Nutze das Potenzial von SharePoint: TOP 5 Features für deine Digitalisierung

Mehr als 500.000 Unternehmen und 180 Millionen Business User nutzen derzeit Microsoft 365. SharePoint ist eines der TOP-Softwareprodukte, die in M365 enthalten sind.(Quelle) SharePoint wird oft nur als Dokumentenablage genutzt und ersetzt die früher so beliebten Netzlaufwerke. Viele User nutzen SharePoint auch nur "unbewusst". Denn jeder, der Microsoft Teams nutzt, nutzt automatisch auch SharePoint. Denn es steckt hinter der Erstellung neuer Teams, der Ablage von Dokumenten und vielen anderen Funktionen in Microsoft Teams.

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Doch SharePoint kann noch viel mehr: Mit der Plattform lassen sich ganze Geschäftsprozesse standardisieren, digitalisieren und sogar automatisieren. Wird das volle Potenzial von SharePoint ausgeschöpft, lassen sich Prozesse in allen Unternehmensbereichen deutlich effizienter gestalten - und das zu äußerst geringen Kosten. Denn SharePoint ist bereits in Microsoft 365 enthalten, sodass du nicht in ein neues Tool investieren musst. Deshalb möchten wir dir heute die Möglichkeiten der Prozessdigitalisierung mit SharePoint aufzeigen. Was genau ist möglich? Wo liegen die Grenzen?

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TOP 5 SharePoint Features für deine digitalen Workflows

Was macht SharePoint zur perfekten Plattform für die Prozessdigitalisierung? Wir möchten zunächst auf die Funktionen und Features eingehen, die in SharePoint dafür genutzt werden können. Denn jeder Prozess ist einzigartig und letztlich ist es immer eine Kombination aus vielen Funktionen und Features, die eine Plattform abdecken muss, um einen Prozess zu digitalisieren. Hier kommen also die TOP 5 Features von SharePoint für die Prozessdigitalisierung.

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Wir erklären dir alle Funktionen anhand eines CRM-Systems. So hast du immer ein praktisches Beispiel vor Augen und kannst dir besser vorstellen, wofür die Features konkret genutzt werden können.

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Nutze SharePoint-Formulare für die Datenerfassung

Jeder Geschäftsprozess beginnt mit Daten. Diese müssen verarbeitet werden, aus ihnen wird etwas Neues geschaffen oder sie dienen als Informationsgrundlage für die nachfolgenden Aufgaben. Die Digitalisierung des Datenerfassungsprozesses mit Hilfe von SharePoint-Formularen hat zahlreiche Vorteile:

• Fehler werden auf ein Minimum reduziert, da die Formulare genau die Informationen abfragen, die benötigt werden. Außerdem müssen die Daten nicht abgetippt werden.
• Daten können jederzeit und überall erfasst werden, da die SharePoint-Formulare digital verfügbar sind.
• Die Daten können direkt verarbeitet werden, da sie in genau dem richtigen Format erfasst werden können.
• Die gesammelten Daten werden an der richtigen Stelle gespeichert und müssen nicht an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

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Formulare sind daher das perfekte Werkzeug für den Start eines jeden Prozesses. Dies ist auch in unserem CRM-Beispiel der Fall. Hier müssen Leads zunächst erfasst werden, bevor sie den Verkaufsprozess phasenweise durchlaufen. Zu diesem Zweck kannst du ganz einfach ein standardisiertes SharePoint-Formular erstellen. Dieses wird von den Sales Mitarabeitern genutzt, um neue Kontakte schnell zu erfassen. Da diese Formulare standardmäßig responsive sind, können sie auf allen Geräten verwendet werden. So können sie beispielsweise auch unterwegs, bei Terminen oder auf Messen per Smartphone genutzt werden.

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Dies macht SharePoint-Formulare zu einer der wichtigsten Funktionen der Plattform für die Prozessdigitalisierung. Sie können in SharePoint für jeden Use Case einfach erstellt werden. Mit Software-Tools wie dem skybow Forms Designer können die Formulare sogar per Drag & Drop ohne Programmierkenntnisse oder SharePoint-Expertise erstellt werden.

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Verbessere die Zusammenarbeit im Team mit SharePoint Dossiers

Wurden zu Beginn des Geschäftsprozesses neue Informationen über ein SharePoint-Formular erfasst, sollten diese strukturiert abgelegt werden und für alle Verantwortlichen zugänglich sein. Dies ist mit Hilfe von SharePoint Dossiers besonders gut möglich. Mit diesem Feature können alle Informationen, Aufgaben, Dokumente, etc. zu einem Thema an einem zentralen Ort abgelegt werden. Diese sind immer und überall für alle Personen, die Zugang haben, zugänglich.

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Einerseits hilft dies, das Informationschaos zu beenden , das oft entsteht, wenn Teams und Prozesse wachsen. Keiner weiß, wo genau Informationen oder Dokumente gespeichert sind, jeder muss sie suchen und oft gehen Daten dabei verloren. Gerade im Dokumentenmanagement profitierst du zusätzlich von den Prozessdigitalisierungsfunktionen von SharePoint, wie Versionierung, Metadaten-Tagging und erweiterte Suchfunktionen.

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Auf der anderen Seite wird die Teamarbeit deutlich verbessert. Denn alle Mitarbeitenden verfügen über alle Informationen, sind immer auf dem neuesten Stand und wissen, in welcher Phase sich der Prozess befindet. Änderungen sind für alle in Echtzeit sichtbar und mehrere Angestellte können gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten. Zahlreiche Abstimmungsgespräche, Rückfragen oder sich wiederholende Erklärungen gehören damit der Vergangenheit an.

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Natürlich profitiert auch das CRM-Beispeil von SharePoint-Dossiers. Denn die gesammelten Informationen zu den Leads, alle Dokumente, E-Mails, anstehenden oder erledigten Aufgaben usw. werden an einem zentralen Ort gespeichert. So entsteht ein Single Source of Truth, auf den das Sales Team Zugriff hat. Alle sind informiert und können bei Bedarf Aufgaben übernehmen.

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Was sich hinter dem Begriff "SharePoint Dossier" verbirgt, wie ein solches Dossier aussieht und wie einfach es zu erstellen ist, erfährst du hier.

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Automatisiere deine Workflows in SharePoint

Nachdem die Daten eines Prozesses erfasst wurden, beginnt häufig ein standardisierter Workflow. Im Idealfall definiert dieser Workflow genau, welche Aufgaben nacheinander erledigt werden sollen. Ist dies der Fall, können viele dieser Aufgaben mit Hilfe von SharePoint automatisiert werden. Dadurch wird der Arbeitsaufwand deutlich reduziert und die Geschäftsprozesse werden effizienter.

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Das SharePoint Feature, von der wir hier sprechen, sind SharePoint-Workflows. Typische SharePoint-Workflows sind z. B. Genehmigungsprozesse, Feedbackschleifen oder Aufgabenzuweisungen. Aber das ist noch nicht alles. Du kannst auch automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen konfigurieren. Eine Liste möglicher Automation Actions findest du hier.

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Zurück zu unserem CRM-Beispiel:

Leads könnten, nachdem sie mit dem SharePoint-Formular erfasst wurden, automatisch eine E-Mail mit Informationen zum Produkt oder zur Dienstleistung erhalten. Außerdem könnten direkt im Dossier Aufgaben für das Sales Team erstellt werden. Dann wissen alle genau, was noch zu tun ist und würden daran erinnert werden. So gehen keine potenziellen Leads verloren, und alle Mitarbeitenden haben stets einen Überblick über alle To-Dos.

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Solche automatisierten SharePoint-Workflows können zum Beispiel mit Power Automate erstellt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass dieses Tool oft nicht kostenlos genutzt werden kann. Denn zahlreiche Konnektoren, die bereits für Basic Workflows benötigt werden, verursachen zusätzliche Kosten. Außerdem sind Programmierkenntnisse und ein erfahrener Entwickler notwendig, um mit Power Automate zuverlässige Workflows zu erstellen.‍

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Eine kostengünstige und sehr einfach zu bedienende Alternative ist das skybow Solution Studio. Hier können dank der Automation Actions individuelle SharePoint-Workflows ganz einfach per Drag & Drop und ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Es fallen zu keiner Zeit zusätzliche Kosten an.Mehr Informationen findest du hier.

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SharePoint-Workflows sind daher eine sehr gute Möglichkeit, eine Vielzahl von Geschäftsprozessen zu digitalisieren, ohne auf eine komplexe und kostenintensive Individualentwicklung zurückgreifen zu müssen. Denn Standardtools decken einzelne Prozesse oft nicht ausreichend ab. Dank der SharePoint Features kannst du jedoch Workflows schnell, einfach und kostengünstig digitalisieren und automatisieren.

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Profitiere von bestehenden Sicherheits-Features

Daten aller Art, ob Unternehmensdaten, persönliche Daten, Gesundheitsdaten, geheime Daten, ..., bedürfen alle eines besonderen Schutzes. Wenn du diese Daten in SharePoint verwaltest, kannst du direkt auf die bereits vorhandenen Sicherheitsfunktionen zugreifen. Du musst dir keine Gedanken darüber machen, wie du deine Daten am besten schützen kannst.

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Die Sicherheits-Features von SharePoint sind

• granulare Berechtigungen für den Zugriff auf Inhalte,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung,
• Schutz vor Datenverlust,
• Verschlüsselung.

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Das bedeutet, dass die Daten immer nur denjenigen aus dem Team angezeigt werden, die Zugang benötigen, dass die Login-Daten nicht einfach gestohlen werden können und dass wichtige oder sensible Daten nicht verloren gehen.

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Dies ist für die CRM-Lösung besonders wichtig, da personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem sollten nicht alle Mitarbeitenden im Unternehmen Zugriff auf die Sales Leads haben. Vielleicht ist das Sales Team in mehrere Bereiche aufgeteilt und jeder Bereich soll nur die eigenen Leads sehen, aber Teamkoordinatoren und Manager sollen einen Überblick über alle Daten haben. Dank der Möglichkeiten zur Prozessdigitalisierung in SharePoint ist das kein Problem.

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Integriere andere Systeme in deine SharePoint-Lösungen

Für viele Use Cases kann es notwendig sein, die SharePoint-Lösung mit einem anderen System zu verbinden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Daten aus einem anderen System abgerufen und in die SharePoint-Lösung eingepflegt werden sollen. Auch hier bietet SharePoint wertvolle Features:

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Du kannst ganz einfach Microsoft 365 Tools direkt mit deiner SharePoint-Lösungen verbinden. Dazu gehören zum Beispiel Microsoft Teams, Planner und Outlook. In unserem CRM-Beispiel kannst du so über Teams automatisierte Erinnerungsnachrichten für offene Aufgaben an Mitarbeiter versenden, standardisierte E-Mails als Erinnerung an das Team oder an Leads senden und automatisch erstellte Vertriebsaufgaben in den Planner der zuständigen Angestellten eintragen lassen.

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Dank HTTP-Konnektoren und API-Aufrufe kannst du auch Daten aus anderen Anwendungen und Datenbanken von Drittanbietern nutzen. Auf diese Weise kannst du ganz einfach verschiedene Datenquellen mit deiner Lösung verbinden und die Daten zentral in einer SharePoint-App nutzen.

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Limits der Prozessdigitalisierung in SharePoint

Wie wir gesehen haben, verfügt SharePoint über viele großartige Features zur Prozessdigitalisierung. Damit lassen sich zahlreiche individuelle Geschäftsprozesse abbilden. Aber SharePoint hat auch Limits und nicht alles ist möglich. Wir wollen dir natürlich nicht vorenthalten, wo diese Limits liegen und für welche Anforderungen eine SharePoint Lösung nicht geeignet ist:

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Extrem hohe Komplexität ‍

Hochkomplexe Geschäftsprozesse mit Abzweigungen oder zahlreichen Ausnahmen sind mit SharePoint nur schwer abzubilden. Irgendwann geht der Überblick verloren, und es entsteht Chaos in den SharePoint-Lösungen. In diesem Fall ist es besser, auf Individualentwicklungen zurückzugreifen.

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Big Data ‍

Die Verarbeitung sehr großer Datenmengen kann die Leistung deiner SharePoint-Lösung beeinträchtigen. SharePoint kann extrem große Datenmengen sehr gut verarbeiten. Wenn du jedoch Big-Data-Lösungen aufbauen möchten, ist SharePoint nicht die richtige Plattform für dich.

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Absolut maßgeschneiderte Lösungen ‍

SharePoint bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten. Mit Low-Code-Tools, wie z. B. dem skybow Solution Studiostehen noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung. Allerdings gibt es auch hier Grenzen, da die Lösungen auf SharePoint basieren. So kann beispielsweise das Layout der Lösung nur bedingt verändert werden. Wenn du besonders individuelle Vorstellungen hast, solltest du dich auch in diesem Fall für eine Individualentwicklung entscheiden.

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Real-Time Lösungen

Änderungen in SharePoint werden zwar immer in Echtzeit an andere Nutzer weitergegeben, aber auch diese Möglichkeit der Prozessdigitalisierung hat ihre Grenzen. Lösungen, die auf Echtzeitdaten angewiesen sind, die extrem schnell und zuverlässig verarbeitet werden müssen, sollten nicht auf SharePoint basieren. SharePoint ist für diesen Use Case nur bedingt ausgelegt.

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"Durch die Kombination von SharePoint und Low-Code-Plattformen, wie skybow, können bereits 95 % der Geschäftsabläufe digitalisiert und automatisiert werden. Nur für absolute Edge Cases ist eine spezielle Software oder eine Individualentwicklung erforderlich. In diesen Fällen lohnt es sich aber oft, einen Schritt zurückzugehen und zu prüfen, ob die Anforderungen an deine Lösung wirklich so speziell sind. Das kann viel Aufwand und Kosten sparen", Matthias Walter (Chief Product Officer bei skybow AG)

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Ist SharePoint die richtige Plattform zur Digitalisierung deines Use Cases?

Wie du im ersten Teil festgestellt hast, bietet SharePoint zahlreiche Funktionen zur Prozessdigitalisierung, die es zu einer hervorragenden Plattform für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen machen. Besonders in Kombination mit Low-Code-Plattformen, wie dem skybow Solution Studio,bietet SharePoint viele Vorteile:

• Effizienz: Automatisiere sich wiederholende Aufgaben, reduziere manuelle Tasks
• Kollaboration: Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit
• Transparenz: Verfolgung der Prozessschritte und Überwachung des Fortschritts
• Integration: Nahtlose Integration mit anderen Systemen und Plattformen
• Konsistenz: Standardisierte Prozesse im gesamten Unternehmen, kein Chaos mehr
• Zugänglichkeit: Jederzeit und überall Zugriff auf Daten und Dokumente (Single Source of Truth)
• Sicherheit: Erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten

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Obwohl SharePoint dank der oben aufgeführten Features zu Prozessdigitalisierung zahlreiche Use Cases in allen Bereichen eines Unternehmens digitalisieren und automatisieren kann, ist die Plattform nicht für alle Anforderungen geeignet. Wenn deine Anforderungen in eine der vier oben genannten Kategorien fallen, ist es besser, andere Tools oder eine individuelle Entwicklung zu wählen.

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Wenn du ein konkretes Projekt im Kopf hast und dir nicht sicher bist, ob du es mit SharePoint umsetzen oder bauen lassen kannst, dann buche ein unverbindliches Beratungsgespräch. Unsere Expert/innen nehmen sich gerne Zeit für dich und erklären dir kostenfrei, ob SharePoint die richtige Lösung für dich sein kann, wie du das Projekt umsetzen kannst und mit welchem Aufwand du rechnen musst.