Das Potenzial von SharePoint ausschöpfen: Was in der SharePoint Prozessdigitalisierung möglich ist

Mehr als 500.000 Unternehmen und 180 Millionen Business-Nutzer verwenden derzeit Microsoft 365. SharePoint ist eines der TOP-Softwareprodukte, die in M365 enthalten sind. (Quelle) SharePoint wird oft nur als Dokumentenablage genutzt und ersetzt die früher so beliebten Netzlaufwerke. Viele Nutzer verwenden SharePoint auch nur „unbewusst“. Denn jeder, der Microsoft Teams nutzt, verwendet automatisch auch SharePoint. Dies liegt daran, dass es hinter der Erstellung neuer Teams, der Ablage von Dokumenten und vielen weiteren Funktionen in Microsoft Teams steckt.

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Doch SharePoint hat noch so viel mehr Möglichkeiten: es kann genutzt werden, um ganze Geschäftsprozesse zu optimieren, zu digitalisieren und sogar zu automatisieren. Wird das volle Potenzial von SharePoint ausgeschöpft, können Prozesse in allen Unternehmensbereichen zu extrem geringen Kosten deutlich effizienter gestaltet werden. Denn SharePoint ist bereits in Microsoft 365 enthalten, du musst also nicht in ein neues Tool investieren. Daher möchten wir dir heute die Möglichkeiten der SharePoint Prozessdigitalisierung zeigen. Was genau ist möglich? Wo liegen die Grenzen?

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Die Möglichkeiten der SharePoint Prozessdigitalisierung

Was macht SharePoint zur perfekten Plattform für die Prozessdigitalisierung? Wir möchten zunächst auf die Funktionen und Features eingehen, die im Rahmen der Prozessdigitalisierung in SharePoint genutzt werden können. Denn jeder Prozess ist einzigartig und am Ende ist es immer eine Kombination aus vielen Funktionen und Features, die eine Plattform abdecken muss, um einen Prozess zu digitalisieren. Lass uns also die wichtigsten Möglichkeiten der SharePoint Prozessdigitalisierung auflisten.

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Wir werden alle Features anhand eines CRM-Systems erklären. Dann hast du immer ein praktisches Beispiel dabei und kannst dir besser vorstellen, wofür die Möglichkeiten der Prozessdigitalisierung eingesetzt werden können.

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Nutze SharePoint-Formulare für die Datenerfassung.

Jeder Geschäftsprozess beginnt mit Daten. Diese müssen dann verarbeitet werden, es entsteht etwas Neues daraus oder sie dienen als Informationsgrundlage für die nachfolgenden Aufgaben. Die Digitalisierung der Datenerfassung mithilfe von SharePoint-Formularen bietet zahlreiche Vorteile.

• Fehler werden minimiert, da die Formulare genau die Informationen abfragen, die benötigt werden. Zudem müssen die Daten nicht abgetippt werden.
• Daten können erfasst werden jederzeit und überall, da die SharePoint-Formulare digital verfügbar sind.
• Die Daten können direkt verarbeitet werden, da sie im genau richtigen Format erfasst werden können.
• Die gesammelten Daten werden gespeichert am richtigen Ort und müssen nicht an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden.

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Formulare sind daher das perfekte Werkzeug, um jeden Prozess zu starten. Dies ist auch in unserem CRM-Beispiel der Fall. Hier müssen Leads zunächst erfasst werden, bevor sie den Vertriebsprozess Phase für Phase durchlaufen. Dafür lässt sich ganz einfach ein standardisiertes SharePoint-Formular erstellen. Dieses wird dann von Vertriebsmitarbeitenden genutzt, um schnell neue Kontakte einzugeben. Da diese Formulare standardmäßig responsiv sind, kannst du sie auf allen Geräten nutzen. So kannst du sie zum Beispiel auch unterwegs, bei Terminen oder auf Messen via Smartphone nutzen.

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Damit sind SharePoint-Formulare eine der wichtigsten Prozessdigitalisierungsfähigkeiten der Plattform. Du kannst sie ganz einfach in SharePoint für jeden Use Case erstellen. Mit Software-Tools wie dem skybow Forms Designer lassen sich diese SharePoint-Formulare per Drag & Drop ohne Programmierkenntnisse oder große SharePoint-Expertise erstellen.

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Dieses Video zeigt weitere Beispiele in Aktion, wie smarte SharePoint Forms eingerichtet werden können. Sie verbessern die User Experience und die User Adoption von Lösungen erheblich. Zudem wurden sie komplett ohne Coding mit dem skybow Solution Studio erstellt.

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Verbessere die Zusammenarbeit in deinem Team mit SharePoint-Dossiers

Wurden zu Beginn des Geschäftsprozesses neue Informationen über ein SharePoint-Formular erfasst, sollten diese strukturiert abgelegt und für alle verantwortlichen Personen zugänglich sein. Dies ist besonders gut mit Hilfe von SharePoint-Dossiers möglich. Mit dieser SharePoint-Prozessdigitalisierungsfähigkeit können alle Informationen, Aufgaben, Dokumente etc. zu einem Thema an einem zentralen Ort abgelegt werden. Dieser ist für alle Personen, die Zugriff haben, jederzeit und überall zugänglich.

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Einerseits hilft dies, das Informationschaos zu beenden, das oft entsteht, wenn Teams und Prozesse wachsen. Niemand weiß, wo genau Informationen oder Dokumente abgelegt sind, alle müssen danach suchen und Daten gehen dabei oft verloren. Gerade im Dokumentenmanagement profitierst du zusätzlich von den Prozessdigitalisierungsfähigkeiten von SharePoint, wie zum Beispiel Versionierung, Metadaten-Tagging und erweiterten Suchfunktionen.

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Andererseits wird die Teamarbeit deutlich verbessert. Denn jeder Mitarbeitende hat alle verfügbaren Informationen, ist immer auf dem neuesten Stand und weiß, in welcher Phase sich der Geschäftsprozess befindet. Änderungen sind für alle in Echtzeit sichtbar und mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten. Damit gehören zahlreiche Abstimmungsmeetings, Rückfragen oder sich wiederholende Erklärungen der Vergangenheit an.

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Natürlich profitieren auch SharePoint-Dossiers von unserem CRM-Beispiel. Denn die gesammelten Informationen zum Lead, alle Dokumente, E-Mails, offene oder erledigte Aufgaben etc. werden an einem zentralen Ort abgelegt. So entsteht eine Single Source of Truth, auf die alle Vertriebsmitarbeitenden Zugriff haben. Jeder ist informiert und kann bei Bedarf Aufgaben übernehmen.

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Mehr darüber, was sich hinter dem Begriff „SharePoint-Dossier“ verbirgt, wie ein solches Dossier aussieht und wie einfach du eines erstellen kannst, erfährst du hier.

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Automatisiere deine Workflows ganz einfach in SharePoint

Nachdem die Daten eines Geschäftsprozesses erfasst wurden, startet oft ein standardisierter Workflow. Im Idealfall definiert dieser Workflow genau, welche Aufgaben nacheinander von den verantwortlichen Mitarbeitenden zu erledigen sind. Ist dies der Fall, können viele dieser Aufgaben mit Hilfe von SharePoint automatisiert werden. Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und macht Geschäftsprozesse effizienter.

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Die SharePoint-Prozessdigitalisierungsfähigkeit, von der wir hier sprechen, sind SharePoint-Workflows. Typische SharePoint-Workflows sind zum Beispiel Genehmigungsprozesse, Feedbackschleifen oder Aufgabenverteilungen. Doch das ist noch nicht alles. Du kannst auch automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen einstellen. Eine Liste möglicher Automatisierungsaktionen findest du hier.

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Zurück zu unserem CRM-Beispiel:

Nachdem Leads zum Beispiel mit dem SharePoint-Formular erfasst wurden, könnten sie automatisch eine E-Mail mit Informationen zum Produkt oder zur Dienstleistung erhalten. Zudem könnten Aufgaben für den zuständigen Vertriebsmitarbeitenden direkt im Dossier des Leads erstellt werden. Dann wüsste der zuständige Vertriebsmitarbeitende genau, was noch zu tun ist, und würde daran erinnert werden. So gehen keine potenziellen Leads verloren und alle Mitarbeitenden haben stets einen guten Überblick über alle To-dos.

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In diesem Video entdeckst du weitere Beispiele und Use Cases, wie SharePoint-Workflows in internen Lösungen eingesetzt werden können. Sie reduzieren den manuellen Aufwand erheblich, steigern die Teamproduktivität und optimieren sowie modernisieren Prozesse.

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Solche automatisierten SharePoint-Workflows kannst du zum Beispiel mit Power Automate erstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dieses Tool oft nicht kostenlos genutzt werden kann. Denn zahlreiche Konnektoren, die bereits für grundlegende Workflows benötigt werden, verursachen zusätzliche Kosten. Zudem sind Programmierkenntnisse und ein erfahrener Entwickler notwendig, um zuverlässige Workflows mit Power Automate aufzubauen.‍

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Eine kostengünstige und sehr einfach zu bedienende Alternative ist skybow Solution Studio. Hier lassen sich dank der Automation Actions individuelle SharePoint-Workflows sehr einfach per Drag & Drop und ohne Programmierkenntnisse erstellen. Zusätzliche Kosten entstehen dabei zu keiner Zeit. Mehr Informationen findest du hier.

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SharePoint-Workflows sind daher eine sehr gute Möglichkeit, unterschiedlichste individuelle Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ohne auf komplexe und kostenintensive Individualentwicklungen zurückgreifen zu müssen. Denn Standard-Tools decken individuelle Prozesse oft nicht richtig ab. Dank der SharePoint-Prozessdigitalisierungsfähigkeiten kannst du Workflows jedoch schnell, einfach und kostengünstig digitalisieren und automatisieren.

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Profitiere von vorhandenen Sicherheitsfeatures

Daten aller Art, ob Unternehmensdaten, personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, geheime Daten, ..., alle benötigen einen besonderen Schutz. Verwaltest du diese Daten in SharePoint, kannst du direkt auf die bereits vorhandenen Sicherheitsfeatures zurückgreifen. Du musst dir keine Gedanken darüber machen, wie du deine Daten am besten schützt.

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Prozessdigitalisierungsfähigkeiten von SharePoint, die du für die Sicherheit nutzen kannst, sind

• granulare Berechtigungen für den Inhaltszugriff,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung,
• Verhinderung von Datenverlust,
• Verschlüsselung.

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Das bedeutet, dass Daten nur den Mitarbeitern angezeigt werden, die Zugriff darauf benötigen, Login-Daten nicht einfach gestohlen werden können und wichtige oder sensible Daten nicht verloren gehen.

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Dies ist besonders wichtig für die CRM-Lösung, da teilweise personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem sollte nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf die Sales Leads haben. Nur diejenigen Personen, die am Prozess beteiligt sind, sollten dies. Vielleicht ist die Vertriebsabteilung in mehrere Bereiche unterteilt und jeder Bereich soll nur seine eigenen Leads sehen, Teamkoordinatoren und Manager aber einen Überblick über alle Daten haben. Dies ist dank der SharePoint-Prozessdigitalisierungsfähigkeiten kein Problem.

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Integriere andere Systeme in deine SharePoint-Lösungen

Für viele Anwendungsfälle kann es auch notwendig sein, die SharePoint-Lösung mit einem anderen System zu verbinden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Daten aus einem anderen System abgerufen und der SharePoint-Lösung hinzugefügt werden sollen. Auch hier bietet SharePoint wertvolle Prozessdigitalisierungsfähigkeiten:

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Du kannst Tools aus Microsoft 365 ganz einfach direkt mit deinen SharePoint-Lösungen verbinden. Dazu gehören zum Beispiel Microsoft Teams, Planner und Outlook. In unserem CRM-Beispiel ermöglicht dir dies, automatisierte Erinnerungsnachrichten für offene Aufgaben über Teams an Mitarbeiter zu senden, standardisierte E-Mails als Erinnerungen an das Team oder an Leads zu versenden und vom System automatisch erstellte Vertriebsaufgaben im Planner des zuständigen Mitarbeiters eintragen zu lassen.

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Dank HTTP-Konnektoren und API-Aufrufen kannst du auch Daten aus anderen Drittanbieter-Anwendungen und Datenbanken nutzen. So kannst du verschiedene Datenquellen einfach mit deiner Lösung verbinden und die Daten zentral in deiner SharePoint App nutzen.

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Grenzen der Prozessdigitalisierungsfähigkeiten von SharePoint

Wie du im ersten Teil bemerkt haben wirst, verfügt SharePoint über viele großartige Prozessdigitalisierungsfähigkeiten. Es kann verwendet werden, um zahlreiche individuelle Geschäftsprozesse abzubilden. Aber auch SharePoint hat seine Grenzen und nicht absolut alles ist möglich. Wir möchten dir natürlich nicht vorenthalten, wo diese Grenzen liegen und für welche Anforderungen du eine SharePoint-Lösung eher nicht nutzen solltest. Hier sind die Grenzen der Prozessdigitalisierungsfähigkeiten von SharePoint:‍

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Extrem hohe Komplexität ‍

Hochkomplexe Geschäftsprozesse mit vielen möglichen Abläufen oder zahlreichen Ausnahmen sind mit SharePoint sehr schwer abzubilden. Irgendwann geht die Übersicht verloren und es entsteht Chaos in den SharePoint-Lösungen. In diesem Fall ist es besser, auf eine individuelle Entwicklung zurückzugreifen.‍

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Umgang mit Big Data ‍

Der Umgang mit sehr großen Datenmengen kann die Performance deiner SharePoint-Lösung beeinträchtigen. SharePoint kann extrem große Datenmengen sehr gut verwalten. Wenn du jedoch Big-Data-Lösungen aufbauen möchtest, ist SharePoint nicht die richtige Lösung für dich.‍

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Hochgradig angepasste Lösungen ‍

SharePoint bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten. Mit Low-Code-Tools, wie dem skybow Solution Studio, stehen dir noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung. Hier gibt es jedoch auch Grenzen, da die Lösungen immer noch auf SharePoint basieren. So lässt sich zum Beispiel das Layout der Lösung nur begrenzt ändern. Wenn du besonders individuelle Vorstellungen hast, solltest du auch in diesem Fall eine individuelle Entwicklung wählen.‍

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Echtzeitlösungen ‍

Änderungen in SharePoint werden zwar immer in Echtzeit an andere Benutzer weitergegeben, aber auch diese Prozessdigitalisierungsfähigkeit hat ihre Grenzen. Lösungen, die auf Echtzeitdaten angewiesen sind, welche extrem schnell und zuverlässig verarbeitet werden müssen, sollten nicht auf SharePoint basieren. SharePoint ist für diesen Anwendungsfall schlichtweg nicht ausgelegt.

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"Mit der Kombination aus SharePoint und Low-Code Plattformen, wie skybow, lassen sich bereits 95 % der Geschäftsworkflows in Unternehmen digitalisieren und automatisieren. Nur für absolute Randfälle ist eine spezielle Software oder individuelle Entwicklung nötig. In diesen Fällen lohnt es sich jedoch oft, einen Schritt zurückzutreten und zu prüfen, ob die Anforderungen an eine Lösung wirklich so hoch sind. Das kann viel Aufwand und Kosten sparen.", Matthias Walter (Chief Product Officer bei skybow AG)

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Ist SharePoint die richtige Prozessdigitalisierungslösung für deinen Anwendungsfall?

Wie du im ersten Teil bemerkt haben wirst, bietet SharePoint zahlreiche Prozessdigitalisierungsfähigkeiten, die es zu einer großartigen Plattform für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen machen. Besonders in Kombination mit Low-Code Plattformen wie dem skybow Solution Studio bietet SharePoint viele Vorteile:

• Effizienz: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, manuelle Eingriffe reduzieren
• Zusammenarbeit: Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern
• Transparenz: Prozessschritte verfolgen und Fortschritt überwachen
• Integration: Nahtlose Integration mit anderen Systemen und Plattformen
• Konsistenz: Standardisierte Prozesse im gesamten Unternehmen, kein Chaos mehr
• Zugänglichkeit: Greife jederzeit und überall auf Daten und Dokumente zu, zentrale Datenquelle
• Sicherheit: Erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten

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Obwohl SharePoint dank der oben genannten Prozessdigitalisierungsfunktionen zahlreiche Anwendungsfälle in allen Bereichen eines Unternehmens digitalisieren und automatisieren kann, ist die Plattform nicht für alle Anforderungen geeignet. Wenn deine Anforderungen in eine der vier oben genannten Kategorien fallen, ist es besser, andere Tools oder eine individuelle Entwicklung zu nutzen.

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Wenn du ein konkretes Projekt im Kopf hast und dir nicht sicher bist, ob du es mit SharePoint umsetzen oder entwickeln lassen kannst, dann buche eine unverbindliche Beratung. Unsere Experten nehmen sich gerne Zeit für dich und erklären dir kostenlos, ob SharePoint die richtige Lösung für dich sein kann, wie du das Projekt umsetzen kannst und welchen Aufwand du erwarten solltest.