Bereit für die Digitalisierung? Eine Checkliste für zu digitalisierende Prozesse in SharePoint

Wer sich einmal intensiver mit SharePoint beschäftigt hat, wird schnell feststellen, dass die Plattform weit mehr kann, als nur Dokumente zu verwalten. Du wirst auf die zahlreichen Möglichkeiten stoßen, ganze Workflows zu digitalisieren. Dennoch ist diese Art der Digitalisierung in vielen Unternehmen noch nicht so bekannt, wie sie sein sollte.

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SharePoint bietet die Möglichkeit, bereits im Unternehmen vorhandene Tools zu nutzen, um Prozesse effizienter, einfacher und schneller zu gestalten. Dies ist notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Mitarbeitern, Kunden und Partnern gut funktionierende Prozesse bieten zu können.

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Hast du diese Seite von SharePoint erst einmal entdeckt, wirst du sie sicherlich zu deinem Vorteil nutzen und direkt mit der Digitalisierung deiner ersten Prozesse beginnen wollen. Nun stellst du dir zu Recht die Frage, bist du eigentlich bereit für die Digitalisierung? Können alle Prozesse im Unternehmen mit SharePoint digitalisiert werden? Wenn nicht, welche Prozesse können mit SharePoint digitalisiert werden? Wo fängst du am besten an?

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Diesen Fragen widmen wir uns heute. Wir stellen dir eine einfache SharePoint Prozessdigitalisierungs-Checkliste zur Verfügung. Mit ihr kannst du prüfen, welche Prozesse sich mit SharePoint digitalisieren lassen.

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Warum Prozesse mit SharePoint digitalisieren?

Bevor wir uns in die Checkliste stürzen, möchten wir dir kurz die wichtigsten Vorteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint auflisten. Alle, die hier bereits Experten sind, können einfach direkt zu unserer SharePoint Prozessdigitalisierungs-Checkliste springen.

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SharePoint bietet ein robustes Framework zum Erstellen, Verwalten und Teilen von Dokumenten und Informationen. Die Möglichkeit, ganze Prozesse abzubilden und sogar zu automatisieren, macht es zu einer idealen Plattform für die digitale Transformation. Durch die Digitalisierung von Prozessen mit SharePoint können Organisationen:

• Effizienz steigern: Die Automatisierung von Workflows und Prozessen reduziert manuelle Aufgaben, Fehler und Redundanzen, was zu optimierten Abläufen führt.
• Zugänglichkeit verbessern: Digitalisierte Prozesse in SharePoint sind jederzeit und von überall zugänglich, sodass Teammitglieder auf die benötigten Informationen zugreifen können, wann immer sie diese brauchen.
• Zusammenarbeit fördern: SharePoint ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit über Abteilungen und Teams hinweg, indem es das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten und Informationen in Echtzeit ermöglicht.
• Sicherheit stärken: Mit erweiterten Sicherheitsfunktionen stellt SharePoint sicher, dass sensible Informationen geschützt sind und die Einhaltung regulatorischer Standards gewährleistet ist.

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SharePoint Prozessdigitalisierungs-Checkliste

Aus der Erfahrung von mehreren hundert SharePoint Workflows, die wir digitalisiert haben, sowie aus Kundenberatungen können wir sagen, dass es einige Punkte gibt, an denen du erkennen kannst, ob ein Prozess für die Digitalisierung mit SharePoint geeignet ist. Natürlich ist die SharePoint Prozessdigitalisierungs-Checkliste keine 100%ige Garantie. Wenn du dir noch unsicher bist, kannst du gerne ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch mit uns buchen.

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Doch nun zu unserer SharePoint Prozessdigitalisierungs-Checkliste, die definitiv der Star dieses Beitrags ist.

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Die Checkliste soll dir helfen zu identifizieren, welche Prozesse in deiner Organisation für die Digitalisierung durch SharePoint geeignet sind. Diese SharePoint Prozessdigitalisierungs-Checkliste ist universell anwendbar, unabhängig von der Größe oder Branche deiner Organisation.

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1. Papierbasierte Prozesse identifizieren

Erkenne papierbasierte Prozesse, die zeitaufwendig, fehleranfällig sind oder mehrere Schritte und Beteiligte umfassen. Diese sind hervorragende Kandidaten für die Digitalisierung.

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Prozesse, bei denen einzelne Schritte noch auf Papier durchgeführt werden, lassen sich hervorragend mit SharePoint digitalisieren. Damit meinen wir zum Beispiel Formulare, die ausgefüllt werden müssen, Genehmigungen, die unterschrieben werden müssen.

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Solche papierbasierten Prozesse lassen sich mit SharePoint hervorragend digital abbilden.

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2. Informationsfluss bewerten

Suche nach Prozessen, die einen häufigen Informationsaustausch oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten erfordern. Die Digitalisierung dieser Prozesse kann die Effizienz und Zusammenarbeit erheblich verbessern.

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Ein Beispiel könnten Workflows mit Informationen, Daten oder Dokumenten sein, die abteilungsübergreifend zugänglich sein müssen. Besonders wenn sie auch von Außendienstmitarbeitern genutzt werden, kann die Digitalisierung mit SharePoint einen großen Nutzen bringen.

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SharePoint kann genutzt werden, um einen exzellenten Single Point of Truth zu schaffen. Dadurch werden Redundanzen reduziert, alle Teammitglieder sind auf dem neuesten Stand und Fehler werden vermieden.

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3. Bestimme die Zugänglichkeitsanforderungen deines Teams

Betrachte Prozesse, die von einer Remote-Zugänglichkeit oder der Nutzung auf verschiedenen Geräten profitieren würden. Die mobile Zugänglichkeit und das vollständig responsive Design von SharePoint können diese Abläufe transformieren. Denn jede mit SharePoint erstellte Lösung kann auf allen Arten von Geräten genutzt werden. Auch hier profitieren insbesondere Außendienstmitarbeiter.

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4. Entdecke Prozesse, die immer gleich ablaufen

Solche Prozesse lassen sich perfekt automatisieren. Es gibt einige Ausnahmen von der Regel, die sich ebenfalls in SharePoint abbilden lassen. Dadurch entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.

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Prozesse, die immer auf die gleiche Weise ablaufen, lassen sich auch mit sehr geringem Aufwand in SharePoint abbilden. Dies schafft einen zusätzlichen Quick Win.

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Dazu gehören beispielsweise Genehmigungs-Workflows, die im Allgemeinen immer den gleichen Ablauf haben.

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5. Überprüfe Compliance- und regulatorische Anforderungen

Beurteile für Prozesse, die der regulatorischen Compliance unterliegen, wie die Digitalisierung dazu beitragen kann, Compliance-Bemühungen aufrechtzuerhalten oder zu vereinfachen.

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Mithilfe von SharePoint-Lösungen kann sichergestellt werden, dass Compliance- und regulatorische Anforderungen in den Workflows jederzeit erfüllt werden. Du kannst dich zu 100 % auf Prozessschritte und Dokumentation oder Genehmigungen verlassen.

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Dies reduziert Fehler, eliminiert die Notwendigkeit mehrfacher Überprüfungen und steigert die Produktivität.

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Beispiele hierfür sind die Unterstützung eines Verkaufsfreigabeprozesses für Maschinen oder die Durchführung verschiedener Audits.

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Indem du die Prozesse deines Unternehmens systematisch anhand dieser SharePoint-Prozessdigitalisierungs-Checkliste bewertest, kannst du Schlüsselbereiche identifizieren, in denen SharePoint deine digitalen Transformationsbemühungen vorantreiben kann.

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Wenn du mehr Informationen darüber benötigst, was mit SharePoint möglich ist, empfehle ich dir, hier weiterzulesen:

• Das Potenzial von SharePoint ausschöpfen: Was in der SharePoint Prozessdigitalisierung möglich ist
• 5 Anwendungsfälle für die SharePoint-Prozessdigitalisierung
• TOP 5 Best Practices für eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung mit SharePoint

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Der Weg zur digitalen Transformation ist sowohl spannend als auch herausfordernd. Durch den Einsatz von SharePoint zur Prozessdigitalisierung können Unternehmen neue Ebenen der Effizienz, Zusammenarbeit und des Wachstums erschließen. Unsere SharePoint-Prozessdigitalisierungs-Checkliste ist ein strategisches Werkzeug, um dich bei der Auswahl der richtigen Prozesse zu leiten.

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Mit sorgfältiger Planung und Ausführung kann die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse mit SharePoint zu transformativen Ergebnissen führen und dein Unternehmen für den Erfolg im digitalen Zeitalter positionieren.

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Wenn du einen erfahrenen Partner an deiner Seite für deine digitale Transformation haben möchtest, begleiten wir dich sehr gerne durch den Digitalisierungsdschungel. Mit mehr als acht Jahren Erfahrung und dem Wissen aus der Digitalisierung Hunderter von SharePoint-Workflows finden wir sicher die perfekte und individuelle Lösung für dich.