TOP 5 Best Practices für erfolgreiche Prozessdigitalisierung mit SharePoint

Unternehmen, die sich der digitalen Transformation verschrieben haben, können die Produktivität ihrer Mitarbeiter um 20 % steigern und die Betriebskosten um satte 30 % senken. Aus diesem Grund sind 70 % der Unternehmen dabei oder planen die Digitalisierung ihrer Prozesse.

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Aber es ist schwierig, die richtigen Tools für die Digitalisierung von Prozessen zu finden. Standardsoftware passt nicht richtig und der gesamte Prozess müsste geändert werden. Individuelle Software ist teuer und braucht viel Entwicklungszeit. Man ist dann für Updates, Fehler und Weiterentwicklungen von den Entwicklern abhängig.

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Dies sind einige der Gründe, warum viele Unternehmen auf bestehende Technologien wie SharePoint zurückgreifen, um ihre Prozesse zu digitalisieren. Mit 200 Millionen Nutzern weltweit ist SharePoint in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Es verursacht keine zusätzlichen Kosten und die User sind bereits mit der Benutzeroberfläche vertraut.

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Vor allem in Kombination mit Low-Code Tools können komplette Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit und mit geringem Aufwand digitalisiert werden. Dabei ist die Low-Code Entwicklung kein Trend mehr. Vielmehr ist es die Zukunft, auf die sich Unternehmen schon heute konzentrieren. Im Jahr 2024 wird Low-Code voraussichtlich für mehr als 65 % der Anwendungsentwicklung verantwortlich sein.

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In diesem Blogbeitrag möchten wir diskutieren, wie Best Practices für die Prozessdigitalisierung mit SharePoint aussehen und worauf es ankommt.

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Spotlight für unsere TOP 5 Best Practices für SharePoint

SharePoint ist sehr vielseitig. Die Plattform kann für die Digitalisierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen genutzt werden. Du kannst mit kleinen Prozessen starten, um häufig anfallende manuelle Aufgaben zu automatisieren, oder ganze geschäftskritische Prozesse optimieren und digitalisieren.

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Oft weiß man nicht so recht, wo man anfangen soll. Diese Entscheidung ist besonders schwierig, wenn man noch nicht den Überblick über die Möglichkeiten von SharePoint hat. Deshalb möchte ich heute meine TOP 5 Best Practices für SharePoint vorstellen. Sie sollen dir als Inspiration für dein eigenes Unternehmen dienen.

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CAPEX Approval Workflow von Plastiflex

Das erste Best Practice ist ein Genehmigungs-Workflow für Beschaffungen im Unternehmen, genannt CAPEX. Die SharePoint-Lösung bildet die Genehmigung auf verschiedenen Ebenen ab.

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Basierend auf den Eingaben beim Einreichen einer Beschaffungsmaßnahme werden verschiedene Parameter von der Lösung analysiert. Auf dieser Grundlage wird die Beschaffungsmaßnahme einer bestimmten Stufe zugeordnet. Die Lösung bietet einen strukturierten digitalen Weg zur Einreichung, Prüfung und Genehmigung von Investitionsausgaben.

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Warum ist diese Lösung ein SharePoint Best Practice?

Die Digitalisierung von CAPEX-Genehmigungen führte zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und verbesserter Transparenz. Das reduziert nicht nur das Fehlerpotenzial in einem so wichtigen Geschäftsprozess, sondern spart auch wertvolle Zeit. Sobald eine neue Instanz eine Freigabe erteilen soll, erhält sie direkt über Microsoft TEAMS oder per E-Mail eine Benachrichtigung mit Anweisungen, was zu tun ist.

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Auf diese Weise werden Ausgaben schneller genehmigt. Das wiederum beschleunigt andere Prozesse im Unternehmen. Je schneller Ausgaben genehmigt werden können, desto schneller können Innovationen vorangetrieben werden. Dieses Best Practice zeigt die Fähigkeit von SharePoint, komplexe Finanzprozesse zu optimieren.

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Die Kombination von SharePoint Forms und verschiedenen triggered Actions (wie z.B. der Start eines neuen Prozessschrittes oder die Erinnerungen) zu einem kompletten Workflow macht diesen Fall zu einem SharePoint Best Practice. Insbesondere papierbasierte Prozesse können mit Hilfe von SharePoint einfach und schnell digitalisiert werden.

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SharePoint Recruitment Tracker von opium.systems

Der SharePoint Recruitment Tracker ist mit der Meta API verbunden. Dadurch können Bewerber über Facebook oder Instagram direkt in die SharePoint-Lösung importiert werden. Dort durchlaufen sie einen standardisierten und automatisierten Prozess.

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Zum einen werden über die Meta-API Kandidaten direkt aus bezahlten Lead-Kampagnen in die SharePoint-Lösung importiert. Die Integration der Meta API erfolgte über HTTP-API-Aufrufe. Zum anderen hat das Recruiting-Team die Möglichkeit, Kandidaten manuell einzugeben. Dies geschieht digital mit Hilfe von SharePoint Forms.

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Warum ist diese Lösung ein SharePoint Best Practice?

Diese Best-Practice-Lösung zeigt sehr deutlich, wie vielseitig, kreativ und leistungsstark SharePoint eingesetzt werden kann. Solche erweiterten Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination mit einem Low-Code Tool, wie skybow.

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Diese bieten zahlreiche Tools (z. B. die HTTP API Calls), um andere Softwarelösungen mit geringem Aufwand mit SharePoint zu verbinden. In diesem Best Practice wurde ein SharePoint Recruiting Workflow in einen vollständig automatisierten Tracker verwandelt, den die Kandidaten durchlaufen. Dennoch können die HR-Mitarbeiter jederzeit eingreifen und Aufgaben bei Bedarf manuell erledigen.

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Bauplaner von Gelsenwasser

Dank dieser Best-Practice-SharePoint-Lösung kann Gelsenwasser interne Baumaßnahmen zur Wasser- und Energieversorgung effizienter planen, dokumentieren und auswerten. Sie bietet dem Team eine Single Source of Truth. Alle Informationen, Dokumente und verschiedene Genehmigungsprozesse werden in der SharePoint-Lösung verwaltet.

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So sind die Informationen für alle Verantwortlichen jederzeit und von überall abrufbar. Dank des responsiven Designs auch auf Tablets für Vor-Ort-Termine bei den Bauarbeiten.

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Warum ist diese Lösung ein SharePoint Best Practice?

Dieser Best-Practice-Fall zeigt vor allem die Stärke von Master-Detail-Beziehungen. Sie ermöglichen es, verschiedene Listen und Libraries miteinander zu verknüpfen und ein sogenanntes Dossier zu erstellen. Solche komplexen Beziehungen können übrigens mit skybow mit wenigen Klicks erstellt werden.

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Damit kann endlich Ordnung in das Projektmanagement und Papierchaos gebracht werden. Informationen, Dokumente und Daten sind strukturiert verfügbar. So sind sie schnell auffindbar, es gibt keine Informationslücken und die Prozesse laufen effizienter.

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Diese Best-Practice-SharePoint-Lösung zeigt, dass oft kein Standard-Projektmanagement-Tool passt. Stattdessen sind maßgeschneiderte Lösungen erforderlich, die den bestehenden Prozess abbilden und die beste digitale Unterstützung bieten.

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Lebenslauf-Generator in SharePoint von innobit AG

Um Angebote mit Lebensläufen der IT-Berater zu ergänzen, können diese automatisch im CV Generator in SharePoint erstellt werden. Die Informationen werden von den Beratern selbständig eingegeben und gepflegt. Das macht den Bewerbungsprozess für ein neues Projekt viel einfacher und schneller.

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Um die Flexibilität der Dokumente zu erhalten, kann der generierte Lebenslauf als Microsoft Word-Datei exportiert werden. Die Lebensläufe können in mehreren Sprachen erstellt werden.

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Die von den Mitarbeitern für die Erstellung der Lebensläufe zur Verfügung gestellten Daten können auch für interne Auswertungen des HR verwendet werden.  

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Warum ist diese Lösung ein SharePoint Best Practice?

Diese Lösung hat es in meine TOP 5 der SharePoint Best Practices geschafft, weil sie zeigt, dass es bei SharePoint-Lösungen nicht immer nur um die Verwaltung von Informationen geht. Es muss nicht immer einen Genehmigungsprozess oder einen Single Source of Truth geben.

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Wie in dieser Lösung kann es auch um die automatische Erstellung von Dokumenten gehen. Hier sind es Lebensläufe. In anderen Beispielen sind es häufig um Informationsblätter, Angebote, Verträge, Rechnungen und vieles mehr.

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Mit Hilfe der Automation Actions von skybow können solche SharePoint-Lösungen sehr einfach konfiguriert werden. Die Dokumente können vollständig individualisiert und an deine Bedürfnisse angepasst werden.

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Friedhofsverwaltungssoftware von UPGREAT

Diese SharePoint-Lösung unterstützt die professionelle Verwaltung von Grab- und Sterbedaten. Die Anwendung bietet eine zentrale Auflistung aller benötigten Daten, um Bestattungen zu organisieren und Zuständigkeiten zu klären. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Sterbefällen.

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Die Möglichkeit, Sterbefälle über einen geführten Prozess auf der städtischen Website an die Friedhofsverwaltungssoftware zu melden, macht es für die Bürger wesentlich einfacher. Weitere Funktionalitäten sind die vollautomatische Erstellung von Dokumenten und die Funktion zur Verfolgung von Sterbekosten.

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Warum ist diese Lösung ein SharePoint Best Practice?

Dieses Best Practice zeigt die Anpassungsfähigkeit von SharePoint an spezialisierte Prozesse und demonstriert seine Effizienz in nicht-traditionellen Bereichen. Dies sollte dich dazu anregen, über Prozesse in deinem Unternehmen nachzudenken, die vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. Aber auch hier kann die Digitalisierung mit SharePoint einen großen Unterschied machen.

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Die Lösung muss Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und kombinieren. Denn für Bestattungen werden unterschiedliche Personen und Dokumente benötigt. Hier kommen wieder die Dossiers (Master-Detail-Relations) ins Spiel. Darüber hinaus müssen die Daten immer korrekt und aktuell sein. Auch dies sind Stärken von SharePoint sind, wenn die Lösungen richtig aufgesetzt sind.

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Ich könnte noch viele weitere Best-Practice-Lösungen für SharePoint nennen. Aber es ist sehr deutlich geworden, wie unglaublich vielseitig SharePoint ist. Lösungen auf Basis von SharePoint können in allen Bereichen von Unternehmen, Behörden und Organisationen Prozesse einfacher und effizienter gestalten.

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Die Anpassungsfähigkeit von SharePoint an verschiedene Geschäftsanforderungen macht es zu einer idealen Plattform für die Digitalisierung von Prozessen. Unsere Case Studies sind eine großartige Inspirationsquelle für Unternehmen in der digitalen Transformation. Schau vorbei für weitere Inspiration.

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Wenn du dir nicht sicher sind, ob sich dein Prozesse mit SharePoint digitalisieren lassen, dann mache einen Call mit mir. Ich berate dich gerne. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für dich - egal mit welchem Tool.