Was macht eine gute SharePoint App aus?

Stell dir vor, du betrittst ein Büro, in dem alles perfekt organisiert ist: jede Datei, jedes Dokument und jedes Tool genau dort ist, wo du es brauchst.

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Das ist die nahtlose Erfahrung, die eine gute SharePoint App bieten kann.

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Doch um dieses Mass an Perfektion in einer SharePoint App zu erreichen, geht es nicht nur darum, Funktionen zu stapeln. Es geht darum, eine Lösung zu schaffen, die nicht nur die unmittelbaren Bedürfnisse ihrer Nutzer erfüllt, sondern sich auch an veränderte Anforderungen anpasst.

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Was macht also die Erstellung einer guten SharePoint App erfolgreich? Lass uns in die wesentlichen Punkte eintauchen, auf die sich jeder SharePoint-Entwickler konzentrieren sollte.

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Die Bedürfnisse deiner Nutzer verstehen

Der Ausgangspunkt für jede erfolgreiche SharePoint App ist ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse deiner Nutzer. Du musst dich von Anfang an mit deinen Nutzern auseinandersetzen und Erkenntnisse durch Umfragen, Interviews und Beobachtungssitzungen sammeln.

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SharePoint wird oft zur Digitalisierung von Prozessen eingesetzt. Der große Vorteil von SharePoint Apps ist, dass sie den tatsächlichen, individuellen Prozess abbilden. Dazu musst du den Prozess aber genau kennenlernen.

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Es ist entscheidend, nicht nur zu identifizieren, was Nutzer wollen, sondern auch, was sie wirklich brauchen. Das funktioniert oft nicht in Gesprächen mit Nutzern. Sie vergessen Schritte, die bereits selbstverständlich geworden sind, Ausnahmen kommen erst mit der Zeit ans Licht, ...

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Es ist daher wichtig, dich mit dem Prozess vertraut zu machen. Dieser nutzerzentrierte Ansatz stellt sicher, dass die App effektiv genutzt wird und von Anfang an eine bessere Akzeptanz fördert.

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Passt SharePoint zu deinen Anforderungen?

In diesem Schritt solltest du auch prüfen, ob SharePoint zu deinen Anforderungen passt. So viele Vorteile die Plattform auch hat, sie hat auch ihre Grenzen. Viele dieser Einschränkungen kannst du mit Low-Code Plattformen wie skybow umgehen, aber nicht alle.

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Eine gute SharePoint App kannst du nur erstellen, wenn SharePoint als Plattform auch zu deinen Anforderungen passt.

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Denke daher daran, dass SharePoint in einigen Punkten begrenzt ist. Das gilt zum Beispiel für die Anzahl der Berechtigungen, die Anzahl der Einträge in der Listenansicht, die Anzahl der Personen, die ein Dokument gleichzeitig bearbeiten können, oder die maximale Größe eines Dokuments.

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SharePoint ist aber auch oft nicht die perfekte Lösung für geschäftskritische Echtzeitdaten oder Prozesse, die Daten mit zahlreichen anderen Systemen in beide Richtungen austauschen müssen.

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Wichtig: Die Grenzen sind sehr hoch gesetzt. Einschränkungen sind daher nur bei grossen Projekten mit sehr grossen Datenmengen zu befürchten. Dennoch sollten die Gegebenheiten zuerst geprüft werden. Theoretisch lassen sich fast alle Anforderungen mit SharePoint umsetzen – insbesondere in Kombination mit einer Low-Code Plattform wie skybow.

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Eine weitere Stärke von Low-Code-Lösungen ist ihre hohe Flexibilität. Muss ein Prozess angepasst werden, weil sich Fehler eingeschlichen haben oder Schritte in der Praxis nicht bedacht wurden, lässt sich dies sehr einfach umsetzen. Korrekturen erfordern kein neues IT-Projekt und sind somit in wenigen Arbeitsstunden erledigt. Auch sich ständig ändernde Anforderungen sind kein Problem und können problemlos berücksichtigt werden.

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Nutzerakzeptanz in einer guten SharePoint App fördern

Die Nutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg jeder guten SharePoint App. Um dies zu fördern, sollten Entwickler sicherstellen, dass die Benutzeroberfläche intuitiv und benutzerfreundlich ist.

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Wie erreichst du das? Hier sind unsere Top-Tipps:‍

• Stelle sicher, dass eine gute SharePoint App eine klare Struktur hat. Dadurch können Nutzer Informationen, Daten und Dokumente schnell und einfach finden.
• Integriere Benutzer-Feedback, damit die Benutzer wissen, was der nächste Schritt ist.
• Arbeite mit visuellen Elementen, um zu verdeutlichen, was der Benutzer tun soll. Dies ist zum Beispiel hilfreich für Pflichtfelder oder die Feldvalidierung.
• Nutze alle Designoptionen, die du hast, um Listen, Ansichten und Seiten so übersichtlich wie möglich zu gestalten. Du kannst zum Beispiel verschiedene Farbmarkierungen in Listen verwenden, wichtige Schaltflächen hervorheben, nur notwendige Funktionen in Befehlsleisten anzeigen, ...
• Präsentiere den Prozess, damit die Benutzer über den Fortschritt informiert sind.
• Reduziere die Ansichten von Listen, Dossiers etc. auf die für den Benutzer notwendigen Informationen, um ihn nicht zu überfordern.
• Passe das Design an dein CI an, damit sich die Benutzer sofort „zu Hause“ fühlen.
• Baue eine gute SharePoint-App, damit sie auch in Microsoft Teams genutzt werden kann. So können Benutzer in einer vertrauten Umgebung arbeiten.

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Je klarer und verständlicher Inhalte in SharePoint strukturiert sind, desto höher ist die Benutzerfreundlichkeit und desto besser die User Experience. Eine SharePoint-App ist nur gut, wenn die Leute sie gerne nutzen.

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Die Möglichkeiten von SharePoint out-of-the-box können in puncto Design sehr begrenzt sein. Hier können Low-Code-Tools, wie der skybow Forms Designer, Abhilfe schaffen, die es ermöglichen, die oben genannten Tipps schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse umzusetzen.

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Aus Compliance- und Sicherheitsgründen ist es in Unternehmen auch besonders relevant, dass nur eine Auswahl bestimmter Personen Zugriff auf wichtige Dokumente hat. Auch das gehört zur Usability. Wenn Benutzer nur sehen, was sie sehen und bearbeiten dürfen, gibt es keine Verwirrung. Du kannst hier präzise Zugriffsberechtigungen vergeben, damit du die geltenden Datenschutzrichtlinien einhältst. Möglichkeiten sind unter anderem die Mehrfachauthentifizierung (MFA) oder die Vergabe von Gastzugängen.

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Merkmale guter vs. schlechter SharePoint-Anwendungen

Was genau ist der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten SharePoint-App? Was sind die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest?

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Hier ist eine Zusammenfassung unserer wichtigsten Erkenntnisse für dich, um eine gute SharePoint-App zu erstellen:

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Eine gute SharePoint-App zu erstellen, ist wie der Bau eines massgeschneiderten Hauses. Sie muss zukunftsorientiert gestaltet sein und sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen berücksichtigen. Sie sollte eine sichere, effiziente Umgebung bieten, in der die Produktivität gedeihen kann.

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Als Entwickler solltest du immer bedenken, dass deine Arbeit den täglichen Betrieb echter Menschen beeinflusst. Indem du dich auf Benutzerbedürfnisse konzentrierst, die Akzeptanz förderst, robuste Funktionalität sicherstellst und aus weniger erfolgreichen Anwendungen lernst, kannst du gute SharePoint-Lösungen schaffen, die nicht nur genutzt, sondern auch geschätzt werden.

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Behalte diese Prinzipien im Hinterkopf, und du bist auf dem besten Weg, die Kunst der Erstellung einer guten SharePoint-App zu meistern.

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Gute SharePoint-Apps in der Praxis

Gehen wir von der Theorie zur Praxis über. Wie wir bereits erwähnt haben, erleichtern Low-Code Plattformen, wie das skybow Studio, dir als SharePoint-Entwickler, gute SharePoint-Applikationen zu erstellen. Sie erweitern das Leistungs- und Funktionsspektrum von SharePoint noch weiter. Dadurch ist es sehr einfach, komplette Prozesse zu digitalisieren und moderne Applikationen innerhalb kürzester Zeit ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

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Mehr als 300 Kunden vertrauen bereits auf diese Plattform.

Sie haben zahlreiche gute SharePoint-Apps erstellt. Einige davon findest du in den skybow Case Studies. Dort kannst du dich für deine eigenen SharePoint-Apps inspirieren lassen, wie zum Beispiel den Constructions Planner von GELSENWASSER in Zusammenarbeit mit busitec (Team des Gastautors).

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Ziel dieser SharePoint-App war es, die interne Planung von Baumaßnahmen effizienter zu gestalten. SharePoint wird als detaillierte Listenansicht genutzt, um Aufgaben in einem Planer zu koordinieren und Aufträge praktisch zu verwalten. Projekte und Kosten können analysiert werden. So bleiben alle auf dem neuesten Stand. Prozesse werden beschleunigt und sind klar nachvollziehbar.