Das sagt dir niemand über Prozessdigitalisierung mit Microsoft 365

Fühlst du dich im digitalen Dschungel verloren?

Seien wir ehrlich: Die Digitalisierung kann sich wie ein Dschungel anfühlen.

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Es gibt so viele Tools, dass man leicht verwirrt wird. Man weiß nicht, welchen Weg man einschlagen soll, und jedes Tool scheint einen neuen LogIn, einen neuen Screen und neue Regeln zu brauchen. Das ist zu viel!

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Auch vor der Einführung eines neuen Software-Tools sind wichtige Fragen zu beantworten:

• Ist diese Software sicher?
• Ist sie datenschutzrechtlich zulässig (wie GDPR)?
• Können meine Kollegen es verstehen?

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Es ist schwierig, wenn jedes Tool etwas Neues bietet und keines davon genau deinen Bedürfnissen entspricht. Maßgeschneiderte Tools sind teuer, und dann ist man an das Team gebunden, das sie entwickelt hat.

Was ist, wenn du bereits alles hast, was du brauchst?

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Nutzen, was du bereits hast: Microsoft 365

Hier ist das Geheimnis: Du brauchst nicht mehr Tools.

Du kannst deine Prozesse mit Microsoft 365 digitalisieren - mit den Tools, die du bereits nutzt (und für die du bezahlst).

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Es ist, als würde man mitten im Dschungel einen Fluss finden. Anstatt sich durch die Bäume zu kämpfen, kannst du mit Hilfsmitteln hindurch schwimmen:

• Microsoft Teams
• SharePoint
• Ein Hilfswerkzeug namens skybow

Diese arbeiten zusammen und machen dein digitales Leben einfach.

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Wie funktioniert das? Wie sehen solche digitalen Lösungen in SharePoint aus? Was bedeutet 100% integriert in Microsoft 365? Sarah und Raphael erklären und zeigen es dur in unserem YouTube-Video zu diesem Thema.

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Was steckt hinter Microsoft Teams?

Wusstest du, dass Microsoft Teams auf SharePoint aufbaut?

Jedes Mal, wenn du Teams nutzt, um Dateien freizugeben oder in Kanälen zu sprechen, wird SharePoint im Hintergrund verwendet. Du nutzt SharePoint also bereits täglich. Das bedeutet, dass alles, was du für die Digitalisierung deiner Arbeit brauchst, bereits vorhanden ist und nur darauf wartet, genutzt zu werden.

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Und jetzt kommt der coole Teil: Mit skybow kannst du Apps direkt in Microsoft Teams erstellen. Es ist nicht nötig, etwas anderes zu öffnen. Alles geschieht dort, wo du bereits arbeitest.

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Stell dir Folgendes vor:

✅ Du sprichst mit deinem Team.

✅ Du prüfst Dokumente.

✅ Du folgst den Schritten eines Prozesses.

Alles an einem Ort - keine zusätzlichen Logins erforderlich!

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Das klingt total surreal und Du kannst dir nicht vorstellen, wie das genau aussehen würde?
Kein Problem! Wir haben 6 verschiedene Beispiele mitgebracht. Es handelt sich um Lösungen, die wir individuell für Unternehmen gebaut haben und die seit vielen Jahren im Einsatz sind.

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Beispiele aus der Praxis für intelligente digitale Tools, die in SharePoint integriert sind

Sehen wir uns einige Beispiele von Unternehmen an, die Microsoft 365 + skybow einsetzen:

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🏖 Urlaubsanträge

• Beantrage Urlaub online.
• Sehe, wer im Team nicht da ist.
• Vorgesetzte können Abwesenheiten mit einem Klick genehmigen.
• Du bekommst eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn deine Abwesenheit genehmigt oder abgelehnt wurde.

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✈️ Reisekostenabrechnungen

• Stoppe das Papierchaos.
• Füge Quittungen mit einem Online-Formular hinzu.
• Das System errechnet die Summen anhand der gespeicherten Pauschalbeträge.
• Erhalte in Teams Benachrichtigungen, wenn sich etwas im Prozess ändert.

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📃 Vertragsmanagement

• Bewahre alle Verträge, Daten und Dokumente an einem digitalen Ort auf.
• Lass dich per Mail oder Teams erinnern, wenn etwas zu erledigen ist.
• Keine verpassten Fristen mehr.
• Kein verschwendetes Geld mehr.

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📅 Social Media Planer

• Alle am Social Media Prozess beteiligten Mitarbeiter können Ideen für Beiträge einreichen.
• Ausgewählte Ideen werden zu Beiträgen in einem strukturierten Arbeitsablauf.
• Es gibt einen Kalender, um zu sehen, was geplant ist.
• Jeder Beitrag durchläuft einen Genehmigungsprozess, bevor er veröffentlicht wird.

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🤝 Kundenanfragen (CRM)

• Kundenanfragen von allen Mitarbeitern aus allen Kanälen werden in einer zentralen App gesammelt.
• Dort können Dokumente, Informationen, Notizen, Kontakte und E-Mails gespeichert werden.
• Füge Aufgaben hinzu, die direkt in Microsoft Planner erscheinen.
• Sehe alles über einen Kunden auf einem einzigen Screen.

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🔧 Serviceanfragen (z. B. für Heizungsanlagen)

• Der gesamte Prozess von der Anfrage bis zur Auftragsausführung wurde abgebildet.
• Bearbeitung zahlreicher Anfragen von Kunden.
• Alle Teammitglieder können dieselben Informationen sehen.
• Arbeitet vom Büro oder von der Baustelle aus.

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Warum die Digitalisierung mit Microsoft 365 so gut funktioniert

Dieses System funktioniert, weil du und alle anderen Mitarbeiter Microsoft 365 bereits nutzen. Dein Team kennt die Tools und die Schnittstellen. Du bist daran gewöhnt. Warum solltest du etwas Neues mit viel Einarbeitungszeit und höheren Zusatzkosten verwenden?

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Die Kombination von Microsoft 365 und skybow ermöglicht es, deinen gelebten Prozess zu digitalisieren. Die Apps sind daher zu 100 % auf deine Anforderungen zugeschnitten. Bei Standard-Tools müsstest du deinen Prozess an das Tool anpassen. Das kann hier nicht passieren.

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SharePoint ist sehr sicher und entspricht den GDPR-Vorschriften. Das Rollen- und Rechtemanagement von SharePoint ist äußerst detailliert, so dass kein Risiko besteht, dass Mitarbeiter ohne Berechtigung Informationen einsehen oder Aktionen durchführen können. Benutzergruppen, die bereits im Unternehmen existieren, können in den Apps einfach weiterverwendet werden.

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Deine Daten verlassen nie deinen SharePoint. Sie werden nie bei skybow gespeichert. So hast du immer die absolute alleinige Kontrolle über deine Daten, deine Apps und deine Prozesse.

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skybow fügt einfach den zusätzlichen Zauber hinzu, damit deine Tools noch besser funktionieren. Und wenn du Hilfe brauchst, gibt es einen freundlichen deutschsprachigen Support, der dir jederzeit zur Seite steht.

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Was kannst du mit skybow machen?

Mit skybow ist fast alles möglich. Die Low-Code Plattform bietet die Komponenten, die du brauchst, um deine eigenen Apps und Prozesse zusammenzustellen. Hier siehst du, was du mit skybow alles innerhalb von Microsoft 365 erstellen kannst:

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✅ Schritt-für-Schritt-Prozesse

✅ Aufgaben und To-Do-Listen, die mit Microsoft Planner verbunden sind

✅ Genehmigungen, auch mehrstufige

✅ Dokumente automatisch erstellen (PDF, Word)

✅ Benutzerdefinierte Dashboards (Listen, Kalender, Kanban-Boards)

✅ Erinnerungen per E-Mail oder Microsoft Teams

✅ Integrationen mit allen anderen Tools der Microsoft 365 Suite

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📌 Schnell-Checkliste: Was zu beachten ist

Du möchtest starten? Das solltest du beachten:

• Du hast bereits Microsoft 365 - nutze es!
• Du weißt, welche Prozesse du verbessern möchtest.
• Frage dein Team, was es braucht.
• Füge keine neuen Tools hinzu, wenn du nicht musst.
• Halte alles sicher und einfach.

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Die Digitalisierung deiner Arbeit muss nicht beängstigend sein.

Du kannst Microsoft 365 nutzen und Lösungen erstellen, die genau auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten sind - ohne zusätzliche Tools, Kosten oder Kopfschmerzen.

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Bist du bereit für den Start? Der beste Zeitpunkt ist jetzt.

Du hast die Tools bereits. Es ist an der Zeit, sie auf die intelligenteste Weise zu nutzen.

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