5 Best Practices für die Digitalisierung von SharePoint-Prozessen

Unternehmen, die die digitale Transformation annehmen, verzeichnen eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 20 % und eine enorme Reduzierung der Betriebskosten um 30 %. Deshalb sind 70 % der Unternehmen dabei oder planen, ihre Geschäftsabläufe zu digitalisieren.

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Doch es ist schwierig, die richtigen Tools für die Digitalisierung von Prozessen zu finden. Standardsoftware passt nicht richtig und der gesamte Prozess müsste sich ändern. Maßgeschneiderte Software ist super teuer und nimmt viel Entwicklungszeit in Anspruch. Du bist dann ständig vom Entwickler abhängig für Updates, Bugs und Weiterentwicklung.

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Dies sind einige der Gründe, warum viele Unternehmen auf bestehende Technologien wie SharePoint setzen, um ihre Prozesse zu digitalisieren. Mit 200 Millionen Nutzern weltweit ist SharePoint in den meisten Unternehmen durch die Nutzung von Microsoft365 bereits vorhanden. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten und die Benutzer sind bereits mit der UI vertraut.

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Besonders in Kombination mit Low-Code-Tools lassen sich komplette Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit und mit geringem Aufwand digitalisieren. Dabei ist Low-Code-Entwicklung kein Trend mehr. Vielmehr ist es die Zukunft, auf die Unternehmen schon heute setzen. Im Jahr 2024 wird Low-Code voraussichtlich für mehr als 65 % der Anwendungsentwicklung verantwortlich sein.

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In diesem Blogbeitrag möchten wir besprechen, wie Best Practices für die Prozessdigitalisierung mit SharePoint aussehen und worauf es dabei ankommt.

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Spotlight auf unsere TOP 5 Best Practices für SharePoint

SharePoint ist sehr vielseitig. Die Plattform kann genutzt werden, um eine Vielzahl von Geschäftsprozessen zu digitalisieren. Du kannst mit kleinen Prozessen beginnen, um häufig auftretende manuelle Aufgaben zu automatisieren oder ganze geschäftskritische Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren.

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Oft weißt du nicht wirklich, wo du anfangen sollst. Diese Entscheidung ist besonders schwierig, wenn du noch keinen Überblick über alles hast, was mit SharePoint möglich ist. Daher möchte ich dir heute meine TOP 5 Best Practices für SharePoint vorstellen. Sie sollen dir als Inspiration für dein eigenes Geschäft dienen.

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CAPEX-Genehmigungs-Workflow von Plastiflex

Die erste Best Practice ist ein Genehmigungs-Workflow für Beschaffungen im Unternehmen, genannt CAPEX. Die SharePoint-Lösung bildet die Genehmigung von Beschaffungen im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen ab.

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Basierend auf der Eingabe bei der Einreichung einer Beschaffungsmaßnahme werden verschiedene Parameter von der Lösung analysiert. Daraufhin wird die Beschaffungsmaßnahme einem bestimmten Level zugeordnet. Die Lösung bietet einen strukturierten digitalen Weg für die Einreichung, Überprüfung und Genehmigung von Investitionsausgaben.

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Warum ist dieser Fall eine Best Practice für die Digitalisierung mit SharePoint?

Die Digitalisierung von CAPEX-Genehmigungen führte zu schnelleren Entscheidungen und verbesserter Transparenz. Dies reduziert nicht nur das Fehlerpotenzial in einem so wichtigen Geschäftsprozess, sondern spart auch wertvolle Zeit. Sobald eine neue Instanz eine Freigabe erteilen soll, erhält sie direkt über Microsoft TEAMS oder E-Mail eine Benachrichtigung mit Anweisungen, was zu tun ist.

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So werden Ausgaben schneller genehmigt. Dies wiederum beschleunigt andere Prozesse im Unternehmen. Je schneller Ausgaben autorisiert werden können, desto schneller können Innovationen vorangetrieben werden. Diese Best Practice zeigt die Fähigkeit von SharePoint, komplexe Finanzprozesse zu optimieren.

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Die Kombination von SharePoint Forms und verschiedenen ausgelösten Aktionen (wie dem Start eines neuen Prozessschritts oder den Erinnerungen) zu einem kompletten Workflow macht diesen Fall zu einer SharePoint Best Practice. Insbesondere papierbasierte Genehmigungsprozesse lassen sich mit Hilfe von SharePoint einfach und schnell digitalisieren.

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SharePoint Recruitment Tracker von opium.systems

Der SharePoint Recruitment Tracker ist mit der Meta API verbunden. Dies ermöglicht es, Bewerber direkt über Facebook oder Instagram in die SharePoint-Lösung zu importieren. Dort durchlaufen sie einen standardisierten und automatisierten Prozess.

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Einerseits werden Kandidaten direkt aus bezahlten Lead-Kampagnen über die Meta API in die SharePoint-Lösung importiert. Die Integration der Meta API erfolgte über HTTP-API-Aufrufe. Andererseits hat das Recruiting-Team die Möglichkeit, Kandidaten manuell einzugeben. Dies geschieht digital mithilfe von SharePoint-Formularen.

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Warum ist dieser Fall eine Best Practice für die Digitalisierung mit SharePoint?

Diese Best Practice SharePoint-Lösung zeigt sehr deutlich, wie vielseitig, kreativ und leistungsstark SharePoint eingesetzt werden kann. Solche erweiterten Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination mit einem Low-Code-Tool, wie skybow.

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Diese bieten zahlreiche Tools (wie z.B. HTTP API Calls), um andere Softwarelösungen mühelos mit SharePoint zu verknüpfen. In dieser Best Practice wurde ein SharePoint-Rekrutierungs-Workflow in einen vollständig automatisierten Tracker umgewandelt, den Kandidaten durchlaufen. Personalmitarbeiter können jedoch jederzeit eingreifen und Aufgaben bei Bedarf manuell erledigen.

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Bauplaner von Gelsenwasser

Dank dieser Best Practice SharePoint-Lösung kann Gelsenwasser interne Baumaßnahmen für die Wasser- und Energieversorgung effizienter planen, dokumentieren und evaluieren. Sie bietet dem Team eine Single Source of Truth. Alle Informationen, Dokumente und verschiedene Genehmigungsprozesse werden in der SharePoint-Lösung verwaltet.

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Das bedeutet, dass die Informationen jederzeit und von überall von allen Verantwortlichen abgerufen werden können. Dank des responsiven Designs sogar auf Tablets für Termine vor Ort bei den Bauarbeiten.

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Warum ist dieser Fall eine Best Practice für die Digitalisierung mit SharePoint?

Dieser Best Practice SharePoint-Fall zeigt vor allem die Leistungsfähigkeit von Master-Detail-Beziehungen. Sie ermöglichen es, verschiedene Listen und Bibliotheken miteinander zu verknüpfen und ein sogenanntes Dossier zu erstellen. Solche komplexen Beziehungen lassen sich übrigens mit skybow mit nur wenigen Klicks erstellen.

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Dies kann endlich Ordnung in das Projektmanagement und das Papierchaos bringen. Informationen, Dokumente und Daten sind strukturiert verfügbar. Das bedeutet, sie sind schnell auffindbar, es gibt keine Informationslücken und Prozesse laufen wesentlich effizienter ab.

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Der Einsatz von SharePoint zur Optimierung von Projektzeitplänen und zur Verbesserung der Kommunikation zeigt seine Effektivität im Projektmanagement. Diese Best Practice SharePoint-Lösung zeigt, dass oft kein Standard-Projektmanagement-Tool passt. Stattdessen sind maßgeschneiderte Lösungen erforderlich, die den bestehenden Prozess abbilden und die beste digitale Unterstützung bieten.

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CV-Generator in SharePoint von innobit AG

Um Angebote mit Lebensläufen der IT-Berater zu ergänzen, können diese im Best Practice CV-Generator in SharePoint automatisch erstellt werden. Die Informationen werden von den Beratern selbstständig eingegeben und gepflegt. Dies erleichtert und beschleunigt den Bewerbungsprozess für ein neues Projekt erheblich.

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Um die Flexibilität individueller Dokumentenanpassungen zu gewährleisten, kann der generierte Lebenslauf als Microsoft Word-Datei exportiert werden. Die Lebensläufe können in mehreren Sprachen erstellt werden.

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Die von den Mitarbeitern für die Erstellung der Lebensläufe bereitgestellten Daten können auch für interne Auswertungen und das Reporting der Personalabteilung genutzt werden.  

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Warum ist dieser Fall eine Best Practice für die Digitalisierung mit SharePoint?

Diese Lösung hat es in meine TOP 5 SharePoint Best Practices geschafft, weil sie zeigt, dass es bei SharePoint-Lösungen nicht immer nur um die Verwaltung von Informationen geht. Es muss nicht immer ein Genehmigungsprozess oder eine einzige Single Source of Truth vorhanden sein.

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Wie in dieser Best Practice kann es auch um das automatische Erstellen von Dokumenten gehen. Hier sind es Lebensläufe. In anderen Beispielen sind es oft Factsheets, Angebote, Verträge, Rechnungen und vieles mehr.

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Mit Hilfe der skybow Document Generator Automatisierungsaktion lassen sich solche SharePoint-Lösungen sehr einfach konfigurieren. Die Dokumente können vollständig angepasst und an deine Bedürfnisse zugeschnitten werden.

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Friedhofsverwaltungssoftware von UPGREAT

Diese Best Practice SharePoint-Lösung unterstützt die professionelle Verwaltung von Gräber- und Verstorbenendaten. Die App bietet eine zentrale Liste aller benötigten Daten, um Bestattungen zu organisieren und Verantwortlichkeiten einfach zu klären. Dies führt insbesondere zu einer schnelleren Bearbeitung von Sterbefällen.

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Die Möglichkeit, Todesfälle über einen geführten Prozess auf der städtischen Website an die Friedhofsverwaltungssoftware zu melden, erleichtert den Bewohnern vieles. Weitere Funktionalitäten sind die vollautomatische Dokumentenerstellung und die Funktion zur Nachverfolgung der Bestattungskosten.

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Warum ist dieser Fall eine Best Practice für die Digitalisierung mit SharePoint?

Dieser Best Practice zeigt die Anpassungsfähigkeit von SharePoint an spezialisierte Prozesse und demonstriert seine Wirksamkeit in nicht-traditionellen Bereichen. Dies sollte dich dazu anregen, über Prozesse in deinem Unternehmen nachzudenken, die auf den ersten Blick vielleicht nicht offensichtlich sind. Aber die Digitalisierung mit SharePoint kann auch hier einen großen Unterschied machen.

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Die Lösung muss Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und kombinieren. Dies liegt daran, dass für Bestattungen unterschiedliche Personen und Dokumente erforderlich sind. Hier kommen wieder Dossiers (Master-Detail-Beziehungen) ins Spiel. Darüber hinaus müssen die Daten stets korrekt und aktuell sein. Dies zeigt, dass dies auch Stärken von SharePoint sind, wenn die Lösungen richtig eingerichtet werden.

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Ich könnte noch viele weitere Best-Practice-SharePoint-Lösungen nennen. Doch es ist sehr deutlich geworden, wie unglaublich vielseitig SharePoint ist. Lösungen auf SharePoint-Basis können Prozesse in allen Bereichen von Unternehmen, Behörden und Organisationen einfacher und effizienter gestalten.

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Die Anpassungsfähigkeit von SharePoint an verschiedene Geschäftsanforderungen macht es zu einer idealen Plattform für die Prozessdigitalisierung. Unsere Case Studies sind eine großartige Inspirationsquelle für Unternehmen, die ihre digitale Transformation beginnen. Entdecke sie für weitere Einblicke.

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SharePoint ist vielseitig genug, um die Prozessdigitalisierung zu handhaben, egal ob du Microsoft 365 nutzt oder eine on-prem Umgebung pflegst. Entdecke, wie SharePoint SE Low-Code-Entwicklung auf on-prem SharePoint Server bringt.

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Wenn du dir nicht sicher bist, ob deine Prozesse mit SharePoint digitalisiert werden können, dann buche einen Termin mit uns. Wir beraten dich gerne. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für dich – unabhängig vom Tool.