SharePoint-Listen als Datenbank: Wie Sie zuverlässig relationale Daten aufbauen

Haben Sie schon einmal versucht, SharePoint-Listen als Datenbank zu verwenden? Und waren Sie beeindruckt von den Möglichkeiten, aber frustriert von den Einschränkungen?

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Viele Teams nutzen SharePoint zur Speicherung strukturierter Geschäftsdaten. Als Teil von Microsoft 365 ist es leistungsstark, weit verbreitet und genießt unternehmenweit Vertrauen. Wenn es jedoch um relationale Daten, klare Strukturen und benutzerfreundliche Darstellungen geht, stößt SharePoint Lists schnell an seine Grenzen.

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In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie SharePoint-Listen auf intelligente, zuverlässige und skalierbare Weise als Datenbank nutzen können. Die Beispiele basieren auf realen Anwendungsfällen und zeigen, wie Sie Beziehungen modellieren, Metadaten vererben und Werte aggregieren können – und dabei die Lösungen wartungsfreundlich und benutzerfreundlich halten.

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Warum SharePoint-Listen als Datenbank verwendet werden

SharePoint-Listen sind oft die erste Wahl, wenn Teams strukturierte Geschäftsdaten speichern möchten, ohne ein separates Datenbanksystem einzuführen. Dies liegt vor allem daran, dass SharePoint bereits in Microsoft 365 verfügbar und den Geschäftsanwendern gut bekannt ist.

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Ein wesentlicher Vorteil ist die Geschwindigkeit und Zugänglichkeit. Eine SharePoint-Liste kann innerhalb weniger Minuten erstellt werden, ohne dass technische Kenntnisse oder Datenbankwissen erforderlich sind. Geschäftsanwender können Spalten, Datentypen und Berechtigungen direkt im Browser definieren.

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Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Sicherheit und Governance. SharePoint bietet integrierte Funktionen für die Berechtigungsverwaltung, Versionierung und Überwachung. Das bedeutet, dass Daten durch dasselbe Sicherheitsmodell geschützt sind, das bereits für Dokumente und Websites gilt.

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SharePoint-Listen lassen sich außerdem nahtlos in das Microsoft-Ökosystem integrieren. Sie funktionieren gut mit Tools wie Microsoft Teams und Excel. Dadurch können Teams ohne zusätzliche Infrastruktur einfache Anwendungen, Workflows und Berichte auf der Grundlage ihrer Daten erstellen. Diese enge Integration macht SharePoint-Listen besonders attraktiv als Grundlage für eine Datenbank.

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Die grundlegende Einschränkung von SharePoint-Listen in der Standardkonfiguration

Mit SharePoint-Listen können Sie Suchspalten erstellen. Dies ist die technische Grundlage für relationale Daten. Ein Unterlistenelement kann auf ein Hauptlistenelement verweisen, was bedeutet, dass die Beziehung auf Datenebene besteht.

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Aber SharePoint hört hier auf.

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Standardmäßig bietet SharePoint Folgendes nicht:

❌ Eine echte Master-Detail-Ansicht

❌ Ein einheitliches Formular, das Eltern- und Kinddaten zusammen anzeigt

❌ Eine klare visuelle Hierarchie zwischen verwandten Elementen

❌ Integrierte Rollups, Vererbung oder synchronisierte Berechnungen

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Infolgedessen sehen Benutzer relationale Daten aus SharePoint-Listen wie folgt:

• Öffnen Sie den Hauptlistenpunkt.
• Zu einer anderen Liste navigieren
• Manuell filtern
• Zwischen Listen hin- und herwechseln

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Jede SharePoint-Liste verfügt über ein eigenes Formular, das vollständig von anderen SharePoint-Listen isoliert ist. Selbst wenn Elemente aus SharePoint-Listen miteinander in Verbindung stehen, werden sie von SharePoint nicht zusammen angezeigt. Es gibt keine native Möglichkeit, eine verwandte Liste oder Dokumentbibliothek direkt in ein Formular der Haupt-SharePoint-Liste einzubetten.

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Dies ist der Hauptgrund, warum SharePoint-Listen als Datenbank aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit oft versagen.

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Ihre Lösung für die Verwendung von SharePoint-Listen als Datenbank: skybow

Genau an dieser Stelle befindet sich skybow ins Spiel kommt. Anstatt SharePoint zu ersetzen, skybow es um die Funktionen, die erforderlich sind, um SharePoint-Listen als Datenbank zu verwenden.

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skybow ist ein Konzept innerhalb von skybow , das lose verbundene SharePoint-Listen in ein strukturiertes, relationales Datenmodell umwandelt. Es bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche und zuverlässige Logik für den Aufbau relationaler Datenstrukturen.

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A skybow stellt eine echte Master-Detail-Beziehung in SharePoint dar. Es besteht aus:

• Eine Hauptliste (der Stammsatz)
• Mehrere zugehörige Unterlisten und/oder Dokumentbibliotheken (die Detaildatensätze)
• Ein einziges, einheitliches Formular, das alles zusammen anzeigt

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Anstatt zwischen mehreren SharePoint-Listen zu navigieren, arbeiten Benutzer in einem zentralen Kontext. Das Hauptobjekt ist immer sichtbar, und alle zugehörigen Daten werden direkt darunter angezeigt.

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Dies löst sofort eines der größten Probleme von SharePoint-Listen als Datenbank:
👉 das Fehlen einer klaren, relationalen Benutzererfahrung.

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skybow geht jedoch weit über eine verbesserte Darstellung hinaus und verwandelt SharePoint-Listen als Datenbank in eine praktische, produktionsreife Lösung. Außerdem werden Best Practices eingeführt, mit denen sich SharePoint-Listen wie eine echte Datenbank verhalten. All dies können Sie ohne Programmierung mit skybow implementieren.

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In diesem Video finden Sie alle Best Practices für die Verwendung von SharePoint-Listen als Datenbank in Aktion:

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Bewährte Methoden für die Verwendung von SharePoint-Listen als Datenbank

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Metadatenvererbung verwenden: Konsistente Daten über SharePoint-Listen hinweg als Datenbank

Eine zentrale Herausforderung bei der Verwendung von SharePoint-Listen als Datenbank besteht darin, die Konsistenz der zugehörigen Daten zu gewährleisten. Mit skybow lässt sich dieses Problem durch die Vererbung von Metadaten lösen.

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Das bedeutet:

• In dem Hauptlistenelement gespeicherte Werte (z. B. Status, Phase oder Kategorie)
• Werden automatisch von allen zugehörigen Unterlistenelementen oder Dokumenten übernommen.

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Warum das wichtig ist:

• Unterpunkte können unabhängig voneinander gefiltert und gemeldet werden.
• Sie können beispielsweise alle Dokumente mit einem bestimmten Status finden.
• Änderungen am Haupteintrag werden automatisch im Hintergrund synchronisiert.

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Nutzen Sie Aggregation: Rollup-Berechnungen wie in einer echten Datenbank

Eine weitere wichtige Anforderung für SharePoint-Listen als Datenbank ist die Aggregation. Verwenden Sie die Aggregation beispielsweise in der Master-Detail-Beziehung, um:

• Summenwerte aus Teillisten (z. B. Kosten)
• Zählen Sie verwandte Elemente
• Minimal-, Maximal- oder Durchschnittswerte berechnen
• Filter auf Aggregationen anwenden (z. B. nur bestimmte Datensätze summieren)

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Stellen Sie sicher, dass diese Werte in die Hauptliste zurückgeschrieben werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand und dort verfügbar sind, wo sie am wichtigsten sind.

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Jede Änderung in einer Unterliste – Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen – sollte automatisch in den aggregierten Werten berücksichtigt werden. Dadurch entstehen datenbankähnliche Rollups.

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Clientseitige vs. serverseitige Berechnungen: Best Practice

Bei der Arbeit mit relationalen Daten gibt es zwei Berechnungsansätze, die Sie kennen sollten: clientseitig (formularbasiert) und serverseitig (im Hintergrund).

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Bewährte Vorgehensweise: Verwenden Sie beides. Berechnen Sie Werte clientseitig für sofortiges Feedback und validieren Sie sie serverseitig, um langfristige Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Dies ist unerlässlich, wenn Sie SharePoint-Listen als Datenbank in realen Geschäftsszenarien verwenden möchten.

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UI- und UX-Best Practices für die Verwendung von SharePoint-Listen als Datenbank

Technische Funktionen sind nicht der einzige wichtige Faktor für Endnutzer. Die Akzeptanz durch die Nutzer hängt stark davon ab, wie Daten präsentiert werden.

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Hier kommt die skybow mit zahlreichen UI- und UX-Funktionen in den Bereichen „Anzeigen“, „Bearbeiten“ oder „Neues Formular“ zum Einsatz. Damit lassen sich zugehörige Detailelemente aus Unterlisten und Dokumentbibliotheken direkt im Kontext des ausgewählten Masterelements anzeigen.

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Einige der verfügbaren Funktionen und bewährten Verfahren umfassen:

• Strukturieren Sie große Formulare mit Registerkarten und ausblendbaren Abschnitten.
• Verwenden Sie mehrspaltige Layouts für eine bessere Lesbarkeit.
• Anzahl der zugehörigen Elemente direkt in den Registerkartentiteln anzeigen

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Diese kleinen Details machen einen großen Unterschied. Sie helfen den Benutzern, die Datenstruktur sofort zu verstehen und Fehler zu reduzieren.

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SharePoint-Listen als Datenbank: Von einer soliden Grundlage zu einer leistungsstarken Lösung

SharePoint-Listen sind eine leistungsstarke, sichere und gut strukturierte Grundlage für eine Datenbank. Sie sind Teil von Microsoft 365, einfach einzurichten und bereits durch Sicherheitsmaßnahmen, Berechtigungen und Versionsverwaltung auf Unternehmensniveau geschützt.

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Wie oben erläutert, fehlen SharePoint standardmäßig die relationalen und UI-Funktionen, die für die Verwendung von SharePoint-Listen als Datenbank erforderlich sind. Genau hier schließt skybow die Lücke.

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Mit der skybow ergänzen Sie die fehlende relationale Logik und Benutzererfahrung. Ohne Programmierkenntnisse oder fundierte SharePoint-Kenntnisse können Sie SharePoint-Listen als Datenbank in eine voll funktionsfähige und benutzerfreundliche Lösung verwandeln.

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Mit skybow erhalten Sie:

✅ Echte Master-Detail-Beziehungen zwischen SharePoint-Listen und -Bibliotheken

✅ Ein einheitliches Formular, das alle zugehörigen Daten in einem einzigen Kontext anzeigt

✅ Automatische Vererbung von Metadaten, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten

✅ Zuverlässige Aggregation und Rollups wie Summen, Anzahlen und Durchschnittswerte

✅ Intuitive Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung mit Registerkarten, Abschnitten, Zählern und Zusammenfassungen

✅ Zuverlässigkeit auf Unternehmensniveau durch Hintergrundberechnungen und berechtigungsbasierte Logik

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