Prozessdigitalisierung mit Microsoft 365 Tools

Fühlst du dich verloren im digitalen Dschungel?

Seien wir ehrlich: Digitalisierung kann sich wie ein Dschungel anfühlen.

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Es gibt so viele Tools, und es ist leicht, den Überblick zu verlieren. Du weißt nicht, welchen Weg du einschlagen sollst, und jedes Tool scheint einen neuen Login, einen neuen Bildschirm und neue Regeln zu erfordern. Das ist zu viel!

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Es gibt auch große Fragen zu beantworten, bevor du ein neues Tool einführst:

• Ist dieses Tool sicher?
• Ist es rechtlich konform mit dem Datenschutz (wie der DSGVO)?
• Können meine Kollegen es verstehen?

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Es ist schwierig, wenn jedes Tool etwas Neues macht und keines davon genau deinen Anforderungen entspricht. Maßgeschneiderte Tools sind teuer, und dann bist du an das Team gebunden, das sie entwickelt hat.

Aber warte mal... was, wenn du bereits alles hast, was du brauchst?

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Nutze, was du bereits hast: Microsoft 365

Das Geheimnis ist: Du brauchst nicht mehr Tools.

Du kannst deine Prozesse digitalisieren mit Microsoft 365 – den Tools, die du bereits nutzt (und bezahlst).

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Es ist, als würdest du einen Fluss mitten im Dschungel finden. Anstatt dich durch die Bäume zu kämpfen, kannst du sanft dahingleiten mit Tools wie:

• Microsoft Teams
• SharePoint
• Ein Helfer-Tool namens skybow

Diese arbeiten zusammen und machen dein digitales Leben einfach.

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Wie funktioniert das? Wie sehen solche digitalen Lösungen in SharePoint aus? Was bedeutet 100% in Microsoft 365 integriert? Sarah und Raphael erklären und zeigen es dir in unserem YouTube-Video zu diesem Thema.

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Was steckt hinter Microsoft Teams?

Wusstest du, dass Microsoft Teams auf SharePoint aufbaut?

Jedes Mal, wenn du Teams nutzt, um Dateien zu teilen oder in Kanälen zu kommunizieren, verwendet es SharePoint im Hintergrund. Du nutzt SharePoint also bereits täglich. Das bedeutet, dass alles, was du zur Digitalisierung deiner Arbeit benötigst, bereits vorhanden ist und nur darauf wartet, genutzt zu werden.

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Jetzt kommt der Clou: Mit skybow kannst du Apps direkt in Microsoft Teams erstellen. Du musst nichts anderes öffnen. Alles geschieht dort, wo du bereits arbeitest.

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Stell dir vor:

✅ Du sprichst mit deinem Team.

✅ Du prüfst Dokumente.

✅ Du folgst Schritten in einem Prozess.

Alles an einem Ort – keine zusätzlichen logins erforderlich!

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Das klingt total surreal und du kannst dir nicht vorstellen, wie genau das aussehen würde?
Kein Problem! Wir haben 6 verschiedene Beispiele mitgebracht. Das sind Lösungen, die wir individuell für Unternehmen entwickelt haben und die seit vielen Jahren im Einsatz sind.

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Praxisbeispiele für smarte digitale Tools, die in SharePoint erstellt wurden

Schauen wir uns einige Beispiele von echten Unternehmen an, die Microsoft 365 + skybow nutzen:

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🏖 Urlaubsanträge

• Beantrage Urlaub online.
• Sieh, wer in deinem Team abwesend ist.
• Manager können Abwesenheiten mit einem Klick genehmigen.
• Erhalte eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn deine Abwesenheit genehmigt oder abgelehnt wird.

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✈️ Reisekostenabrechnungen

• Stoppe das Papierchaos.
• Füge Belege mit einem Online-Formular hinzu.
• Das System berechnet dank der hinterlegten Pauschalen die Gesamtsummen für dich.
• Du erhältst Benachrichtigungen in Teams, wenn sich etwas im Prozess ändert.

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📃 Vertragsmanagement

• Bewahre alle Verträge, Daten und Dokumente an einem digitalen Ort auf.
• Erhalte Erinnerungen per Mail oder Teams, wenn Handlungsbedarf besteht.
• Keine verpassten Fristen mehr.
• Keine Geldverschwendung mehr.

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📅 Social Media Planer

• Alle am Social-Media-Prozess beteiligten Mitarbeiter können Ideen für Posts einreichen.
• Ausgewählte Ideen werden in einem strukturierten Workflow zu Posts.
• Es gibt einen Kalender, um zu sehen, was geplant ist.
• Jeder Post durchläuft Genehmigungsschritte, bevor er live geht.

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🤝 Kundenanfragen (CRM)

• Kundenanfragen aller Mitarbeiter aus allen Kanälen werden in einer zentralen App gesammelt.
• Dokumente, Informationen, Notizen, Kontakte und E-Mails können dort hinterlegt werden.
• Füge Aufgaben hinzu, die direkt in Microsoft Planner erscheinen.
• Sieh alles über einen Kunden auf einem Bildschirm.

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🔧 Serviceanfragen (z.B. für Heizsysteme)

• Der gesamte Prozess von der Anfrage bis zur Auftragsausführung wurde abgebildet.
• Bearbeite viele Anfragen von Kunden.
• Jeder im Team kann die gleichen Informationen sehen.
• Funktioniert vom Büro aus oder von der Baustelle aus.

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Warum die Digitalisierung mit Microsoft 365 so gut funktioniert

Dieses System funktioniert, weil du und alle anderen Mitarbeiter bereits Microsoft 365 nutzen. Dein Team kennt die Tools und die Oberflächen. Sie sind daran gewöhnt. Warum solltest du etwas Neues mit viel Einarbeitungszeit und höheren Zusatzkosten verwenden?

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Die Kombination aus Microsoft 365 und skybow ermöglicht es, deine bestehenden Prozesse zu digitalisieren. Die Apps sind daher 100 % auf deine Anforderungen zugeschnitten. Mit Standard-Tools müsstest du deinen Prozess an das Tool anpassen. Das kann hier nicht passieren.

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SharePoint ist sehr sicher und DSGVO-konform. Die Rollen- und Rechteverwaltung von SharePoint ist extrem detailliert, sodass kein Risiko besteht, dass Mitarbeiter Informationen ohne Berechtigung einsehen oder Aktionen ausführen können. Benutzergruppen, die bereits im Unternehmen existieren, können einfach in den Apps weiterverwendet werden.

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Deine Daten verlassen niemals dein SharePoint. Sie werden niemals bei skybow gespeichert. So hast du immer die absolute alleinige Kontrolle über deine Daten, deine Apps und deine Prozesse.

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Deine Daten verlassen dein SharePoint nie – egal, ob du in der Cloud oder on-prem bist. Für Organisationen, die Prozesse digitalisieren und gleichzeitig eine on-prem Infrastruktur beibehalten müssen, bietet SharePoint SE eine leistungsstarke Lösung, die die Entwicklungszeit um 70 % reduziert.

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skybow fügt einfach die zusätzliche Magie hinzu, damit deine Tools noch besser funktionieren. Und wenn du Hilfe brauchst, gibt es freundlichen Support auf Deutsch, der dir jederzeit zur Seite steht.

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Was kannst du mit skybow tun?

Mit skybow ist fast alles möglich. Die Low-Code Plattform stellt dir die Komponenten zur Verfügung, die du benötigst, um deine eigenen Apps und Prozesse zusammenzustellen. Hier ist, was du mit skybow alles erstellen kannst, alles innerhalb von Microsoft 365:

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✅ Schritt-für-Schritt-Prozesse

✅ Aufgaben und To-do-Listen verbunden mit Microsoft Planner

✅ Freigaben, selbst mehrstufige

✅ Dokumente erstellen automatisch (PDFs, Word)

✅ Benutzerdefinierte Dashboards (Listen, Kalender, Kanban-Boards)

✅ Erinnerungen per E-Mail oder Microsoft Teams

✅ Integrationen mit allen anderen Tools der Microsoft 365 Suite

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📌 Schnelle Checkliste: Was du beachten solltest

Möchtest du loslegen? Hier ist, was du beachten solltest:

• Du hast bereits Microsoft 365 – nutze es!
• Wisse, welche Prozesse du verbessern möchtest.
• Frag dein Team, was es braucht.
• Füge keine neuen Tools hinzu, wenn du nicht musst.
• Halte alles sicher und einfach.

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Die Digitalisierung deiner Arbeit muss nicht beängstigend sein.

Du kannst Microsoft 365 nutzen und Lösungen entwickeln, die genau den Anforderungen deines Teams entsprechen – ohne zusätzliche Tools, Kosten oder Komplikationen.

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Bereit zu starten? Die beste Zeit ist jetzt.

Du hast die Tools bereits. Es ist Zeit, sie auf die intelligenteste Weise zu nutzen.

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Lass uns deine digitale Zukunft gestalten – wir helfen dir dabei. Wir beraten dich kostenlos. Buche einfach einen kostenlosen Anruf.