SharePoint-Prozessdigitalisierung: Vor- und Nachteile

Die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse kann Kopfzerbrechen bereiten. Standardsoftware ist zu generisch und teuer. Individuelle Entwicklung? Langsam und kostspielig, du bist den Entwicklern ausgeliefert. Du brauchst eine schnelle, kostengünstige und einfache Lösung, um deine Geschäftsprozesse zu modernisieren. Der Weg dorthin scheint voller Kompromisse zu sein.

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Hier kommt SharePoint ins Spiel. Es ist dein perfekter Mittelweg. Wir tauchen tief in die Vor- und Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint ein. Dieser Blogbeitrag wird dich befähigen, eine fundierte Entscheidung für deine digitale Transformation zu treffen. Mach dich bereit zu erfahren, wie SharePoint das Tool sein könnte, nach dem du gesucht hast.

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Die Vorteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint

Usability spielt oft eine große Rolle. SharePoint fügt sich perfekt in die restliche Microsoft-Welt ein. Nutzer sind bereits mit der Oberfläche vertraut, können sich einfach mit Single Sign On (SSO) anmelden und finden sich auch ohne oder mit sehr wenig Onboarding sehr schnell in den Lösungen zurecht. Doch SharePoint wird oft nur als Dokumentenablage genutzt. Dabei kann SharePoint bei der Prozessdigitalisierung viel mehr.

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Lass uns in die Vor- und Nachteile der SharePoint-Nutzung eintauchen, wenn du detailliertere Informationen zu den Möglichkeiten der Prozessdigitalisierung mit SharePoint wünschst, lies hier weiter.

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‍Verbessere die Zusammenarbeit in deinem Team

Stell dir einen Arbeitsbereich vor, in dem alle nahtlos miteinander verbunden sind. SharePoint bietet diese kollaborative Umgebung. Jeder im Team hat Zugriff auf genau die Ressourcen, die er für seine Arbeit benötigt. Die Daten sind immer aktuell, da sie in Echtzeit aktualisiert werden. Nutzer können sogar gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten. Zudem lassen sich Dokumente dank der effizienten Suchfunktion, die bereits in SharePoint integriert ist, sehr schnell finden.

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Wenn du individuelle Prozesse in SharePoint abbildest, sind alle Workflows an einem Ort verfügbar. Du kannst eine großartige Single Source of Truth schaffen. Mit SharePoint-Workflows wissen alle Teammitglieder immer, wo der Prozess gerade steht und sind auf dem neuesten Stand. Die Zeiten, in denen man ewig nach den richtigen Daten, Dokumenten oder Workflows suchen musste, in denen jeder unterschiedliche Informationsstände hatte und die Zusammenarbeit für Remote- oder Außendienstteams extrem schwierig war, sind endlich vorbei.

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Optimiere deine Geschäftsprozesse

SharePoint vereinfacht deine Geschäftsworkflows. Du suchst ständig nach Wegen, um Prozesse effizienter zu gestalten. SharePoint fungiert als zentrale Anlaufstelle für die Dokumentenablage, Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Es ist eine zentrale Anlaufstelle zur Optimierung deiner Workflows.

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Workflows können nicht nur digital abgebildet, sondern manuelle Schritte sogar komplett automatisiert werden. Dies funktioniert auch mit einer unbegrenzten Abfolge von Arbeitsschritten. Das entlastet dein Team von viel manueller Arbeit. SharePoint-Workflows machen Geschäftsprozesse deutlich effizienter, schneller und weniger fehleranfällig.

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Für die Automatisierung einzelner Aufgaben kann es äußerst hilfreich sein, andere Microsoft-Produkte zu integrieren. Dies ist in SharePoint sehr einfach möglich. Du kannst zum Beispiel Teamnachrichten versenden, E-Mails schreiben oder Aufgaben in Microsoft Planner erstellen.

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Du musst dir zudem keine Sorgen machen, dass die Lösung irgendwann nicht mehr zum Unternehmen passt. SharePoint und alle darauf basierenden Lösungen wachsen mit dem Unternehmen mit. Die Plattform ist daher perfekt skalierbar und für Unternehmen jeder Größe geeignet. Du hast auch die Möglichkeit, deine digitale Reise mit kleinen Prozessen zu beginnen und alle deine weiteren Workflows Schritt für Schritt zu digitalisieren.

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Mach dir keine Sorgen um die Sicherheit

Eine Lösung, die für zentrale Geschäftsprozesse genutzt wird, sollte natürlich auch ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten. Hier kannst du dich auf die bereits in SharePoint enthaltenen Sicherheitsfunktionen verlassen. Die Plattform bietet starke Sicherheitsfunktionen, um sensible Daten zu schützen und Vorschriften einzuhalten.

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Zudem bietet SharePoint eine Versionskontrolle für Dokumente. Das stellt sicher, dass die aktuellsten Updates immer verfügbar sind und reduziert doppelte Arbeit. Du kannst sehen, was in den einzelnen Versionen geändert wurde und welcher Nutzer diese ausgeführt hat. Außerdem können keine wichtigen Daten verloren gehen, da du zu alten Versionen zurückspringen kannst.

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Die Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint

Zusammenfassend bieten die Vorteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint eine breite Basis zahlreicher Funktionen, die die Modernisierung von Workflows erheblich vereinfachen. SharePoint hat jedoch auch einige Nachteile, die du ebenfalls abwägen solltest, bevor du dich für SharePoint als Plattform für deine Prozessdigitalisierung entscheidest.

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Das Erstellen in SharePoint kann komplex sein

Mit Hilfe von SharePoint kannst du ganze Lösungen erstellen, die Workflows abbilden und Aufgaben automatisieren. Wenn du dies ausschließlich mit Funktionen tun möchtest, die SharePoint out-of-the-box bietet, kann es sehr komplex werden. Dafür benötigst du die Hilfe eines SharePoint-Entwicklers. Oder du musst dein Team zuerst dafür schulen lassen. Dies erfordert einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand. Es verzögert auch die Modernisierung von Prozessen erneut. Das liegt daran, dass dein Team zuerst die notwendigen Fähigkeiten erlernen muss, bevor es mit der Implementierung beginnt.

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Es gibt jedoch Low-Code-Tools, die dir dabei helfen können. Dazu gehört zum Beispiel das Solution Studio von skybow. Mit Hilfe dieser Plattform können selbst Citizen Developer sehr einfach und schnell komplette Lösungen, einschließlich Workflows und Automatisierung, erstellen. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Die Plattform bietet zudem zahlreiche weitere Features und Funktionen, die nicht out-of-the-box verfügbar sind. Diese ermöglichen es, noch individuellere und leistungsstärkere Lösungen zu erstellen.

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SharePoint-Anpassungen haben Grenzen

In der obigen Einleitung haben wir behauptet, dass SharePoint ideal geeignet sei, um individuelle Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Das liegt natürlich vor allem daran, dass SharePoint-Lösungen an individuelle Anforderungen angepasst werden können. Du musst dich also nicht an die Vorgaben einer Standardsoftware-Lösung anpassen. Warum ist dieser Punkt also unter den Nachteilen der Prozessdigitalisierung mit SharePoint aufgeführt?

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Ganz einfach: Anpassungen in SharePoint haben ihre Grenzen. Denn die Lösung ist in SharePoint gebaut und somit nicht komplett individualisierbar. Dennoch lassen sich viele individuelle Anforderungen umsetzen, wie zum Beispiel ein individuelles Layout oder individuelle Automatisierungsaktionen. Dafür ist der Einsatz von Custom Code innerhalb von SharePoint notwendig. Damit sind wir wieder beim ersten Punkt: Du benötigst Spezialisten, die sich damit auskennen.

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Auch beim Layout sind SharePoint-Lösungen begrenzt. Hier musst du dich an das SharePoint-Layout halten – auch wenn Anpassungen natürlich möglich sind.

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Low-Code Plattformen wie das skybow Solution Studio können hier ebenfalls Abhilfe schaffen. Zum einen lassen sich Anpassungen mittels Drag&Drop-Editoren erstellen und müssen nicht mit Coding gelöst werden. Zum anderen bietet das skybow Solution Studio deutlich mehr Anpassungsmöglichkeiten für deine SharePoint-Lösungen und Workflows als SharePoint out-of-the-box. Das erleichtert nicht nur die Entwicklung der SharePoint-Lösung, die du benötigst, sondern auch deren Nutzung. Die Lösungen sind einfacher zu bedienen, bieten den Nutzern mehr Funktionen und Transparenz in den Workflows.‍

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Die Kombination aus SharePoint und skybow Solution Studio schafft eine starke Synergie. Zusammen ist es ein perfektes Tool für die Prozessdigitalisierung für jedes Unternehmen, jede Branche und jede Abteilung. Wenn du an SharePoint denkst, siehst du nur das altmodische Layout und kannst dir nicht vorstellen, wie eine ganze Business-Lösung aussehen könnte? Ich verstehe dich! Hier siehst du, wie ein Recruiting Management System mit Anbindung an die Meta API, das mit skybow in SharePoint für eine Recruiting-Agentur erstellt wurde, aussieht:

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Nachdem ich nun die wichtigsten Vor- und Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint aufgeführt habe, komme ich zu einem kurzen Fazit:

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SharePoint bietet bereits out-of-the-box mit zahlreichen Features und Funktionen eine hervorragende Basis für die Digitalisierung, Modernisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Damit ist es ein sehr guter Mittelweg zwischen Standardsoftware, die nicht zu 100 % zu deinen eigenen Prozessen passt, und Individualsoftware, die extrem kosten- und zeitintensiv ist.

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Dennoch ist festzuhalten, dass auch SharePoint einige Limitierungen aufweist. Obwohl viele davon umgangen werden können, ist ein erfahrener SharePoint-Entwickler erforderlich. Ist eine solche Person aktuell nicht im Team, kann die Schulung des bestehenden Teams oder die Rekrutierung erneut erhebliche Zeit und Kosten verursachen.

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Hier sind Low-Code Plattformen wie das skybow Solution Studio die perfekte Ergänzung zu SharePoint. Sie ermöglichen es, individuelle, zuverlässige und stabile Lösungen innerhalb kürzester Zeit zu bauen. Dabei sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. So lassen sich die verschiedenen Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint perfekt ausgleichen. Dadurch werden diese auch zu Chancen.

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Wenn du nun von den Vorteilen der Prozessdigitalisierung mit SharePoint überzeugt bist und direkt starten möchtest, aber noch nicht weißt, mit welchem Workflow du am besten beginnen sollst, dann haben wir fünf typische Use Cases für die SharePoint-Prozessdigitalisierung für dich. In diesem Blogbeitrag kannst du dir Inspirationen zur Prozessdigitalisierung mit SharePoint holen. Für noch mehr Inspiration empfehlen wir dir unsere Case Studies. Dort stellen wir dir spannende Projekte unserer Kunden vor. Schau rein und starte jetzt deine digitale Revolution mit skybow und SharePoint.