher zu bedienen, was die Akzeptanz und Zufriedenheit der Benutzer erhöht.

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4. Stärkere Sicherheit mit eingebauten Berechtigungen

In Excel kann jeder, der die Datei hat, alles einsehen oder ändern. Das ist riskant – besonders bei vertraulichen Daten.

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SharePoint verfügt über ein sicheres Berechtigungssystem, das stets auf dem neuesten Stand ist.

Das ist möglich:

• Definiere Lese- oder Schreibzugriff für verschiedene Benutzer oder Gruppen
• Beschränke den Zugriff auf bestimmte Listen, Ordner oder Felder
• Verfolge, wer wann was getan hat

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Deine Daten bleiben geschützt, auch wenn dein Team wächst oder sich Rollen ändern. Du kannst dich auch auf bestehende und funktionierende Sicherheitsfunktionen verlassen. So musst du kein eigenes Konzept erstellen und pflegen.

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5. Jederzeit und überall Zugriff auf deine Daten

Hast du schon einmal versucht, eine Excel-Datei auf deinem Smartphone zu öffnen? Oder brauchtest du Zugriff, wenn du mobil arbeitest? Das ist nicht wirklich bequem.

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Mit SharePoint ist deine Lösung immer online:

• Funktioniert in deinem Browser
• Mobilfreundlich auf Handys und Tablets
• Sichere Anmeldung von überall

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Du musst keine Dateien mehr per E-Mail hin- und herschicken. Jeder sieht die gleichen, aktuellen Daten, immer und überall.

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Das ist besonders nützlich, wenn du remote arbeiten oder auf Geschäftsreise bist. Eine Lösung, die von Mitarbeiter/innen genutzt wird, die auf Baustellen, bei Kunden, in Geschäften usw. unterwegs sind, profitieren ebenfalls enorm davon.

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6. Kosten sparen

Auf den ersten Blick erscheint dieser Punkt unlogisch. Die Umwandlung von Excel-Tabellen in eine SharePoint-Lösung bedeutet eine Anfangsinvestition. Diese ist zunächst viel teurer als die einfache Verwendung von Excel. Zumal es ohnehin in der Microsoft 365-Lizenz enthalten ist.

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Doch mit der Zeit entstehen in Excel immer mehr versteckte Kosten, die man auf den ersten Blick nicht erkennt:

• Zeitverlust bei der Fehlerbehebung
• Wiederholung der Arbeit aufgrund von Unklarheiten oder veralteten Dateien
• Einstellung von Entwicklern zur Korrektur fehlerhafter Tabellenkalkulationen
• Verlorenes Vertrauen durch falsche Berichte

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Eine SharePoint-Lösung, insbesondere mit den Low-Code-Tools von skybow, hilft dir, versteckte Kosten zu vermeiden. Du investierst einmal — und sparst immer wieder durch Automatisierung, bessere Workflows und weniger Zeitverschwendung.

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7. Besser zusammenarbeiten mit Echtzeit-Zusammenarbeit

Und das ist der entscheidende Vorteil: SharePoint ist auf Teamarbeit ausgelegt.

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Excel ist nicht dafür ausgelegt, dass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Selbst mit OneDrive wird es kompliziert – vor allem, wenn die Beteiligten zu unterschiedlichen Zeiten oder an verschiedenen Orten arbeiten.

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In SharePoint:

• Über die gemeinsame Bearbeitung in SharePoint können mehrere Benutzer gleichzeitig an denselben Daten arbeiten
• Jede Änderung wird mithilfe des SharePoint-Versionsverlaufs protokolliert und versioniert
• Du kannst problemlos Kommentare abgeben, überprüfen und Updates teilen.
• Alle arbeiten in einem einzigen Live-System - keine Duplikate, keine Verwirrung

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Das schafft Klarheit, Schnelligkeit und Vertrauen in deinem Team.

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Von Frustration zum Flow

Excel hat dir den Einstieg ermöglicht.

Aber wenn dir deine Tabelle mittlerweile wie eine Last vorkommt – dann ist es Zeit für den nächsten Schritt.

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SharePoint ist nicht nur ein Speichersystem. Es ist eine Plattform für die Entwicklung leistungsstarker, sicherer und skalierbarer Business-Apps. Jede Excel-Tabellenlösung kann in SharePoint konvertiert werden. Dort kann sie mit Hilfe von skybow zu einer echten App werden, die deine Nutzer gerne verwenden und die dir hilft, effizienter zu sein.

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Wenn du eine erste Einschätzung dazu möchtest, kontaktiere uns bitte. Im ersten Schritt beraten wir dich kostenlos und unverbindlich.

Bereit für den nächsten Schritt? Erfahre, wie du SharePoint als No-Code-Datenbank nutzen kannst — und leistungsstarke Apps ohne Code schreibst.